چرا فرایندهای کسب و کارتان را باید سیستم سازی کنید؟
سیستم سازی فرآیندهای کسب و کار شامل تبدیل دانش کارکنان به اطلاعات فرایندی برای اجرای راحت‌تر عملیات شرکت و تغییر مدیریت سریعتر است. دانش شغلی از فردی بازیابی می شود و در یک سیستم استاندارد ثبت می شود به طوری که به راحتی در دسترس سایر اعضای تیم باشد.
سیستم سازی باعث می شود پردازش دانش پروسه برای کارکنان قابل ملموس‌تر باشد، زیرا آنها به اطلاعاتی دسترسی دارند که برای انجام کار خود به آن نیاز دارند، بدین ترتیب حدس و گمان نیز از بین می‌رود. بدون سیستمسازی با اختلالات کاری مواجه خواهیم شد، در این شرایط کارکنان به جای تلاش برای اجرای عملیات کاری، سعی در درک نحوه انجام وظایف خود دارد.
5 دلیل برای سیستم سازی فرایندهای کسب وکار
- جلوگیری از گم شدن دانش شغلی. اغلب وقتی کارکنان یک موقعیت شغلی را ترک می کنند و نفر جایگزین‌ها آنها برای اینکه فعالیت‌های این عملیات جدید را اجرا کند اقدام به “اختراع دوباره چرخ!” میکند. شرکت‌ها با بی توجهی به نیاز به سیستم سازی فرآیندهای کسب و کار، با ریسک از دست دادن یک منبع دانشی ارزشمند مواجه هستند.
- بهبود کارایی. هنگامی که یک کارمند نیاز به پیدا کردن پاسخ به یک سؤال مربوط به شغل را دارد، می‌تواند به سرعت از طریق سیستم به اطلاعات موردنیازش دسترسی پیدا میکند. این به ویژه در مواردی که کارکنان با وظایف مبهم و غیر واقعی مواجه هستند که ممکن است به یاد نیاورند و یا ندانند چگونه باید آن را اداره و کنترل کنند.
- افزایش یک‌دستی و سازگاری. ثبت اطلاعات و ایجاد سیستم باعث می شود همه کارمندان با اطلاعات و رویه‌های مشابهی کارها را انجام دهند و در شرایط کاری، واکنش‌های مشابهی داشته باشند. سیستم‌ها بر این نکته تأکید دارند که چگونه یک فرآیند باید کار کند. همچنین مانع از کارکردن با دستورالعمل های قدیمی می شود که می تواند به خطاهای کاری منجر شود.
- الهام بخش همکاری تیم. اعضای تیم فرآیند بهتر با یکدیگر قادر به همکاری در مسائل هستند، زیرا سرعت با آخرین اطلاعات نگه بالا نگه داشته می‌شود. این موجب صرفه جویی در زمان شده و کار گروهی را بهبود می‌بخشد تا کارکنان بتوانند فرایندها و تغییرات سریع را اجرا سازی کنند.
- تسهیل در بهبود فرایندها. سیستمسازی فرآیندهای کسب و کار اجازه می‌دهد تا مدیران برایطرح های بهبود فرایند بیشتر و بهتر آماده باشند. فرایند فعلی همانطور که در حال حاضر ثبت شده، ارجرا می‌شوند و مدیران می توانند به راحتی اثرات فرایند پیشنهاد شده خود را ارزیابی کنند. مدیران همچنین می توانند بیشتر وظایف خود را به کارکنان منتقل کنند، زیرا فرایندها و روش ها در یک سیستم استاندارد سازماندهی شده اند.
مزایای بسیار دیگر در ارتباط با سیستمسازی فرایندهای کسب وکار وجود دارد. مهمتر از همه، کارکنان “در هماهنگی” با نحوه عملکرد شرکت، ارتقاء ارتباطات بهتر و صرفه جویی در وقت بهتر عمل می‌کنند.
ترجمه مقاله:
http://trijsolutions.com/why-systemize-your-business-processes/
May 26, 2015 By Christine Sinotte
