۴۴۳۲۸۷۶۳ - ۰۲۱
چرا به سیستم‌سازی نیاز داریم؟

در این مطلب میخواهیم به این موضوع مهم بپردازیم که چرا به سیستم سازی نیاز داریم و اصولاً سیستم سازی چیست؟

به این سوال به دقت توجه کنید:

* شما برای کسب و کارتان کار میکنید؟

*  کسب و کارتان برای شما؟

اگر پاسخ تان به سئوال اول مثبت است، حتما به سیستم سازی نیاز دارید.

سایر دلایلی که نشان میدهد به سیستم سازی نیاز دارید را در ادامه مرور کنیم:

  • طولانی بودن زمان انجام فعالیت های روزانه
  • بالا بودن قیمت تمام شده محصولات و خدمات و سود کم
  •  اگر تعداد مراجعات به دفتر شما زیاد است
  • اگر تصمیمات در کسب و کار و بنگاه شما منوط به حضور شماست
  • اگر معمولاً کلی کار بر سر شما ریخته است و فرصت نفس کشیدن ندارید
  • اگر زندگی کم پول و پرفشاری را تجربه میکنید
  • اگر کسب و کار شما بعد از مدتی پیشرفت در یک نقطه ساکن مانده است
  • اگر با رفتن چند کارمند کلیدی، کسب و کار شما دچار مشکل میشود
  • اگر حل مشکلات تکراری زمان زیادی از شما میگیرد

لطفا به نکات پایین دقت کنید:

اگر شما برای مدتی کوتاه نتوانستید با کسب وکارتان تماس بگیرید – بدون موبایل، ایمیل، هیچ چیز- کسب و کار شما مانند زمان حضور شما به فعالیتها ادامه خواهد داد؟ یا شما باید آنجا باشید، چون همه فعالیتها به شما وابسته است و کارها با هدایت و دخالت شما پیش می رود! ؟

در چرخه عمر هر کسب وکار کوچکی، زمانی صاحبان کسب و کارها متوجه می شوند که دیگر نمی‌خواهند و نیاز نیست برای کسب و کارشان یک مهره‌ی «ضروری» باشند زیرا ضروری بودن به معنی ایجاد محدودیت در عملیات روزانه کسب و کار است و اگر آنها نباشند و متوقف شوند، کسب و کارشان با مشکل مواجه شده و به حرکت خود ادامه نمی‌دهد.

معمولاً صاحبان کسب و کار و کارآفرینان فراموش کنند چه سال‌هایی سختی را با پشتکار و تلاش سپری کرده اند و چه سالهایی را در یادگیری، فروش، شکست و واقعیت‌های کسب وکار تجربه کرده‌اند.

واقعیت این است که شما می توانید اصول و قواعد کارها را چاپ کنید در دفترچه راهنما و دستورالعمل ها قرار دهید، تا کسب و کارتان را سیستمی کنید، اما این کار وقت گیر است !

حال متوجه می‌شویم فرآیند و گردش کار ارزان و ساده برای استفاده، چه چیزی خوب، ارزشمند و ضروری است. فرآیند و گردش که با تجربه ارزشمند خود کارکنان طراحی شده است کار باعث ایجاد اشتیاق، خلاقیت و ابتکار کارکنان شما می شود و به سرعت اجرا می شوند. به عبارت دیگر، آنچه بسیار سودمند است، سازماندهی کسب و کار شما مانند هر کسب و کار سیستم‌سازی شده دیگر، بدون سربار و محدودیت.

برای مثال در حوزه مواد غذایی به فست فودها توجه کنید که چه طور با ارائه چند دستور و مشخص نمودن فرمول آشپزی و نحوه برخورد با مشتریان چه طور ساده شروع به گسترش می‌کنند.

۵ دلیل مهم برای سیستم‌سازی فرایندهای کسب وکار

  • جلوگیری از هدر رفت دانش شغلی. اغلب وقتی کارکنان از یک موقعیت شغلی در کسب و کار ما خارج می شوند و فرد جدیدی جایگزین‌ها آنها می شود تا فعالیت‌های این عملیات جدید را اجرا کند اقدام به “اختراع دوباره چرخ!” می‌‌کنیم. بی توجهی کسب و کارها به نیاز به سیستم سازی فرآیندهای کسب و کار، آنها را با ریسک از دست دادن یک منبع مهم مهارتی و دانشی برای انجام کارها مواجه می کند.
  • بهبود کارایی. سیستم اطلاعات مورد نیاز کارمندان برای انجام کار زمانی که با سوال و یا ابهام مواجه باشند به سرعت و به سادگی در اختیارشان قرار می دهد و مشخص می کند با انجام چه کارهایی وظایف خود را محقق کرده اند.
  • افزایش یک‌دستی، هماهنگی و سازگاری. ذاشتن الگوی واحد و ثبت اطلاعات در قالب یک سیستم باعث می شود همه کارمندان با اطلاعات و رویه‌های مشابهی کارها را انجام دهند و در شرایط مختلف واکنش‌های مشابهی داشته باشند. سیستم‌ها بر این نکته تأکید دارند که چگونه یک فرآیند باید کار کند. همچنین مانع از کارکردن با دستورالعمل های قدیمی می شود که می تواند به خطاهای کاری منجر شود.
  • الهام بخش همکاری تیم.به دلیل وجود رویه های مشخص، دسترسی سرع و راحت به اطلاعات، اعضای تیم بهتر با یکدیگر قادر به همکاری در مسائل هستندو  این موجب صرفه جویی در زمان شده و کار گروهی را بهبود می‌بخشد بدین ترتیب تغییرات را نیز سریع پیاده سازی کنند.
  • تسهیل در بهبود فرایندها. سیستم‌‌سازی فرآیندهای کسب و کار اجازه می‌دهد تا مدیران برای طرح های بهبود فرایند بیشتر و بهتر آماده باشند. فرایند فعلی همانطور که در حال حاضر ثبت شده، اجرا می‌شوند و مدیران می توانند به راحتی اثرات فرایند پیشنهاد شده خود را ارزیابی کنند. مدیران همچنین می توانند بیشتر وظایف خود را به کارکنان منتقل کنند، زیرا فرایندها و روش ها در یک سیستم استاندارد سازماندهی شده اند.

به اشتراک بگذارید :

شاید این موارد نیز مورد علاقه شما باشد :

تمامی حقوق مادی و معنوی برای این وب سایت محفوظ می باشد .