بر اساس الگوریتم سیستم سازی، تحلیل و بهبود فرایندها گام هفتم از الگوریتم سیستم سازی است.
تحلیل فرایندها را به دو روش میتوان انجام داد: تحلیل کیفی و تحلیل کمی، لیکن در این مطلب به یکی از سادهترین و پرکاربردترین روشهای تحلیل کیفی فرایندها اشاره میکنیم.
تحلیل فرایندها را به دو روش میتوان انجام داد: تحلیل کیفی و تحلیل کمی. در کارگاه سیستم سازی به چند نمونه از از ساده ترین و پرکاربردترین روشهای تحلیل کیفی فرایندها اشاره وآنها را تمرین خواهیم کرد.
تحلیل ارزش افزوده
هدف از روش تجزیه و تحلیل ارزش افزوده، این است که مراحلی در فرایند که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند شناسایی و حذف نماییم و مراحلی ایجاد ارزش افزوده میکنند را بهینه سازی کنیم. بنابراین بسیار مهم است که بتوانیم در سریعترین زمان ممکن و در ابتدای تجزیه و تحلیل، اقدامات بدون ارزش افزوده را شناسایی کند. در واقع تجزیه و تحلیل ارزش افزوده یک تکنیک است که با هدف شناسایی مراحل غیرضروری در یک فرایند با رویکرد حذف آنها است. این تحلیل دارای دو گام اساسی است:
- value classification یا طبقه بندی ارزشها تحلیل و بهبود فرایندها
- waste elimination یا حذف اضافات
در این نوع تحلیل بررسی میشود که آیا فعالیتها و تصمیمگیریهای فعلی فرآیند برای مشتری یا کسب و کار ارزش افزوده ایجاد میکند یا نه. در این تحلیل، فعالیتها به سه دسته زیر تقسیم میشود:
- دارای ارزش افزوده:آن را با VA نمایش میدهند.
- دارای ارزش افزوده برای کسب و کار (BVA)
- بدون ارزش افزوده(NVA)
فعالیت دارای ارزش افزوده (VA) برای مشتری ارزش یا رضایت ایجاد میکند. معیارهای تشخیص این نوع فعالیتها عبارتند از:
- میتوان پرسید که آیا مشتری حاضر است برای این فعالیت هزینهای پرداخت کند یا نه؟
- آیا مشتری موافق این است که این مرحله برای رسیدن به اهداف مورد نظر او ضروری است؟
- اگر این مرحله را حذف کنیم، مشتری حس میکند از ارزش خدمت یا محصول نهایی کم شده است.
اگر پاسخ یکی از سئوالات فوق بله است یعنی این مرحله برای مشتری دارای ارزش افزوده است.
فعالیت دارای ارزش افزوده برای کسب و کار (BVA) برای انجام شدن کسب و کار به طور روان، مفید یا لازم است. معیارهای تشخیص این نوع فعالیت عبارتند از:
- آیا این مرحله به منظور کسب درآمد یا بهبود و رشد کسب و کار لازم است؟
- اگر این مرحله حذف شود، کسب و کار با مسائل و مشکلاتی در دراز مدت مواجه خواهد شد؟
- ایا این مرحله مطابق با الزامات قانونی است؟ تحلیل و بهبود فرایندها
فعالیت بدون ارزش افزوده (NVA) نه برای مشتری و نه برای کسب و کار ارزش افزوده ندارد. برخی از انواع این نوع فعالیت عبارتند از:
- جابهجایی
- تاخیرات
- انتظار
- کار مجدد یا اصلاح اشکالات
روشهای دیگری نیز برای تحلیل وجود دارد که کسب و کارهای کوچک و متوسط خیلی لازم نیست به سراغ این روشها بروند مگر در صورت لزوم. روشهایی مثل شبیهسازی فرایندها، تحلیل صف و تحلیل جریان.
حالا نوبت به بهبود فرایندها است. بر اساس تحلیلهای انجام شده اقدام به مدلسازی مجدد فرایند بهبود یافته خواهیم کرد.
مهم این است که به یاد داشته باشید تجزیه و تحلیل، یک عملیات مداوم است. زیرا همیشه محيط و قوانين کسب و کار در حال تغييرند بنابراين هميشه سيستمي وجود دارد که نیاز به بهینهسازی یا بهبود داشته باشد.
همچنین ممکن است یک فرایند یا سيستم با توجه به تغييرات محيطي و قوانين کسب وکار پس از مدتي با اهداف تجاری کسب و کار متناقض شود! يادمان باشد سيستمها زندهاند و در طول زمان تغییر ميکنند.
همچنین لطفاً هارمونی بین همه فرایندها را حفظ کنید. به این معنی که نباید یک یا چند فرایند را خیلی بهبود دهید درحالیکه سایر فرایندها با مشکلات اساسی مواجه هستند. در واقع بهتر است بهبود رو بصورت تدریجی و یکنواخت بر روی همه فرایندها اعمال شود.
یک تحلیل مهم دیگر
یکی دیگر از مهمترین اقداماتی که باید در فاز تحلیل به آن پرداخت بررسی همسویی فرایندهای وضعیت موجود با استراتژیها و اهداف استراتژیک کسب و کار است. بر اساس بررسیهای انجام شده یکی از مهمترین دلایل عدم تحقق استراتژیها، همسو نبودن فرایندها با آنها است. یعنی در کف سازمان اتفاقاتی در قالب فرایند رخ میدهد که با استراتژیها و اهداف تدوین شده همسو نیستند.
يکي از مهمترين ابعاد تحليل فرايندها، بررسي وضعيت حمايت فرايندها از استراتژيهاي کسب و کار است. زیرا پس از این تحلیل مشخص می شود کدام یک از فرایندها در راستای استراتژیها نبوده باید در مورد آنها تفکر بیشتر کنیم و چه بسا نیاز به حذف آنها باشد. همچنین مشخص میشود که به ازای کدام یک از استراتژیهای کسب و کار، فرایندهای قابل ملاحظهای وجود ندارد.
يکي از شاخصهاي مناسب براي بررسي همراستايي فرايندهاي کسب و کار با اهداف کلان کسبوکار و اهداف استراتژیک، ميزان رابطه فرايندها و استراتژيهاي کسبوکار است. در واقع اجراي مناسب برنامه راهبردي سازمان مستلزم تسري استراتژيهاي سازمان به سطوح پايينتر اجرايي است که اين امر در فرايندها نمود بيشتري مييابد. بنابراين هر چقدر ميان فرايندها و استراتژيهاي سازمان همبستگي بالاتر باشد، به معني اجراي مناسبتر استراتژيها است و اگر این همبستگی بهصورت نه چندان قوی برقرار باشد به این معنی است که کسب و کار به اهدافی که تعیین کرده است نخواهد رسید یا میزان رسیدن به آن بسیار پایین تر از حد انتظار است.
بهتر است ارزيابي ميزان حمايت هر فرايند از استراتژيها در قالب ماتريس “فرايند- استراتژي” انجام شود. در اين ماتريس فرايندهاي کسب و کار در سطر و استراتژيها در ستون آن قرار ميگيرند.
به منظور کمیسازی این شاخص، از طيف 5 تايي زير براي امتيازدهي استفاده خواهد شد:
- امتياز 1: فرايند با استراتژي ارتباط بسیار ضعیف و غير مستقيم دارد.
- امتياز 2: ميزان حمايت فرايند از استراتژي كم است.
- امتياز 3: ميزان حمايت فرايند از استراتژي در حد متوسط است.
- امتياز 4: ميزان حمايت فرايند از استراتژي تقریباً زياد است.
- امتياز5 : ميزان حمايت فرايند از استراتژي قوی و زياد است.
- نمونه ماتریس مذکور را در ادامه مشاهده خواهید کرد.
بدیهی است فرایندهایی که در راستای استراتژیهای کسب و کار نیستند را احتمالاً باید حذف کرد و برای استراتژیهایی که فرایند چندانی از آنها حمایت نمیکند، فرایند ایجاد کرد.
با شرکت در کارگاه سیستم سازی، اصول و تکنیک های تحلیل و بهبود فرایند را تمرین خواهیم کرد.