گاهی عملکرد بد یک چرخ دنده یا یک پیچ یا واشر کوچک در یک سیستم بزرگ مثل خودرو باعث میشود کل سیستم از کار بیفتد یا با نقص کار کند. نقش ها، فرم ها و فرمت های اطلاعاتی در سیستم سازی به همین صورت است.
یعنی امکان دارد شما در کسب و کارتان سیستم ها، زیر سیستم ها و فرآیندهای مربوطه را به خوبی شناسایی و تحلیل کرده و حتی بهبود داده باشید ولی اشکال در فرمت های اطلاعاتی باعث شود عملکرد آن سیستم به طرز چشمیگیری کاهش یابد.
پیش از پرداختن به اصل موضوع جهت یادآوری باید بگوییم که برخی از پرکاربردترین انواع سرفصل های اطلاعاتی عبارتند از:
از میان فرمت های اشاره شده در بالا بسیاری از نامه استفاده میکنند. نامه معمولاً یک قالب غیر استاندارد است. زیرا بر خلاف فرم ها، بر روی محتوا و نحوه تکمیل آنها کنترل زیادی وجود ندارد و هر شخص میتواند بصورت سلیقه ای نسبت به تکمیل آن اقدام نماید.
به مثال پایین دقت کنید تا اهمیت موضوع برایتان بیشتر روشن شود.
ظاهراً با هیچ مشکلی در گردش کاری این فرآیند مواجه نیستیم ولی در واقعیت اجرا، فرآیند با مشکلات و دوباره کاری همراه است.
پس این یک تلاش مهم است که باید صورت پذیرد و طی آن فرمت های اطلاعاتی از حالت غیر استاندارد به فرمت های استاندارد تبدیل شود. نامه یک فرمت غیر استاندارد و متاسفانه پرکاربرد در شرکت ها است که باید هر چه سریعتر نسبت به اصلاح آنها اقدام و آنها را به فرمت های استاندارد مثل فرم و چک لیست تبدیل کرد.
نکته مهم دیگر اینکه کسب و کارهای برای به گردش در آوردن این نامه ها از نرم افزارهای اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات و یا ایمیل استفاده می کنند.
امروزه داده ها با ارزش ترین چیزی هستند که در دنیا وجود دارد. وجود شرکت هایی مثل گوگل یا فیس بوک در صدر شرکت های برتر دنیا خود گواه این ماجرا است. این شرکت ها داده را به اطلاعات و دانش تبدیل کرده و به فروش می رساند و درآمد سرشاری از این موضوع کسب می کند.
بدیهی است به منظور تبدیل داده ها به اطلاعات و دانش باید آنها را استخراج کرد ولی معمولاً داده ها در کجا انباشت می شوند که باید نسبت به استخراج آنها اقدام کرد؟ داده های خام معمولاً در پایگاه های داده سیستم ها و نرم افزارها ذخیره و انبارش می شوند و باید بر اساس فرایند خاصی آنها را استخراج و به اطلاعات و دانش تبدیل کرد.
نکته تاسف بار در کشور ما آنجایی است که درصد بالایی از گردش اطلاعات در کسب و کارهای کشور ما بر بستر اتوماسیون اداری انجام می شود که قابلیت تبدیل به اطلاعات و دانش از این گردش اطلاعات وجود ندارد. زیرا معمولاً اطلاعات و نامه ها در اتوماسیون اداری بصورت عکس یا پی دی اف در پایگاه داده این سیستم ها ذخیره می شوند و ما در حال تبدیل داده های خود به تصاویر هستیم!
بنابراین دقت کنید نرم افزار اتوماسیون اداری به شما در سیستم سازی کمکی نخواهد کرد.