ترفند ایمیلی

بعید به نظر می‎رسد که کسی از گشت زدن در صندوق ایمیل‎های خود و مدیریت ایمیل‎ها لذت ببرد. و با این­که هیچ کس خواهان این قضیه نیست، تقریباً همه باید با آن برخورد ‎کنند. فارغ از اینکه شما مدیرعامل یک شرکت هستید یا یک پدر و مادر یک خانه، یک تجارت کوچک را شروع می‎کنید و یا از نردبان ترقی شرکت بالا می‎روید، فرار از ایمیل‎ها و یافتن زمانی برای مواردی که برایتان مهم هستند دشوار است. در این مطلب، ما 7 مورد از بهترین راهنمایی­‌های خود در مورد نحوه برخورد کارآمد و موثر با ایمیل را با شما به اشتراک می گذاریم تا بتوانید از صندوق ورودی ایمیل خود خارج شده و به زندگی خود وارد شوید.

متأسفانه صرف وقت کمتر در صندوق ایمیل­ها یک موضوع صرفاً ارادی نیست. حتی اگر اراده شما واقعاً زیاد باشد، اما سیستم شما تغییر نکند، هنوز هم ساعت­‌های زیادی را صرف بازدید از ایمیل‎ها کرده و به کارهای مهم دیگر خود نمی‎رسید. منطقی نیست که صرفاً برای مدیریت ایمیل‎های خود، وقتتان را قربانی نمایید.

باید یک برنامه یا استراتژی داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که با همه موارد به طور مناسب برخورد می­کنید. برای این منظور، دو رویکرد وجود دارد که می­توانید مورد استفاده قرار دهید:

  • می‎توانید هر روز تعداد ایمیل­‌هایی را که باید بررسی نمایید، کاهش دهید.
  • می­توانید مدیریت ایمیل‎ها را کارآمدتر نمایید.

تمامی 7 ترفند ایمیلی که می­خواهیم در اینجا به اشتراک بگذاریم در یکی از این دسته ها قرار می­گیرند. و اگر واقعاً می­خواهید زمان گران­‌بهای خود را پس بگیرید، بهترین استراتژی ترکیب هر دو روش است. این دقیقاً همان کاری است که ما در اینجا با این 7 استراتژی می­خواهیم انجام دهیم. این­ها استراتژی‌­هایی هستند که توسط شرکت‎های موفق و هزاران مشتری مورد استفاده قرارگرفته‌­اند. هر کدام از این افراد دارای پیش زمینه‌­ها، تعهدات و تجربیات مختلفی در رابطه با مدیریت ایمیل (و انتظارات دیگران در مورد آن) هستند، اما از این استراتژی­‌ها متناسب با ظرفیت خود استفاده نموده و بهره برده‎اند.

در بسیاری از موارد، اجرای فقط یکی از این راهبردها می­تواند در هنگام بررسی ایمیل‌­ها، یک ساعت از وقتتان را آزاد نماید. اگر بتوانید همه آنها را پیاده سازی کنید، در راه صفر شدن صندوق ورودی خود گام برمی‎دارید.


ایمیل مارکتینگ

  • یک بار لمس کنید

آیا تاکنون مجبور شده­اید یک ایمیل را دو، سه یا چهار بار بخوانید؟ شاید یک نوتیفیکیشن در موبایل خود ببینید و بخواهید بدانید که موضوع آن چیست. می‎دانید که موضوع مهمی است، اما در حال حاضر نمی­توانید کاری در مورد آن انجام دهید. بنابراین آن را در صندوق ورودی خود باقی می‎گذارید و موبایل را دوباره در جیب خود قرار می‎دهید. سپس وقتی به دفتر بازگشتید، دوباره آن را می­بینید. اما رئیس‎تان همان لحظه از شما درخواست یک کار فوری کرده است. بنابراین، دوباره آن را در صندوق ورودی خود می‎گذارید. به همین ترتیب ممکن است قبل از پاسخ دادن به یک ایمیل، 10 بار به آن نگاه کنید!

چند بار خواندن یک ایمیل بدون انجام هیچ اقدامی، اتلاف وقت زیادی به همراه دارد. این­که بارها و بارها چنین چیزی را ببینید بسیار استرس­زا است. به هر حال به قدرت اراده و پیگیری خود برای دنبال کردن کارها اعتماد کنید. این امر به ویژه هنگامی درست است که شروع به بک آپ گیری از چنین مواردی می‎نمایید و با گذشت زمان می‎بینید که صندوق کارهای ناتمام­تان که در انتظار خوانده شدن هستند، بیش از 50 ایمیل دربر دارد. فقط با یک­بار لمس کردن چنین ایمیلی می­توانید مقدار زمان زیادی صرفه جویی کرده و استرس خود را تا حد زیادی کاهش دهید. یعنی هر وقت یک ایمیل را باز می‏‎کنید، سریعاً تصمیم بگیرید که با آن چه کار باید بکنید. ممکن است به آن پاسخ دهید، آن را بایگانی کنید، آن را آرشیو نموده و یا حذف نمایید. دیگر جمله ” بعداً دوباره این را بررسی می کنم” وجود نخواهد داشت. شما یک بار آن را لمس کرده و به پیام بعدی می­روید. عادت به انجام این کار کمی طول می­کشد؛ اما وقتی تبدیل به یک عادت شد، متوجه فواید زیاد آن خواهید شد.

یکی از دلایلی که مردم غالباً برای عدم استفاده از این استراتژی عنوان می‎کنند این است که این کار را به تاخیر می‎اندازند، چون صندوق های ورودی دیگری دارند که مجبور به مدیریت آن هستند. واقعیتی که در این مورد وجود دارد این است که صندوق ورودی بیشتر مساوی است با وجود پیچیدگی بیشتری در سیستم. اما این امر هم با تخصصی کردن هر صندوق ورودی قابل اصلاح است. به عنوان مثال اگر مواردی را که باید اقدامی در موردشان انجام دهید در صندوق ورودی خود نگه دارید، هر بار که اپلیکیشن ایمیل خود را باز کنید، می‎توانید بفهمید که کدام موارد واقعاً جزء وظایفی­‌اند که باید در مورد آن­ها اقدام نمایید. وقتی یکبار لمس کردن را تمرین کنید لازم نیست دوباره بدانید که محتوای هر ایمیل چیست. به علاوه با بکار بستن این ترفند می­توانید برای افزایش کارآیی، کارهای مرتبط را دسته بندی نموده و احساس کنید که واقعا صندوق ورودی ایمیل­تان خالی است.


ایمیل مارکتینگ

  • هنگام ارسال ایمیل، قسمت موضوع(subject) را بهتر بنویسید.

یکی از وقت­‌گیرترین کارها، جستجوی یک ایمیل خاص بر اساس موضوع آن است. چرا که اکثر مردم حوصله نوشتن موضوعی خوب و مرتبط با ایمیل ارسالی خود را ندارند. آن­ها معمولا از چیزی مانند “گزارش” یا “پروژه” استفاده خواهند کرد. چنین عنوانی هیچ ایده­ای در مورد آن­چه در ایمیل وجود دارد به شما نمی­دهند. نوشتن موضوعاتی شبیه این سریع­تر است، اما زمانی که مجبورید برگردید و آن سوزن را در انبار کاه پیدا کنید، زمان زیادی را از دست می‎دهید.

راه حل آسان برای این قضیه، نوشتن موضوعی است که غنی از کلمات کلیدی هستند و دقیقاً توصیف می­کنند که ایمیل درباره چیست. فقط این که دیگران انضباط الکترونیکی ضعیفی دارند، به این معنی نیست که شما هم مجبورید همان­گونه باشید. قسمت موضوع را به­‌گونه­‌ای بنویسید که موضوع ایمیل برای شخصی که آن را دریافت می‎کند، روشن باشد. آیا فرد مقابل می‎تواند حتی بدون باز کردن ایمیل در مورد آن صحبت کند؟ اگر چنین است پس عنوان موضوعی مؤثری نوشته‎اید.

بله، این بدان معنی است که باید نوشتن تنها یک یا دو کلمه در قسمت موضوع را متوقف نموده و عبارات طولانی­تری بنویسید. اما هنگامی که گیرنده به همان عنوان موضوعی پاسخ داده و از آن استفاده کند، پیدا کردن این پیام در آینده برای شما نیز بسیار ساده­تر خواهد شد. در ادامه چند مثال آورده شده است:

  • بد: BBQ
  • خوب: BBQ در Thanh، شنبه، 3 بعد از ظهر
  • بد: اصلاح
  • خوب: لطفا گزارش TPS Q2 2020 را اصلاح کنید.

 

  • بد: این را ببینید
  • خوب: فایل  PSD بک­گراند انگیزشی برای دسک­تاپ

به نوشتن عنوان‎های موضوعی طولانی­تر عادت کنید. این امر به شما و افرادی که برای آن­ها ایمیل ارسال می­کنید کمک می­کند تا در آینده زمان بسیار کمتری برای جستجوی پیام ها صرف نمایید.


ایمیل مارکتینگ

  • اپراتورهای جستجو را بشناسید (و از آن­ها استفاده کنید)

علاوه بر نوشتن عنوان‎های موضوعی توصیفی، راه دیگر برای جستجوی سریع­تر ایمیل‎ها، بهتر نمودن شیوه جستجوی آن­هاست. بهترین نکته برای جستجوی بهتر، ترکیب اصلاح کننده­‌ها یا فیلترهای جستجو است. هرچه فیلترهایی که برای جستجو استفاده می‎کنید بیشتر باشد، نتایج بهتری خواهید گرفت. این امر به ویژه در مورد ترکیب انواع مختلفی از فیلترهای جستجو مانند عناوین موضوعی، تاریخ ها و فرستنده­ها صادق است.

به عنوان مثال، می­توان نام پیغام دهنده را جستجو کرد. به این ترتیب تعداد ایمیل‎هایی که باید آنها را جستجو نمود، بطور چشم­گیری کم می‎شود. همچنین می‎توان ایمیل‎های دریافت شده هفته گذشته را جستجو کرد. این فیلتر نیز باعث می شود تعداد ایمیل‎هایی که باید جستجو نمود کاهش یابد. همچنین می‎توان برنامه ریزی Q2 را در subject جستجو نمود. اما اگر از هر سه این فیلترهای جستجو به صورت ترکیبی استفاده شود، فقط دو ایمیل برای جستجو باقی می‎ماند و یافتن آنچه که به دنبالش هستید بسیار آسان خواهد شد.

هر یک از ارائه دهندگان سرویس‎های ایمیل، روش متفاوتی برای دستیابی به اپراتورهای جستجو دارند. برخی از ارائه دهندگان ایمیل مانند  Gmail، از برخی اپراتورهای جستجوی پیشرفته پشتیبانی می‎کنند. یکی از موارد مفید، فیلتر ” has:attachment ” است که به جستجوی ایمیل­‌هایی که پیوست دارند می‎پردازد. بنابراین می­توانید جملات خاصی را جستجو نمایید. تنها کافی است یک یا دو عملگر جستجو مربوط به کابران ایمیل را بیاموزید و بلافاصله شروع به استفاده از آن­ها نمایید. با گذشت زمان، حجم زیادی از زمان لازم برای جستجوی ایمیل‎ها (و بسیاری از دردسرهای دیگر) را برای خودتان صرفه جویی خواهید کرد.


  • نوشتن چند باره یک ایمیل را متوقف کنید

آیا برایتان اتفاق افتاده است که بارها و بارها خود را در حال تایپ یک چیز مشابه در ایمیل خود ‎بینید؟ اگر چنین است، وقت آن رسیده که این موضوع را ساده کنیم. نکته ای در مورد تایپ چند باره یک ایمیل تکراری وجود ندارد. روش بهتر استفاده مجدد از بخشی از ایمیل­‌هایتان برای عباراتی است که اغلب از آن­ها استفاده می‎کنید. بنابراین نیازی نیست هر بار همه چیز را از ابتدا بنویسید. دو راه برای انجام این کار وجود دارد:

  1. از پاسخ های از پیش آماده شده استفاده کنید.
  2. از نرم افزار گسترش متن استفاده نمایید.

پاسخ های از پیش آماده (Canned Responses) ایمیل‎هایی هستند که در ایمیل کلاینت شما ذخیره می شوند و می توانید هر زمان که بخواهید مجدداً از آن­ها استفاده کنید. آنها را به عنوان الگوهای ایمیلی در نظر بگیرید که می‎توانید بارها و بارها مورد استفاده قرار دهید. نحوه کار ایمیل کلاینت برای هر سرویس دهنده ایمیل متفاوت است. به عنوان نمونه به رابط وب Gmail اشاره خواهیم کرد.

برای استفاده از پاسخ­های از پیش آماده درGmail، ابتدا باید این ویژگی را فعال کنید. برای انجام این کار، در سمت راست بالای صفحه به Gear Icon بروید و به ترتیب Settings > Labs  را انتخاب نمایید. سپس از منوی ظاهر شده ویژگی Canned Response  را فعال کنید. اکنون هر زمان که یک ایمیل می­نویسید، می­توانید آن را به عنوان یک پاسخ آماده ذخیره نموده و دوباره از آن برای ایمیل‎های بعدی استفاده نمایید. می­توانید این کار را با کلیک کردن روی مثلث کوچک در پنجره compose  و سپس انتخاب Canned Responses، انجام دهید.

اما اگر از Gmail استفاده نمی­کنید یا می‎خواهید پاسخ‎های آماده شما برای چندین سرویس­‌دهنده ایمیل در دسترس باشد، چه می‎کنید؟ راه­حل جایگزین استفاده از یک برنامه گسترش متن است. نرم افزار گسترش متن در سیستم عامل شما اجرا می­شود و اجازه می­دهد قطعه‎ای از متن شما در هر مکانی استفاده گردد. یکی از این نرم افزارها TextExpander است که هم برای مک و هم برای ویندوز در دسترس است.

هر کدام را که انتخاب می­کنید، باید زمانی را به ایجاد الگوهای خود اختصاص دهید. 15 دقیقه­ای که در این زمینه سرمایه گذاری می‎کنید به معنای واقعی کلمه صدها ساعت زمان برایتان صرفه جویی خواهد کرد.


ایمیل مارکتینگ

  • به منظور کاهش حجم اسپم، یک آدرس ایمیل ثانویه برای خود بسازید.

یک راه ساده برای سر و کار داشتن با ایمیل‎های کمتر، داشتن یک آدرس ایمیل ثانویه است که از آن برای موارد ناخواسته استفاده نمایید. وقتی از دو آدرس ایمیل جداگانه استفاده نمایید، از مخلوط شدن ایمیل‎های مهم و ایمیل‎های بی اهمیت خودداری می‎کنید. این امر باعث می­شود ایمیل­‌های مهم را از دست ندهید. وقتی وارد حساب ایمیل اصلی خود می‎شوید، می­دانید که همه موارد موجود در صندوق ورودی‎تان دارای اهمیت هستند. بقیه موارد در حساب غیر ضروری شما جای دارند. ممکن است بخواهید از ایمیل مهم خود برای مواردی از این قبیل استفاده کنید:

  • خانواده و دوستان
  • صورتحساب‎ها (تلفن، برق و غیره)
  • خرید (آژانس‎های هوایی، فروشگاه‎ها و غیره)
  • خبرنامه های با کیفیت بالا
  • هرگونه خدمات شخصی و حساس (بانکی، موسسات حقوقی و غیره)

برای هر چیز دیگری، استفاده از آدرس ایمیل ثانویه را در نظر بگیرید. مواردی از قبیل:

  • ثبت نام در انجمن­‌ها
  • وب­سایت­هایی که آدرس ایمیل شما را می‎خواهند اما می­دانید که دیگر از آن­ها بازدید نخواهید کرد.
  • خبرنامه‎های با کیفیت پایین که نظر مثبتی در رابطه با اشتراک آن­ها ندارید.

وقتی از آدرس ایمیل ثانویه استفاده می‎کنید، دیگر نیازی به لاگین شدن در آن ندارید. برای این آدرس ایمیل نیازی به داشتن صندوق ورودی صفر نیست؛ چرا که باعث اتلاف وقت خواهد شد. به یاد داشته باشید، این آدرس فقط برای سایت­‌ها و خدماتی است که به آدرس ایمیل نیاز دارند و نمی­‌خواهید ایمیلی از آن­ها دریافت کنید. بنابراین نیازی به مرتب سازی آن نیست. و اگر نیاز به یافتن چیز خاصی دارید، معمولاً یک جستجوی ساده برای یافتن آنچه می­خواهید کافی است.

  • فیلترهای ایمیلی (یا قواعد آن) را طوری تنظیم کنید که پیام­‌ها به صورت خودکار در جای مناسب قرار گیرند

یک روش پیشرفته برای تحت کنترل گرفتن ایمیل‎ها استفاده از فیلترهاست. این مورد پیچیده‌­ترین ترفندی است که می‎خواهیم در این مقاله به اشتراک بگذاریم. اما اگر زمان لازم برای انجام آن را پیدا کنید، واقعاً مؤثر است. این ترفند به همه توصیه نمی‎شود، زیرا بسیار پیشرفته است. اما اگر دوست دارید سرویس ایمیل خود را شخصی سازی نمایید، این مورد ارزش اجرا دارد.

در سطح پایه، فیلترهای ایمیل بطور خودکار روی ایمیل‎­های خاصی که معیارهای خاصی را دارا هستند، اقدام می‎نمایند. به عنوان مثال می­توانید فیلتر ایمیلی داشته باشید که به طور خودکار پیامی از یک مشتری مهم را پرچم گذاری کند. یا می­توانید به صورت خودکار پیام یکی از اعضای تیم را در پوشه پروژه مربوطه ثبت نمایید. روش های نامحدودی برای تنظیم قوانین ایمیل یا فیلترها وجود دارد.

به خاطر داشته باشید که فیلترها برای راه اندازی، کمی زمان از شما خواهند برد. اما به تجربه ثابت شده که این مقدار از وقت، سرمایه گذاری خوبی است. فیلترهای ایمیلی می‎توانند بسیاری از دردسرها را از بین برده و هزاران ساعت برایتان صرفه­جویی کنند. باز هم تاکید می‎شود که این روش بسیار پیشرفته است و برای همه مناسب نیست. اما حداقل آن را بررسی کنید و ببینید آیا چیزی هست که علاقه­‌مند به اجرای آن باشید یا خیر.

و اگر ایده فیلترهای ایمیل را دوست دارید اما نمی‎خواهید برای راه اندازی آن وقت بگذارید، ترفند شماره 7 را به عنوان یک میانبر شیرین بررسی نمایید.

  • اتوماسیون سطح بالاتر ایمیل با استفاده از SaneBox

آخرین ترفند، استفاده از یک سرویس اتوماسیون ایمیل است که می‎تواند به شما در مدیریت ایمیل‎هایتان کمک کند. اگر ایده فیلترهای ایمیل را دوست دارید اما نمی‎خواهید تمام مراحل راه‌­اندازی فنی را طی کنید، Sanebox  برای شما مناسب است. SaneBox  سرویسی است که فیلترها را برایتان پیاده سازی نموده (به نکته قبلی مراجعه کنید) و اطمینان می­دهد که فقط ایمیل‎های مهم به صندوق ورودی شما وارد شوند. همه ایمیل­های دیگر وارد یک پوشه جداگانه به نام SaneLater می‎گردند. این امر امکان سطح دیگری از رده بندی ایمیل‎ها را به شما می­دهد. زیرا می­توانید صندوق ورودی خود و پیام های مهم آن را زودتر از پوشه SaneLater خود بررسی نمایید. مثلا ممکن است هر بار صندوق ورودی خود را چک کنید، در حالیکه پوشهSaneLater  خود را تنها یک بار در هفته بررسی می‎نمایید.

سرویسSaneBox  کار شگفت انگیزی در مورد تعیین این­که ایمیل­‌ها مهم هستند یا نه، انجام می­دهد و این کار را بدون نگاه به محتوای ایمیل شما عملی می‎نماید. SaneBox تعیین می کند که آیا یک ایمیل براساس معیارهای زیر دارای اهمیت است یا خیر:

  • فرستنده کیست؟
  • موضوع ایمیل چه می گوید؟
  • با این ایمیل چه کاری انجام می­دهید؟

اما اگر نگران حریم شخصی ایمیلی خود هستید، مطمئن باشید که SaneBox اطلاعات شما را جمع‌­آوری نمی‎کند تا آن را به بالاترین پیشنهاد دهنده بفروشد.

ویژگی های بسیار جذاب دیگری هم در نتیجه داشتن اشتراک سرویس  SaneBox وجود دارد. به عنوان مثال، فیلتر SaneBlackHole  که ایمنی را حتی از زمانی که اشتراک آن را نداشته باشید نیز بالاتر می‎برد. تمام کاری که باید انجام دهید این است که پیام را به پوشه SaneBlackHole خود بکشید. از آن پس SaneBox اطمینان خواهد داد که شما هرگز پیام دیگری از آن فرستنده نمی‌­بینید. همچنین با قرار دادن چیزی مانند “1week@sanebox.com ” در قسمت BCC می‎توانید از یادآوری کننده SaneReminders برای پیگیری ایمیل‎ها استفاده نمایید. این قضیه باعث می­شود که پیام اصلی در صورت عدم پاسخگویی طرف مقابل، طی یک هفته به صندوق ورودی شما بازگردد تا پیگیری‎های لازم را انجام دهید.

SaneBox  یک سرویس پولی است، اما استفاده از آن به شدت توصیه می­شود. اگر نمی­توانید (یا نمی‎خواهید) فیلترهای ایمیل خود را پیاده سازی کنید، SaneBox  می­تواند به شما کمک کند.

همین الان ایمیل خود را تحت کنترل درآورید

در اینجا برای شروع صرفه­‌جویی در وقت از طریق ترفندهای ایمیلی، چند اقدام آمده است:

  • بلافاصله استفاده از یکبار لمس کردن ( Touch-It-One ) را شروع کنید.
  • نحوه ترکیب فیلترهای جستجو را در سرویس دهنده ایمیل خود معین نمایید.
  • SaneBoxرا بررسی کنید و ببینید آیا برای شما مناسب است یا نه.

در این مطلب هفت نکته برتر در مورد مدیریت ایمیل‎ها که حداقل یک ساعت در روز وقت شما را ذخیره خواهد کرد، ارائه شده است. پیشنهاد می‎کنیم هر بار یک نکته را پیاده سازی نمایید. پس از بکارگیری هر یک از موارد خواهید دید که وقت کمتری را برای بررسی صندوق ورودی خود اختصاص داده و زمان بیشتری را برای آنچه برایتان مهم است صرف می‎کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *