در این نوشته در نظر داریم لیست سیستم هایی که در اکثر کسب و کارها وجود دارد را ارائه و در ادامه فرایندهای موجود در هر سیستم را به تفکیک ارائه نماییم.
شناسایی سیستمهای موجود بهعنوان یکی از اولین گامهای اساسی در سیستم سازی به شمار میرود اما از کجا میتوان فهمید چه سیستمهایی در کسب و کار شما وجود دارد؟ اینکار یعنی شناسایی سیستم ها و فرایندهای موجود در کسب و کار کار خیلی ساده ای نیست ولی ما بر اساس تجربیات مختلف حاصل از اجرای پروژه های سیستم سازی و رسوب تجربیات مختلف، به لیستی از سیستم ها و فرایندهایی رسیده ایم که به احتمال زیاد در کسب و کار شما هم وجود دارد.
این نکته را در نظر بگیرید از این لیست می توانید به عنوان یک چک لیست استفاده کرده و سیستم هایی را که فکر می کنید در کسب و کار شما نیز وجود دارد، علامت بزنید تا بتوانید گام بعد را طی کنید.
یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که سیستمها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. از یک کسب و کار کوچک چند نفره تا یک کسب و کار بزرگ چند هزار نفره. در همه کسب و کارها سیستمها هستند ولی امکان دارد در یک کسب و کار کوچک یک نفر متولی و مسئول چندین سیستم باشد ولی در یک کسب و کار بزرگ چندین نفر مسئول یک سیستم باشند. مثلاً در یک کسب و کار کوچک یک نفر مسئول تولید است و همان نفر مسئول خرید مواد اولیه، انبارداری و حمل و نقل ولی در یک کسب و کار بزرگ یک سیستم مثل خرید، خود دارای چندین متولی است. پس اگر کسب و کارتان خیلی بزرگ نیست، نگران نباشید، حتماً در کسب و کار شما نیز تعدادی سیستم وجود دارد که بصورت نامرئی هستند و در واقع کسب و کار شما از این سیستمها تشکیل شده است فقط باید بتوانید آنها را شناسایی و مرئی کنید. حتی اگر در مورد سیستم های کسب و کار کار خاصی انجام نداده و تاکنون سیستم سازی نکرده اید باید بدانید هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است.
به منظور راهنمایی بهتر لیست برخی از پرکاربردترین سیستمهایی که امکان دارد در کسب و کار شما وجود داشته باشد در ادامه ارائه خواهد شد.
لیست سیستم های موجود در کسب و کارها عبارتند از:
به احتمال بسیار زیاد شما در کسب و کارتان سیستمی فراتر از آنچه در لیست بالا ارائه شد ندارید ولی اگر فکر میکنید موردی هست که در کسب و کار شما وجود دارد ولی در بالا اشاره نشده است، به سیستمهای موجود خود اضافه کنید. بر عکس این موضوع هم حتماً وجود دارد.
گام بعد از شناسایی سیستم های موجود در کسب و کارتان مدلسازی آنها است که در یک مطلب بصورت جداگانه و مفصل به آن خواهیم پرداخت منتها باید بدانید که هر سیستمی از تعدادی فرایند تشکیل شده است.
مانند شناسایی سیستم ها، شناسایی فرایندهای موجود در کسب و کار کار نیز خیلی ساده ای نیست بلکه پیچیده تر نیز هست چون تعداد فرایندها نسبت به تعداد سیستم ها خیلی بیشتر است. ولی ما بر اساس تجربیات مختلف خود، لیست از فرایندهای موجود در هر کسب و کار به تفکیک هر سیستم را نیز در ادامه ارائه کرده ایم.
سیستم مدیریت منابع مالی
با توجه به اینکه سیستم مدیریت منابع مالی برگرفته از قوانین مشخص و ثابت می‌باشد و در این حوزه نرم‌افزارهای خوبی در بازار کشور موجود است، توصیه میشود این سیستم را با بهره‌گیری از این نرم‌افزارهای آماده انجام دهید. به همین دلیل در این بخش نیازی به ارائه لیست فرایندهای مدیریت منابع مالی نمی‌باشد.
سیستم مدیریت و نگهداری دارائیها
سیستم مدیریت ریسک و اصلاح کسب و کار
سیستم مدیریت روابط کسب و کار
سیستم توسعه و مدیریت قابلیت‌های کسب و کار
نکته مهم: بار دیگر تاکید میشود اگر در لیست فرایندی را مشاهده کردید که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد، از روی آن عبور کنید و فعلاً از آن صرف نظر کنید. در این مرحله فقط فرایندهای وضع موجود یعنی فرایندهایی که در حال انجام آنها هستید را لیست کنید. در فازهای بعدی که مربوط به طراحی فرایندهای مطلوب است، بار دیگر به این لیست مراجعه خواهیم کرد و اینبار فرایندهایی که نداریم ولی فکر میکنیم برایمان مناسب است را به لیست خود اضافه خواهیم کرد.
گام بعد از شناسایی لیست فرایندها، مدلسازی آنها است که در یک مطلب جداگانه بصورت مفصل به این موضوع خواهیم پرداخت.
