سیستم سازی نکنید!!

سیستم‌سازی کسب و کار ارزش افزوده‌ای برای شما ایجاد نمی‌کند اگر ….

من در برخی از جلسات و همایش ها در جمع دوستان در میان مدیران متوجه شدم حمایت از سیستم‌ها و رویه‌ها جایی در کسب و کار آنها نداشته و اعتقادی نسبت به سیستم سازی وجود ندارد. این بی توجهی می تواند رشد و توسعه کسب و کار آن‌ها را به خطر بیاندازند و حتی آن را متوقف کند.

در صورتیکه ما میدانیم با یک سیستم خوب تمام دغدغه‌ها و چالش‌های کسب و کارها خاتمه داده می‌شود و این مزیت اصلی یک سیستم خوب است. اما چرا می گوییم سیستم سازی نکنید. به شما اکیداً توصیه می کنم اگر قرار است به دو مساله زیر بی توجه باشید بهتر آن است که سیستم سازی نکنید:

مساله اول در سیستم‌سازی کسب و کار فرایندهای ناکارآمد است. سیستم‌ها قواعد و موازینی هستند که در کسب و کار باید دنبال شود. در واقع کسب و شما مطابق با سیستم هار رفتار خواهد کرد و نتایج بر اساس همین رویکرد در کسب و کار شما شکل می گیرد.

بنابراین اگر در جایی هستید که سیستم‎‌ ها وجود دارند، کسب و کار باید از آن‌ سیستم ها پیروی کند. توجه کنید که سیستم ها اجرای فرایندها را سریع تر و سهولت اجرای آن را بیشتر می کنند. در این شرایط فرایند در مدت زمان کمتری اجرا خواهد می شود. حال اگر فرایند ناکارآمد باشد در مدت بیشتری تعداد بیشتری از آن اجرا می شود و این ناکارآمدی اثرات منفی بیشتری در کسب و کار ایجاد خواهد کرد. تا جایی که حتی با ریسک ورشکستگی مواجه خواهیم شد.

توصیه:

فرایندهای نارکارا را سیستم سازی نکنید و  مکانیزمی طراحی و ایجاد کنید که سیستم‌ها را به طور مداوم بررسی نمایند و با ایده‌هایی جدید در جایی که نیاز است، سیستم‌ها را بهبود دهید.

یکی از مسائل دیگر که بوجود می آید این است که زمان و تلاش زیادی برای طراحی و ساخت سیستم‌ها و روش‌ها می‌شود که بعد از آن در یک پوشه در رایانه و یا در یک زونکن در یک قفسه قرار داده می‌شوند. در واقع استفاده نمی شود.

اجرا مهمترین بخش در سیستم سازی خواهد بود. سیستم ها هر چقدر هم خوب طراحی شده باشند اگر به اجرا نرسند شما به هیچ نتیجه ای دست نخواهید یافت و فقط زمان صرف کرده اید.

سیستم ها زنده اند و متناسب با تعییرات محیطی تغییر دارند بنابراین سیستم‌ها به سرعت از رده خارج می‌شوند و تغییر می‌کنند. سیستم‌های موجود منعکس کننده وضعیت قبلی کسب و کار هستند. سیستم‌ها و روش‌ها به طور پیوسته باید به روز شوند تا منعکس کننده شرایط و وضعیت موجود کسب و کار باشند.

سیستم ها باید تقویت شود، آنها روش‌های ثبت شده‌ای هستند که مطابق با آن یک کسب و کار عمل می‌کند، آنها بخشی از وجود کسب و کار هس