معمولا روند رشد در کسب و کارهای کارآفرینی به این صورت است که ابتدا کارآفرین با استفاده از تخصص و ایده خود کاری را شروع می کند و اغلب فعالیت‌ها از طراحی و تولید تا بازاریابی و فروش را خود انجام می‌دهد یا در تمام این فعالیت‌ها خود نقش مهمی را ایفا می‌کند. بدین ترتیب وقت، تمرکز و توجه زیادی را صرف راه‌اندازی کسب و کار خود می‌کنند. پس از موفقیت در این مرحله و فروش اولین محصولات خود، سعی در جذب افراد جدید برای ایجاد فروش بیشتر دارد. اما با افزایش کارکنان و جذب افراد جدید نه تنها مشغله و میزان کار او کمتر نمی‌شود بلکه برعکس باید زمان بیشتری را نیز صرف کسب و کار خود، آموزش و نظارت مستقیم بر نحوه انجام کار کند. این موضوع تا جایی ادامه می‌یابد که او دیگر وقت بیشتری برای انجام کارها (به طور مستقیم یا غیر مستقیم) ندارد. حال با دو مشکل مواجه است:
همان طور که در مقاله “رهایی از مشکلات با 5 قدم تا سیستم‌سازی” نیز اشاره کردم، راهکار آن ساده است و پاسخ ایجاد سیستم است.
در واقع شما باید الگوهایی از چگونگی انجام کارها توسط خود ایجاد کنید و آن الگوها را به صورت رویه‌ها و فرایندهای انجام کار مدون کنید. هر زمان نفر جدید به جمع شما اضافه شد این فرایندها را در اختیار او قرار دهید و با آموزشی خیلی مختصر و کوتاه از او بخواهید تا مطابق با آن فرایند فعالیتهای خود را انجام دهد به این صورت دیگر نگران این نخواهید بود که آیا کسی می‌تواند مانند شما آن کار را انجام دهد یا خیر؟
در خصوص این مفهوم سیستم در مقاله “سیستم چیست؟” بیشتر توضیح داده شده است.
برای اطمینان بیشتر کافیست فرایند (و نه افراد) را ارزیابی کنید و رفتار و عملکرد آن را اندازه‌گیری کنید. این اندازه‌گیری شامل اندازه‌گیری کارایی (تناسب منابع استفاده شده و همچنین مسیر انجام کار) و اندازه‌گیری اثربخشی (میزان تحقق هدف و تناسب برنامه و بودجه) می‌باشد.
ایجاد سیستم به طور همزمان در همه شرکت یکی دیگر از اشتباهاتی است که اغلب کسب و کارها انجام می‌دهند. ما همیشه به برای ایجاد سیستم توصیه می‌کنیم ابتدا یک ارزیابی از وضع موجود شرکت انجام شود تا با کمک آن مشخص کنیم شرایط فعلی چگونه است و کدام بخش / واحد شرکت اوضاع وخیم‌تری دارد و بدین ترتیب نقطه شروع را پیدا کنیم.
انجام همزمان ایجاد سیستم در تمام شرکت ممکن است باعث کندی کار، زمان‌برشدن و …. شود که در نهایت ایجاد سیستم و استفاده از مزایای فوق‌العاده آن را به خطر می‌اندازد.
