راهنمای کامل تکنیک پومودورو

هر وقت به مردم می‌گوییم که ما به آنها کمک می‎کنیم تا بهره‌وری بیشتری داشته و اهداف خود را سریع­تر به دست آورند، سؤالی که معمولا می‎پرسند این است: اولین توصیه شما در رابطه با بهره‎وری بیشتر چیست؟

بر اساس این مقاله، ممکن است فکر کنید که پاسخ ما تکنیک پومودورو است. اما در واقع نکته شماره یک از نظر ما قورت دادن قورباغه است. دومین نکته خوب، استفاده از تکنیک پومودورو است. اگر بتوانید خوردن قورباغه خود را با تکنیک پومودورو ترکیب کنید، غیرقابل توقف خواهید شد.

تکنیک پومودورو یکی از اولین راهبردهایی است که به مردم آموزش می‎دهیم. زیرا اجرای آن بسیار آسان و در عین حال فوق العاده قدرتمند است. این تکنیک استفاده از یک رویه 80/20 واقعی، برای تمرکز و پیشروی است.

تکنیک پومودورو چگونه کار می‎کند

در دهه 80، فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo ) تکنیک پومودورو را به عنوان یک سیستم شخصی برای انجام مطالعه‎های بیشتر اختراع کرد. هنگامی ‎که وی گزارش رسمی‎ خود را از نحوه عملکرد این تکنیک برای دیگران منتشر کرد، با استقبال گسترده‎ای مواجه شد و به واسطه آن به شهرت بسیاری دست یافت.

ایده اصلی تکنیک پومودورو چیزی به نام “بوکس با زمان” است. همه ما در شرایطی قرار داشته‌­ایم که به نظر می‎رسد نمی‎خواهیم کار خود را شروع کنیم. ممکن است به لیست کارهای خود نگاه کنید و فکر کنید این کار خیلی بزرگ است. یا این­که فورا حس کنید هرگز نمی‎توانید یک کار خاص را انجام دهید. قطعا نمی‎خواهید فقط به این دلیل که شروع یک کار خاص دشوار است، شکست بخورید و ناامید شوید. نمی‎خواهید به راحتی از کار کردن بر روی اهداف خود صرف نظر نموده و یا اینکه پیگیری آن­ها را به زمانی دیگر موکول کنید.

اینجا همان جایی است که تکنیک پومودورو به مرحله اجرا در می‎آید. فرض اصلی تکنیک پومودورو این است که توجه فرد را به کمک یک دیوار دفاعی برای مدت زمان کوتاهی روی وظیفه اصلی قرار داده و بعد از هر بازه کاری دوباره از نظر ذهنی شارژ نماید. تکنیک پومودورو در فواصل 25 دقیقه‌ای کار می‎کند. تمام آنچه که نیاز دارید یک تایمر (که به آن پومودورو نیز گفته می‎شود) برای اجرایی نمودن این تکنیک است. مراحل مختلف این تکنیک به شرح زیر است:

1. مشخص کنید که کاری که در دست شماست چیست.
2. پومودوروی خود را روی 25 دقیقه تنظیم نمایید.
3. تا پایان پومودورو روی همین کار، کار کنید.
4. 5 دقیقه استراحت کنید.
5. برای هر چهار پومودورو استراحت طولانی تر (15-20 دقیقه) انجام دهید.

واقعاً خیلی ساده است. وقتی ‎که می‎دانید چه کاری را باید انجام دهید، یک تایمر را به مدت 25 دقیقه تنظیم نمایید. تمام کاری که پس از آن باید انجام ‎دهید این است که در این مدت روی موضوع اصلی خود کار کنید. شما مجاز به انجام کار دیگری نیستید، بلکه فقط می‎بایست روی کار اصلی خود کار کنید.

با وجود این­که یک محدودیت تنظیم می‎شود، بسیاری از افراد این وضعیت را که می‎توانند فقط روی یک چیز تمرکز کنند و بعد از اتمام تایمر، کارهای دیگری انجام دهند، آزادانه می‎یابند. افراد مبتلا به ADD / ADHD این روش را بسیار قدرتمند می‎دانند.

آنچه فرانچسکو و دیگران کشف کرده‌­اند این است که وقتی بخش کوچکی از کار را انجام می‎دهید، تکانه‎ای ایجاد می‎نمایید تا احساس بهره‎وری بیشتری داشته باشید. این امر به خودی خود منجر به انجام کارهای بیشتر می‌شود. مطمئنا شما هم چنین حالتی را تجربه کرده‌­اید. کاری وجود داشت که شما ساعت­‌ها و حتی شاید هفته­‌ها از آغاز کردن آن ترسیده و انجامش را به تعویق انداخته  بودید. یک روز تصمیم گرفتید که به هر حال آن را شروع کنید؛ حتی اگر فقط به اندازه چند دقیقه باشد. بنابراین بدون این­که بدانید، خود را رو به جلو پرتاب کردید. زیرا به پایان رساندن آن کار به قدری که فکر می‎کردید بد نبود و آرزو کردید که کاش زودتر آن را شروع کرده بودید.

این اتفاق تقریبا همیشه رخ می‎دهد. اغلب اوقات مقاومت اولیه است که ما را عقب نگه می‎دارد. اما هنگامی ‎که از آن گذشتیم، انجام کار بسیار آسان خواهد شد.

اینجاست که واقعاً تکنیک پومودورو می‎درخشد. با تنظیم یک تایمر کوتاه (چون 25 دقیقه واقعاً کوتاه است) دلیلی برای شروع و مبارزه با مقاومت اولیه به خودتان می‎دهید. ” فقط قرار است این کار را برای 25 دقیقه انجام دهم” و غیر عادی نیست که مردم پس از آن هم بخواهند به کار خود ادامه دهند.

اگر هنوز تکنیک پومودورو را امتحان نکرده اید، اکیداً توصیه می‎کنیم امروز آن را امتحان نمایید.

آیا آن را امتحان کرده اید، اما برای شما مفید نبوده است؟

بگذارید ببینیم آیا می‎توان فرم شما را اصلاح نمود یا نه. واقعاً معتقدیم که همه می‎توانند از این تکنیک بهره مند شوند، بنابراین ممکن است چیزی وجود داشته باشد که شما آن را از قلم انداخته‎اید.

با توجه به تجربه به دست آمده از ارتباط با صدها هزار نفر از مردم در سایت‎های انگیزشی، می‎توان گفت که چه چیزی در دنیای واقعی برای مردم کار می‎کند و چه چیزی برای همه آن­ها با بک گراندهای متفاوت کار نمی‎کند.

آیا همیشه بعد از 25 دقیقه کار خود را متوقف می‎کنید؟ یا اینکه می‎گویید اگر بخواهم ادامه دهم چه می‎شود؟

این امر چیزی است که بارها و بارها شاهد آن بوده‎ایم. با توجه به تجربه افراد در استفاده از تکنیک پومودورو، یک راهنمای کلی برای استفاده از آن وجود دارد:

• اگر تازه از تکنیک پومودورو استفاده نموده و برای تمرکز روی انجام کار تلاش می‎کنید، پس از زنگ تایمر کار خود را متوقف نمایید.
• اگر بارها با موفقیت از تکنیک پومودورو استفاده کرده‎اید، پس از خاموش شدن تایمر، همچنان به کار خود ادامه دهید.

دلیل آن­که پس از اتمام تایمر، به تازه کارها متوقف شدن را توصیه می‎کنیم ایجاد یک عادت پایدار در رابطه با شروع و توقف است. بسیاری از افراد برای اولین بار تکنیک پومودورو را شروع می‎کنند، بعد از تایمر به کار خود ادامه می‎دهند و سپس به عادت‎های قدیمی‎ خود و به تعویق انداختن کارها باز می‎گردند. شما می‎خواهید از این کار جلوگیری کنید و به همین دلیل مفید است که ابتدا با استفاده از این تکنیک عادت به شروع نمودن کارها کنید. هر چه تعداد دفعات بیشتری خود را مجبور به روشن کردن یک تایمر و تمرکز کردن نمایید، در آینده کار کردن روی کارهایی که نمی‎خواهید انجام دهید (و معمولاً با مواردی مرتبط است که شما را به اهدافتان نزدیک می‎کند) آسان‌­تر می‎شود.

استفاده از تایمر برای شروع کار و ایجاد “عزمی برای بهره‌­وری” در واقع فقط یک بدلکاری است. هنگامی ‎که عادت کنید تایمر را روشن نموده و استراحت­‌های مکرر انجام دهید، سپس می‎توانید بعد از اتمام زمان تایمر به کار خود ادامه دهید. این قضیه برای افراد متفاوت است. اما توصیه می‎شود قبل از این­که از 25 دقیقه فراتر بروید، حداقل یک هفته از تکنیک پومودورو استفاده کرده باشید.

در حقیقت، بسیاری از افراد مدت تایمر را به 50 یا 60 دقیقه تغییر می‎دهند. هنگامی ‎که خود را در موقعیتی یافتید که 25 دقیقه، زمان خیلی کوتاهی برای بیشتر کارهای شما محسوب می‎شود، بهتر است که تایمر را روی مدت طولانی­‌تری تنظیم نمایید. مثلا هر زمان که احساس تعلل می‎کنید حتما خود را  25 دقیقه برای انجام کار مجبور کنید. زمان‎هایی که احساس انگیزه می‎کنید، می‎توانید تایمر را روی 60 دقیقه تنظیم نموده و در آن فرو روید.

کدام برنامه های پومودورو توصیه می‎شوند؟

اگر در Mac هستید، Vitamin-R (ویتامین  R) بهترین تایمر پومودورو است. این برنامه دارای قیمت سنگینی است. اما تمام ویژگی های مورد نظر شما را داراست:

• می‎توانید مدت تایمر خود را سفارشی کنید.
• این برنامه با OmniFocus، Things  و سایر مدیران وظیفه ادغام می‎شود.
• یادآوری­‌ها و اعلان­‌ها به شما کمک می‎کند تا استراحت کنید.
• ردیابی زمان داخلی دارد.
• گزارش و تحلیل آن بی دردسر است و برای بررسی هفتگی ایده آل است.
• اگر می‎خواهید تمرکز کنید، می‎توانید از صدای پس زمینه استفاده نمایید.

یکی دیگر از برنامه های محبوب Be Focused Pro است.

برای کسانی که در ویندوز هستند، قابلیت‎های آن عالی نیست. تایمرهای محبوب آن، یا مبتنی بر وب و یا کراس پلتفرم (cross-platform) هستند. اما هیچ برنامه اختصاصی برای ویندوز وجود ندارد. با توجه به این،Focus Booster  را توصیه می‎کنیم. این برنامه برای 20 پومودورو در ماه رایگان است و پس از آن باید اشتراک آن را داشته باشید. همانطور که قبلاً نیز اشاره شد، بسیاری از اپلیکیشن‎های بهره‎وری به سمت مدل گرفتن اشتراک از کاربران حرکت می‎کنند.

بهترین جایگزین، Focus 10 است. بسیار ساده است. بنابراین اگر مسئله شما ساده بودن اپلیکیشن است، به دنبال آن بروید. اما  از آن انتظار این­که مانند Vitamin-R مجموعه‎ای مملو از قابلیت‎ها باشد، نداشته باشید.

نمونه دیگرPomoDone  است که چند ویژگی دیگر دارد.

یکی از آنها دریافت اپلیکیشن تایمر از طریق گوشی هوشمندتان است. به راحتی می‎توانید از تایمر پیش فرضی که در هر تلفنی وجود دارد استفاده نمایید. در صورت تمایل، حتی می‎توانید از Siri یا دستیار Google به عنوان تایمر استفاده کنید. فایده بزرگ آن این است که در هر مکانی که گوشی را همراه خود ببرید می‎توانید از این تایمر استفاده نمایید. همچنین وقتی با ابزارهای آنالوگ نیز از تکنیک پومودورو استفاده می‎کنید (مانند برنامه‌ریزی کاغذی) بسیار خوب کار می‎کند. نکته منفی تایمرهای داخلی این است که هیچ گونه گزارش و سفارشی سازی ندارند.

برای سیستم عامل  iOS، اپلیکیشن Pomodoro Keeper  و برای اندروید ClearFocus توصیه می‎شود.

در زمان‎های استراحت پومودورو چه فعالیت‎هایی انجام می‎دهید؟

این موضوع اغلب موضوع محبوبی میان خوانندگان است. شاید بد نباشد وقت استراحت کوتاه خود را فقط روی کاناپه بنشینید، قبل از این­که به پومودورو بعدی ضربه بزنید، قدری آب بنوشید و کمی‎ استراحت نمایید. شاید بخواهید پیاده روی کوتاهی در اطراف محله داشته باشید و حرکات کششی انجام دهید.

لیست سایر کارهایی که می‎توانید در زمان استراحت خود انجام دهید، می‎تواند به شرح زیر باشد:

• چند حرکت ورزشی ساده (دمبل زدن، بارفیکس، پروانه رفتن، شنا رفتن).
• نواختن یک ساز موسیقی (گیتار، ویولن، پیانو).
• یک چرت کوتاه.
• کتاب خواندن.
• حرکاتی با توپ.
• حرکات کششی.

معمولاً توصیه می‎کنیم هنگام استراحت از میز خود فاصله بگیرید. این امر این امکان را به شما می‎دهد تا ذهنتان از فضای “کار” فاصله بگیرد و وقتی دوباره می‎نشینید دوباره درگیر آن شود. بنابراین پاک کردن صندوق ورودی OmniFocus یا بررسی ایمیل‎ها در زمان استراحت، توصیه نمی‎شود.

به طور معمول چه تعداد پومودورو در روز انجام می‎دهید؟

بیایید یک ادعای اسطوره‎ای بزرگ را کنار بگذاریم و بگوییم: چیزی به عنوان یک روز کاری 8 ساعته وجود ندارد.

شما ممکن است واقعا 8 ساعت در محل کار باشید. اما وقتی زمان ناهار، مکالمه در مورد کولر آبی، جلسات و چک کردن ایمیل‎ها را کم می‎کنید… واقعاً فقط 1 تا 4 ساعت زمان در دسترس دارید که بتوانید کار متمرکزی انجام دهید. شغل افراد متفاوت از هم است. بنابراین هیچ قانونی مشخص و سریعی برای تعداد پومودوروهایی که باید برای خود هدف­‌گذاری کنید، وجود ندارد.

مدیر بخش تولید محتوای شرکت Asian Efficiency  می‎گوید: به شخصه، اگر بتوانم 4 پومودورو در یک روز انجام دهم (در واقع دو ساعت زمان متمرکز) آن روز را بسیار پربار در نظر می‎گیرم. در دو ساعت زمان بی­وقفه، می‎توانم ارزش عظیمی ‎ایجاد نموده و مشکلات پیچیده زیادی را حل کنم. آیا من هر روز به این هدف می‎رسم؟ قطعا نه. در واقع، در یک هفته خوب، ممکن است 3-4 بار به این هدف برسم. چنین هفته‎ای بسیار پربار تلقی می‎شود.

حداقل باید 2 پومودورو در روز داشته باشید. اگر فقط یک ساعت زمان بدون وقفه در روز نمی‎توانید داشته باشید، مشکل بزرگ­تری دارید. تخصیص وقت شما مناسب نیست و احتمالاً وقت زیادی را در مناطق دیگر تلف می‎کنید. اما در اینجا یک استثنا وجود دارد.

خط کاری من بسیار وقفه گرا است. آیا این تکنیک همچنان می‎تواند برای من کار کند؟

وقتی افرادی در محیط کار هستند که مرتب در آن وقفه ایجاد می‏کنند، یا نوتیفیکیشن‎های مهم ایمیلی و تماس‎های تلفنی ضروری وجود دارند، داشتن زمانی برای تمرکز می‎تواند دشوار باشد. بسیاری از افراد که در زمینه پزشکی، IT  و در زمینه خدمات مشتریان فعالیت می‎کنند، این مسئله را تجربه می‎نمایند.

اگر خود را در چنین شرایطی یافتید، اولین چیزی که باید بپذیرید این است که ارزش نقش شما این است که انعطاف پذیر باشید و قطع شدن بخشی از شغل شماست. حتی بخشی از حقوق شما برای پرداختن به همه مواردی است که وقفه در نظر گرفته می‎شوند.

با این گفته، به تکنیک پومودورو به عنوان ابزاری که می‎توانید در زمان مناسب از آن استفاده نمایید، فکر کنید. حتی اگر روز شما پراکنده است و ممکن است در همه جا بگذرد، مواقعی نیز وجود خواهد داشت که بدانید زمانی برای تمرکز دارید. برای آن لحظات از تکنیک پومودورو استفاده نمایید. احتمالا ابزار مناسبی برای استفاده روزمره نخواهد بود. اما برای مواقعی که می‎دانید یک یا دو ساعت برای خودتان دارید بسیار مفید است. به خصوص اگر می‎دانید که در این مواقع تمایل دارید کارها را به تعویق بیاندازید.

در طول روز به داشتن تعداد مشخصی پومودورو فکر نکنید. خط کاری شما به شما امکان نمی‎دهد مانند دیگران وقت خود را کنترل کنید. اگر هیچگونه پومودورویی در روز انجام ندادید نگران نباشید. اما اگر توانستید یکی را انجام دهید، یک پیروزی بزرگ خواهد بود! باز هم، هر موقع ‎که می‎توانید از تکنیک پومودورو به عنوان یک ابزار استفاده کنید. اما اگر نتوانستید خود را مورد شماتت قرار ندهید.

اقدامات بعدی

تکنیک پومودورو یک روش عالی برای حمله به تعلل در ابتدای روز است. اگر روز خود را درست شروع کنید، کارهایی که بعداً در روز انجام می‎شود بسیار ساده تر هستند (از این رو ما عاشق خوردن قورباغه ها هستیم). برخی افراد برای شروع کار از تکنیک پومودورو استفاده می‎کنند و به محض این که حرکت را شروع می‎کنند، کارشان در ادامه روز روی روال افتاده و دیگر نیازی به تایمر ندارند. از این تکنیک به دلخواه خود استفاده کنید، زیرا تنها چیز مهم این است که شما در حال انجام کار باشید. فرقی نمی‎کند که چگونه موفق شده‎اید.

همین حالا روی گوشی خود، یک تایمر 25 دقیقه ای برای کار بعدی خود تنظیم نموده و سپس یک تنفس داشته باشید. متعهد شوید که تنها بر روی کار تمرکز کنید و نه چیز دیگر. هنگامی که تایمر زنگ زد، 5 دقیقه استراحت کنید و از میز کار خود دور شوید. تبریک می‎گوییم، شما اولین پومودوروی خود را تمام کردید!