هر وقت به مردم میگوییم که ما به آنها کمک میکنیم تا بهرهوری بیشتری داشته و اهداف خود را سریعتر به دست آورند، سؤالی که معمولا میپرسند این است: اولین توصیه شما در رابطه با بهرهوری بیشتر چیست؟
بر اساس این مقاله، ممکن است فکر کنید که پاسخ ما تکنیک پومودورو است. اما در واقع نکته شماره یک از نظر ما قورت دادن قورباغه است. دومین نکته خوب، استفاده از تکنیک پومودورو است. اگر بتوانید خوردن قورباغه خود را با تکنیک پومودورو ترکیب کنید، غیرقابل توقف خواهید شد.
تکنیک پومودورو یکی از اولین راهبردهایی است که به مردم آموزش میدهیم. زیرا اجرای آن بسیار آسان و در عین حال فوق العاده قدرتمند است. این تکنیک استفاده از یک رویه 80/20 واقعی، برای تمرکز و پیشروی است.
تکنیک پومودورو چگونه کار میکند
در دهه 80، فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo ) تکنیک پومودورو را به عنوان یک سیستم شخصی برای انجام مطالعههای بیشتر اختراع کرد. هنگامی که وی گزارش رسمی خود را از نحوه عملکرد این تکنیک برای دیگران منتشر کرد، با استقبال گستردهای مواجه شد و به واسطه آن به شهرت بسیاری دست یافت.
ایده اصلی تکنیک پومودورو چیزی به نام “بوکس با زمان” است. همه ما در شرایطی قرار داشتهایم که به نظر میرسد نمیخواهیم کار خود را شروع کنیم. ممکن است به لیست کارهای خود نگاه کنید و فکر کنید این کار خیلی بزرگ است. یا اینکه فورا حس کنید هرگز نمیتوانید یک کار خاص را انجام دهید. قطعا نمیخواهید فقط به این دلیل که شروع یک کار خاص دشوار است، شکست بخورید و ناامید شوید. نمیخواهید به راحتی از کار کردن بر روی اهداف خود صرف نظر نموده و یا اینکه پیگیری آنها را به زمانی دیگر موکول کنید.
اینجا همان جایی است که تکنیک پومودورو به مرحله اجرا در میآید. فرض اصلی تکنیک پومودورو این است که توجه فرد را به کمک یک دیوار دفاعی برای مدت زمان کوتاهی روی وظیفه اصلی قرار داده و بعد از هر بازه کاری دوباره از نظر ذهنی شارژ نماید. تکنیک پومودورو در فواصل 25 دقیقهای کار میکند. تمام آنچه که نیاز دارید یک تایمر (که به آن پومودورو نیز گفته میشود) برای اجرایی نمودن این تکنیک است. مراحل مختلف این تکنیک به شرح زیر است:
واقعاً خیلی ساده است. وقتی که میدانید چه کاری را باید انجام دهید، یک تایمر را به مدت 25 دقیقه تنظیم نمایید. تمام کاری که پس از آن باید انجام دهید این است که در این مدت روی موضوع اصلی خود کار کنید. شما مجاز به انجام کار دیگری نیستید، بلکه فقط میبایست روی کار اصلی خود کار کنید.
با وجود اینکه یک محدودیت تنظیم میشود، بسیاری از افراد این وضعیت را که میتوانند فقط روی یک چیز تمرکز کنند و بعد از اتمام تایمر، کارهای دیگری انجام دهند، آزادانه مییابند. افراد مبتلا به ADD / ADHD این روش را بسیار قدرتمند میدانند.
آنچه فرانچسکو و دیگران کشف کردهاند این است که وقتی بخش کوچکی از کار را انجام میدهید، تکانهای ایجاد مینمایید تا احساس بهرهوری بیشتری داشته باشید. این امر به خودی خود منجر به انجام کارهای بیشتر میشود. مطمئنا شما هم چنین حالتی را تجربه کردهاید. کاری وجود داشت که شما ساعتها و حتی شاید هفتهها از آغاز کردن آن ترسیده و انجامش را به تعویق انداخته بودید. یک روز تصمیم گرفتید که به هر حال آن را شروع کنید؛ حتی اگر فقط به اندازه چند دقیقه باشد. بنابراین بدون اینکه بدانید، خود را رو به جلو پرتاب کردید. زیرا به پایان رساندن آن کار به قدری که فکر میکردید بد نبود و آرزو کردید که کاش زودتر آن را شروع کرده بودید.
این اتفاق تقریبا همیشه رخ میدهد. اغلب اوقات مقاومت اولیه است که ما را عقب نگه میدارد. اما هنگامی که از آن گذشتیم، انجام کار بسیار آسان خواهد شد.
اینجاست که واقعاً تکنیک پومودورو میدرخشد. با تنظیم یک تایمر کوتاه (چون 25 دقیقه واقعاً کوتاه است) دلیلی برای شروع و مبارزه با مقاومت اولیه به خودتان میدهید. ” فقط قرار است این کار را برای 25 دقیقه انجام دهم” و غیر عادی نیست که مردم پس از آن هم بخواهند به کار خود ادامه دهند.
اگر هنوز تکنیک پومودورو را امتحان نکرده اید، اکیداً توصیه میکنیم امروز آن را امتحان نمایید.
آیا آن را امتحان کرده اید، اما برای شما مفید نبوده است؟
بگذارید ببینیم آیا میتوان فرم شما را اصلاح نمود یا نه. واقعاً معتقدیم که همه میتوانند از این تکنیک بهره مند شوند، بنابراین ممکن است چیزی وجود داشته باشد که شما آن را از قلم انداختهاید.
با توجه به تجربه به دست آمده از ارتباط با صدها هزار نفر از مردم در سایتهای انگیزشی، میتوان گفت که چه چیزی در دنیای واقعی برای مردم کار میکند و چه چیزی برای همه آنها با بک گراندهای متفاوت کار نمیکند.
آیا همیشه بعد از 25 دقیقه کار خود را متوقف میکنید؟ یا اینکه میگویید اگر بخواهم ادامه دهم چه میشود؟
این امر چیزی است که بارها و بارها شاهد آن بودهایم. با توجه به تجربه افراد در استفاده از تکنیک پومودورو، یک راهنمای کلی برای استفاده از آن وجود دارد:
دلیل آنکه پس از اتمام تایمر، به تازه کارها متوقف شدن را توصیه میکنیم ایجاد یک عادت پایدار در رابطه با شروع و توقف است. بسیاری از افراد برای اولین بار تکنیک پومودورو را شروع میکنند، بعد از تایمر به کار خود ادامه میدهند و سپس به عادتهای قدیمی خود و به تعویق انداختن کارها باز میگردند. شما میخواهید از این کار جلوگیری کنید و به همین دلیل مفید است که ابتدا با استفاده از این تکنیک عادت به شروع نمودن کارها کنید. هر چه تعداد دفعات بیشتری خود را مجبور به روشن کردن یک تایمر و تمرکز کردن نمایید، در آینده کار کردن روی کارهایی که نمیخواهید انجام دهید (و معمولاً با مواردی مرتبط است که شما را به اهدافتان نزدیک میکند) آسانتر میشود.
استفاده از تایمر برای شروع کار و ایجاد “عزمی برای بهرهوری” در واقع فقط یک بدلکاری است. هنگامی که عادت کنید تایمر را روشن نموده و استراحتهای مکرر انجام دهید، سپس میتوانید بعد از اتمام زمان تایمر به کار خود ادامه دهید. این قضیه برای افراد متفاوت است. اما توصیه میشود قبل از اینکه از 25 دقیقه فراتر بروید، حداقل یک هفته از تکنیک پومودورو استفاده کرده باشید.
در حقیقت، بسیاری از افراد مدت تایمر را به 50 یا 60 دقیقه تغییر میدهند. هنگامی که خود را در موقعیتی یافتید که 25 دقیقه، زمان خیلی کوتاهی برای بیشتر کارهای شما محسوب میشود، بهتر است که تایمر را روی مدت طولانیتری تنظیم نمایید. مثلا هر زمان که احساس تعلل میکنید حتما خود را 25 دقیقه برای انجام کار مجبور کنید. زمانهایی که احساس انگیزه میکنید، میتوانید تایمر را روی 60 دقیقه تنظیم نموده و در آن فرو روید.
کدام برنامه های پومودورو توصیه میشوند؟
اگر در Mac هستید، Vitamin-R (ویتامین R) بهترین تایمر پومودورو است. این برنامه دارای قیمت سنگینی است. اما تمام ویژگی های مورد نظر شما را داراست:
یکی دیگر از برنامه های محبوب Be Focused Pro است.
برای کسانی که در ویندوز هستند، قابلیتهای آن عالی نیست. تایمرهای محبوب آن، یا مبتنی بر وب و یا کراس پلتفرم (cross-platform) هستند. اما هیچ برنامه اختصاصی برای ویندوز وجود ندارد. با توجه به این،Focus Booster را توصیه میکنیم. این برنامه برای 20 پومودورو در ماه رایگان است و پس از آن باید اشتراک آن را داشته باشید. همانطور که قبلاً نیز اشاره شد، بسیاری از اپلیکیشنهای بهرهوری به سمت مدل گرفتن اشتراک از کاربران حرکت میکنند.
بهترین جایگزین، Focus 10 است. بسیار ساده است. بنابراین اگر مسئله شما ساده بودن اپلیکیشن است، به دنبال آن بروید. اما از آن انتظار اینکه مانند Vitamin-R مجموعهای مملو از قابلیتها باشد، نداشته باشید.
نمونه دیگرPomoDone است که چند ویژگی دیگر دارد.
یکی از آنها دریافت اپلیکیشن تایمر از طریق گوشی هوشمندتان است. به راحتی میتوانید از تایمر پیش فرضی که در هر تلفنی وجود دارد استفاده نمایید. در صورت تمایل، حتی میتوانید از Siri یا دستیار Google به عنوان تایمر استفاده کنید. فایده بزرگ آن این است که در هر مکانی که گوشی را همراه خود ببرید میتوانید از این تایمر استفاده نمایید. همچنین وقتی با ابزارهای آنالوگ نیز از تکنیک پومودورو استفاده میکنید (مانند برنامهریزی کاغذی) بسیار خوب کار میکند. نکته منفی تایمرهای داخلی این است که هیچ گونه گزارش و سفارشی سازی ندارند.
برای سیستم عامل iOS، اپلیکیشن Pomodoro Keeper و برای اندروید ClearFocus توصیه میشود.
در زمانهای استراحت پومودورو چه فعالیتهایی انجام میدهید؟
این موضوع اغلب موضوع محبوبی میان خوانندگان است. شاید بد نباشد وقت استراحت کوتاه خود را فقط روی کاناپه بنشینید، قبل از اینکه به پومودورو بعدی ضربه بزنید، قدری آب بنوشید و کمی استراحت نمایید. شاید بخواهید پیاده روی کوتاهی در اطراف محله داشته باشید و حرکات کششی انجام دهید.
لیست سایر کارهایی که میتوانید در زمان استراحت خود انجام دهید، میتواند به شرح زیر باشد:
معمولاً توصیه میکنیم هنگام استراحت از میز خود فاصله بگیرید. این امر این امکان را به شما میدهد تا ذهنتان از فضای “کار” فاصله بگیرد و وقتی دوباره مینشینید دوباره درگیر آن شود. بنابراین پاک کردن صندوق ورودی OmniFocus یا بررسی ایمیلها در زمان استراحت، توصیه نمیشود.
به طور معمول چه تعداد پومودورو در روز انجام میدهید؟
بیایید یک ادعای اسطورهای بزرگ را کنار بگذاریم و بگوییم: چیزی به عنوان یک روز کاری 8 ساعته وجود ندارد.
شما ممکن است واقعا 8 ساعت در محل کار باشید. اما وقتی زمان ناهار، مکالمه در مورد کولر آبی، جلسات و چک کردن ایمیلها را کم میکنید… واقعاً فقط 1 تا 4 ساعت زمان در دسترس دارید که بتوانید کار متمرکزی انجام دهید. شغل افراد متفاوت از هم است. بنابراین هیچ قانونی مشخص و سریعی برای تعداد پومودوروهایی که باید برای خود هدفگذاری کنید، وجود ندارد.
مدیر بخش تولید محتوای شرکت Asian Efficiency میگوید: به شخصه، اگر بتوانم 4 پومودورو در یک روز انجام دهم (در واقع دو ساعت زمان متمرکز) آن روز را بسیار پربار در نظر میگیرم. در دو ساعت زمان بیوقفه، میتوانم ارزش عظیمی ایجاد نموده و مشکلات پیچیده زیادی را حل کنم. آیا من هر روز به این هدف میرسم؟ قطعا نه. در واقع، در یک هفته خوب، ممکن است 3-4 بار به این هدف برسم. چنین هفتهای بسیار پربار تلقی میشود.
حداقل باید 2 پومودورو در روز داشته باشید. اگر فقط یک ساعت زمان بدون وقفه در روز نمیتوانید داشته باشید، مشکل بزرگتری دارید. تخصیص وقت شما مناسب نیست و احتمالاً وقت زیادی را در مناطق دیگر تلف میکنید. اما در اینجا یک استثنا وجود دارد.
خط کاری من بسیار وقفه گرا است. آیا این تکنیک همچنان میتواند برای من کار کند؟
وقتی افرادی در محیط کار هستند که مرتب در آن وقفه ایجاد میکنند، یا نوتیفیکیشنهای مهم ایمیلی و تماسهای تلفنی ضروری وجود دارند، داشتن زمانی برای تمرکز میتواند دشوار باشد. بسیاری از افراد که در زمینه پزشکی، IT و در زمینه خدمات مشتریان فعالیت میکنند، این مسئله را تجربه مینمایند.
اگر خود را در چنین شرایطی یافتید، اولین چیزی که باید بپذیرید این است که ارزش نقش شما این است که انعطاف پذیر باشید و قطع شدن بخشی از شغل شماست. حتی بخشی از حقوق شما برای پرداختن به همه مواردی است که وقفه در نظر گرفته میشوند.
با این گفته، به تکنیک پومودورو به عنوان ابزاری که میتوانید در زمان مناسب از آن استفاده نمایید، فکر کنید. حتی اگر روز شما پراکنده است و ممکن است در همه جا بگذرد، مواقعی نیز وجود خواهد داشت که بدانید زمانی برای تمرکز دارید. برای آن لحظات از تکنیک پومودورو استفاده نمایید. احتمالا ابزار مناسبی برای استفاده روزمره نخواهد بود. اما برای مواقعی که میدانید یک یا دو ساعت برای خودتان دارید بسیار مفید است. به خصوص اگر میدانید که در این مواقع تمایل دارید کارها را به تعویق بیاندازید.
در طول روز به داشتن تعداد مشخصی پومودورو فکر نکنید. خط کاری شما به شما امکان نمیدهد مانند دیگران وقت خود را کنترل کنید. اگر هیچگونه پومودورویی در روز انجام ندادید نگران نباشید. اما اگر توانستید یکی را انجام دهید، یک پیروزی بزرگ خواهد بود! باز هم، هر موقع که میتوانید از تکنیک پومودورو به عنوان یک ابزار استفاده کنید. اما اگر نتوانستید خود را مورد شماتت قرار ندهید.
اقدامات بعدی
تکنیک پومودورو یک روش عالی برای حمله به تعلل در ابتدای روز است. اگر روز خود را درست شروع کنید، کارهایی که بعداً در روز انجام میشود بسیار ساده تر هستند (از این رو ما عاشق خوردن قورباغه ها هستیم). برخی افراد برای شروع کار از تکنیک پومودورو استفاده میکنند و به محض این که حرکت را شروع میکنند، کارشان در ادامه روز روی روال افتاده و دیگر نیازی به تایمر ندارند. از این تکنیک به دلخواه خود استفاده کنید، زیرا تنها چیز مهم این است که شما در حال انجام کار باشید. فرقی نمیکند که چگونه موفق شدهاید.
همین حالا روی گوشی خود، یک تایمر 25 دقیقه ای برای کار بعدی خود تنظیم نموده و سپس یک تنفس داشته باشید. متعهد شوید که تنها بر روی کار تمرکز کنید و نه چیز دیگر. هنگامی که تایمر زنگ زد، 5 دقیقه استراحت کنید و از میز کار خود دور شوید. تبریک میگوییم، شما اولین پومودوروی خود را تمام کردید!