سازمان‌دهی فایل ها

سازماندهی فایل ها

یکی از ساده‌­ترین و موثرترین روش سازماندهی که به شدت نادیده گرفته می‎شود، سازماندهی فایل‌های کامپیوتری افراد به ویژه فایل ها، پوشه ها و اسناد است. هر بار که برای دستیابی به سندی که نمی­‌توانید پیدا کنید مجبور به رفتن به همه فایل‎ها می‎شوید و یا مجبور به انجام کلیک­‌های غیر ضروری برای دسترسی به یک پوشه هستید، در واقع کمتر از پتانسیل خود کارایی داشته‎اید. در واقع وقت گران­‌بهای خود را تلف می­‌کنید؛ در حالی­که می‎توانستید از آن برای انجام کاری که به شما در پیش­برد اهدافتان کمک می­کند، استفاده نمایید. بدیهی است که وقت می‎گذرد و هرگز نمی­توانید به عقب برگردید. بنابراین اگر برای سازمان­دهی فایل­‌های خود کاری انجام ندهید، همچنان وقت باارزش خود را صرف جستجو کردن در فایل­‌ها و پرونده­‌ها خواهید نمود. لیست اسناد نیز به طور مداوم در حال رشد است؛ بنابراین اکنون زمان آن رسیده که اقدامی در مورد سازمان­دهی‌آن­ها انجام دهید.

نباید وقت خود را فدای جستجو و کلیک کردن برای یافتن یک سند نمایید. باید بتوانید هر سندی را در پنج دقیقه پیدا کنید. حتما مواقعی بوده که واقعاً نتوانسته‌­اید فایلی را پیدا کنید و وقتی که دیگر به دنبالش نبودید، آن را یافتید.

بیایید به چند اقدام در مورد چگونگی مرتب کردن و نگهداری فایل ها و اسناد در پوشه ها نگاهی بیاندازیم؛ به طوری که به راحتی قابل جستجو و دسترسی باشند.

ایده سازماندهی فایل‎ها و اسناد به گذشته­‌های دور و مرتب کردن پرونده‎ها و قفسه‎ها برمی‎گردد. مزیت اصلی قفسه‎های پر از کاغذ این بود که شما واقعاً می‎بایست به این فکر می‎کردید که اسناد را در کجا قرار دهید تا بتوانید در صورت نیاز آن­ها را به راحتی پیدا کنید. پس از دیجیتالی شدن اسناد، از آن­جا که دیگر نمی­توانید آن­ها را ببینید یا لمس کنید، داشتن فایل­های پراکنده در کامپیوتر بسیار رایج است.

از آن­جا که این مورد یک نوع نامرتبی دیجیتالی است و آشفتگی فیزیکی نیست، اغلب متوجه نمی­شوید که مشکلی وجود دارد. تا اینکه بالاخره مشکل رخ می‎هد! تا زمانی که نتوانید سندی را که لازم دارید پیدا کنید، احساس وجود یک مشکل را در سیستم حس نخواهید کرد.

هر چند که ابزاری قدرتمند به نام جستجو در سیستم شما وجود دارد، اما هنوز هم بهتر است یک ساختار سازمانی اساسی داشته باشید تا لازم نباشد فقط به جستجو اعتماد کنید.

توجه: ما در این مقاله در مورد پوشه­ها و دایرکتوری­‌های موجود روی هارد دیسک صحبت خواهیم کرد. اگر از سیستمی مانند DevonThink، Evernote  یا OneNote استفاده می­کنید، همان مفاهیم کلی اعمال می شود.

در این مطلب کوشش شده است که macOS و Windows نیز تا حد امکان پوشش داده شود. در اکثر موارد، ساختار دایرکتوری کاربر یکسان است و استراتژی ها باید برای Mac و Windows اعمال گردند.

هدف از داشتن سیستم سازماندهی شده

سه هدف اصلی برای سازماندهی سیستم فایل‎ها وجود دارد:

  1. پرونده سازی آسان – مطمئنا نمی‎خواهید سیستم شما دارای ساختار سلسله مراتبی پر پیچ و خم باشد. بلکه می خواهید ذخیره سازی ها را سریع و آسان انجام دهید و سیستم ‎تان باعث اصطکاک نشود.
  2. یافتن آسان – سازماندهی سیستم باعث می‎شود چه از طریق زیر و رو کردن پوشه ها و چه از طریق سرچ، یافتن فایل‎ها یا پوشه های مورد نیازتان آسان شود.
  3. قابل استفاده مجدد – در صورت امکان، بهتر است که از الگوهای قابل استفاده مجدد و کنوانسیون های نامگذاری استفاده کنید. هر دوی این موارد از دو هدف قبلی پشتیبانی می کنند.

چند قانون ساده

بیایید با چند قانون ساده در مورد مدیریت فایل ها و پوشه ها شروع کنیم:

  1. پرونده ها را روی دسکتاپ قرار ندهید: قرار است دسک تاپ شما تمیز باشد و تصویر زمینه جذابی را که انتخاب کرده‎اید، با رزولوشن بالا نمایش دهد. دسکتاپ همچنین می بایست حاوی سطل زباله / بازیافت شما و مواردی دیگر نیز باشد. در بعضی مواقع می توانید یک یا دو فایل را روی دسکتاپ خود برای ذخیره موقت ایجاد نمایید؛ به شرطی که به طور مرتب به آن مراجعه نموده و بررسی کنید که هنوز نیازی به پرونده سازی برای آنها ندارید.

اگر می خواهید مطمئن شوید که دسکتاپ سیستم تان همیشه مرتب و پاکیزه است، می‎توانید از برنامه Hazel استفاده نمایید. قانونی برای پاک کردن خودکار دسک تاپ در این نرم افزار وجود دارد. Hazel  یک برنامه Mac است، اما می‎توانید همین کار را با استفاده از DropIt در ویندوز نیز انجام دهید.

  1. ایجاد پوشه­‌های جدید را کمتر کنید: وقتی پوشه ایجاد می­نمایید، به حداقل نمودن آن فکر کنید. اگر از ابتدا به خوبی عمل نموده و نقشه برداری اولیه درستی برای ذخیره سازی فایل­ها انجام داده باشید، بیشتر فایل‎ها و اسناد می­توانند در مکانی در سلسله مراتب شما قرار گیرند.

به طور کلی، فقط در صورتی مکرراً پوشه­‌های جدید ایجاد کنید(مخصوصاً پوشه های سطح بالا در اسناد) که می‎دانید به طور مرتب برای ذخیره کردن پرونده­های مشابه به همان مکان باز می‎گردید، و فقط برای آنچه که هنوز وجود ندارد. توجه کنید که چه زمانی به یک درخت گسترده و چند لایه و وسیع نیازی ندارید و بهتر است تنها سطح دیگری در سلسله مراتب خود ایجاد نمایید.

حتما دوست دارید ساختار شما به اندازه‎ای راحت و ساده باشد که در آن گیر نیفتید. نقل قولی از دیوید اسپارکز وجود دارد که می‎گوید: “جالب نیست که برای یافتن چیزی در قسمت خروجی، زمانی بیشتر از حد نیاز در قسمت ورودی صرف کنید.”

  1. فایل‎ها و پوشه‎های خود را به طور استراتژیک نام­گذاری کنید: یکی از مهم­ترین اهداف برای سازماندهی پرونده ها “یافتن آسان” آن­ها است. یک راه مهم برای تحقق این امر آن است که فایل­ها و پرونده‌­های خود را به شیوه‌­ای متفکرانه نام­گذاری نمایید.

لازم نیست همه‌­چیز پیچیده باشد. مهم­ترین قضیه در مورد مفهوم نام­گذاری داده­ها این است که به جستجوی آن­ها در “آینده” توجه کنید. به این معنا که سعی کنید شرایطی را تصور نمایید که به آن سند نیاز دارید و کلماتی را که احتمالا هنگام تلاش برای یافتن آن استفاده خواهید کرد، پیش بینی نمایید.

به عنوان مثال ذخیره کردن یک صورتحساب تلفن را در نظر بگیرید. به نظر شما phone bill.pdf  نام خوبی است؟ احتمالا نه. July phone bill.pdf  (صورتحساب تلفن در ماه ژوئیه) نیز نام مناسبی نیست. بنابراین هنگامی که صورتحساب تلفن را نامگذاری می کنید، به این فکر کنید که چگونه می توانید آن را جستجو نمایید. شاید:

  • بر اساس تاریخ (صورت­حساب تلفن مرداد 1397 را می­خواهم).
  • بر اساس شرکت (صورت­حساب تلفن ایرانسل را می­خواهم).
  • براساس نوع سند (صورت­حساب تلفن را می­خواهم).

بنابراین یک نام خوب به شما امکان می­دهد فایل‎های موجود در یک پوشه را جستجو نموده و بلافاصله بدون باز کردن متوجه شوید که داخل هر فایل چیست. این روش امکاناتی برای جستجوی آسان به شما ارائه می­دهد. با این توضیحات یک نام خوب برای فایل در این مثال می‎تواند ” .pdf 1397-05 – صورت­حساب ایرانسل” باشد.

همین مفهوم در مورد پوشه­ها نیز صدق می­کند. داشتن دسته­ای پوشه به نام فاکتور در داخل پوشه­های دیگر مفید نخواهد بود. بهتر است پوشه را حتی اگر داخل یک پوشه بزرگتر به نام شرکتABC  باشد، به صورت” فاکتورهای شرکتABC  ” نام­گذاری کنید. بنابراین بعداً می‎توانید از روی نام، آن را جستجو نمایید. این کار دسترسی از  طریق صفحه کلید را بسیار سریع­تر و آسان­تر خواهد نمود.

نرم افزارهای دراپ باکس (Dropbox) و همگام سازی فایل‎ها (File Sync)

قبل از ورود به اصول سازماندهی دایرکتوری، بهتر است به نرم افزار Dropbox و سایر سرویس‎های مشابه اشاره­ای داشته باشیم.
سرویس‎های همگام­‌سازی (از جمله سرویس های داخلی MacOS و Windows 10 ) ابزار شگفت­انگیزی برای دسترسی به اسناد شما بین دستگاه­های مختلف و افزایش کارایی در محیط‎های مختلف هستند. این سرویس‌ها همچنین برای به اشتراک گذاری اسناد با دیگران بسیار عالی عمل می‌کنند.

برنامه Dropbox به طور گسترده استفاده می‎شود، اما بسیاری از افراد از iCloud Drive یا OneDrive استفاده می­کنند وبرنامه‎های  Box  و Google Drive نیز محبوب هستند.

ساختارها و استراتژی­هایی که ما در این­جا در مورد آن­ها صحبت می­کنیم می­تواند در سیستم فایل محلی شما نیز مورد استفاده قرار گیرد. یا اگر ساختار پوشه‎های خود را در پوشه مخصوص سرویس مورد نظر قرار داده باشید، می‎توان آن را در فضای ابری همگام سازی کرد.

اسناد

بیایید نگاهی به اسناد شخصی بیندازیم. چه از Windows استفاده کنید و چه از Mac ، به احتمال زیاد از پوشه

 / username / Documents  در کامپیوتر خود برای نگه داشتن اسناد شخصی‎تان استفاده خواهید کرد. (البته اگر از ویندوز استفاده می­کنید، اسلش در جهت عکس نوشته می‎شود).

اگر هم موارد شغلی و هم کارهای شخصی خود را در کامپیوتر انجام می‎دهید، باید دو پوشه برای جدا کردن موارد شخصی و شغلی خود ایجاد نمایید.

اگر از Dropbox استفاده می­کنید، پوشه های شما می تواند مثل این باشد:

  • /Dropbox/Business
  • /Dropbox/Personal

اگر از Dropbox استفاده نمی­کنید، می­توانید دسته­‌بندی­‌ای مشابه همان انجام دهید:

  • /Documents /Business
  • / Documents /Personal

اکنون نحوه تقسیم اسناد شخصی بیشتر مربوط به چگونگی تقسیم ذهنی شما در رابطه با امور زندگی است. یک دسته بندی اساسی می­تواند شامل تحصیلات، کارفرمایان، خانواده، امور مالی، بهداشت، خانه، خرید، مسافرت و وسیله نقلیه باشد.

پس از آن می­توان تعداد متوسطی زیرپوشه در پوشه‎های سطح اول به وجود آورد. به عنوان مثال، اگر بچه دارید و در ضمن مدارکی در رابطه با والدین خود دارید، ممکن است بخواهید خانواده خود را این­گونه تقسیم کنید:

  • / اسناد / خانواده / والدین
  • / اسناد / خانواده / همسر
  • بچه‌­ها

اگر ذهنتان به این شکل پیش رفت، می­توانید بخش­هایی از امور را نیز به صورت زیر طبقه­بندی نمایید:

  • / اسناد / مالی
  • / اسناد / اجتماعی
  • / اسناد / بازی
  • اسناد / افکار
  • اسناد / بهداشت

قاعده کلی که باید رعایت کنید این است که ساختاری را برای پوشه‌­ها انتخاب کنید که مطابق با نحوه سازماندهی امور در ذهنتان باشد. اگر از یک سیستم مدیریت وظایف استفاده می­کنید، احتمالاً بد نیست که ساختار مورد استفاده در آن­جا را نیز مدنظر قرار دهید.

اسناد مربوط به کسب و کار

نحوه سازماندهی اسناد مربوط به کسب و کار نیز همانند اسناد شخصی، تا حد زیادی به شغل، صنعت، شرکت و موقعیت شغلی شما بستگی دارد. اگر در سازمان بزرگی مشغول به کار هستید، احتمالاً از یک درایو اشتراکی استفاده می­کنید. در این صورت ساختار دایرکتوری یا فهرست­بندی معمولاً بسیار مناسب خواهد بود، بنابراین لازم نیست بیش از حد نگران آن باشید.

اما اگر در یک تیم یا سازمان کوچک هستید و در حال شکل دادن به ساختار ذخیره اسناد خود هستید، فکر خوبی است که افرادی که با این اسناد کار می­کنند را دور هم جمع نموده و با آن­ها در مورد نحوه شکل دادن به ساختار ذخیره اسناد گفتگو نمایید. اگر افرادی که بیشتر با اسناد آشنا هستند، در مورد نحوه ساخت آن­ها حرفی برای گفتن داشته باشند، استفاده از ایده­های آن­ها احتمالاً مفید خواهد بود.

اگر تصمیم دارید برخی از اسناد را به صورت محلی ذخیره کنید یا اگر با درایو اشتراکی کار نمی‎کنید، کارتان تا حدود زیادی کاهش خواهد یافت. به عنوان مثال، فرض کنید که یک تحلیل­گر مشاغل هستید و روی پروژه‎ها کار می‎کنید. در این صورت ساختار دایرکتوری شما می تواند چیزی شبیه به این باشد:

  • /نام پروژه 1
  • /نام پروژه 1 /کارهای در حال انجام
  • /نام پروژه 1 / طوفان مغزی
  • /نام پروژه 1 / خروجی
  • /نام پروژه 2
  • /نام پروژه 3
  • /بایگانی

سپس هر پروژه می‎تواند دارای زیر پوشه­هایی باشد که مربوط به واحدهای سازماندهی منطقی است؛ مانند نوع کار، سهامداران یا کسانی است که به آنها گزارش می دهید. بایگانی جایی است که شما می­توانید پروژه های تکمیل شده خود را پس از انجام در آن بگذارید. در مقابل، فرض کنید یک بازاریاب آنلاین هستید که با استفاده از لپ­تاپ خود در سواحل بالی کار می کنید. در این صورت ممکن است چیزی شبیه به این تنظیم نموده باشید:

  • /امور مالی
  • /امور قانونی
  • /بازاریابی
  • /محصولات
  • /پروژه‎ها
  • /برنامه‎ریزی
  • /سیستم ها
  • /تکنولوژی

نحوه سازماندهی دایرکتوری­های مربوط به مشاغل، به این قضیه برمی­گردد که تصمیم دارید چگونه مشاغل یا کسب و کار خود را در واحدهایی منطقی تقسیم بندی نمایید. یک روش آسان برای انجام این کار این است که یک برگ کاغذ سفید یا یک تخته وایت­برد برداشته و جزئیات شرکت خود را بر اساس آن­چه که روز به روز انجام می­دهید، ترسیم نمایید. سپس فعالیت­های مرتبط را به گروه بندی­های منطقی اختصاص دهید. به این نمودار به عنوان یک نمودار سازمانی برای شغل یا شرکت خود بدون در نظر گرفتن موقعیت ها، نگاه کنید.

نمونه ای از یک ساختار پوشه‌ای

برای شروع، در اینجا تصویری از یک ساختار پوشه نمونه وجود دارد. شما می­توانید با چیزی شبیه به این شروع نموده و آن را متناسب با نیازهای خود تنظیم نمایید.

الگوهایی برای پوشه­‌ها

پس از شروع تجزیه و تحلیل نحوه کار با فایل­ها و پوشه­‌ها، ممکن است متوجه شوید که پوشه­‌ها و زیر پوشه­‌های خاصی دارید که بارها و بارها از آن­ها استفاده می­کنید.

این امر به ویژه در مورد اسناد مالی، کار مشتری و کار پروژه صادق است.

ایجاد یک الگو برای پوشه‎ها از قبل و بر اساس ساختاری که می­خواهید از آن استفاده کنید، می‎تواند بسیار مفید باشد. پس از آن هر بار که به یک دوره مالی جدید می‎آیید، با یک مشتری جدید سروکار پیدا می‎کنید و یا یک پروژه جدید را شروع می­کنید، می‎توانید فقط همان الگو را برای پوشه‎های جدید کپی کنید.

این کار دو مزیت دارد:

  • باعث صرفه جویی در وقت می­شود. با چند بار کلیک کردن یا استفاده از کلیدهای اصلی کیبورد، می‎توانید تمام درخت پوشه خود را ایجاد نمایید.
  • هماهنگی را تقویت می­کند. می­دانید که پوشه­های شما هر بار به همین روش نام­گذاری می­شوند. این بدان معنی است که به احتمال زیاد چیزهایی را در جاهای مناسب ذخیره می‎کنید و پیدا کردن سریع موارد از طریق جستجو بسیار آسان­تر می­شود.

برای ایجاد یک الگو برای پوشه‎ها، فقط کافی است ساختار پوشه نمونه خود را تنظیم نمایید. سپس در صورت نیاز، می­توانید آن را در Finder در MacOS یا File Explorer در ویندوز کپی کرده و سپس در پوشه مشتری جدید یا پروژه جدید خود بچسبانید.
برای کارایی بیشتر، می­توانید از ابزاری مانند Keyboard Maestro یا Alfred استفاده کرده و قالب مورد نظر خود را با چند ضربه روی صفحه کلید ایجاد نمایید. حتی به موس نیز احتیاجی نخواهد بود.

شورت­کات‎ها، فیوریت‎ها و لانچرها دوستان شما هستند

آیا پوشه­های خاصی دارید که می‎خواهید همیشه به آن­ها دسترسی داشته باشید؟ به جای اینکه همیشه ساختار فایل‎های خود را برای جستجوی آن­ها کندوکاو کنید، می­توانید پوشه را به نوار کناری Finder یا File Explorer بکشید. با این کار مستقیماً شورت­کاتی برای آن پوشه ایجاد می­شود و تنها با یک کلیک به شما دسترسی داده می‎شود.

نکته: این ویژگی برای آن دسته از پوشه­هایی که دائماً به آن­ها دسترسی دارید، بسیار عالی است، اما هنگام کار روی یک پروژه نیز می‎تواند بسیار عالی باشد. پوشه (های) پروژه خود را در حالی که پروژه در حال انجام است به نوار کناری بکشید تا دسترسی سریع به پروژه داشته باشید. پس از اتمام کار می‎توانید آن­ها را حذف نمایید. شورت­کات ها می‎توانند موقتی باشند!

اگر از آن دسته افرادی هستید که بیشتر با صفحه کلید کار می‎کنند(که اکیداً هم آن را توصیه می­کنیم)، یاد بگیرید که از یک راه‌انداز برنامه مانند آلفرد یا LaunchBar در Mac یا Listary در ویندوز استفاده نمایید. می­توانید شروع به تایپ نام پوشه مورد نظر خود نموده و با چند ضربه کلید به همان جا بروید. پس از نصب آن، احتمالاً تبدیل به محبوب­ترین راهی خواهد شد که از آن برای رفتن به پوشه مورد نظرتان استفاده می‎کنید.

سازماندهی خودکار

در ابتدای مقاله به این موضوع پرداختیم، اما بعد از اینکه ساختار پوشه‎های خود را تنظیم کردید، می­توانید با راه اندازی یک ابزار سازماندهی خودکار مانند Hazel on Mac یا DropIt در ویندوز، بهره­وری را تا حد بسیار زیادی بالا ببرید.

اگر فایل‌هایی دارید که در حال تکرار است (به عنوان مثال صورت­حساب­ها یا بیانیه‎ها) و می­توانید نوعی قانون برای نام­گذاری و ذخیره­سازی آن­ها ایجاد کنید (به عنوان مثال “همیشه به نام xyz” ” یا همیشه حاوی متن abc است”)، می­توانید از چنین ابزارهایی برای ثبت خودکار اسناد خود استفاده نمایید. تمام کاری که باید انجام دهید این است که اسناد را اسکن یا دانلود نمایید. سپس ابزار شما نام آن را تغییر داده و آن را در پوشه مناسب می­ریزد.

امیدواریم که از این مقاله ایده­‌هایی را انتخاب کرده باشید که به سازماندهی بهتر اسناد و فایل‎هایتان کمک نماید. اگر از ابتدا قوانین را رعایت نموده و سلسله مراتب کارآمدی را تنظیم کنید، سازماندهی فایل‌ها و دایرکتوری‎ها بسیار ساده و بی­‌دردسر خواهد بود.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما گفتگو کنید