نرم افزارهای سیستم سازی

قطعاً همه کسب و کارها با این فلسفه شکل گرفته اند که یک سری محصولات و خدمات به بازار ارائه و به ازای آن کسب درآمد کنند.  برای اینکه کسب و کارها به این هدف برسند باید مسیری مشابه مسیر پایین را طی نمایند یا به عبارت دیگر سیستم های زیر را در کسب و کار خود طراحی، ایجاد و ارتقا دهند. در این مقاله همچنین ما به معرفی نرم افزارهای سیستم سازی پیشنهادی می پردازیم؛ با ما همراه باشید.

  • تامین مواد اولیه
  • ثبت سفارش مشتری از طرق گوناگون از جمله سایت، حضوری، تلفنی و….
  • فروش محصول یا خدمت به مشتری
  • پردازش سفارش که معمولاً توسط انبار انجام خواهد شد.
  • اگر کالای موردنظر در انبار موجود نباشد باید نسبت به خرید و تامین موجودی اقدام شود.
  • اگر کالا موجود باشد، تسویه حساب و انجام امور مالی
  • بحث انواع وصول مطالبات نیز مطرح است: نقدی یا اعتباری
  • صدور فاکتور نهایی
  • تحویل و ارسال کالا یا ارائه خدمات
  • ارائه پشتیبانی و خدمات به ازای محصول فروخته شده

تقریبا به ازای هر یک از اقدامات فوق باید یک سیستم در کسب و کار وجود داشته باشد. لطفا توجه نمایید که در اینجا منظور ما از سیستم نرم افزار نیست.

از سوی دیگر معمولاً اکثر این سیستم ها در کسب و کارها بر بستر کاغذ و غیر الکترونیکی اجرا می شوند. البته منظور از الکترونیکی نبودن این نیست که افراد درگیر در این سیستم ها از کامپیوتر استفاده نمی کنند یا به همدیگر ایمیل نمی زنند یا حتی از نرم افزارهای مثل ورد یا اکسل استفاده نمی کنند بلکه به ازای سیستم های اشاره شده نرم افزار اختصاصی وجود ندارد.

نبود نرم افزار به ازای هر یک از سیستم ها مشکلات زیادی برای کسب و کار ایجاد کرده و فرصت های از دست رفته بالایی دارد که از جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • امکان وقوع خطای انسانی وجود دارد
  • انجام فعالیت ها کند و پرهزینه است
  • سرعت اعمال تغییرات و بهبود در فرایندها پایین است
  • استخراج زمان و هزینه انجام فعالیت ها تقریبا غیرممکن است.
  • امکان کنترل عملکرد افراد مشکل است
  • تهیه گزارشات در لحظه امکانپذیر نیست
  • و…

از طرفی خرید یا تولید نرم افزار اختصاصی برای شرکت­های کوچک بسیار برای هر سیستم هزینه بر است.

پس راه حل چیست؟

متاسفانه برخی راه حل دغدغه بسیار مهم فوق را بکارگیری نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا همان سیستم های گردش مکاتبات می دانند در حالیکه به هیچ عنوان نرم افزارهای اتوماسیون اداری پاسخگوی نیازمندی های اشاره شده نمی باشد. چرا؟ زیرا بستر اصلی گردش اطلاعات در نرم افزارهای اتوماسیون اداری نامه است و بر خلاف فرم، نامه یک قالب غیر استاندارد است. اصولاً اتوماسیون اداری عامل تبدیل ثروت به زباله است. امروزه داده ها با ارزش ترین چیزی هستند که در دنیا وجود دارد. وجود شرکت هایی مثل گوگل یا فیش بوک در صدر شرکت های برتر دنیا خود گواه این ماجرا است. این شرکت ها داده را به اطلاعات و دانش تبدیل کرده و به فروش می رساند و درآمد سرشاری از این موضوع کسب می کند. پس داده ها یکی از با ارزش ترین دارائی های سازمان ها هستند و این درحالی است که در کشور ما کاملاً متفاوت و بر عکس با داده­ ها رفتار می­شود.

بدیهی است به منظور تبدیل داده ­ها به اطلاعات و دانش باید آنها را استخراج کرد ولی معمولاً داده ­ها در کجا انباشت می شوند که باید نسبت به استخراج آنها اقدام کرد؟ داده­ های خام معمولاً در پایگاه­ های داده سیستم ها و نرم افزارهای سازمان ذخیره و انبارش می شوند و باید بر اساس فرایند خاصی آنها را استخراج و به اطلاعات و دانش تبدیل کرد.

نکته تاسف بار در کشور ما آنجایی است که درصد بالایی از گردش اطلاعات در سازمان ها و کسب و کارهای کشور ما بر بستر اتوماسیون اداری انجام می شود که قابلیت تبدیل به اطلاعات و دانش از این گردش اطلاعات وجود ندارد. زیرا معمولاً اطلاعات و نامه ها در اتوماسیون اداری بصورت عکس یا پی دی اف در پایگاه داده این سیستم ها ذخیره می شوند و ما در حال تبدیل داده­ های خود به تصاویر هستیم!

نرم افزارهای سیستم سازی پیشنهادی کدام است؟

یکی از راه حل ها برای کسب و کارهای کوچک و متوسط بکارگیری سیستم های آماده ای است که سیستم های مورد نیاز کسب و کار را مکانیزه کنند.

در بین انواع نرم افزارهای موجود در دنیا، نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری یا همان نرم افزارهای CRM، قابلیت ها و ماژول های مختلفی دارند که از طریق آنها میتوان بسیاری از سیستم ها را در کسب و کارها مکانیزه کرد. البته نرم افزارهای CRM تنها نرم افزاری نیستند که کسب و کارها به آنها نیاز دارند لیکن تا حدود زیادی نیازمندی کسب و کارها خصوصا کسب و کارهای کوچک را پوشش خواهد داد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *