هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
در مقاله قبلی که از سایت آکادمی سیستم‌سازی منتشر شد ما محبوب‌ترین تکنیک‌های بهره‌وری شخصی را معرفی‌کردیم. در ادامه با ما همراه باشید تا به طور مفصل به نحوه‌ی اجرای تکنیک انجام‌کارها(GTD) بپردازیم.
Getting Things Done یک روش مدیریت زمان است که در کتابی با همین عنوان توسط مشاور بهره‌وری، دیوید آلن شرح داده شده است. روش GTD به ایده انتقال وظایف و پروژه های برنامه ریزی شده از ذهن با ضبط آن‌ها در خارج و سپس شکستن آن‌ها به موارد کار عملی متکی است.
پنج مرحله ساده برای GTD
5 روش اساسی برای روش GTD وجود دارد:
- جمع‌آوری
- شفاف سازی
- سازماندهی
- بازبینی
- اجرا
- جمع‌آوری
برای این‌که GTD کار کند، باید ذخیره‌سازی اطلاعات در مغز خود را متوقف کنید. هر چیزی که به ذهن شما خطور می‌کند – کارهای روزمره، رویدادها، ایده‌ها، توصیه‌های کتاب و غیره – باید بلافاصله در صندوق ورودی ضبط و ذخیره شود. در GTD یک صندوق ورودی، چه فیزیکی و چه دیجیتالی، نمایشی بصری از تمام ورودی‌هایی است که شما باید روزانه با آن رجوع کنید.
صندوق ورودی شما فقط برای جلوگیری از هرج و مرج افکار شما استفاده می‌شود تا آن‌ها را از ذهن خود دور کند. یکی از اصول اصلی GTD این است که وظایف را از لحظه‌ای که به شما واگذار می‌شوند، از ذهن خود خارج کرده و وارد سیستم خارجی خود کنید.
- شفاف‌سازی
وقتی همه چیز را در صندوق ورودی (یا صندوق‌های ورودی) خود جمع کردید، می‌توانید پردازش همه چیز را شروع کرده و درباره این‌که با همه آن ورودی‌ها چه کاری باید انجام دهید، تصمیم بگیرید.
GTD از یک گردش کار ساده پیروی می‌کند تا شما را در روند تصمیم گیری راهنمایی کند. درخت تصمیم GTD نحوه سازماندهی هر ورودی را در مکان مناسب خود در سیستم را نشان می‌دهد. ما کمی درخت تصمیم GTD را خراب خواهیم کرد و روند دقیق شناسایی همه چیز و قرار دادن چیزها در ظروف مناسب را به شما نشان خواهیم داد تا همیشه در صورت نیاز بدانید که دقیقاً همه چیز در کجاست.
صندوق ورودی شما تحت کنترل است
وضوح یکی از مولفه‌های مهم یک سیستم قابل اعتماد است و باعث خاموش شدن چند وظیفه ذهنی می‌شود که می‌توانستند بهره‌وری شما را کم کند. یک راه مهم برای این کار تمیز کردن صندوق‌های ورودی به طور منظم است. اگر صندوق‌های ورودی خود را به طور منظم پردازش نکنید، یک پرونده عقب افتاده ایجاد می‌کنید. مواجه شدن با صندوق ورودی ایمیل با صدها پیام در مقابل صندوق ورودی با 50 پیام که باید پردازش شوند، می‌تواند انگیزه ایجاد کند. هرچه وظیفه بزرگتر باشد، تمایل به تعویق انداختن بیشتر می شود. با پردازش منظم صندوق‌های ورودی خود، می‌توانید سریع‌تر وظایفتان را پیگیری کنید.
- سازماندهی
وقتی چیزی را تشخیص دادید، باید آن را در مکان مناسب قرار دهید. به عنوان مثال، اگر کاری عملی است، آن را در سیستم مدیریت کار خود قرار دهید. از جمله ابزاری‌های مناسبی که می‌توانید برای سازماندهی اطلاعاتتان استفاده کنید می‌توان به OmniFocus، Todoist (که ابزاری بسیار عالی برای ایجاد بسترهای مختلف است)، Trello، Asana و حتی از Outlook می‌توان برای GTD استفاده کرد.
اگر چیزی که نوشتید قابل اجرا نیست اما مرجعی است که بعداً ممکن است به آن احتیاج داشته باشید، آن را در جایی قرار دهید که به راحتی بخاطر بیاورید. اگر به زمان حساس است، مانند جلسه یا قرار، آن را در تقویم خود قرار دهید. اگر مهم نباشد، ممکن است تصمیم بگیرید آن را حذف کنید. system
درک زمینه‌ها
یک زمینه اساساً فقط یک ابزار، شی، مکان یا شخصی است که برای انجام کار به آن نیاز دارید. به عنوان مثال، لیستی از تماس‌های تلفنی که باید برقرار کنید در متن “تلفن” یا لیستی از اقلام مواد غذایی در متن “فروشگاه مواد غذایی” گروه بندی می‌شود. اگر موضوعی باشد که شما باید با شخصی در تیم خود در مورد آن بحث کنید، ممکن است زمینه ای برای آن شخص یا زمینه “دفتر” برای کارهایی داشته باشید که فقط با رسیدن به دفتر کار قابل انجام است. اگر واقعاً می‌خواهید ایده‌آل باشد، حتی می‌توانید زمینه‌هایی بر اساس سطح انرژی داشته باشید. شما می‌توانید یک زمینه کم انرژی با “پیروزی های آسان” داشته باشید، یک زمینه با انرژی بالا برای زمانی که واقعا انگیزه انجام را دارید.
- بازبینی
اولین اشتباهی که افراد مرتکب می‌شوند و این بزرگترین دلیل عدم کار GTD برای افراد است، عدم بررسی کافی و مکرر GTD است.
با عدم بررسی مداوم، افراد فقط اجازه می‌دهند همه چیز جمع شود و همگام شدن با سیستم آن‌ها دشوارتر می‌شود. آن‌ها می‌توانند سیستم را تنظیم کنند، اما پس از آن‌که آن را تنظیم می‌کنند آن را فراموش می‌کنند. وقتی نوبت به بهره‌وری می‌رسد، برای انجام کارها باید مرتباً در حال بازبینی و تنظیمات باشید.
مهم است که لیست های خود را پاک و به روز کنید. ما توصیه می‌کنیم این بازبینی را به صورت هفتگی انجام دهید. کمی زمان لازم است اما مزیت این احساس که بالاخره کنترل زندگی خود را در دست دارید بسیار بیشتر از هزینه‌ای که شده ارزش دارد.
بسیاری از افراد برای برنامه ریزی کار خود هر روز یک فرآیند بازبینی ساده را دنبال می‌کنند. این کار را می‌توان در پایان روز انجام داد تا برای روز بعد آماده شد یا به عنوان بخشی از یک مراسم صبحگاهی می‌توان این کار را انجام داد. برنامه کاری روزانه تدوین شده از قبل به شما اجازه می‌دهد تا روی کاری تمرکز کنید که از همه مهمتر است و به شما کمک می‌کند تعلل و حواس پرتی های اجتناب ناپذیر را پشت سر بگذارید.
- اجرا
اکنون شما آماده انجام کارها هستید. وقتی چهار قدم اول را به طور مداوم دنبال کنید، احساس شفافیت و کنترل روزانه بر وظایفتان خواهید داشت. می‌توانید اطمینان داشته باشید که در حال صرف وقت، انرژی و توجه خود بر روی اقدامات مناسب بعدی هستید. ذهن شما آزاد خواهد بود با اطمینان از این‌که هیچ چیز فراموش نمی‌شود. زیرا در سیستم معتبری ضبط و پردازش شده است.
درخت تصمیم GTD
بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه با استفاده از درخت تصمیم GTD این را اعمال کنیم:
اگر این موضوع کمی گیج کننده به نظر می‌رسد، نترسید. ایده اصلی این است:
در طول روز، بطور مداوم با اطلاعاتی مانند کارهایی که باید انجام دهید، اسامی و شماره تلفن ها و غیره مواجه می‌شوید.
همه این موارد دائماً در “صندوق ورودی” شما برای این‌که کدام را انجام دهید، رقابت می‌کنند. وقتی اطلاعاتی از این دست به سراغ شما می‌آید، اولین سوالی که باید از خود بپرسید این است که “این اطلاعات چیست؟” هنگامی که تصمیم گرفتید چیست، می توانید به سوال “آیا عملی است؟” پاسخ دهید.
ورودی هایی که قابل اجرا نیستند.
اگر عملی نباشد، می‌تواند یکی از 3 مکان را به آن‌ها اختصاص دهد – سطل زباله ، روزی ممکن است یا فایل مرجع.
اول، می‌تواند به سطل آشغال برود. مقدار شگفت آوری از اطلاعاتی که سعی می‌کنیم به آن‌ها رسیدگی کنیم در واقع متعلق به اینجا است. از حذف مواردی که فکر می‌کنید مهم نیستند، نترسید. اگر واقعاً مهم باشد، می‌توانید آن را یا در پوشه‌ای با عنوان روزی/ شاید (اگر بازنگری در آن بعداً مهم باشد) یا در یک پرونده مرجع قرار دهید تا در صورت نیاز واقعی به راحتی به اطلاعات دسترسی پیدا کنید.
قانون 2 دقیقه‌ای – اگر اطلاعات، یک پروژه نیست و در واقع می‌توانید آن را در 1 مرحله به پایان برسانید، سوال بعدی که باید بپرسید این است که “آیا این کار کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد؟” اگر اتمام فعالیت کمتر از دو دقیقه طول بکشد، کافی است ادامه دهید و آن را به پایان برسانید – تصمیم گیری در مورد برنامه پیگیری احتمالاً زمان و تلاش بیشتری خواهد داشت تا این‌که در واقع فقط فعالیت را کامل کنید.
تفویض اختیار یا به تعویق انداختن – اگر انجام آن بیش از دو دقیقه طول بکشد، می‌توانید یکی از دو کار را با آن انجام دهید – تفویض یا به تعویق انداختن آن.
ابتدا می‌توانید آن را به شخص دیگری واگذار کنید، در این صورت باید مطمئن شوید که در لیست انتظار قرار دارد تا پیگیری کنید. اطمینان حاصل کنید که آن را فقط تحویل ندهید و فراموشش نکنید، به خصوص اگر شما در نهایت مسئول انجام فعالیت باشید. پیگیری و تأیید پایان کار مهم است.
البته، تفویض اختیار معمولاً آسانتر از انجام است. دوم، می‌توانید آن را به تعویق بیندازید. وقتی کاری را به تعویق می‌اندازید، به یکی از دو دلیل آن را به سمت آینده سوق می‌دهید: یا باید کار را در یک زمان مشخص انجام دهید، یا قبل از رسیدن به آن کار نیاز به انجام کار دیگری دارید. اگر کار را به دلیل زمانبندی خود به تعویق می اندازید (مانند جلسه)، آن را در تقویم خود قرار دهید.
اگر زمانبندی نشده باشد و منتظر باشید کار دیگری قبل از رسیدن به این کار به پایان برسد، در لیست “اقدامات بعدی” شما قرار می‌گیرد. برنامه Getting Things Done برای این کار بسیار مناسب است ، زیرا شما اغلب می‌توانید پروژه‌های متوالی داشته باشید که در آن‌ها وظایف به عنوان غیرقابل دسترس مشخص شده‌اند تا این‌که کار قبلی انجام شود.
ادامه دارد…