سازمانها امروزه میدانند که باید کارایی عملیاتی خود را در راستای برآورده شدن اهداف کسب و کار، بهبود ببخشند. بهبود کارایی عملیاتی اغلب از طریق اجرای پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم) عملی خواهد شد. برای پیادهسازی بهبود فرآیند (بهبود سیستم) در سازمان خود، گامهای عملیاتی زیر را دنبال نمایید:
ابتدا فرآیندی را که مایل به بهبود آن هستید انتخاب نمایید. سپس این گزینه ها را در مورد آن بررسی کنید:
چه چیزی را میخواهید تغییر دهید و هدف از این تغییر چیست؟ انتظارتان پس از انجام این تغییر چیست؟ چه موقع میخواهید شروع نمایید و چه موقع به پایان برسانید؟
نقشهای از فرآیند تهیه نمایید. چه گامهایی لازم است تا فرآیند تکمیل شود؟
اندازهگیری وضعیت فعلی . پارامترهایی را که لازم است اندازهگیری شوند شناسایی نموده و دادههای لازم را جمع آوری نمایید.
تجزیه و تحلیل داده ها و به وجود آوردن یک طرح.
ساده کردن فرآیند. فعالیتهای زائد را حذف نمایید. آیا گامهایی موازی با گامهای اصلی وجود دارند؟ آیا هر یک از فعالیتها، ضروری هستند؟
اجرای تغییرات. به همه افرادی که شامل فرآیند میشوند در مورد اهمیت تغییرات، اطلاع رسانی نمایید.
آزمایش و جمع آوری دادهها. نقشه فرآیند را با توجه به تغییرات، اصلاح کنید. آیا تغییرات واقعا منجر به بهبود شدند؟
استاندارد نمودن فرآیند.
اما بهبود کسب و کار همیشه آسان نیست. شما یک ایده عالی معرفی میکنید که واقعا فرآیندهای کاری را بهبود میبخشد. این طرح را با سرپرست خود درمیان گذاشته، تأیید گرفته و سپس اجرا مینمایید. پس از چند هفته متوجه میشوید که همه چیز به شیوههای قدیمی خود بازگشته است. کارآمد بودن پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم) نیاز به مشارکت همه کارکنان، از جمله مدیران و کارگران خط مقدم دارد. در زیر گامهایی ویژه جهت کمک به سازمانها برای کارآمد نمودن پروسه بهبود معرفی میشود.
مدیریت اجرایی الزاما باید از ابتکارات مربوط به بهبود فرآیند (بهبود سیستم) حمایت کند. بدون حمایتهای مادی و معنوی مدیریت، پروژه بهبود مطمئنا شکست خواهد خورد. زیرا با کمبود بودجه و انگیزه مواجه خواهد شد. اگر میخواهید ضمانت اجرایی برای پروژه خود خریداری کنید، باید بتوانید ارزش کارتان را به ریال و تومان نشان دهید. بنابراین پیش از اینکه ابتکارات مربوط به بهبود فرآیند (بهبود سیستم) را به مدیریت ارائه دهید، بهتر است زمان زیادی را صرف یافتن ارتباط میان انجام این فرآیند و دستیابی به اهداف شرکت نمایید.
همه سهامداران شرکت باید درگیر پروژه بهبود شوند. ایجاد جوی همراه با همکاری همه اعضا، این اطمینان را به وجود میآورد که تمامی کارمندان و مدیران تحت تاثیر تغییرات حاصل از فرآیند بهبود خواهند بود. یک فرآیند جدید اغلب باعث ایجاد عدم اطمینان در کارکنانی میشود که با فرآیند فعلی کار میکنند. زیرا چنین تصور میکنند که توطئهای برای جایگزینی آنها وجود دارد. اگر آنها را بخشی از تیم فرآیند ببینید، قادر خواهید بود به طور موثری، مزایای حاصل از فرآیند بهبود را دریافت نمایید.
بین ایجاد برنامه بهبود فرآیند (بهبود سیستم) و فرهنگ بهبود فرآیند (بهبود سیستم) تفاوت بزرگی وجود دارد. ساختن فرهنگ بهبود فرآیند (بهبود سیستم) مستمر شامل موارد ذیل است:
یکی از محبوب ترین روشهای ایجاد فرهنگ بهبود، استفاده از مفهوم کایزن است.
کارکنان نیاز دارند که ارتباط بین تلاشهای خود برای بهبود فرآیند (بهبود سیستم)ها و اهداف شرکت را ببینند. با پیوند دادن استراتژیهای بهبود فرآیند (بهبود سیستم) به اهداف سازمانی، بیشتر از هر زمانی، حمایت کارکنان از فرآیند بهبود را به دست خواهید آورد.
دستورالعملهای گام به گام در مورد انجام هر فرآیند، مراحل فرآیند را واقعی نموده و آن را به ابزارهای لازم برای دستیابی به نتایج ، مرتبط میسازد. برای ایجاد انضباط در فرآیند، اطمینان حاصل کنید که رویهها و دستورالعملها برای هر فرآیند یا بهبود جدید ایجاد و مستند میشوند. با ایجاد دستورالعملها برای هر فرآیند، آموزش موثر فرآیند بهبود یافته را ممکن ساخته و درک بهتری از آن برای افراد به وجود میآورید.
مسئولیتها در هر مرحله باید به خوبی تعریف شوند. افراد باید بدانند که نقش آنها در فرآیند جدید یا تغییر یافته چیست. اطمینان حاصل کنید که نقشها و مسئولیتها را در هر مرحله از فرآیند جدید، به افراد معین اختصاص میدهید. یک راه خوب برای انجام این کار این است که از نمودار RACI استفاده کنید. عبارت RACI مخفف چهار کلمه مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع است. نمودار RACI ماتریسی از تمام فعالیتها یا تصمیم گیری مقامات یک سازمان در مورد نقشهای افراد را نشان میدهد. به یاد داشته باشید که فرآیندها خود به خود انجام نمیشوند؛ افراد باید کاری انجام دهند تا فرآیند اتفاق بیافتد.
کارکنان خط مقدم سازمان، بیش از همه با فرآیندهای شرکت سروکار دارند. آنها هر روز وظایف مشابهی انجام میدهند و اطلاعات دست اولی در مورد نقاط قوت و ضعف فرآیندها دارند. در زیر به برخی از استراتژیها جهت تشویق کارمندان هر بخش برای ارائه پیشنهادات و بازخوردهای وظایف روزانهشان، اشاره شده است:
بسیاری از شرکتها هرگز قادر به رشد نیستند، زیرا تمام انرژی خود را صرف تعمیر فرآیندهای معیوب میکنند. هرچند که رسیدگی به گلوگاهها و مشکلات بخش مهمی از پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم) است، اما رویکرد سازندهتر، نهادینه کردن روشهایی است که موفق عمل میکنند. گاهی اوقات میتوان این کار را با ایجاد تعدیلاتی بسیار کوچک در مورد فرآیند عملی نمود.
تمرکز روی بهبود فرآیند (بهبود سیستم)، باید در فرآیند استخدام کارکنان و پس از آن در طول فرآیند آموزش نیز، مورد توجه قرار گیرد. آموزش کمک میکند تا فعالیتهای بهبود فرآیند (بهبود سیستم)، به عملیات روزانه کارکنان تبدیل شوند. در ادامه به برخی از گامهای موثر در تحت پوشش قرار دادن مسئله آموزش کارکنان اشاره شده است:
برنامه آموزشی شما باید فرآیند بهبود را با مثال فهمانده و کارکنان را درگیر نماید. “روش یادگیری ترکیبی” روشی است که با استفاده از رویکرد چند رسانهای و ترکیبی از فعالیتهای یادگیری آنلاین و زنده، میتواند کارکنان را درگیر نماید. سیستم مدیریت یادگیری (LMS) نیز از رویکرد آنلاین استانداردی برای آموزش استفاده میکند و یک ابزار قابل سنجش برای ارزیابی اثربخشی آموزش است. در زیر برخی از دلایل اصلی اینکه چرا LMS روند بهبود را تسهیل میکند آمده است:
اعطای مسئولیتهای کلیدی بهبود فرآیند (بهبود سیستم) به مدیران و سرپرستان، به شما این اطمینان را میدهد که کارکنان کلیدی به طور فعالانه درگیر پروژه هستند. علاوه بر این، مدیران و ناظران اغلب از مشکلات کلیدی که نیاز به توجه مستمر دارند آگاه هستند. برخی از استراتژی ها برای توانمندسازی کارکنان در جهت کارآمد بودن پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم) عبارتند از:
بعضی از ناکارآمدیهای عملیاتی به آسانی قابل حل میباشند. با این وجود، درمورد مشکلات پیچیدهتر استفاده از نرم افزارهای جدید برای پیشگیری از مشکلات و چالشهای عملیاتی پیشِ رو، بهتر جواب میدهد. برخی از رایج ترین ابزارهای بهبود فرآیند (بهبود سیستم) مورد استفاده شرکت ها عبارتند از:
موفقترین پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)، روندی است که راه حلها و گشایشهای آینده را بر رفع کوتاه مدت مشکلات ترجیح میدهد. موفقیت در دراز مدت نیازمند صبر و تعهد بلند مدت برای مستندسازی استراتژیها و نتایج، از ابتدا تا انتها است. این امر به شما اجازه میدهد جزئیات اجرا را بررسی نموده و تعیین کنید که فرآیند در چه زمانی و در کجا گیر میکند.
پیوند دادن انگیزه ها و پاداش ها به پروسه بهبود فرآیند (بهبود سیستم)، یک راه حل موثر برای تحریک علاقه کارمندان به پروسه بهبود است. در زیر فرآیند گام به گام استفاده از پاداش کارکنان برای تشویق به مشارکت در استراتژی بهبود آمده است:
باید معیارهایی برای نشان دادن اثربخشی فرآیند بهبود ایجاد شوند. شما باید بتوانید نشان دهید که فرآیند بهبود، اهداف مورد نظر را برآورده کرده است.
فرآیندها باید بر اساس یافته های حسابرسی مورد بازبینی و بهبود قرار گیرند.
اگر به دنبال تغییر و بهبود فرآیند (بهبود سیستم)های فعلی کسب و کار خود هستید تا به اهدافی همچون افزایش سود و بهبود عملکرد، کاهش هزینه ها و یا بهبود بهرهوری دست پیدا کنید، وفادار ماندن به اصول کلیدی ذکر شده، این اطمینان را به وجود میآورد که بهبود فرآیند (بهبود سیستم) شما با موفقیت در حال اجرا است.
https://umanitoba.ca/admin/human_resources/change/media/Process_Improvement.pdf
https://tallyfy.com/successful-process-improvement-initiative/
https://www.sev1tech.com/seven-tips-to-successfully-implementing-process-improvement