فرآیند کاوی چیست؟
در این مقاله می خواهیم یک نرم افزار فوق العاده مفید که می تواند در حوزه نرم افزارهای سیستم سازی به شمار رفته و به مدیران و کسب و کارها کمک شایانی نماید، معرفی نماییم.
فرآیند کاوی را به عنوان کارآگاهی برای فرآیندهای کسب و کار در نظر بگیرید. در واقع فرآیند کاوی ابزاری است برای نگاه کردن به داده‌هایی که سیستم‌های اطلاعاتی شما (مانند ERP یا CRM) تولید می‌کنند تا متوجه شوید که واقعاً در عملیات کسب و کار شما چه اتفاقی می‌افتد. فرآیند کاوی به جای تکیه بر آنچه مردم در مورد فرآیند فکر می‌کنند یا می‌گویند، از داده‌های واقعی استفاده می‌کند تا به شما نشان دهد اوضاع چگونه جریان دارد.
فرآیند کاوی چگونه کار می کند؟
جمع آوری داده ها:
سیستم های کسب و کار شما هر اقدام انجام شده را ثبت می کنند (مانند دفترچه ثبت). این گزارش‌ها شامل زمان و جزئیات مربوط به هر مرحله از فرآیند است. ابزارهای فرآیند کاوی این داده‌ها را برای تجزیه و تحلیل جمع آوری می کنند.
کشف فرآیند:
ابزارهای فرآیندکاوی داده‌ها را می‌خواند و فرآیند را تجسم می‌کند و یک فلوچارت ایجاد می‌کند که هر مرحله را از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد. این فلوچارت نشان دهنده فرآیند واقعی است که در کسب و کار شما اجرا می‌شود، نه فرآیندی که برای اجرای آن برنامه‌ریزی کرده‌اید و یا فرآیندی ایده‌آل که در نظر دارید در کسب و کار شما اجرا شود.
بررسی انطباق:
زمانی که فرآیند واقعی که در کسب و کار شما اجرا شده است را کشف کردید (در مرحله قبل) می‌توانید آن را با قوانین و مقررات و یا رویه مورد انتظار خود مقایسه کنید. در این مقایسه احتمالا رفتارها و اجراهایی مطابق انتظار شما یاقوانین نیستند که به آن‌ها تخلف،تقلب یا انحراف می‌گوییم. با شناسایی این انحرافات و برطرف نمودن علل آن می‌توانید عملکرد کسب و کار خود را به طور قابل توجهی بهبود دهید.
تجزیه و تحلیل عملکرد:
اگر برخی از کارها در کسب و کار شما طولانی می‌شود با استفاده از فرآیند کاوی می‌توانید علت آن را پیدا کنید در واقع نگاه کنید که هر مرحله از یک فرآیند چقدر طول می کشد و گلوگاه ها یا تاخیرها در کجا اتفاق می افتد. ارزیابی کنید که آیا فرآیند کارآمد است یا مناطقی برای بهبود وجود دارد.
چرا فرآیند کاوی مفید است؟
بررسی واقعیت:
فرآیندکاوی جریان کار واقعی را نشان می دهد، نه فقط آنچه که قرار است اتفاق بیفتد یا چیزی که افراد می‌گویند. در هر سازمانی فرآیدهایی وجود دارد که با فراوانی بالا تکرار می‌شوند اگر می‌خواهید بدانید این فرآیندها در هر بازه زمانی واقعا به چه شکل اجرا می‌شوند تنها راه آن استفاده از فناوری فرآیندکاوی است.
اگر شما سیستم،فرآیند یا قوانینی را برای کسب و کار خود تنظیم کرده‌اید فرآیندکاوی به طور دقیق به این سوال پاسخ می‌دهد که چقدر در کسب و کار شما به آن ها عمل می شود. در واقع فرآیندکاویبه بررسی اینکه آیا کارمندان روشهای عملیاتی استاندارد را به درستی دنبال می کنند کمک می کند.
شناسایی مسائل:
فرآیندکاوی انحرافات از روشهای عملیاتی استاندارد را برجسته می کند، بنابراین شما دقیقاً می دانید که کجاها طبق برنامه پیش نمی روند. ممکن است در یک فرآیند تنها به دلیل رعایت نشدن یک دستورالعمل یا عملکرد ضعیف تعدادی از کارمندان عملکرد فرآیند کسب و کار شما به شدت زمانبر، بی کیفیت و یا ناکارآمد باشد. فرآیند کاوی با نمایش این انحرافات به شما کمک می‌کند تا این مشکلات را برطرف کنید.
ناکارآمدی ها و گلوگاه‌هایی را پیدا می کند که روند شما را کند می کند. در بسیاری از سازمان‌ها زمانبر شدن فرآیندها به دلایل بارکاری بالای برخی از کارمندان و یا در دسترس نبودن برخی از افراد در زمان مورد نظر است. فرآیند کاوی به شما کمک می‌کند تا به این سوال پاسخ دهید که علت اصلی تاخیرها و زمانبر شدن فرآیندها در کسب کارتان چیست؟
بهبود فرآیندها:
فرآیند کاوی بینش های مبتنی بر داده را برای اصلاح و بهینه سازی روشهای عملیاتی استاندارد ارائه می دهد. به تصمیم گیری آگاهانه برای بهبود کارایی و انطباق کلی کمک می کند. برای نمونه به شما کمک می‌کند در صورتی که قصد اضافه کردن منابع انسانی برای اجرای فرآیندی خاص دارید برای کدام فعالیت‌ها اضافه شدن این منابع می‌تواند موثر تر باشد
مثال ساده: برای درک بهتر مفهوم فرآیندکاوی و قابلیت‌های آن مثال ساده زیر را در نظر بگیرید که مربوط به فرآیند تحویل پیتزا به مشتریان است.
روش عملیاتی استاندارد برای تحویل پیتزا به شکل زیر است:
دریافت سفارش -> آماده سازی پیتزا -> پخت پیتزا -> بسته بندی پیتزا -> تحویل پیتزا
فرآیند کاوی:
فرآیند کاوی داده ها را از سیستم سفارش، نرم افزار مدیریت آشپزخانه و سیستم ردیابی تحویل شما جمع آوری می کند. و رویه واقعی را که در حال اجراست را به شما نمایش می‌دهد
دریافت سفارش -> آماده سازی پیتزا -> تاخیر -> پخت پیتزا -> تاخیر -> بسته بندی پیتزا -> تحویل پیتزا
یافته ها:
فرآیند کاوی به شما نمایش می‌دهد که قبل از پخت وبسته‌بندی تاخیرهایی وجود دارد.. داده ها نشان می دهد که این مراحل بیشتر از حد انتظار طول می کشد.
اقدامات:
بررسی کنید که چرا تاخیر وجود دارد. شاید کارکنان آشپزخانه به آموزش بیشتری نیاز داشته باشند یا در مورد فر مشکلی وجود داشته باشد. روشهای عملیاتی استاندارد را به روز کنید یا منابع اضافی را برای ساده سازی فرایند فراهم کنید. برای مثال ممکن است لازم باشد در برای آشپزخانه یا بسته بندی نیروی جدید استخدام کنید.
نتیجه
فرآیند کاوی مانند داشتن یک دید واضح و مبتنی بر داده از فرآیندهای کسب و کار شماست. برای کسانی که با روشهای عملیاتی استاندارد (SOP) ها آشنا هستند، این ابزار قدرتمندی است تا اطمینان حاصل شود که آنچه باید اتفاق بیفتد واقعاً اتفاق می افتد، و یافتن راه هایی برای روان تر و کارآمدتر کردن کارها. با درک و به کارگیری فرآیند کاوی، می توانید فرآیندهای خود را با SOPهای خود هماهنگ نگه دارید و به طور مداوم عملیات خود را بهبود بخشید.