ساختار سازمانی: تعریف، انواع و اهمیت در کسب و کارها
ساختار سازمانی یکی از عناصر اساسی مدیریت کسب و کار است که تعیین میکند چگونه فعالیتها، وظایف و مسئولیتها در کسب و کار تقسیم شده و هماهنگ میشوند. این ساختار نقشه راهی برای مدیریت ارتباطات، گردش اطلاعات و تصمیمگیری است و نقش کلیدی در عملکرد و موفقیت کسب و کار ایفا میکند. همسویی ساختار سازمانی با فرایندها و سیستم ها نیز از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. بطوریکه همسو نبودن ساختار سازمانی با سیستم ها و فرایندها باعث میشود کسب و کار شما در اجرای موفق سیستم ها و سیستم سازی موفقیت چندانی به دست نیاورد.
در این مطلب می خواهیم در مورد ساختار سازمانی، انواع آن و اینکه کدام ساختار مناسب چه کسب و کاری است صحبت کنیم.
ساختار سازمان به چارچوب و نحوه کسب و کاردهی افراد، بخشها و فرآیندهای یک کسب و کار گفته میشود که روابط رسمی، خطوط گزارشدهی و تقسیم وظایف را مشخص میکند. به بیان ساده، ساختار سازمانی مشخص میکند که چه کسی به چه کسی گزارش میدهد و چگونه بخشهای مختلف کسب و کار با هم همکاری میکنند.
با توجه به تعریفی که از ساختار سازمانی داده شد، اهمیت داشتن آن از چند جهت حائز اهمیت است:
براساس نوع کسب و کار و فعالیتهای مربوط به آن، ساختار سازمانی به چند نوع تقسیم میشوند:
ساختار سلسله مراتبی مناسب کسب و کارهای دولتی، نظامی و شرکتهای بزرگ با وظایف روتین است.
ویژگیهای این ساختار، سنتی و قدیمی، روابط به صورت عمودی از بالا به پایین، هر کارمند فقط به یک مدیر گزارش میدهد و تصمیمگیری متمرکز است.
از مزایای این نوع ساختار، وضوح در وظایف و مسئولیتها، نظم و انضباط بالا و کنترل و نظارت آسان است.
معایب آن عدم انعطافپذیری، کندی در تصمیمگیری، فاصله زیاد بین مدیران و کارکنان می باشد.
این ساختار برای کسب و کارهای با عملیات تکراری و قابل پیشبینی مانند کارخانهها یا بانکها مناسب است. از ویژگیها باید به تقسیمبندی کسب و کار بر اساس تخصصها مثل مالی، منابع انسانی، بازاریابی، در یک بخش قرار گرفتن کارکنان با مهارتهای مشابه و نظارت مدیران بر فعالیتهای تخصصی خود اشاره کرد.
مزایای این نوع از ساختار، توسعه تخصص و مهارت در کارکنان،کارایی بالا در انجام وظایف مشابه، استفاده بهینه از منابع انسانی میباشد.
ارتباط ضعیف بین بخشها، تفکر جزیرهای تمرکز بیش از حد بر وظیفه خود و کندی در پاسخ به تغییرات محیطی از معایب ساختار وظیفهای هستند.
این ساختار برای کسب و کارهای بزرگ چندمحصولی یا چندمنطقهای مانند شرکتهای چندملیتی (مثل سامسونگ، کوکاکولا) مناسب است. در این ساختار بر اساس محصول، منطقه جغرافیایی یا مشتری، کسب و کار به بخشهایی مستقل تقسیم میشود و هر بخش دارای واحدهای وظیفهای مستقل است.
از محاسن ساختار بخشی، پاسخگویی بهتر به نیازهای بازار، تمرکز هر بخش بر هدف خاص خود، انعطافپذیری بیشتر نسبت به ساختار وظیفهای میباشد. از نقاط ضعف آن باید به هزینههای بالاتر یعنی تکرار منابع در هر بخش، خطر رقابت داخلی بین بخشها و عدم هماهنگی بین بخشها اشاره کرد.
این ساختار برای پروژههای بزرگ، کسب و کارهای مبتنی بر پروژه، شرکتهای فناوری یا تحقیقاتی مناسب است. در این ساختار، ساختار وظیفهای و پروژهای به صورت ترکیبی با هم استفاده میشوند. ساختاری که پیچیده اما منعطف است. کارکنان همزمان به دو مدیر گزارش میدهند، مدیر پروژه و مدیر وظیفهای.
همکاری بیشتری بین واحدها حاکم است و از منابع انسانی استفاده بهتری صورت میگیرد که در نهایت به افزایش انعطافپذیری در پاسخ به پروژهها و تغییرات بازار منجر میشود.
ابهام در گزارشدهی، تضاد بین مدیران پروژه و مدیران وظیفهای و نیاز به فرهنگ کسب و کاری قوی از معایب این ساختار است.
این ساختار برای شرکتهای کوچک یا استارتاپها یا کسب و کارهایی با مدل کسبوکار مبتنی بر همکاری مناسب است. در این ساختار تمرکز خوبی بر روابط بین کسب و کار و شرکای خارجی از جمله تأمینکنندگان و پیمانکاران وجود دارد. بسیاری از وظایف به بیرون سپرده میشود و کسب و کار بهعنوان هسته مرکزی عمل میکند.
به همین دلیل هزینهها از طریق برونسپاری کاهش مییابد. انعطافپذیری بالاست و تمرکز بر شایستگیهای کلیدی کسب و کار است. با وجود مزایای قابل توجه این ساختار باید در نظر داشت که وابستگی زیادی به شرکا وجود دارد. ریسک امنیت اطلاعات و کیفیت پایین در صورت انتخاب نادرست شریک و همچنین چالش در هماهنگی و مدیریت روابط خارجی از خصوصیات قابل تامل این ساختار است.
این ساختار برای شرکتهای فناورانه، استارتاپها و محیطهای نوآورانه مناسب است. تیمها کوچک، خودگردان و چندوظیفهای هستند. تأکید بر همکاری، نوآوری و تصمیمگیری مشارکتی میباشد به همین دلیل ساختار غیررسمیتر با سلسلهمراتب کمتر است.
از نقاط قوت این ساختار انعطافپذیری بسیار بالا، افزایش مشارکت و انگیزه کارکنان و سرعت بالا در پاسخ به تغییرات و نیاز بازار میباشند. از طرفی ابهام در نقشها جزء نکات قابل توجه است که سختی در کنترل و ارزیابی عملکرد تیمها را به همراه دارد. قابل ذکر است که در این ساختار نیاز به فرهنگ کسب و کاری باز و اعتماد بالا وجود دارد.
ساختار سازمانی پایه و اساس هر کسب و کاری است که نقش حیاتی در تعیین موفقیت یا شکست آن دارد. انتخاب ساختار مناسب مستلزم شناخت دقیق اهداف کسب و کار، محیط فعالیت و نیازهای داخلی است. کسب و کارها باید ساختاری را انتخاب کنند که علاوه بر پاسخگویی به نیازهای فعلی، توانایی تطبیق با تغییرات آینده را نیز داشته باشد. نکات کلیدی که در این راستا حائز اهمیت هستند عبارتند از:
این مطلب را هم بخوانید: همسو نبودن شرح وظایف و فرایندها چه بلایی بر سر کسب و کار شما می آورد؟
کسب و کارهایی که نوپا بوده یا فاقد ساختار سازمانی هستند، زمانی که ساختار طراحی شده وارد مرحله اجرا و پیادهسازی میشوند با چالشهایی جدی روبرو هستند که از جمله آنها:
در کسبوکارهای نوپا، اغلب افراد چندین نقش مختلف دارند و مرزهای مسئولیتها واضح نیست. این موضوع میتواند باعث سردرگمی، تداخل وظایف و کاهش بهرهوری بشود.
کسبوکارهای نوپا معمولاً در حال توسعه و تغییر مدل کسبوکار، محصول یا بازار هستن. ساختار سازمانی باید انعطافپذیر باشد، ولی طراحی یک ساختار ثابت ممکنه مانع رشد سریع و سازگاری با شرایط جدید بشود.
نوپاها معمولاً منابع مالی، نیروی انسانی و زمان محدود دارن. ایجاد ساختار پیچیده و رسمی میتونه هزینهبر باشه و نیازمند آموزش و زمان برای هماهنگی باشد که ممکن است برایشان چالش ایجاد کند.
کسبوکارهای نوپا معمولاً فرهنگ کسب و کاری ثابتی ندارند و در حال شکلگیری هستند. پیادهسازی ساختار سازمانی بدون توجه به فرهنگ میتواند باعث مقاومت کارکنان و کاهش انگیزه شود.
بسیاری از کارآفرینان و مدیران نوپا تجربه کافی در مدیریت ساختار سازمانی ندارند. این کمبود دانش و تجربه میتواند باعث طراحی نادرست ساختار و مشکلات مدیریتی بشود.
در نوپاها، لازم است فضای خلاقیت و نوآوری حفظ شود، اما ساختار سازمانی نیازمند نظم و چارچوب است. تعادل بین این دو به سختی برقرار میشود و میتواند کشمکشهای داخلی ایجاد کند.
وقتی شرکت بزرگتر میشود، نیاز به تغییر ساختار دارد، اما کارکنان و مدیران ممکن است در برابر تغییر مقاومت کنند و از ساختار جدید استقبال نکنند.
در بسیاری از نوپاها، خطوط گزارشدهی مشخص نیست و افراد ممکن است به چند نفر گزارش دهند که باعث سردرگمی و تعارض در تصمیمگیری میشود.
راهکارهای کاربردی، ساده و قابلاجرا برای رفع چالشهای پیادهسازی ساختار سازمانی در کسبوکارهای نوپا که با محدودیت منابع، سرعت رشد و نیاز به چابکی این نوع کسبوکارها کاملاً سازگار است عبارتند از:
ساختار سازمانی نقش ستون فقرات در تحقق اهداف استراتژیک دارد زیرا با تعریف شفاف مسئولیتها، تسهیل جریان اطلاعات، ایجاد هماهنگی بین واحدها و تخصیص درست منابع، اجرای استراتژی را سریعتر، دقیقتر و اثربخشتر میکند. از جمله مزایای اثرگذاری و نقش ساختار سازمانی در تحقق اهداف استراتژیک عبارتند از:
ساختار سازمانی چارچوبی است که فعالیتها و وظایف را طوری تقسیم میکند که همه واحدها و افراد کسب و کار در جهت اهداف استراتژیک حرکت کنند. وقتی ساختار درست طراحی شده باشد، هماهنگی بین بخشها و تیمها بهبود مییابد و انرژی کسب و کار به سمت اهداف مشترک هدایت میشود.
برای اجرای استراتژی، باید هر فرد و هر بخش دقیقا بداند چه مسئولیتی دارد و چه انتظاراتی از آنها میرود. ساختار سازمانی نقشها و خطوط گزارشدهی را مشخص میکند تا از دوبارهکاری و سردرگمی جلوگیری شود و افراد بتوانند با تمرکز بر وظایف کلیدی خود، به اهداف استراتژیک نزدیکتر شوند.
ساختار سازمانی مناسب باعث میشود فرآیندها و گردش کار بهینه شود، منابع به درستی تخصیص یابند و موانع داخلی کاهش پیدا کنند. این موارد به تحقق سریعتر و مؤثرتر اهداف استراتژیک کمک میکند.
یک ساختار سازمانی شفاف و منسجم، کانالهای تصمیمگیری مشخصی فراهم میکند که سرعت و کیفیت تصمیمگیری را افزایش میدهد. تصمیمهای سریع و درست برای پیشبرد اهداف استراتژیک ضروری است.
ساختار سازمانی باید به گونهای طراحی شود که بتواند با تغییرات بازار، فناوری و شرایط رقابتی سازگار باشد. انعطافپذیری ساختار، کسب و کار را قادر میسازد تا استراتژیهای خود را متناسب با شرایط جدید تنظیم و اجرا کند.
ساختار سازمانی میتواند فرهنگ کسب و کاری را تقویت کند و رفتارها و ارزشهایی که برای تحقق استراتژی مهم هستند را ترویج دهد. این موضوع باعث میشود کارکنان درک بهتری از اهداف کلان داشته باشند و انگیزه بیشتری برای تحقق آنها پیدا کنند.
ساختار سازمانی مناسب، با شفافسازی نقشها، تسهیل جریان اطلاعات و افزایش سرعت تصمیمگیری به طور مستقیم بهرهوری را افزایش میدهد. مهمترین راههایی که باعث میشود این اتفاق بیافتد عبارتاند از:
ساختار سازمانی مشخص میکند هر فرد یا واحد چه وظایفی دارد و مسئول انجام چه کاری است. این وضوح باعث میشود کارکنان وقت و انرژیشان را صرف وظایف درست کنند و از دوبارهکاری و سردرگمی جلوگیری شود که بهطور مستقیم بهرهوری را افزایش میدهد.
یک ساختار خوب، کانالهای ارتباطی رسمی و مؤثر را ایجاد میکند که موجب میشود اطلاعات درست و به موقع بین افراد و بخشها رد و بدل شود. این امر تصمیمگیری سریعتر و هماهنگی بهتر را امکانپذیر میکند و مانع اتلاف وقت و منابع میشود.
ساختار سازمانی به مدیران کمک میکند منابع انسانی، مالی و فنی را به شکلی بهینه و متناسب با نیاز هر بخش تخصیص دهند. تخصیص درست منابع موجب کاهش هدررفت و افزایش بهرهوری کلی میشود.
ساختارهای وظیفهای یا تخصصی، امکان تمرکز بر حوزههای خاص را فراهم میکنند که منجر به افزایش مهارت و تخصص کارکنان در زمینه کاری خود میشود. این تخصصگرایی باعث بهبود کیفیت و سرعت انجام کارها میشود.
وقتی ساختار سازمانی شفاف باشد، افراد میدانند که به چه کسی گزارش دهند و چه کسی مسئول تصمیمگیری است. این وضوح باعث کاهش تعارضات و ابهامات میشود که در نتیجه بهرهوری تیمها و کسب و کار افزایش مییابد.
ساختار سازمانی امکان نظارت و ارزیابی عملکرد را فراهم میکند. با داشتن سیستمهای کنترل خوب، مشکلات سریعتر شناسایی و اصلاح میشوند که موجب بهبود مستمر فرآیندها و افزایش بهرهوری میشود.
ساختار سازمانی مناسب با ایجاد محیطی کسب و کاردهی شده و روشن، حس مسئولیتپذیری و تعلق خاطر را در کارکنان تقویت میکند. افراد با انگیزهتر و رضایتمندتر کار میکنند و این به افزایش بهرهوری منجر میشود.
مراحل طراحی ساختار سازمانی به شرح زیر ارائه میگردد:
نقشهای بصری از ساختار کسب و کار که جایگاهها، سطوح سلسلهمراتبی، روابط گزارشدهی و بخشهای مختلف را نمایش میدهد. نکته مهم اینکه در استخراج چارت سازمانی حتما باید فرایندهای کسب و کار را مدنظر قرار داد. از کاربردهای نمودار چارت سازمانی میتوان به شفافسازی خطوط گزارشدهی، تعیین تعداد لایههای مدیریتی و نمایش ارتباطات رسمی اشاره کرد.
از ابزارهای رایج زیر برای رسم چارت سازمانی می توان استفاده کرد.
فرایند جمعآوری و تحلیل اطلاعات درباره وظایف، مسئولیتها، مهارتها و شرایط لازم برای انجام یک شغل خاص. برای این منظور باید به تعریف دقیق نقشها و مسئولیتها، طراحی جایگاههای کسب و کاری مطابق با اهداف و تدوین شرح شغل پرداخت.
تحلیل و استخراج وظایف به معنی بررسی دقیق فرآیندها و فعالیتهای اصلی کسب و کار برای فهمیدن اینکه چه وظایفی باید انجام شود و توسط چه کسی است. نکته مهم اینکه در استخراج شرح وظایف حتما باید فرایندهای کسب و کار را مدنظر قرار داد. تشخیص تکرار، تداخل یا خلا در وظایف، بهینهسازی جریان کار و پایهریزی برای طراحی ساختار وظیفهای یا فرآیندمحور از موارد بسیار حائز اهمیت است.
ماتریس RACI یک ابزار مدیریتی برای شفافسازی نقشها و مسئولیتها در اجرای یک فرآیند، پروژه یا فعالیت است. این ماتریس کمک میکند دقیقاً مشخص شود چه کسی چه کاری انجام میدهد و هر نقش در هر فعالیت چه سطحی از مسئولیت دارد که در نهایت باعث جلوگیری از ابهام نقشها، افزایش هماهنگی بین تیمها و تشخیص تداخل یا کمکاری در مسئولیتها میگردد.
تحلیل SWOT یک ابزار استراتژیک است که برای شناسایی موقعیت فعلی کسبوکار و طراحی تصمیمهای هوشمندانه استفاده میشود. ابزار تحلیلی که برای ارزیابی شرایط درونی و بیرونی کسب و کار، تعیین جهتگیری ساختار متناسب با استراتژی، تصمیمگیری برای تمرکز یا عدم تمرکز و بررسی نیاز به تغییر یا بازطراحی ساختار استفاده میگردد.
تحلیل زنجیره ارزش یک مدل مدیریتی است که توسط مایکل پورتر ارائه شد و کمک میکند کسبوکار بررسی کند چگونه در هر مرحله از فعالیتهای خود ارزش ایجاد میکند و در کدام بخشها میتواند بهرهوری و مزیت رقابتی را افزایش دهد. از این تحلیل جهت تشخیص واحدهای کلیدی در ساختار و اولویتبندی در طراحی ساختار بر اساس فعالیتهای ارزشآفرین میتوان استفاده کرد.
تحلیل و الگوبرداری در طراحی ساختار سازمانی یعنی مطالعه و مقایسه ساختار کسبوکار شما با سازمانهای موفق و مشابه تا بتوانید بهترین شیوهها، چیدمان نقشها، سطوح مدیریت و مدلهای همکاری را استخراج کنید و ساختاری کارآمد، چابک و متناسب با شرایط خود بسازید. در واقع Benchmarking یک میانبر هوشمندانه است، بهجای آزمونوخطا، از تجربه دیگران استفاده میکنید.
ساختار سازمانی، فقط یک نمودار نیست یک ابزار مدیریتی قدرتمند است. اگر میخواهید سیستمسازی در سازمان شما به نتیجه برسد، اگر به دنبال رشد پایدار و مقیاسپذیر هستید، طراحی و بازطراحی ساختار سازمانی را باید جدی بگیرید.
ساختار درست، اجرای استراتژی را ممکن میکند و بدون آن، حتی بهترین برنامهها روی کاغذ باقی میمانند.
اگر زمان آن رسیده که ساختار سازمانی کسب و کارتان را از حالت سنتی خارج کرده و با یک مدل حرفهای، شفاف، مقیاسپذیر و و همسو با فرآیندها بازطراحی کنید، آکادمی سیستمسازی با تکیه بر تجربه عملی در طراحی ساختار برای کسب و کارهای مختلف، به شما کمک میکند چارت سازمانی، نقشها و فرآیندها را دقیق و اصولی بازطراحی کنید.