هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
در زیر یک نمونه عملی از چگونگی اجرای تکنیک GTD به صورت روزمره آورده شده است.
یک مثال در زندگی واقعی:
تام یک کارآفرین جوان است که به تازگی از دانشگاه فارغ التحصیل شده است. او چندین ایده خوب داشته است اما مدت زیادی است که قادر به تمرکز بر روی هر یک از آنها نیست، بنابراین او در حال آزمایش سیستم GTD است به این امید که در واقع بتواند برخی از ایده‌های خوب خود را پیگیری و اجرا کند. آخرین ایده او که معتقد است بهترین ایده او (خدمات تحویل مواد غذایی) است، بنابراین تصمیم می‌گیرد کمی بیشتر آن را پیگیری کند:
اول، او از خود می پرسد “این چیست؟”
این یک ایده تجاری است که او برای ادامه کار هیجان زده است. سوال بعدی این است که “آیا عملی است؟”
همانطور که گفته شد، – فقط یک ایده است – بنابراین او آن را دوباره به این صورت تعریف می‌کند “شروع کسب و کار تحویل مواد غذایی” اکنون که قابل اجرا است، سوال بعدی این است که “اقدام بعدی چیست؟”
در این مرحله، تام متوجه میشود که شروع یک کار تحویل مواد غذایی کاملاً تلاش می‌خواهد، زیرا این یک اقدام یک مرحله ای نیست و او آن را به یک پروژه در سیستم مدیریت وظایف خود تبدیل می کند.
او به سرعت چندین وظیفه را که باید انجام دهد شناسایی می‌کند، مانند:
شناسایی رقبای محلی
خرید یک وسیله نقلیه تحویل
محاسبه‌ی هزینه‌های کسب و کار
انتخاب یک نام تجاری و غیره.
وی به جای تلاش برای انجام یکباره همه كارها، یك وظیفه را برای شروع مشخص می‌كند (“شناسایی رقبای محلی”). سوال بعدی که وی باید بپرسد این است که “آیا انجام این کار کمتر از 2 دقیقه طول می‌کشد؟”
ممکن است بیشتر طول بکشد، اما تام فکر می‌کند که می‌تواند آن را فقط در عرض چند دقیقه کامل کند بنابراین با جستجوی سریع Google در “خدمات تحویل مواد غذایی” در منطقه خود:
تام جستجوی گوگل را انجام می‌دهد و تمام رقبایی را که نشان می‌دهد، یادداشت می‌کند.
برنامه‌ها و ابزارها برای کاربران GTD
رمز کار ) GTD یا هر روش مدیریت کار) این است که مطمئن شوید می‌توانید به سیستم خود اعتماد کنید. یکی از جنبه‌های آن این است که بدانید از چه برنامه‌هایی استفاده می‌کنید و چه نقشی را پر می‌کنند.
حداقل برنامه‌های مورد نیاز:
برنامه‌ای برای ذخیره‌سازی
برنامه‌ای برای ردیابی پروژه‌ها
برنامه‌ای برای ردیابی اقدامات بعدی
برنامه‌ای برای موارد مرجع
یک تقویم
نکات عمومی GTD
- برای شلوغی کاغذ خود راه حلی داشته باشید. حتی اگر اهل فن باشید، گاهی اوقات هنوز کاغذی دارید که باید با آن کنار بیایید. راه آسان برای مقابله با این مسئله فقط اسکن کردن آن در سیستم بدون کاغذ است.
- سیستمی را که برای شما مناسب است پیدا کنید. در صورت تمایل می‌توانید گردش کار GTD را تغییر دهید تا متناسب با نیازهای خاص شما باشد. برای شکل دادن به سیستم منحصر به فرد خود که متناسب با سبک زندگی شما باشد، استفاده کنید. نگران “پایبند بودن به قوانین” نباشید و بیشتر به کار گرفتن سیستم برای خودتان توجه کنید.
- وقت زیادی را صرف کلنجار رفتن با سیستم خود نکنید. بهترین سیستم سیستمی است که با کمترین اصطکاک کار کند. ابزار OmniFocus ابزار مناسبی است.
- نسبت به آن‌چه می‌توانید انجام دهید واقع بین باشید. پانزده مورد را در لیست کارهای روزانه خود قرار ندهید. وقتی همه آنها را تمام نکنید، فقط خودتان را برای ناامیدی آماده می‌کنید. در عوض، سه وظیفه مهم خود را انتخاب کنید و بر روی آنها تمرکز کنید. اگر موفق به انجام آن سه کار شدید، سه مورد دیگر را انتخاب کنید. با این روش ، شتاب ایجاد می‌کنید و در واقع منتظر حمله به لیست کارهای خود خواهید بود زیرا به جای ترس از غیرممکن آنها متوجه می‌شوید که قابل دستیابی است.
- برای انجام کارهای بیشتر، تایم بوکسینگ را تمرین کنید. مشهورترین کاربرد این روش Pomodoro است که در آکادمی سیستم سازی به طور مفصل درباره آن نوشته‌ایم. ایده اصلی این است که شما یک تایمر را برای 25 دقیقه تنظیم کنید و فقط بر روی کار خود تمرکز کنید، سپس پنج دقیقه استراحت کنید. آن را امتحان کنید ، شگفت زده خواهید شد که اگر فکر خود را به آن بسپارید در مدت 25 دقیقه چقدر می‌توانید کار کنید!
- فرایند بررسی را امری بدیهی تلقی نکنید. یک بار انجام ندادن آن در نهایت منجر به عدم انجام آن می شود. اگر تأمل نکنید، در نهایت شکست خواهید خورد و نمی توانید از مزایای کامل سیستم GTD بهره‌مند شوید. system