سیستم سازی کسب و کار

معرفی سیستم سازی کسب و کار

اگر شما هم داستان­های موفقیت استارت آپ­های مدرنی که از یک انباری شروع شده‌­اند را شنیده ­اید و از خود پرسیده ­اید که چطور تبدیل به کسب و کار­های چند میلیون دلاری شده­اند به خواندن این مقاله ادامه دهید.

 پاسخ سیستم‌­سازی است.

کسب و کار­های کوچک صرفا با تبلیغات خود را به این تعداد از مشتریان نمی ­رسانند. مهمتر از این، چطور یک کسب و کار کوچک می­تواند تعداد بالای مشتریان را بدون تعداد  بالای نیروی بازرگانی و فروش مدیریت کند؟ چه اتفاقی می­افتد وقتی صد­ها مشتری جدید با درخواست خدمات پس از فروش و مشکلات تکنیکی با شما تماس می­گیرند؟

با سیستم­ سازی کسب و کارتان، شما می­توانید فرآیند­هایی را تعریف کنید که مشتریان بیشتری را به سیستم وارد می­کنند و مهم­تر از آن فرآیند­هایی را اجرایی نمایید که کسب و کارتان را برای مدیریت رشد و افزایش مشتریان آماده کنند.

سیستم ­سازی روشی است که سرمایه­ گذاران مدرن جهت پیشرفت کسب و کار خود از آن استفاده می­کنند و در این مقاله ما شما را با این روش آشنا خواهیم کرد.

کسب و کار سیستم ­سازی شده چیست؟

در یک کسب و کار سیستم ­سازی شده فرآیند­هایی تعریف شده­ اند که راندمان را به حداکثر برسانند. اگر نیاز به انجام فعالیتی توسط منابع انسانی باشد، ابزار مورد نیاز از قبل فراهم است تا کارها به سریع­ترین نحو ممکن انجام شوند. اگر فعالیت­هایی در فرآیند وجود داشته باشند که نیازی به منابع انسانی ندارند سیستم­ به شکل اتوماتیک آن­ها را انجام خواهد داد. یکی از بخش­های مهم سیستم ­سازی پیدا کردن تعادل بین فعالیت های دستی ( نیازمند نیروی انسانی) و کارهای اتوماتیک است.

برخی از کسب­ و کار­ها می­توانند به صورت کامل اتوماتیک شوند ولی این حالت با تکنولوژی بالا و برای موارد خاص امکان­پذیر است. در حال حاضر نیمه اتوماتیک شدن و سیستم ­سازی گزینه مناسب­تری برای اکثر کسب­ و کار­ها است.همیشه باید در خاطر داشته باشیم که هدف نهایی افزایش راندمان کاری در قسمت­هایی که بیشترین تاثیر را دارند از جمله : سود، رشد، نوآوری و کاهش هزینه­ها، زمان و منابع انسانی مورد استفاده در سیستم است.

نقش اتوماسیون در سیستم سازی کسب و کار

اتوماسیون و سیتم ­سازی شباهت­های بسیاری به یکدیگر دارند ولی یکسان نیستند. اتوماسیون حالتی از سیستم ­سازی است و معمولا بخشی از یک سیتم بزرگتر است که ممکن است شامل افراد، ماشین آلات و کامپیوترها باشد. اما، سیستم­سازی ممکن است شامل اتوماسیون نباشد. سیستم­های زیادی می­توانند بدون انجام فعالیت­های اتوماتیک تعریف شوند و به بهبود سازمان کمک نمایند.

به طور مثال واشنگتن پست در سال ۲۰۱۶ از ربات برای نوشتن اخبار ساده و بارگزاری آن­ها در شبکه­ های اجتماعی استفاده کرد. با این که در این فرآیند اتوماسیون نیز در جریان است ولی قدم­هایی از این فرآیند سیستم سازی شده اتوماتیک نبود. خلاصه این سیستم به شکل زیر است:

  • ربات­ها خبرهای ساده را پوشش می­دهند( اتوماتیک)
  • نیروی انسانی این اخبار را بررسی و تایید می­کنند( غیر اتوماتیک)
  • نیروی انسانی اخبار طولانی­تر را منتشر می­کنند( غیر اتوماتیک)

در این سناریو یک فعالیت اتوماتیک به افراد کمک می­کند تا کار­های بیشتری را به انجام برسانند.نقش اتوسیون در کسب و کار سیستمی افزایش راندمان با نیروی انسانی کمتر است.

سیستم­سازی صرفا برای کسب و کار­های بزرگ نیست

سیستم­سازی و اتوماسیون کسب و کار ها مدت زمان طولانی است که مورد استفاده قرار می­گیرد. سیستم­های حضور و غیاب، اسکنر بارکد و سیستم های ERP  دهه­ها است برای سیستمی کردن فرآیند­های مختلف سازمان­هااستفاده می­شوند ولی در سال­های اخیر این تکنولوژی­ها بسیار ارزان­تر شده­اند و به کسب و کار­های کوچک این اجازه را می­دهند که فرآیند­های سازمان خود را بهینه کنند.

آخرین نسل تکنولوژی­های اتوماسیون، یادگیری ماشین و هوش مصنوعی استفاده از ابزارهای پیشرفته سیستم سازی و اتوماسیون را برای کشب و کار­ها با هر اندازه­ای ممکن کرده­اند. در واقع کسب و کار­های کوچک­تر مزیت سادگی بررسی، پیاده شازی و تغییر سیستم ها را نیز دارا می­باشند. همچنین کسب و کارهای کوچکی که از ابتدا با فرآیندهای سیستمی کار می­کنند رویکرد سیتمی را در DNA خود دارند و پس از رشد و بزرگتر شدن نیز این رویکرد را ادامه خواهند داد که یک ویژگی اساسی برای موفقیت در رشد سازمان در دنیای تکنولوژی کنونی است.

چه فرآیند هایی را می­توان سیستم­سازی کرد؟

یکی از چالش­های سیستم­سازی کردن کسب و کار در این است که چه فرآیند­هایی باید در ابتدا پیاده­سازی شوند. به طور خلاصه تقریبا تمامی فرآیند­های یک سازمان می­توان در سطح مخصوص به خودشان سیستمی شوند ولی تمام فرآیندها ارزش سیستمی شدن را ندارند.

برای داشتن یک ایدهی کلی از از این که باید از کجا شروع کنیم  معمولا ۵ بخش اصلی برای سیستم ­سازی هر کسب و کاری در نظر گرفته می­شود:

  • جذب مشتریان بالقوه
  • فروش و حفظ مشتریان
  • استراتژی و اهداف
  • خدمات مشتریان
  • آموزش نیروی کار

علاوه بر فرآیندهای پیچیده یکی از گام­های آسان ولی تاثیرگذار برای بهبود راندمان سازمان اتوماسیون فرآیند­های روزمره و تکرار شونده است که وقتی مجموع زمان ذخیره شده در هر تکرار را درنظر می­گیریم کمک زیادی به بهبود زیادی به راندمان افراد خواهد کرد.

از فرآیندهای کوچک شروع کنید

به یاد داشته باشید، لازم نیست در ابتدا با سیستم ­سازی کل سازمان یا استفاده از نرم ­افزارهای پیچیده شروع کنید. کافیست فرآیندهای سازمان را حتی اگر تماما توسط نیروی انسانی انجام می­شود، شناسایی و مدیریت کنید. به مرور زمان می­توانید فرآیندهای پیچیده تر را مدیریت و برخی از فعالیت ها را در هر فرآیند اتوماتیک کنید.

سیستم سازی معادل کامل و بی نقص بودن نیست بلکه تلاشی برای بهبود هر روزه کسب و کار در جهت رشد و نوآوری و حذف هزینه­های قابل حذف است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نیاز به مشاوره دارید؟ با ما گفتگو کنید