در این مقاله قصد داریم تمام نکات سیستم سازی کسب و کار را که هر مدیری باید بداند بیان کنیم. این مقاله حاصل تجربیات شخصی نویسندگان در طراحی، استقرار سیستمها، نظمدهی و ساماندهی به زندگی شخصی و همچنین کسب و کارها میباشد. در ادامه به ترتیب تمام گامها و فعالیتهایی که برای این تغییر نیاز است بیان میشود.
در همه این موارد ما متحمل ضرر و زیانهای مختلف می شویم؛ اتلاف وقت، ضرر مالی، کاهش اعتبار به دلیل بدقولی، مخدوش شدن برند فردی ما…
تصور کنید راهکارهایی را یاد بگیرید که بتوانید درصد زیادی از این موارد را از میان ببرد!
سیستمسازی راهکار براي رهایی از همه اين مشکلات و ايجاد يک ساز و کار پايدار براي ايجاد دوام و توسعه کسب وکار است. از طريق سيستم سازي شما ميتوانيد کسب وکارتان را مديريت کرده و توسعه دهيد.
“پیشرفت و موفقیت برای کسی است که قادر به انجام کارهای عالی برای خودش باشد. موفقیت زمانی بدست میآید که او پیروان خود را برای انجام عالی کارها با خودش توانمند کند. مهم وقتی است که او رهبرانی برای انجام عالی کارهای برای خودش توسعه دهد اما بقا و تثبیت تنها زمانی ایجاد میشود که فرد سازمان خود را در موقعیتی قرار دهد که بدون او کارهایی بزرگی انجام شود.”
جان سی. ماکسول
نظم شخصی (نگهداری فایل ها و نظم فایل ها در رایانه، برنامه ریزی ها، برنامه ریزی سررسید کارهای تاریخ دار)
IFTT، مدیریت حرفه ای ایمیل، تایپ اتومات، ابزارهای کلود، گوگل درایو، وان درایو، ابزارهای گوگل، کیپ keepو …
روشهای نظم بدون آی تی
مدیریت ایمیل (سیستم پاسخ خودکار مثلا فهرست قیمت، جواب ایمیل در زمان مسافرت، دسته بندی خودکار ایمیل ها)
نرم افزار مدیریت کار گروهی
ممکن است بگویید خیلی از این موارد را من در ذهن خودم نگهداری میکنم، ذهن شما میتواند خیلی موارد را حفظ کند ولی…
سیستمسازی باعث سختتر شدن کارهاست! در سیستمسازی ابتدا ما شروع به طراحي و استقرار سيستمها و غلبه بر موانع آن خواهيم نمود، اين کمي فعاليتهاي ما را افزايش ميده اما پس از استقرار سيستمها؛ سرعت انجام کارها افزايش يافته، کاهش تعداد فعاليتها، کاهش هزينه، کاهش مرجوعيات، و …. ميشود.
آمار و ارقام حاصل از استقرار مدیریت فرایند برای بهرهوری کسب و کارها به طور کامل در سایت جهان مدیر آورده شده است.
يکي از مهمترين ويژگيها در سيستمسازي ايجاد دستاورد کوتاه مدت است. کافيست بر اساس شاخصهاي استاندارد، يکي از فرايندها را انتخاب کرده و بهبود دهيد. براي مثال:
در يک شرکت وقتي افراد براي ماموريت اقدام ميکردند دو نفر اقدام به تهيه بليط ميکردند؛ مسئول پشتيباني يا مسئول تدارکات شرکت. بنابراين اين کار مسئول واحد و مشخصي نداشت و هر بار يکي از اين دو نفر اقدام به تهيه بليط ميکردند. اين باعث ميشد که مشکلاتي بوجود آيد. گاهاً پيش ميامد يک بليط، براي يک نفر و در يک ساعت تهيه شده است !! حال بليط مازاد را چه بايد کرد؟ اين همپوشاني وظايف چه طور برطرف ميشود. در اين شرکت فرايند مربوط مدلسازي و سپس مکانيزه شد. بعد از اين دقيقاٌ مشخص بود:
چه کاري را، چي کسی، در چه زمانی، به چه ترتيبی و چگونه بايد انجام دهد. اين سيستم سازي فقط چند روز طول کشيد و از نتايج آن ماهها و سالها ميتوان استفاده نمود.
چه بسيارند مثالهايي از اين دست که منجر به افزايش هزينه وگاها هزينه هاي چند برابر در فرايندهايي مثل تامين وخريد شدهاند.
چند نمونه از موفقيتهاي جهاني به دست آمده با مدیریت فرایند
شرکت آدیداس | شرکت ALIAZ ایرلند | شرکت KPN در هلند |
ایجاد ارتباط بین 500 عملیات فروش | کاهش زمان اجرای فراین به 1/7 (یک هفتم) | اعمال اسان و سریع تغییرات در فرایندهای کسب و کار از مدت زمان حدوداً 5 هفتهای به فقط 2 هفته) |
ایجاد ارتباط بین 400 کارخانه | فزایش 80% کارایی | کاهش 90% زمان فرایند سفارشات |
ساده کردن بیش از 500 تغییر سفارش خرید در ماه | برگشت سرمایه در شش ماه | کاهش 95% درصد خطا |
کاهش 60% هزینه | 200.000 یورو صرفه جویی در ماه | |
کاهش زمان به 25% زمان کار به صورت سنتی |
لازم است چه کارهایی قبل از سیستمسازی کسب و کار انجام دهید؟
پیش نیازهای سیستم سازی
عصري كه در آن زندگي مي كنيم، به تعبييري عصر سازمانها نام دارد. در اين دوره ما با سازمانهاي بزرگ و كوچك بسیاری مواجه میشویم. بيشترين بخش از نيازهاي متفاوت ما توسط سازمانها برآورده مي شوند.
مسلماً رابطه بين استراتژي و ساختار در شركتهاي کوچک و بزرگ نه تنها داراي ابعاد گستردهاي است بلكه با خود تبعات وسيعتري به دنبال خواهد داشت. در این محیط پویا، سازمانی موفق است که ضمن تحقق سایر شرایط، مناسبترین ساختار را با توجه به اهداف و تواناییهای خویش بکار گرفته و برای استمرار و امتداد شادابی و نشاط بایستی رضایت مستمر کارکنان را فراهم آورد تا نتیجه نهایی کارشان پیوسته به ارزش افزوده منتج شود.
نتیجه تحقیقات و مطالعات نشان دهنده این است که ساختار سازمانی به عنوان یکی از کلیدی ترین عوامل اثر گذار بر بهره وری سازمانها، چه در حال و چه در گذشته می باشد. ساختار می تواند یک سازمان را به وجود آورد یا آن را متلاشی کند.. در راستای دستیابی به رشد و بالندگي، هماهنگی بین استراتژی و ساختار به منظور بهبود عملکرد و ارتقاء بهرهوری، از ضروریات سازمانی میباشد. باید توجه داشت به همان نسبت که سازمان رشد می کند، در آن بخش های متعدد ایجاد می شود و ماموریت های آن تغییر می یابد، لازم است ساختار سازمانی آن نیز تغییر کند.
از سوی دیگر دراین عصر پر تغییر لازمه دست یابی به رشد و مقابله با تغییرات محیطی، انتقال سریع و روان ابتکارات وایدههای خلاقانه در اغنای فعالیتهای سرمایهگذاری و ایجاد فرصت برای سود و رشد، چابکی سازمان میباشد. این و موارد بسیاری دیگر در بستر سازمان چابک صورت میگیرد.
یکی از کلیدیترین راههای چابکی سازمانها، شکلدهی مناسب ساختار سازمانی و رهایی از ساختار سنتی است. ساختار سنتی با مسائل بوروکراتیک و بیش از حد اداری خود به مثابه مانعی در برابر حرکتهای چابک و نوآورانه میماند. بنابراین تدوین ساختار مناسب علاوه بر آثار اقتصادی، در چابکی، افزایش کارایی و اثربخشی سرمایههای انسانی سازمان آثار کاملا مشخصی بر جای می گذارد . ضمن آنکه ساختار می دانیم برای تغییر ساختار ابتدا فرایندها و سیستم و بازیگران آن ها باید طراحی شوند.
تدوین بیانیه ماموریت و چشم انداز، ، ارزشها (از طريق مطالعات تطبيقي، ميداني، اسناد بالادستي، کانوني)، اهداف(با کمک ماموريت و چشم انداز شناسايي شده) ، تحلیل محیطی(تجليل محيط داخل يعني قوت و ضعف و تحليل محيط بيرون يعني فرصت و تهديد از طريق ماتريس SWOT انجام ميشود.)، شناسايي گزينههاي استراتژي (در ماتريس SWOT و با توجه به امتياز هاي مرحله قبل، انتخابهاي خود را به عنوان استراتژي مشخص نماييد)، اولويت بندي و انتخاب استراتژي(ماتريس QSPMبه شما کمک ميکند استراتژيها را اولويت بندي کرده و مسير را مشخص نماييد)
مدل کسب و کار؛ در فايل زير نحوه تدوين مدل کسب وکار شرح داده شده است.
چگونه شناسایی می شود؟ کافیست به سوالات زیر پاسخ دهید:
آنالیز مشتریان؛ مشتريان را از نظر نوع مشتريان و ميزان اعتبار دسته بندي نماييد. ميزان خريد ماهانه و دفعات خريد را تعيين نماييد. چگونگي پرداخت وجه، ميزان داراييهاي او، و … تا بتوانيد مانند نمونه هاي زير گزارشهاي تحليل را به دست آرويد. بدین ترتیب می دانید چه طور با حداقل هزینه و زمان چه طور مشتریان بهتر و با حاشیه سود بسیار بالاتر را جذب نمایید.
سازمانها براي مقابله با چالشهاي متفاوت پيش رو و نيز ارتقاء بهره وري و افزايش سطح كيفيت خدمات و محصولات خود نياز به استفاده از ابزارها و تكنيكهاي مديريتي و علمي دارند كه از جمله مي توان به تعالي سازماني، مديريت كيفيت جامع، S5 و ساير ابزارها و تكنيكهاي مرتبط اشاره نمود كه در اجرايي نمودن اين ابزارها و رويكردها توجه به نياز واقعي و رعايت تقدم و تاخر جزو اصول مهم مي باشد.
5S از جمله رويكردهايي است كه طبق نظر بسياري از صاحب نظران و كارشناسان ميتواند پايه اوليه و سنگ بناي ساير سيستم هاي كيفيتي و مديريتي باشد.
مشاركت همه افراد در فعاليتهاي سيستم نظام آراستگي محيط كار از اهميت بالايي برخورداراست . رفتار و طرز برخورد مديريت در اين ميان ، ايفاگر نقشي اساسي و سرنوشت ساز است. اگر مديريت برخورد خوبي با اين فعاليت نداشته باشد هيچ يك از كاركنان نيز آن را جدي نخواهند گرفت. اما در صورتيكه مديريت مصمم به اجراي اين فعاليتها و كسب موفقيت در انجام آنها باشد، اين تمايل و قاطعيت در افراد ديگر نيز سرايت كرده و تمامي افراد به انجام آن خواهند پرداخت.
5S سيستمي فكري و عملياتي براي پيشگيري از اتلاف منابع، بهبود بهرهوري و ارتقای كيفيت است كه از 5 اصل و يا زير سيستم تشكيل شدهاست:
در این مرحله ، تشخیص اقلام ضروری از غیرضروری و دور کردن غیرضروری ها ازمحیط کار و تعميرات جزيي و برطرف ساختن نواقص صورت مي گيردZ
پس ازسواکردن ضروری ها ازغیرضروری ها و دورکردن غیر ضروری ها از محل کار، آنچه باقی می ماند باید در وضعیتی سامان یافته و مرتب استقرار یابد. هدف از اجرای این مرحله استقرارمنظم و مرتب ماشین ها واشیا به گونه ای است که اشیاء موردنیازدر زمان مورد نظر و به مقدارموردنظردردسترس باشد.
بازبینی و پاكیزگی محیط كار برای حذف آلودگی از محيط كار بصورت ريشهای در این بخش از نظام «پنج اس» مورد تأكید است.
عبارت است از كنترل و اصلاح دائمی سه S قبلی. تاكید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است كه با استفاده از چك لیستهای مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط كار را به نحوی استاندارد و كنترل نماید كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گیرند.
نهادینه کردن عادات درست به جای عادات نادرست از طریق آموزش و تمرین که رعایت این اصل موجب رعایت نزاکت ، ادب و رفتار خوب سازمانی می گردد.
چگونه تمام فعالیتها و اطلاعات را نگهداری کنیم به گونهای که همیشه در دسترس باشد
در این مرحبه باید بتوانیم سیستم های شخصی و فردی را راهاندازی کنیم تا کنترل امور از دست نرود.
برای مثال چه طور افراد را مدیریت کنیم و بدانیم چه کاری را به چه کسی واگذار کرده ایم؟ چه طور و با چه ابزاری اطلاعات را ذخیره کنیم که همیشه و به سادگی در دسترس باشد و سردرگم نشویم و ….
0 تا 100 سیستمسازی کسب و کار
یکی از مهمترین اقدامات در سیستمسازی اینست که بدانیم قرار نیست همه کارها را خودمان انجام دهیم!
اگر میخواهید به عنوان یک رهبر یا مدیر موفق عمل نمایید، بسیار مهم است که در اوایل کار مدیریتی خود متوجه شوید که نمیتوانید به تنهایی به اهداف خود برسید.
برای آشنایی با این موضوع مقالات مربوط با تفویض اختیار برای سیستم سازی موفق توسط مدیران را در سایت ما مطالعه بفرمایید
امروزه برون سپاری تنها به شرکت های بزرگ محدود نمی شود. با توجه به نوآوری های تکنولوژیکی و تغییرات مداوم در سیاست ها و مقررات، شرکت های کوچک و متوسط (SMEs) در حال حاضر نیز با یک محیط عملیاتی پیچیده روبرو هستند.
برون سپاری، کسب و کاري است از استخدام یک سري نفر در خارج از یک شرکت برای انجام خدمات و ایجاد کالاهايي که به طور سنتی توسط کارکنان شرکت انجام مي شده است. برون سپاری فعالیت های غیر متمرکز می تواند کارایی و بهره وری را بهبود بخشد
یک برنامه زمان بندی یا قالب کار روزانه سیستم ساز را میتوان به عنوان یک ابزار مدیریت زمان مورد بررسی قرار داد که زمان خاصی را برای انجام وظایف خاص مشخص میکند.
ایجاد قالب کار روزانه سیستم ساز به ایجاد حس نظم برای افراد در سازمان های خاص کمک می کند. چنین الگوها و قالبهایی به کارکنان و مدیران برای تشخیص اینکه هر فرد در کجا باید باشد و چه زمانی باید آنجا باشد کمک نموده و نقش یک هماهنگ کننده را برای تسهیل وظایف یا فعالیتهای مختلف و بازه زمانی که یک فعالیت مشخص باید انجام شود ایفا میکند. ساخت قالبهای کاری روزانه به کار روزمره شما سمت و سو و جهت میدهد تا بتوانید با اولویت بندی کارها و تعیین زمانی استاندارد برای تکمیل هر یک، کارایی خود را افزایش دهید.
برای ایجاد قالب کار روزانه سیستم ساز برای مدیریت و کارکنان مقالاتی را در سایت قرار دادهایم تا راهگشا شما در این موضوع باشد.
وظایف براساس نتایج فوری و مهم در ۴ قسمت با استراتژی های مختلف کاری تقسیمبندی میکند:
➀ ابتدا انجام شود
ابتدا تمرکز بر وظایف مهم که باید در همان روز انجام شود |
➁زمان بندی
مهم، اما نه خیلی فوری باید برنامه ریزی شده باشد. |
➂ واگذار کردن
چیزی که ضروری است، اما اهمیت زیادی ندارد، به دیگران واگذار کنید. |
➃ انجام نشود
چیزی که فوری و مهم نیست، اصلا انجام نشود. |
گاهی اوقات میتوانیم با یک اپلیکیشن ساده و رایگان تمام فعالینهای بین خود و کارکنان را به صورت مکانیزه و بدون حضورمان مدیریت کنیم
مدیریت تسک ها و پیگیری کارها – مدیریت پرژه های کاری
برای این موضوع ابزارهای مختلفی وجود دارد اما ما از ترلو بیشتر استفاده می کنیم. هر پروژه را یک BOARD در آن تعریف کرده و اعضا تیم آن پروژه را مشخص می کنیم. کارها را به اجزای کوچکتر شکسته و وظایف هر فرد را مشخص می کنیم. برای انجام هر وظیفه مهلت انجام مشخص می کنیم.
بدین ترتیب وظایف و مسئول انجام آن تحت کنترل قرار می گیرند.
افزایش بهره وری در کار با ابزارهای جدید
0 تا 100 سیستمسازی کسب و کار
شناسایی و خودکارسازی مراحل و جریانهای کاری از مهمترین اقداماتی است که در سیستمسازی کسب و کار باید به آن پرداخت.
طراحی معماری و سلسه مراتب انجام کار بر اساس فرایندها با کمک بهترین نمونه های دنیا
شناسایی سیستم های وضع موجود و ترسیم انها به صورت مدلهای فرایندی
تدوین قالبهای و فرمهای انجام کار و چک لیستهای مورد نیاز
در دسترس قرار دادن اطلاعات پر کاربرد و ایجاد دسترسی سیستمی و ایجاد مخزن مستندات
تجزیه و تحلیل سیستم ها از جهت کارایی، عملکرد، همراستایی با اهداف و استراتژی کسب و کار
برای مثال به تصویر زیر توجه نمایید تا تمام سیستمها و زیرسیستم های حوزه بازاریابی و فروش را در کاملترین شکل آن در یک مدل جهانی ببینید، سپس آن را وضع موجود خود مقایسه کنید. این تصویر مربوط به وشف ایده ال است که به مرور و با طراحی وضعهای مطلوب باید به آن رسید:
سنجش ها بر اساس شاخص های کلیدی عملکردی یا KPI هایی است که در فاز شناسایی سیستم های وضع موجودو ترسیم انها، استخراج شده است.
0 تا 100 سیستمسازی کسب و کار
با توجه به تغیرات محیطی و رقابت میدانیم همیشه باید به دنبال بهبود شرایط باشیم.
به چرخه زیر توجه نمایید:
ايجاد روشي براي انجام اقدامات مــربوط به اصلاح عيوب و عدم انطباقهاي شناسايي شده در سيستم های شرکت و محصولات آن و همچنين به جريان انداختن اقداماتي براي پيشگيري از پديد آمدن مشكلات در سيستم ها و محصولات شركت مي باشد.
0 تا 100 سیستمسازی کسب و کار
تکنولوژی: برای ایجاد سیستم سازی هوشمند گاهی نیاز است فراخور نوع کسب وکار و فعالیتها از تجهیزات و زیرساختهای خاصی استفاده نمود در عمومی ترین حالت این تجهیزات و زیرساختهای عبارتند از:
همیشه یادمان باشد سیستمها زندهاند و مدام در حال تغییرند
اگر به مطالب بسیار حرفه ای تر برای سیستم سازی نیاز دارید میتوانید در دوره آنلاین ” سیستم سازی ” شرکت کنید و تا جای ممکن کسب و کارتان را از خودتان مستقل کنید.
اين دوره از مباحث ساده و مقدماتي شروع مي شود و تا آموزش کاربردي و حرفه اي ادامه مي يابد.
کسب اطلاعات بيشتر درباره دوره جامع سيستم سازي