سیستم سازی چیست؟

دقیقاً منظور از سیستم چیست؟

یک سیستم مجموعه‌ای از عناصر هماهنگ، همسو شده و به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص متمرکز شده‌­اند. در واقع سیستم و سیستم‌سازی مجموعه‌ای از فرآیندها و فعالیت‌های فعال است که بدون نیاز به مداخله انسان قابل اجرا بوده و همیشه در دسترس است. همه این تلاش‌ها در راستای رسیدن به هدفی خاص است.

همراه با رشد کسب و کارتان، باید سیستم‌ها و فرایندهایی را ایجاد کنید که تا حد امکان کسب وکار را به سمت خودکار شدن سوق دهد.

آقای ریان آلیس در خصوص سیستم می‌گوید:

یک سیستم مجموعه ای از فرآیندهای است که می تواند بدون شما اجرا شود. Ryan Allis

چرا سیستم‌سازی کسب و کار، ارزش تلاش کردن دارد؟

چگونه یک کسب و کار کوچک یا متوسط می­‌تواند تعداد زیادی از مشتریان را بدون تعداد بالای نیروی انسانی مدیریت کند؟ چه اتفاقی می­‌افتد وقتی صد­ها مشتری جدید با درخواست خدمات پس از فروش و مشکلات تکنیکی با شما تماس می­گیرند؟

با سیستم ­سازی، شما می­توانید سیستم­هایی را تعریف کنید که مشتریان بیشتری را به کسب و کار وارد کرده و مهم­تر از آن فرآیند­هایی را اجرایی نمایید که کسب و کارتان را برای مدیریت رشد و افزایش رضایت مشتریان آماده کند.

“وقتی کسب و کار‌ها شکست می‌خورند، ورشکست می‌شوند و یا رشد نمی‌کنند، تقریباً همیشه یک دلیل دارد. آن‌ها روی سیستم‌ها و فرایندهایی که نیاز دارند سرمایه‌گذاری نکرده‌اند.”

با سیستم سازی کسب و کار؛

• الگوها، مکانیسم ها و شابلون هایی ایجاد می کنید که کارکنانتان با حرکت در آن مسیر همان نتایجی را به دست خواهند آورد که شما به دست می آورده اید.
• کسب و کارتان را از فرد محور بودن و وابستگی به افراد رها می کنید.
• مسیر رشد پایدار و توسعه کسب و کار را تضمین می کنید.
• کنترل و افسار کسب و کار را به دست خواهید گرفت.
• و …

آقای جان سی. ماکسول می‌گوید:

“پیشرفت و موفقیت برای کسی‌ است که توانایی انجام کارهای عالی و خوب را برای خودش داشته باشد. موفقیت بیشتر زمانی بدست می‌آید که کارمندان خود را برای انجام عالی کارهای خود توانمند کنید. اما باید بدانید جهش و تثبیت تنها زمانی ایجاد می‌شود که شما سازمان خود را در موقعیتی قرار دهید که بدون شما  کارهای بزرگی انجام شود.”

به جای سخت کار کردن هوشمندانه کار کنید:

بدون سیستم‌های با کیفیت در کسب و کار، شما در نهایت به خاطر کار سخت و بیش از حد طولانی خسته و ناامید می‌شوید. گاهی اوقات ممکن است تعجب کنید که صاحب کسب و کار با داشتن یک ایده خوب نیاز دارد تمام ساعت‌ها و زمان‌ها در حال کار کردن باشد. خوشبختانه اضافه کردن سیستم‌های تجاری مناسب باعث سهولت و آزادی بیشتری خواهد شد و زمان آزاد بیشتری در اختیار صاحبان کسب وکار قرار می‌دهد.

لطفاً به داستان جالب زیر توجه کنید:

شخصی در حال اره کردن درختی بود و بسیار تلاش می کرد تا درخت را ارّه کند و به زمین بیندازد. فردی از راه رسید و گفت فلانی خیلی خسته شده‌­ای چند مدت است که در حال ارّه کردن هستی؟ فرد جواب می­دهد: از ۵ ساعت قبل. عابر به او می­گوید آیا بهتر نیست کمی بایستی و ارّه‌­ات را تیز کنی و بعد ادامه بدهی؟ ولی فرد که از بس درگیر ارّه کردن شده بود تمام هوش و حواسش فقط درگیر این مساله بود پاسخ داد خیر؛ ای عابر دخالت نکن زیرا من بسیار کار دارم و باید این درخت را ارّه کنم.

حتماً در این روایت متوجه شده‌اید اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته­ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.

برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیت­های روزمره مثل تولید و فروش می­‌شوند که فراموش می‌­کنند ارّه­‌شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت.

سیستم سازی و ارزش مالی بلند مدت آن:

• سیستم‌ها و خودکارسازی‌ها، سود را تولید می‌کنند اما به شیوه‌ای غیرمستقیم و مدرن.
• خودکارسازی‌ها زمان را برای شما ذخیره می‌کنند و این زمان در آینده برای شما پول ایجاد خواهد کرد.

پنج مزیت کلیدی که از سیستم‌سازی به دست می‌­آورید:

1. به کسب و کار شما اجازه رشد به صورت یکپارچه می‌دهد.
2. وقتی قرار است کسب و کارتان را بفروشید،‌ قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد.
3. پول را روی منابع ذخیره می‌کند.
4. نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند.
5. می‌­توانید ارّه خود را تیز کرده و کسب و کارتان را توسعه دهید.

تیم آکادمی کسب و کار چه خدماتی در این رابطه ارائه می‌دهد؟ (با کلیک بر روی هریک، جزئیات آن را مشاهده نمایید)

• مشاوره کسب و کار
• چکاپ کسب و کار
• نجات کسب و کار