زمان مطالعه مطلب: 5 دقیقه

سیستم سازی“در حال حاضر یک واژه محبوب است، و شاید شما علاقه زیادی به یادگیری نحوه سیستم سازی تجارت خود تا این مرحله نداشته باشد.

وقتی یک کسب و کار کوچک دارید (و به خصوص اگر تازه کار خود را شروع کرده اید) سیستم سازی همه موارد  ممکن است ضروری نباشد، و احساس کنید که ایده نشستن و ایجاد و مستند سازی تمام فرایندهای شما طاقت فرسا است.

با این حال اگر می‌خواهید کسب و کار خود را گسترش دهید 100% نیاز به سیستم سازی دارید.

بنابراین … این چگونه به نظر می‌رسد؟

دقیقاً چه چیزی سیستم سازی می‌شود؟

آیا وظایف یا زمینه‌هایی از کسب و کار شما وجود دارد که نیاز به سیستم سازی آنها داشته باشید؟

در این پست، همه مواردی را که باید درباره سیستم سازی کسب و کار کوچک خود بدانید یاد خواهید گرفت:

  • سیستم سازی چیست؟
  • چرا سیستم سازی برای رشد و موفقیت کسب و کار شما بسیار مهم هستند
  • زمان آن رسیده است که کسب و کار خود را سیستم سازی کنید
  • روند 6 مرحله ای برای سیستم سازی کسب و کار
  • بهترین ابزار برای کمک به شما در سیستم سازی
  • بهترین ابزار برای کمک به شما در اتوماسیون سیستم‌های خود

به عنوان صاحب یک کسب و کار کوچک، به راحتی می‌توانید در کارهای ساده­ی خود مشغول شوید. اما امیدوارم که در پایان، این پست الهام بخش شما برای انجام، رشد و مقیاس گذاری کسب و کار با استفاده از سیستم سازی باشد.

سیستم سازی چیست؟

به بیان ساده‌تر، سیستم سازی داشتن یک فرایند مستند و قابل تکرار برای چگونگی انجام یک کار خاص است.

یک سیستم خوب باید هر مرحله از فرایند را مشخص کند، اینکه مسئول هر مرحله چه کسی است، از چه ابزار یا منابعی استفاده خواهند کرد و و چه زمانی این وظایف اتفاق می‌افتد.

به عنوان مثال، یک سیستم برای شبکه‌های اجتماعی شما ممکن است:

  1. محمد محتوای 30 روز از شبکه‌های اجتماعی را برنامه ریزی می‌کند و اول هر ماه به مریم ایمیل می­کند.
  2. مریم تصاویری برای پست‌های شبکه اجتماعی می­سازد و هفتم هر ماه پست‌های مربوط به تیم انتشار آکادمی سیستم سازی را ارسال می­کند.
  3. دهم هر ماه، فاطمه پست‌های شبکه‌های اجتماعی را به مدت 30 روز در zapier برنامه ریزی می‌کند.

همانطورکه مشاهده می­کنید، این سیستم شامل نام، تاریخ و ابزار مورد استفاده، در صورت لزوم است.

بهتر است هر مرحله واضح‌تر و با جزئیات بیشتر باشد. این کار فضای بسیار کمتری را برای خطا، سردرگمی یا از قلم افتادن موارد مهم باقی می‌گذارد.

چرا سیستم سازی بسیار مهم است؟

طبق تحقیقات، تقریباً 96٪ شرکت‌ها در کسب و کار خود از فرآیندهای مستندسازی شده یا سیستم استفاده می­کنند.

با داشتن این تعداد بالا، واضح است که استفاده از سیستم باید مزایای عمده ای داشته باشد!

اما، علاوه بر اینکه به جلوگیری از اشتباهات کمک می‌کند، سیستم سازی برای چه چیز دیگری مفید است؟

بیاید یک نگاهی بیندازیم.

  1. فشار را از روی دوش شما برمیدارد

به عنوان صاحب کسب و کار، با شما مخالفت نمی‌شود.

اگر مریض شدید یا باید مرخصی بگیرید، برای کسب و کار شما چه اتفاقی می‌افتد؟

داشتن سیستم‌هایی در محل کار، به معنای این است که می‌توانید در هنگام اداره کارهای خود بسیار راحت‌تر عمل کنید.

می‌توانید با برون سپاری یا ایجاد یک تیم شروع کنید و مطمئن باشید که هر کسی که مسئول این کارها باشد دقیقاً می‌داند چه کاری باید انجام دهد، زیرا آنها دقیقاً فرآیند شما را دنبال می‌کنند.

  1. به شما کمک می‌کند تا شکاف‌ها را تشخیص دهید.

هنگامی که در محل کار خود سیستم داشته باشید، زمانی که مواردی از قلم بیفتد بسیار واضح‌تر دیده می‌شود.

برخی از شکاف‌هایی که ممکن است بتوانید آنها را تشخیص دهید شامل این موارد زیر است:

  • افراد یا منابعی که با تمام توان خود استفاده نمی‌شوند.
  • مسائل مربوط به زمان بندی، مانند: اختصاص دادن زمان زیاد یا کم به بعضی از کارها
  • کارهای تکراری که موثر نیستند
  • علت تاخیر و یا بهم ریختگی در خروجی شما: به عنوان مثال، سیستم‌ها به شما اجازه می‌دهند دقیقاً ببینید کجا، چه زمانی یا چه کسی ممکن است در این امر سهیم باشد.

بخشی از شناسایی شکاف‌ها این است که اعضای تیم شما بدانند شما به نظرات آن‌ها درمورد سیستم موجود اهمیت می‌دهید. یک لیست پیشنهادی را تهیه کنید و به طور مداوم تغییرات و اضافات را اعمال کنید تا همه چیز روان کار کند!

  1. باعث ایجاد ثبات در کسب و کار شما می‌شود.

داشتن سیستم به معنای سازگاری بیشتر در خروجی است، صرف نظر از اینکه چه کسی یک وظیفه یا فرایند را تکمیل می‌کند.

این امر به ویژه هنگامی که صحبت از کار مشتری می‌شود بسیار مهم است: اطمینان از اینکه هر مشتری کیفیت کار یکسانی دارد و هر پروژه یا کار بطور مداوم انجام می‌شود.

این برای کسب و کار شما نیز مفید است، زیرا با سرمایه گذاری قابل پیش بینی منابع می‌توانید روی کار انجام شده در مدت زمان مشخص حساب کنید … نیاز به حدس و گمان نیست!

  1. کار آموزش را بسیار راحت‌تر می‌کند.

هنگامی که اعضای جدید تیم را استخدام می‌کنید یا می‌خواهید کار برون سپاری را شروع کنید، سیستم‌های موجود باعث می‌شود کل فرایند آسان‌تر شود.

به جای اینکه برای کارمندانی که جدید استخدام شده اند زمان زیادی صرف کنید تا به سوالاتشان پاسخ دهید و تلاش کنید تا کارهایی که نیاز است انجام دهند را به آنها توضیح دهید، به راحتی می‌توانید آنها را از طریق مستنداتی که در سیستم‌های مربوطه است آموزش دهید و از زمان، پول و زحمات خود نگهداری کنید.

اگرچه این کار آموزش را کاملاً عملی نمی‌کند، اما مطمئناً یک پایه محکم به شما می‌دهد و به شما اطمینان می‌دهد که آموزش استخدامی‌های جدید بدون مشکل است!

  1. به اعضای تیم شما آزادی و انعطاف بیشتری می‌بخشد.

در ابتدا ممکن است دارای تناقض باشد. چگونه سیستم‌ها و فرآیندها به اعضای تیم شما آزادی و انعطاف پذیری بیشتری می‌دهند؟

اول اینکه وقتی که سیستم‌های موجود در جریان هستند، دیگر نیازی به مدیریت جزئی تیم نیست. آن‌ها دقیقاً می‌دانند که چه کاری را در چه زمانی لازم است انجام دهند(بدون دخالت فرد).

دوم اینکه همه اصول اولیه در جای خود قرار دارد و آنها نیازی به اتلاف وقت برای تهیه مجدد چرخه ندارند؛ ولی انعطاف پذیری و توانایی برای کارهایی که مهارت لازم را دارند انجام دهند و خلاقیت به کار ببرند.

به عنوان مثال، نویسنده وبلاگ شما می‌تواند به جای نگرانی در مورد اینکه یک پست وبلاگ چه مدت باید طول بکشد، یا چه زمانی باید منتشر شود، یا چه کسی آن را تبلیغ کند، بر روی آنچه دوست دارد و آنچه که برای آن استخدام شده است، تمرکز کند (در واقع نوشتن پست وبلاگ)! system

  1. باعث صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود.

طبق تحقیقاتی که توسط یک شرکت مشاوره ای لهستانی انجام شده است، حدود نیمی از شرکت‌ها از فرآیندهای کسب و کار عمدتاً به عنوان راهی برای کاهش هزینه‌ها استفاده می‌کنند.

وجود فرآیندها و سیستم‌های مستقر نه تنها هزینه را کاهش می‌دهد، بلکه کارایی را نیز افزایش می‌دهد و زمان لازم برای آموزش استخدامی‌های جدید را کم می‌کند و منجر به بهبود مستمر در تجارت شما می‌شود.

اگر این دلیل کافی برای شروع سیستم سازی کسب و کارتان نیست، من درباره آن اطلاعی ندارم!

این مقاله ادامه دارد و به زودی تکمیل می گردد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دریافت مشاوره پیام دهید.