هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
(کسب‌وکار خود را بسنجید: چگونه برای موفقیت سیستم سازی کنید)
شما فروش خوبی دارید و روزهای سخت را پشت سر گذاشتید. شما یک تیم کوچک و کارآمدی دارید که با آنها کارهایتان را پیش می‌برید. حتی در یک فضای کاری خوب قرار دارید. دارید مسیر یک کارآفرین را پیش می‌برید.
اما یک چیز درست نیست.
وقتی به یک پروژه نگاه می‌کنید، متوقف می‌شود. همان‌طور که محصولات، خدمات و لایه‌های عملیاتی را اضافه می‌کنید، همچنان احساس می‌کنید که شما به‌صورت دستی همة آنها را کنترل می‌کنید. اینها حس بودن در آن گروه‌های تک‌نفره قدیمی را ایجاد می‌کند. اما با افزایش اندازه شرکت، سیستم سازی رشد و نمو می‌یابد.
بیشتر صاحبان مشاغل تمایل دارند از یک شغل یک‌نفره به یک مؤسسه کاملاً تأسیس شده گسترش پیدا کنند. اما برای اینکه اتفاق بیفتد، فردی که در مرکز آن قرار دارد باید بتواند قدم بردارد و بداند که همه چیز هموار پیش خواهد رفت. تصمیم‌گیری نمی‌تواند کاملاً به یک شخص وابسته باشد، زیرا ممکن است همیشه فرد توانایی تصمیم‌گیری بهتر را نداشته باشد.
به‌عبارت‌دیگر، باید سیستم‌هایی وجود داشته باشند که به دیگران اجازه دهند وظایف را به طور مستقل و با پیروی از روش‌های مستند انجام دهند.
این همان چیزی است که ما به آن سیستم سازی می‌گوییم، آن به معنای پشت سر گذاشتن گروه یک‌نفره و ایجاد یک ماشین روغن‌کاری شده از یک کسب‌وکار است که می‌تواند به‌تنهایی کار کند و سنجش کند.
سام کراون، بنیان‌گذار شرکت Senna House Buyers ، یکی از چندتا صاحبان مشاغل است که با سیستم سازی، کسب‌وکار خود را سنجش کرده است. پیاده‌سازی سیستم‌های مناسب در مشاغل املاک و مستغلات، برخی از عدم اطمینان موجود در عملیات ناپایدار را از بین برد و به آنها وضوح و جهت می‌دهد.
برای اجرای کسب‌وکاری که نیاز به پول نقد داشت، با فروش چند ملک همه چیز به‌خوبی پیش می‌رفت، اما سیستمی برای گردش پول وجود نداشت. با خروج این‌همه وجه نقد و بدون ورودی، شروع به اتمام نقدینگی کردند. آنها که با احتمال توقف در فعالیت‌های تجاری روبرو شدند، تصمیم گرفتند برای تغییر سیستم سازی کنند. توانستند سیستمی را ایجاد کنند که به آنها این امکان را بدهد تا پول کمتری در راه‌رفتن به املاک مصرف کنند و همچنین با پاسخ‌دادن از طریق چک‌لیست به سؤالات مربوط به ملک، به مشتریان صورت‌حساب بدهند.
چرا سیستم سازی؟
سیستم سازی فرایند، روش‌های عملیاتی استاندارد یا سیاست‌هایی را ایجاد می‌کند که متناسب با تجارت شما طراحی شده است تا از عملکرد هموار، منظم و بهره‌ور اطمینان حاصل کند. شما می‌توانید از نقاط قوت کسب‌وکار خود استفاده کرده و با تکرار روش‌هایی که بهترین عملکرد را دارند، به موفقیت مداوم دست پیدا کنید.
برخی از مزایا شامل موارد زیر هستند:
همگام‌سازی عملیات
همگام‌سازی این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا انجام کارها را مرحله‌به‌مرحله ثبت کنید و جنبه‌های مختلف کار خود را برای ایجاد یک جریان آسان مرتب کنید. ازآنجاکه هر جنبه از کسب‌وکار شما به موفقیت کلی کمک می‌کند، می‌توانید نوعی رابطه مانند کارکردن ساعت بین اجزای مختلف ایجاد کنید و سپس عملکرد هر عنصر را کنترل کنید.
امکان کنترل کیفیت
سیستم سازی به کسب‌وکار شما کیفیت و ثبات می‌بخشد زیرا روش‌های تعیین شده شما، روال کاری ساده و با کیفیت را برای کارمندان و با اقدامات قبلی ایجاد می‌کند. دیگر لازم نیست نگران کاهش کیفیت ارائه خدمات که منجر به عدم رضایت مشتری می‌شود باشید.
قدرت‌بخشیدن به کارمندان
در ابتدا به نظر می‌رسد که سیستماتیک کردن، کارمندان شما را به یک ماشین تبدیل می‌کند، اما عکس این درست است. اگر سیستم سازی درست انجام شود، قدرت را بین کارمندان شما تقسیم می‌کند، زیرا به آنها نشان می‌دهد بدون اینکه مدیر روی هر حرکت خود در هر کاری مسئولیت داشته باشد دقیقاً چه کاری و چگونه این کار را به‌درستی انجام دهند. این مسئله باعث می‌شود که آنها مجبور نباشند سؤالاتی بپرسند که بی‌کفایت به نظر برسد و مانع اعتماد آنها برای تصمیم‌گیری شود. وقتی کارمندان روش‌های مستند را به‌مرور انجام می‌دهند، با آنها آشنا می‌شوند و مهارت‌هایشان زیاد می‌شود و در کار متخصص می‌شوند.
چگونه برای موفقیت سیستم سازی کنید
حدس می‌زنید سیستم سازی به معنای ساخت و رسمی‌سازی سیستم‌هایی است که کار می‌کنید. این فرایند ترکیبی از فرآیندهای به‌هم‌پیوسته است که در کنار هم عملیات روزمره شما را از ابتدا تا انتها هدایت می‌کند.
نحوه انجام این کار به شرح زیر است:
- طرح کلی سیستم‌های موجود
اگر مدتی است در کسب‌وکار خود فعالیت می‌کنید، احتمالاً از قبل برخی سیستم‌ها را در اختیار دارید. این روند در مورد ازبین‌بردن و جمع‌آوری مجدد کسب‌وکار شما نیست، بلکه باعث می‌شود که روش‌های قدیمی یا جدید به بهترین شکل ممکن کار کنند. اگرچه ممکن است کل عملیاتتان نتایج دلخواه شما را نداشته باشد، اما این احتمال وجود دارد که کارهایی داشته باشید که به دردتان بخورد. شما باید توانایی بالقوه آنها را به حداکثر برسانید.
ماتیو هگم، مدیرعامل SUM Innovation ، می‌تواند این را تأیید کند. قبل از سیستم سازی تجارتشان، در چیزی که به‌خوبی پیش رفته بودند فروش بود. اما درحالی‌که فروش آغاز می‌شد، آنها با تأمین کافی نیازهای مشتری مشکل داشتند. کاملاً واضح بود که سیستم تولیدکننده آنها خوب است، بنابراین آنها مجبور بودند سیستم‌های مؤثری ایجاد کنند تا اطمینان حاصل شود که پس از آن فروش به طور کامل ارائه می‌شود تا مشتریان را خوشحال کنند.
این فرایند را با تهیه لیستی از تمام سیستم‌های خود شروع کنید. لیست خود را مرور کرده و این سؤالات را برای هر مورد از خود بپرسید: چرا این سیستم در دسترس است؟ چه مشکلی را حل می‌کند؟ برای اینکه یک سیستم مؤثر باشد، باید مشکلی را حل کند در غیر این صورت ضروری نیست. وقتی هر سیستم پاسخ به سؤالی باشد، مطمئناً نتایج مثبتی خواهد داشت. موفقیت
- شناسایی وظایف تکراری و بهترین راه برای اجرای آنها
برای اینکه کاری را انجام دهید وظایف شما و کارمندانتان چیست؟ قبل از اینکه این روند را طی کنید، من شرط می‌بندم که شما حتی دربارة ارتباط اجزا و نگهداری آنها کنار هم چیزی نمی‌دانید و حتی آن را به رسمیت نمی‌شناسید. این بدان معناست که ممکن است برخی از کارهای بسیار مهم را که عملکردتان را تنظیم می‌کنند یادداشت نکنید، در حال حاضر رهاکردن آنها بعداً ضررهایی را برای کسب‌وکارتان خواهد داشت.
برای اینکه به تمام این جزئیات دسترسی داشته باشید، به کارمندان خود دستور دهید که فعالیت‌های فردی و تیمی روزانه خود را برای مدت حدود یک هفته ثبت کنند. در پایان این دوره، سوابق آنها به شما درک روشنی از عملکرد هر یک از کارمندان و کمک به آنها می‌دهد.
سوابق عملیات آنها را مطالعه کنید تا کارهای نامرتبط و تکراری را شناسایی کنید و سپس وظایفی را که می‌توان به‌صورت جداگانه یا گروهی بهتر انجام داد شناسایی کنید. نباید دو یا چند کارمند یک کار را انجام دهند یا وقت خود را برای روش‌هایی تلف کنند که بدون آنها می‌توانند کار را انجام دهند. وظایف مشابه را یکی کنید و کارمندان خاص را برای مدیریت آنها تعیین کنید.
- ایجاد یک توالی
این ممکن است ساده به نظر برسد اما بعضی اوقات کارمندان بدون اینکه بدانند چه تأثیری در نتیجه نهایی دارد، نتیجه را افزایش می‌دهند. کار بدون یک جریان منظم، باعث ایجاد بی‌نظمی در عملکرد شما می‌شود و کار را مشکل می‌کند. موفقیت D
برای دستیابی به نتایج خوب، کارهای اصلی را که باید قبل از کارهای ثانویه انجام شود، شناسایی کنید. توجه به این نکته مهم است که برای کامل بودن کارها، هر وظیفه‌ای مهم است. وظایف اصلی باید به‌درستی اجرا شوند، در غیر این صورت به دلیل پایه ضعیف آنها بر کیفیت کارهای ثانویه تأثیر می‌گذارند.
چه کسی باید چه کاری انجام دهد؟ به‌عنوان‌مثال، کارمندی که مسئول ورود اطلاعات است باید این کار را دقیق انجام دهد، بنابراین کارمند مسئول تجزیه‌وتحلیل داده‌ها می‌تواند بدون هیچ‌گونه اختلافی، این کار را به طور مؤثر انجام دهد. اگر در ورودی خطایی رخ دهد، تجزیه‌وتحلیل نادرست خواهد بود. موفقیت
- مستندسازی روش‌ها
اکنون‌که سیستم‌های مختلف را شناختید، کارهای تکراری را حذف کردید و ترتیب آن را تعیین کردید، باید همه چیز را به‌صورت مکتوب قرار دهید.
ایده این است که شما در غیاب خود به کارمندان خود راهنمای گام‌به‌گام دهید که چه کاری انجام دهند و چگونه این کار را انجام دهند. شما باید یک سند آموزشی ایجاد کنید که یک کارمند بتواند آن را درک کند و با نظارت کم یا بدون نظارت، آن را تفسیر کنید.
برای دی جی کارول، رئیس‌جمهور و بنیان‌گذار EasyPro Property ، نقطه عطف در تجارت وی این بود که کارمندان بدون نیاز به نگهداری کار خود را شروع کنند و این اطمینان را داشته باشد که آنها این کار را به‌خوبی انجام می‌دهند زیرا آنها مراحل گام‌به‌گام را انجام می‌دهند. وی تجارت خود را به سه بخش اداری، عملیاتی و بازاریابی تقسیم کرد و سران تیم را مسئول بخش‌های اداری و عملیاتی قرارداد، درحالی‌که وی به تخصص و علاقه خود به بازاریابی توجه داشت.
روش‌های خود را با استفاده از قالب “نحوه استفاده” بنویسید. فقط به کارمندان نگویید که می‌خواهید چه کاری انجام دهند، بلکه به آنها نشان دهید که چگونه این کار را انجام دهند. برای دستیابی به نتایج بهتر، تصاویر بیشتری نسبت به متون بسازید زیرا درک آنها آسان‌تر است و ماندگاری بیشتری در ذهن کارمندان دارند. موفقیت
- تست سیستم
روش‌های خود را با اختصاص دادن وظایف به کارمندان برای چند بار امتحان کنید. پیشرفت آنها را هنگام کار کنترل کنید. اگر در پایان، نتایج به‌دست‌آمده در آزمایش‌های مختلف به ثمر نرسد، به این معنی نیست که همه چیز را ازدست‌داده‌اید بلکه با مشاهده می‌توانید بگویید که این اشتباه از کجا ناشی شده است. مراحل را دوباره با آنها انجام دهید و آنها را در مراحل راهنمایی کنید تا زمانی که بتوانند آن را کامل کنند.
آیا می‌خواهید کسب‌وکار خود را سیستم سازی و سنجش کنید؟
وقتی صحبت از چگونگی سنجش کسب‌وکارتان می‌شود، سیستم سازی پاسخ‌های بسیاری دارد. گذراندن فرآیندی مثل این به شما کمک می‌کند تا تصویر کاملی از آنچه را که روزانه انجام می‌دهید به دست آورید. اما در نهایت باعث می‌شود تا شما در جریان اتفاقات ریز کسب‌وکار خود نباشد. اگر کارمندان شما نتوانند به‌تنهایی کار کنند، اساساً همچنان یک کار یک‌نفره را انجام می‌دهید، درحالی‌که دسته دیگری از افراد اداری در حال وقت‌گذرانی می‌باشند. موفقیت
اگر تصمیم دارید این مسیر را طی کنید، ابزارهای زیادی برای کمک به شما در سیستم سازی وجود دارد. آنها با یک‌قلم و یک کاغذ شروع می‌شوند و در منابعی مانند منابع ارائه شده توسط شرکت SweetProcess من که ویژه کمک به صاحبان مشاغل در ایجاد چنین سیستم‌هایی است، جمع‌بندی می‌شوند. W
ببینید آیا می‌توانید این اصول را به کار بگیرید تا ساختار منظم‌تری به کسب‌وکارتان ببخشد، تمام این گره‌ها را باز کنید، مشتری‌های خود را راضی کنید و شرایط رشد را برای سرمایه‌گذاران ایجاد کنید.
نکات، ابزارها یا تجربیات خود را برای ایجاد سیستم کسب کرده‌اید؟ به ما در کامنت ها اطلاع دهید!