اگر شما هم داستانهای موفقیت استارت آپ های مدرنی که از یک انباری شروع شدهاند را شنیده اید و از خود پرسیده اید که چطور تبدیل به کسب و کارهای موفق شده اند به خواندن این مقاله ادامه دهید.
کسب و کارهای کوچک صرفا با تبلیغات خود را به این تعداد از مشتریان نمی رسانند. مهمتر از این، چطور یک کسب و کار کوچک میتواند تعداد بالای مشتریان را بدون تعداد بالای نیروی بازرگانی و فروش مدیریت کند؟ چه اتفاقی میافتد وقتی صدها مشتری جدید با درخواست خدمات پس از فروش و مشکلات تکنیکی با شما تماس میگیرند؟
با سیستم سازی کسب و کارتان، شما میتوانید فرآیندهایی را تعریف کنید که مشتریان بیشتری را به سیستم وارد میکنند و مهمتر از آن فرآیندهایی را اجرایی نمایید که کسب و کارتان را برای مدیریت رشد و افزایش مشتریان آماده کنند.d
سیستم سازی روشی است که سرمایه گذاران مدرن جهت پیشرفت کسب و کار خود از آن استفاده میکنند و در این مقاله ما شما را با این روش آشنا خواهیم کرد.
کسب و کار سیستم سازی شده چیست؟
در یک کسب و کار سیستم سازی شده فرآیندهایی تعریف شده اند که راندمان را به حداکثر برسانند. اگر نیاز به انجام فعالیتی توسط منابع انسانی باشد، ابزار مورد نیاز از قبل فراهم است تا کارها به سریعترین نحو ممکن انجام شوند. اگر فعالیتهایی در فرآیند وجود داشته باشند که نیازی به منابع انسانی ندارند سیستم به شکل اتوماتیک آنها را انجام خواهد داد. یکی از بخشهای مهم سیستم سازی پیدا کردن تعادل بین فعالیت های دستی ( نیازمند نیروی انسانی) و کارهای اتوماتیک است.
برخی از کسب و کارها میتوانند به صورت کامل اتوماتیک شوند ولی این حالت با تکنولوژی بالا و برای موارد خاص امکانپذیر است. در حال حاضر نیمه اتوماتیک شدن و سیستم سازی گزینه مناسبتری برای اکثر کسب و کارها است.همیشه باید در خاطر داشته باشیم که هدف نهایی افزایش راندمان کاری در قسمتهایی که بیشترین تاثیر را دارند از جمله : سود، رشد، نوآوری و کاهش هزینهها، زمان و منابع انسانی مورد استفاده در سیستم است.
نقش اتوماسیون در سیستم سازی کسب و کار
اتوماسیون و سیستم سازی شباهتهای بسیاری به یکدیگر دارند ولی یکسان نیستند. اتوماسیون حالتی از سیستم سازی است و معمولا بخشی از یک سیستم بزرگتر است که ممکن است شامل افراد، ماشین آلات و کامپیوترها باشد. اما، سیستمسازی ممکن است شامل اتوماسیون نباشد. سیستمهای زیادی میتوانند بدون انجام فعالیتهای اتوماتیک تعریف شوند و به بهبود سازمان کمک نمایند.
به طور مثال واشنگتن پست در سال ۲۰۱۶ از ربات برای نوشتن اخبار ساده و بارگزاری آنها در شبکه های اجتماعی استفاده کرد. با این که در این فرآیند اتوماسیون نیز در جریان است ولی قدمهایی از این فرآیند سیستم سازی شده اتوماتیک نبود. خلاصه این سیستم به شکل زیر است:
در این سناریو یک فعالیت اتوماتیک به افراد کمک میکند تا کارهای بیشتری را به انجام برسانند.نقش اتوماسیون در کسب و کار سیستمی افزایش راندمان با نیروی انسانی کمتر است.
سیستم سازی صرفا برای کسب و کارهای بزرگ نیست
سیستم سازی و اتوماسیون کسب و کارها مدت زمان طولانی است که مورد استفاده قرار میگیرد. سیستم های حضور و غیاب، اسکنر بارکد و سیستم های ERP دهه ها است برای سیستمی کردن فرآیندهای مختلف سازمانهااستفاده میشوند ولی در سالهای اخیر این تکنولوژیها بسیار ارزانتر شده اند و به کسب و کارهای کوچک این اجازه را می دهند که فرآیندهای سازمان خود را بهینه کنند.
آخرین نسل تکنولوژیهای اتوماسیون، یادگیری ماشین و هوش مصنوعی استفاده از ابزارهای پیشرفته سیستم سازی و اتوماسیون را برای کسب و کارها با هر اندازه ای ممکن کرده اند. در واقع کسب و کارهای کوچکتر مزیت سادگی بررسی، پیاده شازی و تغییر سیستم ها را نیز دارا می باشند. همچنین کسب و کارهای کوچکی که از ابتدا با فرآیندهای سیستمی کار میکنند رویکرد سیستمی را در DNA خود دارند و پس از رشد و بزرگتر شدن نیز این رویکرد را ادامه خواهند داد که یک ویژگی اساسی برای موفقیت در رشد سازمان در دنیای تکنولوژی کنونی است.
چه فرآیند هایی را میتوان سیستم سازی کرد؟
یکی از چالشهای سیستم سازی کردن کسب و کار در این است که چه فرآیندهایی باید در ابتدا پیاده سازی شوند. به طور خلاصه تقریبا تمامی فرآیندهای یک سازمان میتوان در سطح مخصوص به خودشان سیستمی شوند ولی تمام فرآیندها ارزش سیستمی شدن را ندارند.
برای داشتن یک ایده ی کلی از این که باید از کجا شروع کنیم معمولا ۵ بخش اصلی برای سیستم سازی هر کسب و کاری در نظر گرفته میشود:
علاوه بر فرآیندهای پیچیده یکی از گام های آسان ولی تاثیرگذار برای بهبود راندمان سازمان اتوماسیون فرآیندهای روزمره و تکرار شونده است که وقتی مجموع زمان ذخیره شده در هر تکرار را درنظر میگیریم کمک زیادی به بهبود زیادی به راندمان افراد خواهد کرد.
از فرآیندهای کوچک شروع کنید
به یاد داشته باشید، لازم نیست در ابتدا با سیستم سازی کل سازمان یا استفاده از نرم افزارهای پیچیده شروع کنید. کافیست فرآیندهای سازمان را حتی اگر تماما توسط نیروی انسانی انجام میشود، شناسایی و مدیریت کنید. به مرور زمان میتوانید فرآیندهای پیچیده تر را مدیریت و برخی از فعالیت ها را در هر فرآیند اتوماتیک کنید.
سیستم سازی معادل کامل و بی نقص بودن نیست بلکه تلاشی برای بهبود هر روزه کسب و کار در جهت رشد و نوآوری و حذف هزینه های قابل حذف است.