بعید به نظر میرسد که کسی از گشت زدن در صندوق ایمیلهای خود و مدیریت ایمیلها لذت ببرد. و با اینکه هیچ کس خواهان این قضیه نیست، تقریباً همه باید با آن برخورد کنند. فارغ از اینکه شما مدیرعامل یک شرکت هستید یا یک پدر و مادر یک خانه، یک تجارت کوچک را شروع میکنید و یا از نردبان ترقی شرکت بالا میروید، فرار از ایمیلها و یافتن زمانی برای مواردی که برایتان مهم هستند دشوار است. در این مطلب، ما 7 مورد از بهترین راهنماییهای خود در مورد نحوه برخورد کارآمد و موثر با ایمیل را با شما به اشتراک می گذاریم تا بتوانید از صندوق ورودی ایمیل خود خارج شده و به زندگی خود وارد شوید.
متأسفانه صرف وقت کمتر در صندوق ایمیلها یک موضوع صرفاً ارادی نیست. حتی اگر اراده شما واقعاً زیاد باشد، اما سیستم شما تغییر نکند، هنوز هم ساعتهای زیادی را صرف بازدید از ایمیلها کرده و به کارهای مهم دیگر خود نمیرسید. منطقی نیست که صرفاً برای مدیریت ایمیلهای خود، وقتتان را قربانی نمایید.
باید یک برنامه یا استراتژی داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که با همه موارد به طور مناسب برخورد میکنید. برای این منظور، دو رویکرد وجود دارد که میتوانید مورد استفاده قرار دهید:
تمامی 7 ترفند ایمیلی که میخواهیم در اینجا به اشتراک بگذاریم در یکی از این دسته ها قرار میگیرند. و اگر واقعاً میخواهید زمان گرانبهای خود را پس بگیرید، بهترین استراتژی ترکیب هر دو روش است. این دقیقاً همان کاری است که ما در اینجا با این 7 استراتژی میخواهیم انجام دهیم. اینها استراتژیهایی هستند که توسط شرکتهای موفق و هزاران مشتری مورد استفاده قرارگرفتهاند. هر کدام از این افراد دارای پیش زمینهها، تعهدات و تجربیات مختلفی در رابطه با مدیریت ایمیل (و انتظارات دیگران در مورد آن) هستند، اما از این استراتژیها متناسب با ظرفیت خود استفاده نموده و بهره بردهاند.
در بسیاری از موارد، اجرای فقط یکی از این راهبردها میتواند در هنگام بررسی ایمیلها، یک ساعت از وقتتان را آزاد نماید. اگر بتوانید همه آنها را پیاده سازی کنید، در راه صفر شدن صندوق ورودی خود گام برمیدارید.
آیا تاکنون مجبور شدهاید یک ایمیل را دو، سه یا چهار بار بخوانید؟ شاید یک نوتیفیکیشن در موبایل خود ببینید و بخواهید بدانید که موضوع آن چیست. میدانید که موضوع مهمی است، اما در حال حاضر نمیتوانید کاری در مورد آن انجام دهید. بنابراین آن را در صندوق ورودی خود باقی میگذارید و موبایل را دوباره در جیب خود قرار میدهید. سپس وقتی به دفتر بازگشتید، دوباره آن را میبینید. اما رئیستان همان لحظه از شما درخواست یک کار فوری کرده است. بنابراین، دوباره آن را در صندوق ورودی خود میگذارید. به همین ترتیب ممکن است قبل از پاسخ دادن به یک ایمیل، 10 بار به آن نگاه کنید!
چند بار خواندن یک ایمیل بدون انجام هیچ اقدامی، اتلاف وقت زیادی به همراه دارد. اینکه بارها و بارها چنین چیزی را ببینید بسیار استرسزا است. به هر حال به قدرت اراده و پیگیری خود برای دنبال کردن کارها اعتماد کنید. این امر به ویژه هنگامی درست است که شروع به بک آپ گیری از چنین مواردی مینمایید و با گذشت زمان میبینید که صندوق کارهای ناتمامتان که در انتظار خوانده شدن هستند، بیش از 50 ایمیل دربر دارد. فقط با یکبار لمس کردن چنین ایمیلی میتوانید مقدار زمان زیادی صرفه جویی کرده و استرس خود را تا حد زیادی کاهش دهید. یعنی هر وقت یک ایمیل را باز میکنید، سریعاً تصمیم بگیرید که با آن چه کار باید بکنید. ممکن است به آن پاسخ دهید، آن را بایگانی کنید، آن را آرشیو نموده و یا حذف نمایید. دیگر جمله ” بعداً دوباره این را بررسی می کنم” وجود نخواهد داشت. شما یک بار آن را لمس کرده و به پیام بعدی میروید. عادت به انجام این کار کمی طول میکشد؛ اما وقتی تبدیل به یک عادت شد، متوجه فواید زیاد آن خواهید شد.
یکی از دلایلی که مردم غالباً برای عدم استفاده از این استراتژی عنوان میکنند این است که این کار را به تاخیر میاندازند، چون صندوق های ورودی دیگری دارند که مجبور به مدیریت آن هستند. واقعیتی که در این مورد وجود دارد این است که صندوق ورودی بیشتر مساوی است با وجود پیچیدگی بیشتری در سیستم. اما این امر هم با تخصصی کردن هر صندوق ورودی قابل اصلاح است. به عنوان مثال اگر مواردی را که باید اقدامی در موردشان انجام دهید در صندوق ورودی خود نگه دارید، هر بار که اپلیکیشن ایمیل خود را باز کنید، میتوانید بفهمید که کدام موارد واقعاً جزء وظایفیاند که باید در مورد آنها اقدام نمایید. وقتی یکبار لمس کردن را تمرین کنید لازم نیست دوباره بدانید که محتوای هر ایمیل چیست. به علاوه با بکار بستن این ترفند میتوانید برای افزایش کارآیی، کارهای مرتبط را دسته بندی نموده و احساس کنید که واقعا صندوق ورودی ایمیلتان خالی است.
یکی از وقتگیرترین کارها، جستجوی یک ایمیل خاص بر اساس موضوع آن است. چرا که اکثر مردم حوصله نوشتن موضوعی خوب و مرتبط با ایمیل ارسالی خود را ندارند. آنها معمولا از چیزی مانند “گزارش” یا “پروژه” استفاده خواهند کرد. چنین عنوانی هیچ ایدهای در مورد آنچه در ایمیل وجود دارد به شما نمیدهند. نوشتن موضوعاتی شبیه این سریعتر است، اما زمانی که مجبورید برگردید و آن سوزن را در انبار کاه پیدا کنید، زمان زیادی را از دست میدهید.
راه حل آسان برای این قضیه، نوشتن موضوعی است که غنی از کلمات کلیدی هستند و دقیقاً توصیف میکنند که ایمیل درباره چیست. فقط این که دیگران انضباط الکترونیکی ضعیفی دارند، به این معنی نیست که شما هم مجبورید همانگونه باشید. قسمت موضوع را بهگونهای بنویسید که موضوع ایمیل برای شخصی که آن را دریافت میکند، روشن باشد. آیا فرد مقابل میتواند حتی بدون باز کردن ایمیل در مورد آن صحبت کند؟ اگر چنین است پس عنوان موضوعی مؤثری نوشتهاید.
بله، این بدان معنی است که باید نوشتن تنها یک یا دو کلمه در قسمت موضوع را متوقف نموده و عبارات طولانیتری بنویسید. اما هنگامی که گیرنده به همان عنوان موضوعی پاسخ داده و از آن استفاده کند، پیدا کردن این پیام در آینده برای شما نیز بسیار سادهتر خواهد شد. در ادامه چند مثال آورده شده است:
به نوشتن عنوانهای موضوعی طولانیتر عادت کنید. این امر به شما و افرادی که برای آنها ایمیل ارسال میکنید کمک میکند تا در آینده زمان بسیار کمتری برای جستجوی پیام ها صرف نمایید.
علاوه بر نوشتن عنوانهای موضوعی توصیفی، راه دیگر برای جستجوی سریعتر ایمیلها، بهتر نمودن شیوه جستجوی آنهاست. بهترین نکته برای جستجوی بهتر، ترکیب اصلاح کنندهها یا فیلترهای جستجو است. هرچه فیلترهایی که برای جستجو استفاده میکنید بیشتر باشد، نتایج بهتری خواهید گرفت. این امر به ویژه در مورد ترکیب انواع مختلفی از فیلترهای جستجو مانند عناوین موضوعی، تاریخ ها و فرستندهها صادق است.
به عنوان مثال، میتوان نام پیغام دهنده را جستجو کرد. به این ترتیب تعداد ایمیلهایی که باید آنها را جستجو نمود، بطور چشمگیری کم میشود. همچنین میتوان ایمیلهای دریافت شده هفته گذشته را جستجو کرد. این فیلتر نیز باعث می شود تعداد ایمیلهایی که باید جستجو نمود کاهش یابد. همچنین میتوان برنامه ریزی Q2 را در subject جستجو نمود. اما اگر از هر سه این فیلترهای جستجو به صورت ترکیبی استفاده شود، فقط دو ایمیل برای جستجو باقی میماند و یافتن آنچه که به دنبالش هستید بسیار آسان خواهد شد.
هر یک از ارائه دهندگان سرویسهای ایمیل، روش متفاوتی برای دستیابی به اپراتورهای جستجو دارند. برخی از ارائه دهندگان ایمیل مانند Gmail، از برخی اپراتورهای جستجوی پیشرفته پشتیبانی میکنند. یکی از موارد مفید، فیلتر ” has:attachment ” است که به جستجوی ایمیلهایی که پیوست دارند میپردازد. بنابراین میتوانید جملات خاصی را جستجو نمایید. تنها کافی است یک یا دو عملگر جستجو مربوط به کابران ایمیل را بیاموزید و بلافاصله شروع به استفاده از آنها نمایید. با گذشت زمان، حجم زیادی از زمان لازم برای جستجوی ایمیلها (و بسیاری از دردسرهای دیگر) را برای خودتان صرفه جویی خواهید کرد.
آیا برایتان اتفاق افتاده است که بارها و بارها خود را در حال تایپ یک چیز مشابه در ایمیل خود بینید؟ اگر چنین است، وقت آن رسیده که این موضوع را ساده کنیم. نکته ای در مورد تایپ چند باره یک ایمیل تکراری وجود ندارد. روش بهتر استفاده مجدد از بخشی از ایمیلهایتان برای عباراتی است که اغلب از آنها استفاده میکنید. بنابراین نیازی نیست هر بار همه چیز را از ابتدا بنویسید. دو راه برای انجام این کار وجود دارد:
پاسخ های از پیش آماده (Canned Responses) ایمیلهایی هستند که در ايميل کلاينت شما ذخیره می شوند و می توانید هر زمان که بخواهید مجدداً از آنها استفاده کنید. آنها را به عنوان الگوهای ایمیلی در نظر بگیرید که میتوانید بارها و بارها مورد استفاده قرار دهید. نحوه کار ايميل کلاينت برای هر سرویس دهنده ایمیل متفاوت است. به عنوان نمونه به رابط وب Gmail اشاره خواهیم کرد.
برای استفاده از پاسخهای از پیش آماده درGmail، ابتدا باید این ویژگی را فعال کنید. برای انجام این کار، در سمت راست بالای صفحه به Gear Icon بروید و به ترتیب Settings > Labs را انتخاب نمایید. سپس از منوی ظاهر شده ویژگی Canned Response را فعال کنید. اکنون هر زمان که یک ایمیل مینویسید، میتوانید آن را به عنوان یک پاسخ آماده ذخیره نموده و دوباره از آن برای ایمیلهای بعدی استفاده نمایید. میتوانید این کار را با کلیک کردن روی مثلث کوچک در پنجره compose و سپس انتخاب Canned Responses، انجام دهید.
اما اگر از Gmail استفاده نمیکنید یا میخواهید پاسخهای آماده شما برای چندین سرویسدهنده ایمیل در دسترس باشد، چه میکنید؟ راهحل جایگزین استفاده از یک برنامه گسترش متن است. نرم افزار گسترش متن در سیستم عامل شما اجرا میشود و اجازه میدهد قطعهای از متن شما در هر مکانی استفاده گردد. یکی از این نرم افزارها TextExpander است که هم برای مک و هم برای ویندوز در دسترس است.
هر کدام را که انتخاب میکنید، باید زمانی را به ایجاد الگوهای خود اختصاص دهید. 15 دقیقهای که در این زمینه سرمایه گذاری میکنید به معنای واقعی کلمه صدها ساعت زمان برایتان صرفه جویی خواهد کرد.
یک راه ساده برای سر و کار داشتن با ایمیلهای کمتر، داشتن یک آدرس ایمیل ثانویه است که از آن برای موارد ناخواسته استفاده نمایید. وقتی از دو آدرس ایمیل جداگانه استفاده نمایید، از مخلوط شدن ایمیلهای مهم و ایمیلهای بی اهمیت خودداری میکنید. این امر باعث میشود ایمیلهای مهم را از دست ندهید. وقتی وارد حساب ایمیل اصلی خود میشوید، میدانید که همه موارد موجود در صندوق ورودیتان دارای اهمیت هستند. بقیه موارد در حساب غیر ضروری شما جای دارند. ممکن است بخواهید از ایمیل مهم خود برای مواردی از این قبیل استفاده کنید:
برای هر چیز دیگری، استفاده از آدرس ایمیل ثانویه را در نظر بگیرید. مواردی از قبیل:
وقتی از آدرس ایمیل ثانویه استفاده میکنید، دیگر نیازی به لاگین شدن در آن ندارید. برای این آدرس ایمیل نیازی به داشتن صندوق ورودی صفر نیست؛ چرا که باعث اتلاف وقت خواهد شد. به یاد داشته باشید، این آدرس فقط برای سایتها و خدماتی است که به آدرس ایمیل نیاز دارند و نمیخواهید ایمیلی از آنها دریافت کنید. بنابراین نیازی به مرتب سازی آن نیست. و اگر نیاز به یافتن چیز خاصی دارید، معمولاً یک جستجوی ساده برای یافتن آنچه میخواهید کافی است.
یک روش پیشرفته برای تحت کنترل گرفتن ایمیلها استفاده از فیلترهاست. این مورد پیچیدهترین ترفندی است که میخواهیم در این مقاله به اشتراک بگذاریم. اما اگر زمان لازم برای انجام آن را پیدا کنید، واقعاً مؤثر است. این ترفند به همه توصیه نمیشود، زیرا بسیار پیشرفته است. اما اگر دوست دارید سرویس ایمیل خود را شخصی سازی نمایید، این مورد ارزش اجرا دارد.
در سطح پایه، فیلترهای ایمیل بطور خودکار روی ایمیلهای خاصی که معیارهای خاصی را دارا هستند، اقدام مینمایند. به عنوان مثال میتوانید فیلتر ایمیلی داشته باشید که به طور خودکار پیامی از یک مشتری مهم را پرچم گذاری کند. یا میتوانید به صورت خودکار پیام یکی از اعضای تیم را در پوشه پروژه مربوطه ثبت نمایید. روش های نامحدودی برای تنظیم قوانین ایمیل یا فیلترها وجود دارد.
به خاطر داشته باشید که فیلترها برای راه اندازی، کمی زمان از شما خواهند برد. اما به تجربه ثابت شده که این مقدار از وقت، سرمایه گذاری خوبی است. فیلترهای ایمیلی میتوانند بسیاری از دردسرها را از بین برده و هزاران ساعت برایتان صرفهجویی کنند. باز هم تاکید میشود که این روش بسیار پیشرفته است و برای همه مناسب نیست. اما حداقل آن را بررسی کنید و ببینید آیا چیزی هست که علاقهمند به اجرای آن باشید یا خیر.
و اگر ایده فیلترهای ایمیل را دوست دارید اما نمیخواهید برای راه اندازی آن وقت بگذارید، ترفند شماره 7 را به عنوان یک میانبر شیرین بررسی نمایید.
آخرین ترفند، استفاده از یک سرویس اتوماسیون ایمیل است که میتواند به شما در مدیریت ایمیلهایتان کمک کند. اگر ایده فیلترهای ایمیل را دوست دارید اما نمیخواهید تمام مراحل راهاندازی فنی را طی کنید، Sanebox برای شما مناسب است. SaneBox سرویسی است که فیلترها را برایتان پیاده سازی نموده (به نکته قبلی مراجعه کنید) و اطمینان میدهد که فقط ایمیلهای مهم به صندوق ورودی شما وارد شوند. همه ایمیلهای دیگر وارد یک پوشه جداگانه به نام SaneLater میگردند. این امر امکان سطح دیگری از رده بندی ایمیلها را به شما میدهد. زیرا میتوانید صندوق ورودی خود و پیام های مهم آن را زودتر از پوشه SaneLater خود بررسی نمایید. مثلا ممکن است هر بار صندوق ورودی خود را چک کنید، در حالیکه پوشهSaneLater خود را تنها یک بار در هفته بررسی مینمایید.
سرویسSaneBox کار شگفت انگیزی در مورد تعیین اینکه ایمیلها مهم هستند یا نه، انجام میدهد و این کار را بدون نگاه به محتوای ایمیل شما عملی مینماید. SaneBox تعیین می کند که آیا یک ایمیل براساس معیارهای زیر دارای اهمیت است یا خیر:
اما اگر نگران حریم شخصی ایمیلی خود هستید، مطمئن باشید که SaneBox اطلاعات شما را جمعآوری نمیکند تا آن را به بالاترین پیشنهاد دهنده بفروشد.
ویژگی های بسیار جذاب دیگری هم در نتیجه داشتن اشتراک سرویس SaneBox وجود دارد. به عنوان مثال، فیلتر SaneBlackHole که ایمنی را حتی از زمانی که اشتراک آن را نداشته باشید نیز بالاتر میبرد. تمام کاری که باید انجام دهید این است که پیام را به پوشه SaneBlackHole خود بکشید. از آن پس SaneBox اطمینان خواهد داد که شما هرگز پیام دیگری از آن فرستنده نمیبینید. همچنین با قرار دادن چیزی مانند “1week@sanebox.com ” در قسمت BCC میتوانید از یادآوری کننده SaneReminders برای پیگیری ایمیلها استفاده نمایید. این قضیه باعث میشود که پیام اصلی در صورت عدم پاسخگویی طرف مقابل، طی یک هفته به صندوق ورودی شما بازگردد تا پیگیریهای لازم را انجام دهید.
SaneBox یک سرویس پولی است، اما استفاده از آن به شدت توصیه میشود. اگر نمیتوانید (یا نمیخواهید) فیلترهای ایمیل خود را پیاده سازی کنید، SaneBox میتواند به شما کمک کند.
همین الان ایمیل خود را تحت کنترل درآورید
در اینجا برای شروع صرفهجویی در وقت از طریق ترفندهای ایمیلی، چند اقدام آمده است:
در این مطلب هفت نکته برتر در مورد مدیریت ایمیلها که حداقل یک ساعت در روز وقت شما را ذخیره خواهد کرد، ارائه شده است. پیشنهاد میکنیم هر بار یک نکته را پیاده سازی نمایید. پس از بکارگیری هر یک از موارد خواهید دید که وقت کمتری را برای بررسی صندوق ورودی خود اختصاص داده و زمان بیشتری را برای آنچه برایتان مهم است صرف میکنید.