۴۴۳۲۸۷۶۳ - ۰۲۱
اشتباهات رایج در سیستم‌سازی
سیستم سازی

اشتباهات رایج در سیستم‌سازی

به عنوان یک مدیر موفق، کسب و کار شما به تدریج توسعه خواهد یافت و تا جایی رشد می کند که دیگر شما نمی توانید به طور مستقیم در تمام فعالیت های روازنه آن مشارکت کنید. الان زمانی است که شما نیاز به سیستم سازی کسب و کار دارید تا خود را از فعالیت‌های عملیاتی روزانه رها کنید و روی شد، توسعه و بهبود کسب و کارتان متمرکز شوید.

بنابراین، اگر می‌خواهید موفق باشید، کسب و کارتان را تثبیت کرده و رشد و توسعه پایدار داشته باشید؛ سازماندهی و ایجاد سازوکارهای نظم دهی و کنترل در کسب و کار بسیار حساس و مهم است.

اما برای سیستم سازی برخی اشتباهات وجود دارد که کسانی که برای اولین بار سیستم‌های کسب و کار را ایجاد می کنند، ممکن است مرتکب آنها شوند. این اشتباهات ممکن است منجر به تحمیل هزینه هایی به کسب و کار شما شود.

در ادامه با برخی از اشتباهات عمده در سیستم‌سازی آشنا خواهیم شد.

  1. خودتان سیستم ها را طراحی نکنید.

به عنوان مدیر یا صاحب کسب و کار کوچک یا متوسط و حتی بزرگ شما ممکن است چند ایده و طرح‌ درباره “سیستم‌سازی کسب و کار” داشته باشید و شروع به طراحی سیستم‌های مورد نیاز خود کنید اما توجه کنید که ممکن است این سیستم‌هایی که شما طراحی کرده اید، در محیط‌های بزرگتر در تعامل با چندین فرایند خودکار شده، به درستی کار نکنند. از همه مهمتر شما ممکن است تخصص IT را برای شناسایی رویه‌ها با هدف سیستم‌سازی مبتنی بر نرم افزار نداشته باشید. وقتی کسب و کارها بزرگتر می‌شوند نیازشان به سیستم‌های نرم‌افزاری بیشتر می‌شود.

از سوی دیگر این کار را فقط به یک فرد یا مشاور فناوری اطلاعات ندهید؛ این کار شامل چندین مرحله است و شما حداقل به دو تخصص تحلیلگر فرایندهای کسب و کار و IT نیاز دارید. در قدم اول توسط تحلیلگر فرایندهای کسب و کار باید فرآیند خود را درک کنید و خودتان آنرا شناخته باشید. بنابراین کار شما از دو بخش تشکیل شده است. تحلیل و طراحی فرایندها و رویه‌ها، سپس سیستم‌سازی که بسته به اندازه کسب و کارتان ممکن است تولید نرم‌افزار را هم شامل شود.

  1. برنامه‌ریزی ‌نکردن.

در کسب و کار، شاید بیش از هر جای دیگری ادعای قدیمی درست باشد: برنامه ریزی نکردن، برنامه ریزی برای شکست است. هنگامی که شروع به سیستم سازی کسب و کار می کنید، چند روز برای برنامه ریزی کنار بگذارید.

این برنامه شامل موارد زیر خواهد بود:

  • شناسایی وظایف و فعالیت های روزانه
  • توصیف نتایج، استانداردها و شاخص‌های مورد انتظار در پایان هر فعالیت
  • تعیین شخص مسئول برای انجام فرایندها
  • ایجاد قالب برای هر مرحله فعالیت
  • ایجاد چرخه بهبود مستمر فرایندها

توجه کنید در برنامه شما باید:

  • استراتژی تیم باید مشخص باشد.
  • فرایندها منطبق با سیستم ها طراحی شوند.
  • از آموزش اعضا غافل نشوید.

  1. سیستم ها را یکباره طراحی و اجرا نکنید.

به خصوص در مورد شروع و کسب و کارهای کوچک، سعی نکنید تعداد زیادی سیستم‌ را در یک زمان طراحی و اجرا کنید مخصوصاً سیستم‌هایی که برای سطح عملکردی کسب و کار بسیار پیچیده‌اند. با این کار و در صورت عدم موفقیت، حتی می‌تواند منجر به نا امیدی شما از سیستم سازی کسب و کار شود.

ابتدا سیستم‌هایی را ایجاد کنید که بیشتر درگیر عملیات و اغلب در حال اجرا هستند. برای این کار می توانید با استفاده از شاخص هایی فرایندها را اولویت بندی کنید. برای مثال، اگر یک فعالیت فقط یک بار در سال اتفاق بیافتد، زمان را صرف ایجاد یک سیستم برای آن نکنید. بر یک فعالیت یا فرآیند کسب و کاری که تکرارپذیر است و باعث مشکلات می‌شود، تمرکز کنید. در واقع فرایندهایی که در اجرای آن تاخیر داشته و عملکرد مناسبی ندارید. هنگامی که اولین سیستم طراحی شد، به سراغ فرایند بعدی بروید.

توجه کنید قبل از مقابله با مشکلات فرایندهای پیچیده و طراحی سیستم‎های آن‌ها، شروع به کوچک شدن کنید و مطمئن شوید که سیستم‌ها دیگر مستندسازی و تست شده و در حال اجرا می‌باشند.

  1. استراتژی و اهداف خود را با فعالیتهای تیم خود همراستا کنید.

اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم شما به طور کامل در مورد طراحی و یا تغییراتی که در فرآیندهای کسب و کار اتفاق می‌افتد، اطلاع دارند. هرچه بیشتر مزایای سیستم سازی کسب و کار و این تغییرات را با آن‌ها به اشتراک بگذارید و حتی در صورت نیاز به طور شخصی سیستم‌سازی‌ را برای‌شان شرح دهید، در این صورت است که آنها بیشتر از این فعالیت و در واقع از کسب و کار شما حمایت می‌کنند و در ساماندهی و سیستم‌سازی کسب و کار مشارکت بیشتری می‌کنند. اساساً، تیم شما می‌خواهد کار خود را به بهترین شکل و با حداکثر توانایی خود انجام دهد، کار در یک محیط سازمانی، سیستمی و سازنده، به آنها کمک خواهد کرد که این کار را انجام دهند.

اگر شما در ابتدا  به صورت یک یا دو نفره کار کردید و رشد سریع و استخدام جدید را تجربه کرده اید، ضروری است که دیدگاه کسب و کاری خود را نسبت به ارتباطات و نحوه سیستم‌سازی کسب و کار، برای پایداری آن به طور همزمان با رشد و حرکت به جلو تغییر دهید و در ادامه از رشد کلونی وار خود ممانعت کنید.

  1. سیستم ها را قبل از اجرا آموزش دهید.

پس از طراحی سیستم ها برای جاری شدن و ایجاد پیشرفت در سیستم‌سازی کسب و کارتان بسیار هیجان زده و عجول خواهید بود، اما اگر فقط به این واقعیت عمل کرده‌اید که یک دفتر بوجود آورده‌اید و کارکنان را برای استفاده از آن سیستم‌ها آموزش نداده‌اید، ممکن است بدون آموزش سیستم های شما هرگز آن گونه که باید اجرا نشوند و شما با شکست مواجه شوید.

از طریق ارائه آموزش اطمینان حاصل کنید که تیم شما دقیقا می‌داند چه چیزی باید انجام دهند، از آنها چه انتظار می رود، چه استانداردهایی برای عملکرد دارند، باید به طور مرتب پایبندی به سیستم‌ها باشند و ….

در نظر داشته باشید شما یک عضو کلیدی در تیم خود دارید که مسئولیت آن به روز رسانی و بررسی سیستم‌ها به طور منظم است. همچنین مهم است که دفترچه راهنمای مستندات به راحتی قابل دسترسی برای تمام اعضای تیم باشد.

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .