بهینه‌سازی و بهبود فرآیندها به معنای بررسی دقیق و سیستماتیک تمامی فعالیت‌ها و رویه‌های یک کسب‌وکار و شناسایی نقاط ضعف و قوت آنها است. هدف از این کار، ساده‌سازی، سرعت بخشیدن و بهبود کیفیت کلی فرآیندها است.
بهینه‌سازی فرآیندها در واقع یک سرمایه‌گذاری است که بازدهی بسیار بالایی دارد. با شناسایی و رفع گلوگاه‌ها، اتلاف منابع و فعالیت‌های غیرضروری، کسب‌وکارها می‌توانند به چابکی و انعطاف‌پذیری بیشتری دست یابند و در بازار رقابتی امروز، موقعیت بهتری کسب کنند. همچنین، بهینه‌سازی فرآیندها به ایجاد یک فرهنگ بهبود مستمر در کسب و کار کمک می‌کند و باعث می‌شود کارکنان به طور فعال در بهبود عملکرد سازمان مشارکت داشته باشند.
با استفاده از ابزارها و روش‌های مختلفی مانند شبیه سازی فرایندها، تحلیل ارزش افزوده و نرم‌افزارهای مدیریت فرایند، می‌توان فرآیندهای کسب‌وکار را به طور دقیق مدلسازی و تحلیل کرد. سپس با شناسایی نقاط بهبود، می‌توان تغییرات لازم را در فرآیندها ایجاد کرد و اثربخشی آنها را اندازه‌گیری نمود.
بر اساس الگوریتم سیستم سازی، مرحله تحلیل و بهبود فرایندها درگام هفتم الگوریتم و بعد از مدلسازی فرایندها (فرایند نویسی) قرار دارد. بهبود فرایندها بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است فرایندها را تحلیل کنیم عبارتند از:
با شناسایی و حذف فعالیت‌های زائد و بهبود جریان کار، بهره‌وری کسب و کار به طور قابل توجهی افزایش می‌یابد.
با حذف مراحل غیرضروری و ساده‌سازی فرآیندها، زمان انجام کارها به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد.
با تخصیص بهینه منابع، از هدررفت آنها جلوگیری شده و بهره‌وری افزایش و در نتیجه سودآوری افزایش می‌یابد.
با استانداردسازی فرآیندها، خطاهای انسانی کاهش یافته و کیفیت کار بهبود می‌یابد.
با بهینه‌سازی فرآیندها، هزینه‌های مربوط به مواد، انرژی، نیروی کار و سایر منابع کاهش می‌یابد.
با کاهش خطاها و بهبود کیفیت، هزینه‌های مربوط به دوباره کاری و اصلاحات کاهش می‌یابد.
با کاهش خطاها و بهبود فرایندها، از منابع هوشمندانه تر استفاده شده و میزان ضایعات کاهش می‌یابد.
استفاده از ابزارهای بهبود تخصصی و حرفه ای
ابزارها و روش هایی که فرایندها با استفاده از آنها تحلیل می شوند ضامن کیفیت بهبودهایی است که درفرایندها اعمال می شود. چرا که شناسایی دقیق و صحیح مشکل پنجاه درصد راهکار است. در آکادمی سیستم سازی از تکنیک ها و ابزارهای تخصصی تحلیل فرایند مانند تحلیل ارزش افزوده، نمودارهای پراکندگی، هیستوگرام‌ها، دیاگرامهای علت و معلول، تجزیه و تحلیل پارتو و … بهره برده می شود تا گلوگاه های فرایند به درستی شناسایی و بهترین راهکار ارائه شود.
استفاده از مشارکت سهامداران، کارکنان و ذینفعان
همه سهامداران کسب و کار باید درگیر پروژه بهبود شوند. ایجاد جو همراه با همکاری همه اعضا، این اطمینان را به وجود میآورد که تمامی کارمندان و مدیران تحت تاثیر تغییرات حاصل از بهبود خواهند بود. یک سیستم و فرایند جدید اغلب باعث ایجاد عدم اطمینان در کارکنانی می‌شود که با سیستم فعلی کار میکنند، زیرا چنین تصور میکنند که توطئهای برای جایگزینی آنها وجود دارد. اگر آنها را بخشی از تیم بهبود ببینید، قادر خواهید بود بهطور موثری، مزایای حاصل از بهبود سیستم را دریافت نمایید.