بسیاری از ما از بهره وری و عملکرد کسب و کار خود ناراحت هستیم ولی خیلی نمیدانیم برای ارتقاء عملکرد سازمان خود چه کارهایی باید انجام دهیم. بسیار فکر میکنیم و به راه حل هایی میرسیم. راه حل هایی که قبل تر اختراع شده و حتی بارها آزمون و خطا شده اند و به بلوغ بالایی نیز دست پیدا کرده اند.
اختراع دوباره این چرخ توسط ما ریشه در چه عواملی دارد؟
حکایت بسیاری از کسب و کارهای ما همین است. در کسب و کارهای ما اشکالات و خلاء های زیادی وجود دارند که پاسخ آنها قبلاً شناسایی شده است.
فقط کافی است بدانیم این سئوالات توسط بسیاری از کسب و کارهای شبیه ما قبلاً وجود داشته و چطور و از کجا به دنبال پاسخ سئوالات خود باشیم.
به این کار در اصطلاح الگوبرداری یا بنچ مارکینگ می گویند. یعنی اینکه بررسی کنیم که کسب و کارها و سازمان های برتر در دنیا این مشکل ما را چگونه حل کرده اند و چه اقداماتی انجام داده اند.
از سوی دیگر مراحلی در الگوریتم سیستم سازی وجود دارد که از طریق الگوبرداری یا بنچ مارکینگ می توان آنها را با کیفیت بیشتر و با سرعت بالاتری انجام داد.
اجازه دهید جهت یادآوری الگوریتم سیستم سازی را یکبار بصورت سریع مرور کنیم و مشخص کنیم که الگوبرداری یا بنچ مارکینگ به هر مرحله از این الگوریتم می تواند کمک کند و اگر می تواند چگونه؟
گام اول: تعریف ارزش های کسب و کار
تعریف ارزشهای کسب و کار یکی از اولین و مهمترین گامهای سیستمسازی کسب و کار است. منظور از ارزشهای کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستونهای اصلی هویتش است.
الگوبرداری می تواند به این مرحله کمک شایانی کرده و آن را تسهیل کند. یعنی می توانیم به کسب و کارهای برتر مشابه خودمان نگاه کنیم و ببینیم آنها برای خود چه ارزش هایی تعریف کرده اند و از آنها الگوبرداری کنیم.
البته این موضوع مهم را هم در نظر داشته باشید که الگوبرداری به معنی کپی کردن نیست بلکه از این طریق می توانیم یک ایده اولیه خوب پیدا کرده و آنرا متناسب سازی کنیم.
گام دوم: تعیین اهداف کسب و کار
اهداف کسب و کار، اهداف استراتژيكي هستند كه مديريت شركت براي مشخص كردن پيامدهاي مورد انتظار و هدايت كاركنان تنظیم میكند. اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت میکنند، فعالیت ها و وجود کسب و کار را توجیه میکنند، استانداردهای عملکرد را تعریف و محدودیت هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم مینمایند.
ما بارها در پروژه های مختلف خود برای تعریف اهداف کسب و کار، الگوبرداری کرده ایم و به نتایج فوق العاده ای دست پیدا کرده ایم. پس برای این مرحله هم می توان از الگوبرداری استفاده کرد.
گام سوم: کشف سيستمهای وضع موجود
هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرایند. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستم هایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است.
لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستمها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستم ها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که حتی اگر در مورد سیستم های کسب و کار کار خاصی انجام نداده و تاکنون سیستم سازی نکرده اید باید بدانید هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است.
الگوبرداری می تواند به این مرحله تقریباً سخت کمک بسیار زیادی نماید. یعنی می توانیم به کسب و کارهای برتر مشابه خودمان نگاه کنیم و ببینیم آنها چه سیستم هایی دارند و از آنها الگوبرداری کنیم.
گام چهارم: مدلسازی سيستمهای وضع موجود
در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم های موجود بهتر است آنها را مدل سازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستم ها با یکدیگر (ورودی و خروجی های هر سیستم) و با موجودیت های خارجی نمایش داده شود. منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستم های ما با آنها ارتباط دارند. مثلاً سیستم منابع انسانی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان تامین اجتماعی یا سیستم مالی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان امور مالیاتی، سیستم زنجیره تامین ما با تامین کنندگان و کسانی که از آنها خرید می کنیم، سیستم فروش و بازاریابی ما با مشتریان بیرونی در ارتباط است.
دقت کنید این مرحله یک اقدام فنی و اجرایی است که باید توسط تیم سیستم سازی شما انجام شود و الگوبرداری نمی تواند به این مرحله کمک زیادی نماید ولی برای اینکار بهتر است از استانداردها و نرم افزارهای مناسب استفاده کرد.
گام پنجم: استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله باید به سراغ فرایندهای هر سیستم برویم و لیست فرایندهای هر سیستم را استخراج کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستمها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبعیابی و ارزیابی تامینکنندگان است.
الگوبرداری می تواند به این مرحله تقریباً سخت کمک بسیار زیادی نماید. یعنی می توانیم به کسب و کارهای برتر مشابه خودمان نگاه کنیم و ببینیم آنها چه فرایندهایی دارند و از آنها الگوبرداری کنیم.
گام ششم: مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای وضعیت موجود کسب و کار خود را مدل کنید. یک توصیه بسیار مهم در این فاز استفاده از استاندارد BPMN برای مدل سازی فرایندها بجای فلوچارت است.
BPMN مخفف عبارت Business Process Model & Notation و به معنی مجموعهای از علائم، نشانهها و شیوههای استاندارد برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار است. این استاندارد میتواند به وسیله تبدیل پیچیدهترین فرآیندها به اشکال و نمودارهای قابل درک، یک فهم مشترک و عمومی در کسب و کار ایجاد کند.
گفتنی است BPMN یک زبان مدل سازی استاندارد است که در تمام دنیا و تمام مدلسازان از آن استفاده می کنند. در واقع تمام کسب و کارهی خوب دنیا برای فرایندنویسی از این استاندارد بجای فلوچارت استفاده می کنند.
دقت کنید این مرحله یک اقدام فنی و اجرایی است که باید توسط تیم سیستم سازی شما انجام شود و الگوبرداری نمی تواند به این مرحله کمک زیادی نماید ولی برای اینکار بهتر است از استانداردها و نرم افزارهای مناسب مثل ویژوال پارادایم استفاده کرد.
گام هفتم: تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
در این مرحله فرایندهای وضعیت موجود کسب و کار خود را مورد تحلیل قرار می دهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلی شان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
در این فاز از الگوریتم سیستم سازی نیز می توان از الگوبرداری به منظور تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندها بهره برد.
گام هشتم: استخراج فرایندهای مطلوب
در این بخش مشخص میشود کدامیک از سیستمها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی فرایندها استاندارد BPMN2 نسبت به طراحی آنها اقدام کنید.
فرایندهای مطلوب از چند منبع مختلف قابل استخراج هستند:
بنابراین در این گام نیز میتوان از الگوبرداری به صورت ویژه ای استفاده کرد.
گام نهم: اجرا کردن سیستم ها و فرایندها
در طی مراحل قبل سیستم ها و فرایندهای وضع موجود را شناسایی کردیم، آنها را تحلیل نمودیم و مواردی که نیاز به بهبود داشتند را نیز بهبود دادیم. در گام بعدی فرایندهایی که در کسب و کار ما لازم بودند ولی هنوز وجود نداشتند طراحی و مدل کردیم. حالا باید به این موضوع بپردازیم که چطور می توانیم این فرایندها را در کسب و کارمان جاری نماییم. البته به این معنی نیست که فرایندها در حال حاضر در کسب و کارمان جاری نیستند زیرا کسب و کار در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها است ولی اجرای این فرایندها کند بوده و با لختی زیادی و خطای انسانی مواجه هستند.
چند روش برای اجرای فرایندها و سیستم ها وجود دارد:
روش اول: تدوین روش اجرایی و دستورالعمل (راهنما)
برای هر فرایند یک راهنما تدوین خواهیم کرد و از پرسنلی که در اجرای آن فرایند درگیر هستند میخواهیم راهنما را مو به مو مطالعه کرده و بر آن اساس، فعالیتهای خود را انجام دهند.
روش دوم : مکانیزه کردن فرایندها از طریق تکنولوژی به اسم BPMS
BPMS یک زیرساخت نرم افزاری است که به شما کمک می کند فرایندهای کسب و کار خود را بدون نیاز به کدنویسی و در زمان سریع مکانیزه نمایید.
دقت کنید این مرحله یک اقدام فنی و اجرایی است که باید توسط تیم سیستم سازی شما انجام شود و الگوبرداری نمی تواند به این مرحله کمک زیادی نماید. البته از الگوبرداری می توان به منظور ارزیابی و انتخاب مناسب ترین نرم افزار BPMS متناسب با نیازمندی های کسب و کار شما استفاده کرد.
گام دهم: پایش و کنترل سیستمها و فرایندها
در این گام با طراحی شاخص (KPI) و تعیین دورههای پایش، باید به اندازهگیری کارایی و اثربخشی فرایندها و سیستم ها در دورههای زمانی تعیینشده پرداخت.
معمولاً تعریف شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) کمی مشکل است ولی با کمک الگوبرداری می توان اینکار را بسیار تسهیل کرده و با سرعت بیشتری به آن پرداخت.
یکی از مهم ترین چالش های الگوبرداری
حالا می خواهیم یکی از مهم ترین چالش های الگوبرداری رو مورد اشاره قرار دهیم و برای این چالش یک راهکار فوق العاده پیشنهاد کنیم.
زمان بر و پر هزینه بودن الگوبرداری و بعضا، در اختیار نبودن مستندات کافی یکی از مهم ترین چالش های الگوبرداری است. این مطلب به این معنی است که علی رغم مزایای زیاد الگوبرداری باید از آن صرف نظر کرد؟ پاسخ خیر است.
راه حل این چالش الگوبرداری با هوش مصنوعی یا به عبارت دیگر به کارگیری هوش مصنوعی در فرایند بنچ مارکینگ یا الگوبرداری است.
در دوره هوش مصنوعی برای مدیران کسب و کار در مورد اینکه چطور می توانید از طریق هوش مصنوعی الگوبرداری را با سرعت بسیار بالا و هزینه ناچیز انجام دهید را به شما آموزش خواهیم داد.