اتوماسیون اداری، بدترین گزینه برای سیستم سازی

نرم افزار اتوماسیون اداری، بدترین گزینه برای سیستم سازی

امروزه داده ها با ارزش ترین چیزی هستند که در دنیا وجود دارد. وجود شرکت هایی مثل گوگل یا فیس بوک در صدر شرکت های برتر دنیا خود گواه این ماجرا است. این شرکت ها داده را به اطلاعات و دانش تبدیل کرده و به فروش می رساند و درآمد قابل توجهی از این آنها کسب می کند.

اهمیت داده به حدی زیاد است که در کشورهای توسعه یافته به سراغ تکنولوژی­ هایی مثل پردازش تصویر    (Image processing)  رفته اند تا تصویر را تبدیل به داده و اطلاعات نمایند.

داده ها یکی از با ارزش ترین دارائی های سازمان ها هستند و این درحالی است که در کشور ما کاملاً متفاوت و بر عکس با داده ها رفتار می شود.

نکته تاسف بار در کشور ما آنجایی است که درصد بالایی از گردش اطلاعات در کسب و کارهای ما بر بستر اتوماسیون اداری انجام می شود که قابلیت تبدیل به اطلاعات و دانش از این گردش اطلاعات در اتوماسیون اداری وجود ندارد. زیرا معمولاً اطلاعات و نامه ها در اتوماسیون اداری بصورت عکس یا پی دی اف در پایگاه داده این سیستم ها ذخیره می شوند و ما در حال تبدیل داده های خود به تصاویر هستیم!

وقتی شما به منظور ثبت و به گردش درآوردن اطلاعات کسب و کارتان از اتوماسیون اداری استفاده می کنید، محتوای نامه هایی که ایجاد خواهید کرد نه بصورت فیلدهای قابل پردازش بلکه بصورت تصویر در دیتابیس اتوماسیون اداری ذخیره شده دیگر کسی نمیتواند از محتوای نامه هایی که در اتوماسیون اداری تولید شده، گزارشات هوشمند (اطلاعات و دانش) استخراج کند.

در ادامه به  برخی از ضعف های نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سیستم سازی می‌پردازیم.

1) تمرکز بر خودکارسازی وظایف فردی به جای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکاری

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری عموماً بر روی خودکارسازی تک‌تک وظایف فردی مانند مدیریت ایمیل، ثبت اسناد و گردش کارهای ساده متمرکز هستند. این در حالی است که نرم افزارهای واقعی سیستم‌سازی کسب‌وکار، فراتر از خودکارسازی وظایف، به دنبال بهینه‌سازی کل فرآیندهای کسب‌وکار، از جمله شناسایی گلوگاه‌ها، کاهش زمان چرخه و بهبود کیفیت خدمات است. این نرم‌افزارها به دلیل دیدگاه جزئی‌نگر، قادر به ارائه یک تصویر کلی از جریان کار و بهینه‌سازی آن نیستند..

2) عدم یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی و ایجاد جزایر اطلاعاتی

نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری اغلب به عنوان سیستم‌های مجزا عمل می‌کنند و با سایر سیستم‌های سازمانی مانند  ERP، CRM،  SCM و غیره به خوبی یکپارچه نمی‌شوند. این عدم یکپارچگی منجر به ایجاد جزایر اطلاعاتی، دوباره‌کاری و کاهش دقت داده‌ها می‌شود. در نتیجه، تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات ناقص و پراکنده انجام می‌شود که می‌تواند به خطاهای استراتژیک منجر شود.

3) تمرکز بر مدیریت اسناد به جای مدیریت فرآیند

این نرم‌افزارها عمدتاً بر روی مدیریت اسناد و اطلاعات متمرکز هستند و کمتر به جریان کار و نحوه حرکت اطلاعات در کسب‌وکار توجه می‌کنند. در حالی که مدیریت اسناد بخش مهمی از هر کسب‌وکاری است، اما به تنهایی برای بهبود فرآیندها کافی نیست. برای بهینه‌سازی فرآیندها، نیاز به درک عمیق از جریان کار و شناسایی گلوگاه‌ها است.

4) نبود قابلیت تحلیل پیشرفته و پشتیبانی از تصمیم‌گیری استراتژیک

گزارش‌های تولید شده توسط این نرم‌افزارها اغلب ساده و کلی هستند و برای تحلیل عمیق داده‌ها و تصمیم‌گیری‌های استراتژیک کافی نیستند. همچنین، این نرم‌افزارها فاقد قابلیت پیش‌بینی روندها و شناسایی مشکلات احتمالی هستند. در نتیجه، سازمان‌ها نمی‌توانند به صورت پیش‌گیرانه اقدام کنند و ممکن است با مشکلات غیرمنتظره مواجه شوند.

برخی از مهم ترین انواع گزارشات قابل استخراج از اتوماسیون اداری عبارتند از:

  • نامه‌ های فرستاده شده به تفکیک واحد و سمت، تعداد نامه ‌های مهلت پاسخ گذشته و …
  • گزارش‌گیری از حجم نامه ‌های داخلی (تبادل شده بین واحدها)
  • گزارش از نامه ‌های وارده به دبیرخانه بر اساس تاریخ و تعداد
  • گزارش از نامه ‌های اقدام شده و اقدام نشده در یک اداره توسط کاربر
  • گزارش از نامه های ارجاع شده به گیرندگان
  • گزارش از نامه‌ های دریافتی از طریق نمابر، ایمیل، ECE
  • گزارش بر اساس میزان ارسال نامه‌ ها برای یک بخش، سازمان یا یک کاربر در یک بازه زمانی

طبیعتاً اتوماسیون های اداری خوراکی به سیستم های هوش تجاری جهت استخراج گزارشات و داشبوردهای مدیریتی نخواهند داد بلکه اطلاعات و گزارشات قابل استخراج از سیستم های اتوماسیون اداری در خصوص تعداد نامه ها و موارد مشابه است.

پس برای اینکه با دست خود یکی از با ارزش ترین دارائی هایتان را به زباله تبدیل نکنید، هر چقدر میتوانید میزان استفاده از اتوماسیون اداری را در مجموعه خود کاهش و آنرا در بسترهای هوشمند اجرا کنید. اگر کسب و کار شما یک کسب و کار متوسط یا کوچک است، اصلاً نیازی نیست به سراغ اتوماسیون اداری بروید.

پادکست: نرم افزار اتوماسیون اداری به هیچ عنوان گزینه خوبی برای سیستم سازی نیست
⇓⇓⇓⇓⇓⇓⇓⇓