سیستم سازی علاوه بر انجام برخی اقدامات، نیازمند تغییر برخی دیدگاه ها است. یعنی باید در برخی موارد دیدگاه های قبلی خود را تغییر داده و با دیدگاه های جدید جایگزین کنید. باید برای اینکه بتوانید بهتر سیستم سازی انجام دهید این دیدگاه ها را در خود تقویت کنید.
این دیدگاه بسیار میتواند به شما در رشد و توسعه کسب و کارتان کمک کند. شاید کسب و کار شما از اول خیلی بزرگ نبوده و چندین شعبه نداشته باشد ولی باید جهانی فکر کنید و دهکدهای عمل کنید. این دیدگاه باعث میشود این طرز تفکر از همان ابتدا در شما شکل بگیرد.
هر فرد متخصص در ابتدای راه اندازی کسب و کار خود باید برای موفقیت، سعی کند یک مدل اولیه از کسب و کار خود ایجاد نموده و کار خود را مقیاسپذیر نماید. یعنی یک کسب و کار کوچک باید به گونهای ساخته شود که بتواند تا ده هزار برابر حجم فعلی خود رشد کند.
صاحب یک کسب وکار به جای آن که کسب و کارش را مجزا و منحصربه فرد در نظر بگیرد و فقط تمرکز خود را بر روی انجام کارهای فوری و روزانه بگذارد باید به فکر ساختن یک مدل اولیه کسب و کار باشد. مدلی که قرار است چندین کسب وکار دیگر از روی آن ساخته شود. به عبارتی دیگر بتواند مجوز تأسیس چندین شعبه را برای کار خود صادر کند به طوریکه تمام آنها بتوانند با همان کیفیت مدل اولیه کار کنند.
موفقیت سرشار رستورانهای زنجیرهای مک دونالد مرهون این دیدگاه است. با این شیوه نگرش، چنین فردی هم در نقش متخصص و هم در نقش مدیر و هم در نقش کارآفرین ظاهر میشود. احتمال موفقیت کسب و کاری که صاحب آن دارای دیدگاههای متخصص، مدیر و کارآفرین است در آینده بسیار بالاتر از آن کسب وکاری است که صاحبش تنها یکی از این دیدگاهها را داراست. در این باره در مطالب بعدی توضیحات کاملتری ارائه خواهیم کرد.
حال برای آن که شعبات کسب و کار شما موفق از آب درآیند میبایست قوانین زیر را رعایت کنید:
مدل اولیه کسب و کار باید به گونهای باشد که افراد با کمترین مهارت بتوانند آن را اجرا کنند.
مدل باید بسیار سیستمی، منظم و مرتب باشد.
مدل باید دارای یک دفترچه راهنما برای ارجاع باشد به طوریکه تمام کارهایی که مربوط به مدل اولیه کسب و کار است در دفترچه راهنمای طرز کار آن ثبت گردد.
مدل باید از لحاظ خدماترسانی به مشتریان همواره به طور یکنواخت و قابل پیشبینی باشد.
نسخههای بعدی مدل اولیه کسب و کار باید از ظاهر، نحوه پوشش و امکانات یکسان و مشابهی برخوردار باشند.
اصولاً دو دو نوع نگاه به پدیدهها و ایجاد آنها میتوان لحاظ نمود: نگاه آبشاری و نگاه تکامل تدریجی.
نگاه آبشاری که از آن به عنوان چرخهی کلاسیک یاد میشود، روشی ترتیبی برای توسعه پدیدهها، سیستمها و پروژهها پیشنهاد میکند. این مدل با یک مرحله یا یک فعالیت شروع میشود و پس از پایان آن فعالیت، به سراغ فعالیت بعدی میرود. مثلاً وقتی میخواهیم یک پروژه را با این نگاه انجام دهیم، فازهای مختلف پروژه را استخراج میکنیم و سپس از فاز یک شروع کرده و آنرا تکمیل میکنیم و به سراغ فاز دوم میرویم. به همین ترتیب فاز به فاز پروژه را جلو برده و به انتها میرسانیم. در این نگاه دیگر فرصت و تکرار دیگری در کار نخواهد بود تا خواستههای فراموش شده یا جدید به پروژه اضافه گردد. خصوصیت اصلی این رویکرد این است که هیچگونه بازخوردی بین مراحل آن وجود ندارد. مانند آب در آبشار که نمیتواند به عقب برگردد، در این مدل نیز بعد از ورود به یک فعالیت به فعالیتهای قبلی نمیتوان بازگشت.
این نگاه زمانی کاربرد دارد که کلیه نیازمندیها در همان ابتدا مشخص، ثابت و بدون تغییر باشد. بنابراین در پدیدهها و پروژههای کوچک و ساده کارآمد خواهد بود. اما در تبیین پدیدههای بزرگ و پیچیده کارایی پایینی خواهد داشت. طبیعتاً کسب و کار و سیستمهایی که در آن جریان دارند، اینقدر ساده و خطی نیستند که با نگاه آبشاری بتوان به آنها نگریست.
نگاه بعدی نگاه توسعه تدریجی است. توسعه تدریجی یعنی تمام ویژگیها و قابلیتهای سیستم را یکجا اضافه نکنید و به مرور این امکانات به سیستم اضافه شود. توسعه تدریجی یعنی نیازی نیست که سیستم اولیه کامل باشه بلکه میشود اول یک نسخه سریع ارائه داد و به مرور امکانات جدید را به آن اضافه کرد یا حتی با نسخه جدیدتر جایگزین شود.
توسعه تدریجی به این معنا نیست که سیستم ناقص طراحی کنیم، بلکه برای مشکلات راهحلهایی موقت ولی فوری ارائه کنیم تا هرچه سریعتر آن مشکل برطرف شود و سپس سر فرصت آن را با راه حلی بهتر جایگزین کنیم یا راهحل یا سیستم اولیه را تکمیل کنیم.
اگر به جای آنکه صرفاً به انجام کسب وکار و امور روزمره آن بپردازید، در مورد آن فکر کرده و آن را بسازید، میتوانید بسیاری از مسائلی را که بیشتر افراد از آن غافلاند کشف کنید. برای این کار همواره سوالات زیر را از خود بپرسید:
چطور میتوانم کسب وکار خود را اداره کنم بدون آن که خود در آنجا حضورداشته باشم؟
چطور میتوانم کارمندانم را متقاعد کنم تا کار کنند بدون آن که بخواهم مدام در کارشان دخالت کنم؟
چطور میتوانم کسب و کار خود را به گونهای سیستمی کنم که موفق شوم از روی آن چندین هزار کسب وکار دیگر بسازم به طوریکه تمام آنها دقیقاً مشابه هم و با همان کیفیت کار کنند؟
چطور میتوانم در حالیکه صاحب کسب وکار خود هستم رها بوده و به آن وابسته نباشم؟
چطور میتوانم وقت خود را صرف انجام کاری کنم که به آن علاقهمند هستم و نه کاری که مجبورم آن را انجام دهم؟
اگر شما به عنوان صاحب کسب و کار کوچک این سؤالات را از خود بپرسید، در نهایت به این مسئله میرسید که جواب این سؤالات را نمیدانید. با اندیشیدن به این سوالات میتوانید به تدریج مدل اولیه کسب و کار خود را پیدا کنید. این نکته مهم را نیز در نظر بگیرید که آغاز فرایند سیستمسازی بصورت ملموسی میتواند منجر به ایجاد یا تقویت این دیدگاه در شما شود.
تفکر سیستمی از سال ۱۹۵۶ پا گرفت، زمانی که پروفسور جی فورستر (Jay Forrester)، گروه سیستمهای دینامیک را در دانشکده مدیریت MIT تاسیس کرد.
تفکر سیستمی یک رویکرد جامع برای تجزیه و تحلیل است که بر نحوه ارتباطات مابین بخشهای مختلف یک سیستم تمرکز نموده و یا نحوه کارکرد یک سیستم را در طول زمان و در پس زمینه سیستمهای بزرگتر دیگر، مورد بررسی قرار میدهد. رویکرد تفکر سیستمی در مقابل تحلیل سنتی قرار میگیرد که سیستمها را با شکستن آنها به عناصر جداگانهشان مطالعه میکند. تفکر سیستمی میتواند در هر زمینهای از تحقیقات مورد استفاده قرار گیرد و تاکنون در زمینههای مختلفی همچون پزشکی، محیط زیست، سیاسی، اقتصادی، منابع انسانی، سیستمهای آموزشی، توسعه کسب و کار و… به کار گرفته شده است.
توجه به بازخورد یا فیدبک، یک جزء ضروری از تفکر سیستمی است. به عنوان مثال در مدیریت پروژه اولین چیزی که ممکن است برای یک پروژه که از موعد مقرر خود عقب مانده، به ذهن برسد این باشد که به تعداد کارگران پروژه اضافه کنیم. با این حال ممکن است در گذشته این تاکتیک در عمل تاثیر چندانی نداشته است. توجه به بازخورد مربوطه میتواند این امکان را به مدیریت بدهد تا به جای مصرف منابع در مسیری که قبلاً اثرات منفی آن اثبات شده است، به سوی یافتن راهحلهای دیگری باشد.
چرا داشتن تفکر سیستمی در کسب و کار مهم است؟
امروزه دنیای کسب و کار پیچیده است و روز به روز پیچیدهتر نیز میشود. مدیران باید هم با نوآوریهای تکنولوژیکی و هم با یک اقتصاد جهانی در حال رشد روبرو شوند که در آن وقایع رخ داده در یک سوی دیگر جهان، بر کسب و کار شما نیز تاثیر خواهند گذاشت. تصمیمگیری موثر در این دنیای جدید بسیار مشکل است. تفکر سیستمی یک مدل تصمیمگیری است که به کسبوکارها کمک میکند تا به طور موثر با تغییر و انطباق مواجه شوند.
کسب و کارها و کسانی که قرار است نسبت به سیستم سازی و طراحی و توسعه سیستم ها در کسب و کارها فکر کنند، باید دیدگاه های مذکور را فراگرفته و در خود تقویت کنند.