دقیقا منظور از سیستم‌سازی چیست؟
یک سیستم مجموعه‌ای از عناصر هماهنگ، همسو شده و به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص متمرکز شده‌اند. در واقع سیستم و سیستم‌سازی مجموعه‌ای از فرآیندها و فعالیتهای فعال است که بدون نیاز به مداخله انسان قابل اجرا بوده و همیشه در دسترس است. همه این تلاش‌ها در راستای رسیدن به هدفی خاص است.
همراه با رشد کسب و کارتان، باید سیستم‌ها و فرایندهایی را ایجاد کنید که تا حد امکان کسب وکار را به سمت خودکار شدن سوق دهد.
چرا سیستم‌سازی کسب و کار، ارزش تلاش کردن دارد؟
چگونه یک کسب و کار کوچک یا متوسط می‌تواند تعداد زیادی از مشتریان را بدون تعداد بالای نیروی انسانی مدیریت کند؟ چه اتفاقی می‌افتد وقتی صدها مشتری جدید با درخواست خدمات پس از فروش و مشکلات تکنیکی با شما تماس میگیرند؟
با سیستم سازی، شما میتوانید سیستمهایی را تعریف کنید که مشتریان بیشتری را به کسب و کار وارد کرده و مهمتر از آن فرآیندهایی را اجرایی نمایید که کسب و کارتان را برای مدیریت رشد و افزایش رضایت مشتریان آماده کند.
- الگوها، مکانیسم ها و شابلون هایی ایجاد می کنید که کارکنانتان با حرکت در آن مسیر همان نتایجی را به دست خواهند آورد که شما به دست می آورده اید.
- کسب و کارتان را از فرد محور بودن و وابستگی به افراد رها می کنید.
- مسیر رشد پایدار و توسعه کسب و کار را تضمین می کنید.
- کنترل و افسار کسب و کار را به دست خواهید گرفت.
- و …
به جای سخت کار کردن هوشمندانه کار کنید
بدون سیستم‌های با کیفیت در کسب و کار، شما در نهایت به خاطر کار سخت و بیش از حد طولانی خسته و ناامید می‌شوید. گاهی اوقات ممکن است تعجب کنید که صاحب کسب و کار با داشتن یک ایده خوب نیاز دارد تمام ساعت‌ها و زمان‌ها در حال کار کردن باشد. خوشبختانه اضافه کردن سیستم‌های تجاری مناسب باعث سهولت و آزادی بیشتری خواهد شد و زمان آزاد بیشتری در اختیار صاحبان کسب وکار قرار میدهد.
لطفاً به داستان جالب زیر توجه کنید:
شخصی در حال اره کردن درختی بود و بسیار تلاش می کرد تا درخت را ارّه کند و به زمین بیندازد. فردی از راه رسید و گفت فلانی خیلی خسته شده‌ای چند مدت است که در حال ارّه کردن هستی؟ فرد جواب میدهد: از ۵ ساعت قبل. عابر به او میگوید آیا بهتر نیست کمی بایستی و ارّه‌ات را تیز کنی و بعد ادامه بدهی؟ ولی فرد که از بس درگیر ارّه کردن شده بود تمام هوش و حواسش فقط درگیر این مساله بود پاسخ داد خیر؛ ای عابر دخالت نکن زیرا من بسیار کار دارم و باید این درخت را ارّه کنم.
حتماً در این روایت متوجه شده‌اید اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفتهایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.
برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیتهای روزمره مثل تولید و فروش می‌شوند که فراموش می‌کنند ارّه‌شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت.
سیستم سازی و ارزش مالی بلند مدت آن:
- سیستم‌ها و خودکارسازی‌ها، سود را تولید می‌کنند اما به شیوه‌ای غیرمستقيم و مدرن.
- خودکارسازی‌ها زمان را برای شما ذخیره می‌کنند و این زمان در آینده برای شما پول ایجاد خواهد کرد.
پنج مزیت کلیدی که از سیستم‌سازی به دست می‌آورید:
- به کسب و کار شما اجازه رشد به صورت یکپارچه میدهد.
- وقتی قرار است کسب و کارتان را بفروشید، قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد.
- پول را روی منابع ذخیره می‌کند.
- نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند.
- میتوانید ارّه خود را تیز کرده و کسب و کارتان را توسعه دهید.