هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
سیستم‌های بهره‌وری شخصی را می‌توان در محل کار یا زندگی شخصی یا هر نوع پروژه استفاده کرد. در هر مکانی که بخواهید وضوح، سازماندهی و بهره‌وری بیشتری به ارمغان بیاورید. تعدادی سیستم بهره‌وری مختلف برای انتخاب وجود دارد و هیچ سیستم کاملی برای همه وجود ندارد.
اگر در خود چنین ویژگی‌هایی را پیدا کردید:
- فراموش کردن اطلاعات مهم یا از دست دادن جلسات و مهلت‌های مقرر.
- صرف زمان زیاد برای جستجو در لیست‌ها یا ایمیل‌ها برای یافتن اطلاعات یا شناسایی وظایف
- تلاش برای تکمیل کار با همان سرعت همکاران یا رقبا
- اگر اعضای تیم مداوم به شما یادآوری کنند و یا منتظر انجام شدن کارها توسط شما باشند که این موجب تنش و ناامیدی در شما می‌شود.
- احساس فشار بیش از حد از کار
- حواس شما در حین انجام کار بیش از حد پرت می‌شود.
پس احتمالاً وقت آن رسیده که شما به فکر استفاده از روش‌های بهره‌وری شخصی باشید. روش‌های بهره‌وری شخصی به افراد کمک می‌کند تا مرتب و منظم بمانند تا بتوانند بهره‌ور، پاسخگو و به موقع باشند.
برخی برای انواع مختلف پروژه‌ها یا محل کار بهتر است، برخی برای تیپ‌های مختلف شخصیتی و برخی دیگر برای اهداف کلان و اهداف خرد بهتر است. در این مقاله چندی از محبوب‌ترین روش بهره‌وری شخصی را بررسی خواهیم کرد.
انجام کارها (GTD)
بررسی اجمالی
میلیون‌ها نفر از روش GTD استفاده می‌کنند. آن‌ها دریافتند که این روش به روشنی وضوح ذهنی ایجاد می‌کند و آن‌ها را قادر می‌سازد تا روی دستیابی به اهدافشان تمرکز کنند. این روش بهره‌وری شخصی بسیاری از رهبران و کارشناسان صنعت است.
اصول اصلی GTD شامل موارد زیر است:
شکستن پروژه‌ها و اهداف بزرگ به کارهای کوچک و خاص
قرار دادن همه وظایف در یک سیستم واحد، به استثنای کارهای مبهم یا موارد غیرفعال
کارهای فوری، ساده و آسان را سریعاً انجام دهید.
کارهای بزرگتر را اولویت‌بندی کنید و آن‌ها را انجام دهید.
GTD برای چه کسانی مناسب است؟
برای سازماندهی تعداد زیادی از مراحل افزایشی به سمت پروژه ای بزرگ و اهداف بزرگ مناسب است. GTD برای پاکسازی ذهن بسیار مناسب است بنابراین می‌توانید بر روی وظیفه پیش رو تمرکز کنید. این یک روش قدرتمند برای نزدیک شدن به کار و زندگی است.
اشکالات GTD
GTD برای رعایت دقیق اصول به نظم ذهنی زیادی نیاز دارد. از آن‌جا که برای سازماندهی لیست‌ها و برنامه‌های کاری، نه ایمیل ها و پیام‌ها یا عوامل حواس‌پرتی طراحی شده است و شما را مجبور می‌کند کنترل زیادی بر روی زمان خود اعمال کنید، ممکن است در جایی که الویت‌ها به سرعت تغییر می‌کنند، توانایی شما در اعمال آن‌ها محدود باشد.
سرمایه‌گذاری زمان راه اندازی
راه‌اندازی و پیاده‌سازی GTD می‌تواند زمانبر باشد.
2) Kanban به عنوان روش‌های بهره‌وری شخصی
بررسی اجمالی
تابلوهای Kanban توسط همه مورد استفاده قرار می‌گیرد، از شرکت‌های نرم‌افزاری تا مشاغل کوچک گرفته تا افرادی که می‌خواهند خود را سازماندهی کنند. برای تیم‌های بزرگ، کانبان برای تجسم سریع وضعیت یک پروژه بدون نیاز به تهیه گزارش بسیار مناسب است. همچنین برای افرادی که تمایل به شروع بسیاری از پروژه‌ها دارند و برای به پایان رساندن آن‌ها تلاش می‌کنند مفید است.
سیستم اساسی کانبان
تمام کارهایی را که باید تکمیل شود بر روی یک “کارت” بنویسید. (این می‌تواند یک کارت دیجیتال در نرم افزار Kanban مانند Flow-e یا چیزی مانند یک استیک نوت در یک سیستم فیزیکی Kanban باشد)
کارتها را می‌توان براساس طبقه بندی، پروژه و غیره کدگذاری کرد.
ترتیب کارتها روی یک صفحه (باز هم، این می تواند مجازی یا فیزیکی باشد)، و تابلوها را می‌توان به پروژه‌ها یا دسته‌های خاصی اختصاص داد.
این صفحه شامل چندین ستون مختلف است. ستونی برای کارتها/ وظایفی دارد که هنوز آماده کار نیستند، وظایفی که آماده کار هستند، کارهایی که در حال انجام هستند و وظایفی که به پایان رسیده اند. وظایف را می‌توان در ستون آن‌ها اولویت بندی کرد و کارهای فوری در بالای آن قرار دارند. کارتها / وظایف وقتی که گردش کار را طی می کنند، از صفحه عبور می‌کنند.
کانبان برای چه فعالیت‌هایی مناسب است؟
برای داشتن ارتباط موثر با یک گروه یا تیم بزرگ مناسب است؛ همه می توانند به برد Kanban نگاه کنند و به سرعت زمینه‌های پیشرفت یا موارد عقب‌ماندگی را شناسایی کنند. همچنین برای متفکران بصری مناسب است و یک کانبان فیزیکی برای افرادی که از نوشتن وظایف و جابجایی آن‌ها لذت می‌برند ایده آل است.
اشکال Kanban
تابلوهای فیزیکی کانبان افراد را ملزم به نوشتن وظایفی می‌کنند که به صورت دیجیتالی دریافت می‌کنند، یادداشت کنند، که موجب دوباره‌کاری می‌شود.
سرمایه گذاری زمان راه اندازی
سیستم های فیزیکی و مجازی Kanban سریع و آسان تنظیم و پیاده سازی می شوند.
3) Inbox Zero
بررسی اجمالی
Inbox Zero یک روش بهره‌وری شخصی است که به طور خاص برای سازماندهی و مدیریت ایمیل طراحی شده است. افرادی که حجم زیادی از ایمیل را دریافت می‌کنند، باید از سیستم مدیریت ارتباطات ایمیل استفاده کنند.
سیستم اصلی Inbox Zero
سرویس گیرنده ایمیل خود را باز نگذارید. نوتیفکیشن‌های ایمیل را سایلنت کنید و فقط در زمان‌های مشخصی ایمیل خود را چک کنید.
با حذف یا بایگانی کردن موارد جدید، صندوق ورودی خود را خلوت کنید.
بلافاصله به ایمیل‌هایی پاسخ دهید که در عرض دو دقیقه یا کمتر پاسخ داده می‌شوند.
پیام‌هایی که نیاز به پاسخ‌های طولانی‌تر دارند به یک پوشه “نیاز به پاسخ” منتقل کنید.
هر روز یک زمان مشخص را برای بررسی و پاسخ دادن به پوشه “نیاز به پاسخ” اختصاص دهید.
به این ترتیب صندوق ورودی شما خالی می‌شود.
Inbox Zero برای چه فعالیت‌هایی مناسب است؟
افرادی که حجم زیادی از ایمیل را مدیریت می‌کنند، ایمیل‌های دریافتی را حواس‌پرتی از کار می‌دانند و برای پاسخگویی زمان زیادی را صرف می‌کنند. Inbox Zero به شما امکان می‌دهد صندوق ورودی خود را کنترل کنید، از حجم پیام های خوانده نشده کم کنید و فقط در صورت لزوم پاسخ دهید.
اشکال Inbox Zero
Inbox Zero یک روش عالی برای مدیریت یک صندوق ورودی ایمیل است، اما یک سیستم بهره‌وری شخصی جامع نیست و به اتمام کارها یا مدیریت یک برنامه نمی پردازد.
اگر یک محل کار شامل ارتباطات زیادی باشد، یا اگر وظایف شامل تبادل اطلاعات زیادی باشد، ممکن است خارج شدن از ایمیل برای مدت زمان طولانی امکان‌پذیر نباشد.
سرمایه‌گذاری زمان راه‌اندازی
Inbox Zero بسته به تعداد ایمیل‌های موجود در صندوق ورودی و میزان حجم ایمیل شما برای پیاده‌سازی و نگهداری می‌تواند بسیار وقت گیر باشد.
اکثر افرادی که در این سیستم موفق هستند از فیلترها، قوانین و صندوق‌های ورودی جداگانه برای مرتب سازی، مدیریت و دسته بندی ایمیل ها استفاده می‌کنند و تنظیم آن‌ها می‌تواند زمانبر باشد.
اینها تنها برخی از محبوب ترین روش‌های بهره وری شخصی هستند که وجود دارند، اما می‌توان گفت راحت‌ترین و محبوب‌ترین تکنیک‌های بهره وری شخصی هستند.
بسیاری از کارشناسان توصیه می‌کنند چند مورد مختلف را امتحان کنید تا یکی از مواردی که مناسب شما است را پیدا کنید. اما راه‌اندازی برخی از سیستم‌ها وقت‌گیر است، بنابراین آزمایش سیستم‌های مختلف ممکن است دلهره‌آور باشد.
با این حال، استفاده از برنامه ای مانند Flow-e زمان راه اندازی بسیاری از سیستم‌های بهره‌وری شخصی را کاهش می‌دهد و به شما آزادی بیشتری برای آزمایش می‌دهد. اکثر مردم با روش‌های شخصی یا ترکیبی بیشترین موفقیت را پیدا می‌کنند.