ایجاد قالب کار روزانه سيستم ساز برای مدیریت و کارکنان
یک برنامه زمان بندی یا قالب کار روزانه سيستم ساز را میتوان به عنوان یک ابزار مدیریت زمان مورد بررسی قرار داد که زمان خاصی را برای انجام وظایف خاص مشخص میکند.
ایجاد قالب کار روزانه سيستم ساز به ایجاد حس نظم برای افراد در سازمان های خاص کمک می کند. چنین الگوها و قالبهایی به کارکنان و مدیران برای تشخیص اینکه هر فرد در کجا باید باشد و چه زمانی باید آنجا باشد کمک نموده و نقش یک هماهنگ کننده را برای تسهیل وظایف یا فعالیتهای مختلف و بازه زمانی که یک فعالیت مشخص باید انجام شود ایفا میکند. ساخت قالبهای کاری روزانه به کار روزمره شما سمت و سو و جهت میدهد تا بتوانید با اولویت بندی کارها و تعیین زمانی استاندارد برای تکمیل هر یک، کارایی خود را افزایش دهید.
قالب کار روزانه سيستم ساز مدیران

هر مدیر برای ایجاد یک قالب کار روزانه سيستم ساز برای خود، بهتر است ابتدا فعالیتهای روزانه خود را دسته بندی نماید. این دسته بندی به طرق مختلف امکانپذیر است. در زیر به چند مورد اشاره میکنیم.
- اصل پارتو: اصل پارتو به نام اصل 20/80 نیز شناخته میشود. این اصل توسط اقتصاددان ایتالیایی “ویلفردو پارتو” بیان شد. این اصل میگوید که 80 درصد از نتایج از 20 درصد از دلایل ناشی میشوند و به عبارت دیگر ارتباط نامتناسب میان ورودیها و خروجیها را بیان میکند. در رابطه با کار روزانه میتوان گفت که اگر وظایف روزانه شما 10 مورد باشند 2 مورد از آنها به اندازه 8 مورد دیگر اهمیت دارند. هر چند که ممکن است تمامی آنها زمان یکسانی برای انجام لازم داشته باشند.
بر این اساس 20 درصد از کارها واجب و ضروری بوده و میبایست توسط خود مدیر انجام شوند. 60 درصد از آنها قابل واگذاری هستند و میتوان بهترین فرد یا بهترین راه انتقال مهارت را در مورد آنها یافت. و در نهایت 20 درصد از کار روزانه یک مدیر، میتوانند قابل حذف باشند.
ماتریس آیزن هاور: ماتریسی چهارخانهای برای دسته بندی کارها بر اساس ضرورت و فوریت انجام آنها وجود دارد. بر اساس این دسته بندی هر یک از وظایف روزانه یک مدیر به یکی از چهار گروه زیر تعلق خواهد داشت:
- کارهای مهم و فوری :کارهایی که فورا انجام خواهید داد.
- کارهای مهم و غیر فوری :کارهایی که آنها را زمان بندی نموده و بعدا انجام میدهید.
- کارهای غیرمهم و فوری :کارهایی که میتوانید انجام آن را به شخص دیگری واگذار کنید.
- کارهای غیرمهم و غیرفوری :کارهایی که میتوانید آنها را حذف نمایید.
حال که بر اساس این دسته بندی ها میتوانید چک لیستهایی به عنوان قالب کار روزانه سيستم ساز خود تهیه نمایید. برای تهیه این قالب به موارد زیر توجه کنید:
- قرار دادن کارهای مهمی که باید توسط خودتان انجام شوند در لیست، ذهن شما را آزاد خواهد کرد. اما همیشه سوال این است که اولین کاری که ارزش انجام دادن دارد، چیست.
- سعی کنید تعداد کارهایی که به هر یک از دسته بندیها اختصاص میدهید از 8 کار تجاوز نکند. قبل از اضافه کردن یک کار دیگر، ابتدا انجام مهمترین آنها را به اتمام برسانید. به یاد داشته باشید که این قضیه در مورد مدون کردن کارها نیست، بلکه در مورد به پایان رساندن آنها است.
- به خودتان و دیگران اجازه ندهید که شما را منحرف کنند. اجازه ندهید دیگران اولویت شما را تعریف کنند. هر روز صبح برنامه ریزی کنید و سپس روی اولویت های خود کار کنید. و در پایان، از دیدن وظایف تکمیل شده لذت ببرید.
- در نهایت سعی کنید در انجام این کار بیش از حد تعلل نکنید. حتی با صرف زمان بیش از حد برای مدیریت کارهای مهم و فوری خود.
به طور مثال یک سری از فعالیتها که میتوانند برای قالب کار روزانه سيستم ساز یک مدیر لیست شوند، ممکن است به فرم زیر باشد:
- یادگیری ساعت
- بازاریابی ساعت
- بهبود کسب وکار ساعت
- امور کارکنان ساعت
- موارد متفرقه ساعت
نحوه ایجاد یک قالب کار روزانه سيستم ساز برای کارکنان

تمایل شما به عنوان یک کارفرما این است که به اهداف و مقاصد کاری خود در یک دوره مشخص از زمان دست پیدا کنید. این امر نیاز به این دارد که شما برای چگونگی انجام وظایف مشخص، منابع لازم برای تکمیل نمودن این کارها مانند کارکنانتان و توالی که طبق آن وظایف مختلف میبایست انجام شوند، برنامه ریزی داشته باشید. داشتن یک برنامه زمان بندی و یک قالب کار روزانه سيستم ساز ، ترتیبی را برای انجام کارهای مختلف در کسب و کار شما ایجاد میکند. همچنین داشتن یک قالب، در برابر کار بیش از حد و یا کمبود کارمندان از شما محافظت میکند. بعلاوه باعث اجتناب از اضافه کاری، که سبب افزایش هزینههای اضافه کار است، خواهد شد. مراحل زیر به شما کمک می کند یک قالب کاری روزانه خوب ایجاد کنید؛
- ابتدا لازم است با یک وکیل مشورت کنید تا قوانین کار مختلف را بدانید. در مورد حقوق اضافه کار و سایر قوانینی که باید به عنوان صاحب یک کسب و کار به آن احترام بگذارید تحقیق نمایید.
- تعداد کارکنانی را که برای انجام وظایف مختلف در کسب و کار خود در هر بخش نیاز دارید، محاسبه کنید. این تعداد میتواند روز به روز متفاوت باشد و همچنین متناسب با محل کسب و کار شما تعیین میشود.
- سپس یک نمودار ایجاد کنید که برنامه کاری را نشان دهد. این نمودار بلوکهای زمانی را نشان می دهد که کارکنان مختلف شما با فعالیتهای مختلف کار خواهند کرد. شما می توانید از کاغذ یا برنامه های نرم افزاری ویژه مانند MS Excel برای ایجاد قالب کار روزانه سيستم ساز استفاده کنید.
- نمودار را با جزئیات مربوطه مانند نام کارکنان و نوع کار مورد نظر رسم نمایید. به یاد داشته باشید که به هیچ وجه کار بیش از حد و یا کار کم برای کارکنان خود تعیین نکنید.
- خانههای خالی را در نمودار برای روزهای تعطیل کارکنان خود بگذارید. شما میتوانید مرخصیهایی برای کارکنان خود در نظر بگیرید تا انگیزه آنها برای انجام کار، بیشتر شده و بازدهی بیشتری داشته باشند.
اینها فقط راهنمایی هایی هستند که به شما کمک میکند تا برنامه های خوبی برای قالب کار روزانه سيستم ساز خود داشته باشید یا برای استفاده روزانه در محل کار به کار ببندید.

http://templatelab.com/daily-schedule-templates /
https://jamesclear.com/eisenhower-box
https://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/