آیا وقتتان همیشه کم است؟ با کدگذاری رنگی تقویم، اولویت های خود را برنامه ریزی کنید
مدیریت زمان و تقویم نه تنها برای متعادل کردن تعهدات مهم است، بلکه اگر به طور صحیح استفاده شود میتواند در رسیدن به آینده ایده آل نیز به شما کمک کند. در این مطلب به شما نشان خواهیم داد که چرا تقویم شما منعکس کننده اولویت های شما است و چگونه میتوانید از یک سیستم تقویم رنگی برای دستیابی به اهدافتان استفاده نمایید.
بسیاری از افراد قرارها و وظایف خود را تنها با استفاده از دو تقویم مدیریت میکنند:
- کاری
- شخصی
مشکلی که در این استراتژی وجود دارد این است که براساس ایده تعادل کار / زندگی ساخته شده است. اما در واقع باید بگوییم اساسا ایده تعادل کار / زندگی افسانهای بیش نبوده و بر اساس فرضهای نادرست یک زن و شوهر است. چرا که: 1) بین کار و زندگی تفاوت مشخصی وجود دارد و 2) آنها در تعارض با یکدیگر هستند. اما بیشتر مردم تنها به شغل هایی رضایت میدهند که میتوانند راس ساعت 5 بعد از ظهر هر روز آن را قطع کنند. بنابراین برای ایجاد تقویم در کنار این سبک از کار، طرحی حاصل میشود که از همان ابتدا محکوم به شکست است. به همین دلیل، احساس میکنید که شکست خورده اید و ممکن است در نهایت احساس ناامیدی نمایید. تقصیر شما نیست. زیرا اساسا چنین وضعیتی عملی نخواهد بود.
این بدان معنا نیست که ما باید همیشه کار کنیم یا هرگز نمیتوانیم استراحت کنیم. اما این بدان معناست که نباید دنبال حالت ایدهآلی باشیم که هرگز نمیتوانیم به آن دست یابیم. درعوض باید متوجه نحوه گذراندن وقت خود باشیم. باید اطمینان حاصل کنیم که انتخابهای کاری / زندگی که انجام میدهیم مطابق با ارزشهای ما است. به گونهای که آنها ما را در رسیدن به اهدافمان یاری میکنند.
” چیزی به عنوان تعادل کار و زندگی وجود ندارد. گزینه هایی به صورت زندگی_کار وجود دارد که خودتان آنها را انتخاب میکنید و همه آنها عواقبی به دنبال خواهند داشت. ” – جک ولچ
ممکن است این امر کمی خودخواهانه به نظر برسد و واقعا هم اینگونه است. اما شما باید برای محافظت از چیزهایی که برایتان مهم هستند، مبارزه کنید و این چیز بدی نیست. نبرد برای مدیریت زمان در تقویم شما انجام میشود. فقط برای به پایان رساندن برخی از کارهای موجود در لیست خود، نباید چیزهای مهم را قربانی کنید.
اما خبر خوب این است که این نبرد، نبردی است که میتوانید در آن برنده باشید. ما میخواهیم به شما نشان دهیم که چگونه میتوانید میزان عدم تعادل میان کار و زندگی را خودخواسته نموده و با کدگذاری تقویمتان آن را به نفع خود کج کنید.
شماره 1: تصمیم بگیرید که از چه تقویم هایی میخواهید استفاده نمایید
ما به شما گفتهایم که فقط از تقویمهای کاری و شخصی استفاده نکنید. اما از چند تقویمی باید استفاده نمایید؟
بستگی دارد.
فقط خودتان میدانید که از چند تقویمی باید استفاده کنید. برای هر «زمینه» ای که میخواهید در یک روز معین در آن فعالیت کنید، به تقویم نیاز دارید. شما باید به تعداد مورد نیاز خود تقویم داشته باشید. اما نباید این تعداد بیش از حد شود بهطوریکه هرگز از آنها استفاده نکنید.
“همه چیز باید تا حد امکان ساده باشد، اما نه دیگر باز هم ساده تر.” – آلبرت انیشتین
اولین تقویمی که توصیه میکنیم ایجاد کنید، یک تقویم برنامه ریزی برای مدیریت زمان است. همه باید یک تقویم برنامه ریزی داشته باشند. این تقویم شامل کلیه رویدادهای اصلی که در سال جاری برنامه ریزی کردهاید و هر سفری که قصد دارید انجام دهید را شامل میشود. این تقویم باید شامل وقایع همه روزه باشد و به شما امکان دهد تعهدات بزرگی را که دارید در آن مشاهده نمایید. به عنوان مثال، یک تقویم برنامه ریزی میتواند شامل موارد زیر باشد:
- تعطیلات خانوادگی که ماه آینده سپری میکنید.
- کنفرانسی که قرار است در ماه خرداد بروید.
- تاریخ برنامه ریزی سه ماهه شرکت.
- بحثی که در ماه شهریور در یک گردهمایی انجام میدهید.
خوب است که تقریبا همیشه این تقویم را مشاهده نمایید. به این ترتیب اطمینان خواهید داشت که در این تاریخ های معین به طور تصادفی چیز دیگری را رزرو نمیکنید.
همچنین میتوان تقویم های اشتراکی را با افراد مهم تنظیم کرد. به عنوان مثال، میتوانید با همسرتان از یک تقویم مشترک “خانوادگی” استفاده کنید که شامل تمام وقایع خانوادگی شما باشد. این تقویم شامل مواردی مانند موارد زیر خواهد بود:
- سفر میدانی که میخواهیم به موزه ملی راه آهن برویم.
- جشن تولد خواهرزاده من که به آن دعوت شده ایم.
- شام دونفره ای که من و همسرم قصد داریم در این هفته داشته باشیم.
- قرار ملاقاتی که با حسابدارمان برای پرداخت مالیات خواهیم داشت.
- صبحانه ای که با پسر 8 ساله ام برای جمعه برنامه ریزی کرده ام.
- بازی های بسکتبالی که بچه ها در روز شنبه دارند.
یک هفته معمولی در تقویم خانوادگی مشترک ممکن این اینگونه به نظر برسد:
این تقویم مشترک اطمینان میدهد که نه شما و نه همسرتان، طی زمانی که نیاز به انجام کارهای خانوادگی دارید، قرار دیگری را به صورت جداگانه تنظیم نمیکنید. اگر گذراندن زمان در کنار خانواده برایتان مهم باشد، با دیدن قرارهای خانوادگی در این تقویم، اطمینان حاصل خواهیم کرد که خانواده را در اولویت قرار دادهاید.
همچنین میتوانید یک تقویم مشخص برای مدیریت جلسات کاری خود داشته باشید. با قرار دادن این جلسات در تقویم خود، میتوانید وقت و فضای کافی برای کار روی چیزهایی مانند نوشتن یا ایجاد محتوا در مورد آن جلسات داشته باشید. در زیر نمایی از یک تقویم معمولی هفتگی نشان داده شده است:
تقویم دیگری که یکی از مدیران شرکت از آن استفاده مینمود تقویمی بود که آن را تقویم “غاز” مینامید. او در آن چیزهای مهم مربوط به مراقبت از خود را برنامه ریزی میکرد. الهام بخش این امر، مَثَل معروف محافظت از غاز طلایی است. او در این تقویم چیزهایی مثل رفتن به سالن بدنسازی، اطمینان از اینکه وقت صرف ناهار وجود دارد، و زمانی برای دویدن در فضای آزاد را یادداشت مینمود. تصویر زیر یک هفته معمولی برای تقویم “غاز” را نشان میدهد:
تقویم دیگری که داشتن آن میتواند مفید باشد تقویمی برای اتاق کنفرانس در کنار همکارانتان است. میتوانید از یک تقویم گوگل ساده استفاده نموده و از اتلاف وقت به هنگام استفاده از نرم افزارهای برنامه ریزی پیچیده (و گران) جلوگیری نمایید. و خواهید دید که به خوبی نیز کار میکنند. فضا معمولا به ترتیب نوبت ارائه میشود. بنابراین اگر بتوانید ببینید چه کسی و چه زمانی اتاق کنفرانس را رزرو کرده است مفید خواهد بود.
امیدواریم در حال درک این مسئله باشید که چرا کدگذاری رنگی تقویم اهمیت زیادی دارد. در صورت داشتن تقویم های بیشتر، مهم است که بتوانید به صورت بصری تشخیص دهید که کدام رویدادها متعلق به کدام تقویم هستند. تقویم های دیجیتال به شما امکان میدهند تقویمهای تقریبا نامحدودی داشته باشید و میتوانید با هر رنگبندی که میخواهید، آنها را رنگ آمیزی کنید. برنامه نویسی رنگ به شما امکان میدهد از هر رنگی استفاده کنید تا بتوانید آنچه را که طی یک روز، هفته یا ماه مشخص انجام شده است فیلتر نمایید. این کار نوعی جداسازی دادهها است.
مثلا نمایش همزمان تمام تقویم های هفتگی شما ممکن است به صورت زیر باشد:
اما این مثالها فقط چند نمونه هستند که ممکن است بخواهید بر اساس آن تقویم خود را تنظیم نمایید. برخی از نکات برجسته کارکنان شرکت بهرهوری آسیایی عبارتند از:
یکی از کارکنان شخصا از BusyCal استفاده میکند و تقویمی دارد که تمام داده ها را از تقویم تیمی شرکت وارد میکند. به این ترتیب، او یک تقویم در کامپیوتر خود دارد که تمام جلسات تیم داخلی ما را نشان میدهد. او همچنین دارای یک تقویم TripIt است که تمام اطلاعات سفر را به طور خودکار وارد میکند، از جمله پروازهایی که او انجام میدهد و مکان هایی که در آنجا میماند.
بروکس و همسرش برنامه ریزی برای سفرهای بهاری و تابستانی را که در آن زمان بچه هایشان به مدرسه نمیروند به تقویم JUST اختصاص داده اند. وی در حال حاضر قصد سفر به اروپا را دارد، بنابراین همه شهرها و مکانهای مختلفی که میخواهند اوقات خود را در آن بگذرانند در این تقویم ذکر شده است. او از همان تقویم برای برنامه ریزی كاری هایی كه بچه هایشان در تعطیلات تابستان قرار است انجام دهند نیز استفاده میكند.
روشهای بی شمار دیگری نیز وجود دارد که شما میتوانید بر اساس آنها در مورد تنظیم تقویمهای خود تصمیم بگیرید. به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید که تقویمهای خود را بر اساس حوزههای مختلف زندگی تنظیم کنید. اگر تصمیم دارید از این استراتژی استفاده نمایید، تقویم های شما ممکن است چیزی شبیه به این باشند:
- سلامتی
- ثروت
- روابط / روابط اجتماعی
- توسعه شخصی
- بازی / اوقات فراغت
- مدیریت / مدیریت زندگی
همچنین میتوانید تقویمهایی را بر اساس وضعیت خود تنظیم نمایید. به عنوان مثال ممکن است تقویمهایی بر اساس سطح انرژی داشته باشید، که میتواند چیزی شبیه به این باشد:
- انرژی بدنی بالا
- انرژی ذهنی بالا
- مدیریت / انرژی کم
ایده اصلی در اینجا این است که برای هر چیزی که برایتان مهم است یک تقویم داشته باشید. احتمالا نمیتوانید 50 تقویم جداگانه را به طور مؤثر مدیریت کنید. بنابراین قبل از اینکه بتوانید برای تقویم هایتان وقت بگذارید باید تصمیم بگیرید که چه چیزی واقعا برایتان مهم است.
شماره 2: تقویم های خود را در اپلیکیشن تقویم خود تنظیم نمایید
این قسمت بسیار ساده است: یک تقویم جداگانه برای هر مدلی که در بالا مشخص کردهاید ایجاد نمایید. میتوانید این تقویم ها را در هر کجا که دوست دارید ایجاد کنید. اما ما به شدت توصیه میکنیم که از یک سرویس مبتنی بر فضای ابری مانند Google یا iCloud استفاده کنید تا تقویم خود را همگام سازی نمایید. بیشتر اپلیکیشن های تقویم دارای پشتیبانی داخلی از Google هستند و در Mac یا iOS از تقویم های iCloud نیز پشتیبانی میکنند (اگر ترجیح میدهید همه چیز را درون اکوسیستم اپل نگه دارید).
دلیل اینکه توصیه میشود تقویم های خود را از طریق سرویس ابری همگامسازی نمایید این است که به این ترتیب تقویمهای شما همیشه به روز هستند. زمان هایی که از کامپیوتر خود دور هستید نیاز به بررسی تقویم خود دارید و بسیار مهم است که تقویم شما صحیح باشد. اگر تقویمتان اطلاعات صحیحی را به شما نشان ندهد، به طور ناخودآگاه به آن اعتماد نمیکنید و نگاه کردن به آن را متوقف خواهید کرد.
چنین وضعیتی واقعا خطرناک است. زیرا مانند آنچه در بالا ذکر شد، دستیابی به تعادل کار / زندگی غیرممکن است. بهترین کاری که میتوانید انجام دهید این است که امیدوار باشید مقادیر عدم تعادل را به نفع خودتان و به سمت چیزهایی ببرید که برایتان مهم است. اما برای این منظور به سیستم مبتنی بر تقویمی نیاز دارید که قابل اعتماد باشد و تعیین کنید که چگونه باید وقت خود را سپری نمایید. اگر چنین نکنید، خودتان را در حالی مییابید که تنها بر اساس موارد فوری تصمیم میگیرید. زیرا گم کردن آنچه واقعا مهم است بسیار آسان است.
وقتی این تقویم های جداگانه را ایجاد مینمایید، سعی کنید از رنگ های مختلفی برای هر یک استفاده کنید. این امر به شما امکان میدهد هنگام انتخاب تقویمها و مشاهده آنها در ستون کناری، چیزها را به سرعت از لحاظ بصری فیلتر نمایید. اگر میخواهید فقط رویدادهای خانوادگی هفته آینده را ببینید یا سفرهای بزرگی که باید بقیه سال انجام دهید، دیدن یک رنگ خاص برای هر یک، تشخیص آنچه را که متعهد شده اید بسیار سادهتر مینماید.
نکته راهنما: برخی از اپلیکیشنهای تقویم (مانند BusyCal و Fantastical در مک) دارای یک ویژگی برای داشتن مجموعهای از تقویمها هستند و میتوانند با یک کلیک به سرعت چندین تقویم را روشن یا خاموش نمایند. مجموعه تقویمها همچنین میتوانند با جابجایی خودکار تقویم پیش فرض بر اساس مجموعه تقویم فعلی، برنامه ریزی رویدادها را سریعتر نمایند. اجراهای خاص و متفاوتی برای هر اپلیکیشن وجود خواهد داشت. اما اگر میخواهید چندین تقویم را به سرعت فیلتر کنید حتما از یک اپلیکیشنی استفاده کنید که از مجموعهای از تقویم ها پشتیبانی میکند.
سؤالی که همیشه از ما پرسیده میشود این است که “از چه برنامه ای استفاده میکنید؟” یکی از اپلیکیشن های محبوب در این زمینه BusyCal است. BusyCal یک برنامه تقویم فوق العاده قدرتمند است، اما کمی گران محسوب میشود. این برنامه به شما امکان میدهد همه چیز را سفارشی کنید. به عنوان مثال، در صورت تمایل نمایش تقویم هفتگی شما به جای 7 روز میتواند به صورت 8 روزه باشد. به طوری که وقتی شنبه به آن نگاه میکنید میتوانید شنبه بعدی را نیز ببینید.
شماره 3: هر کاری را که میخواهید انجام دهید برنامه ریزی نمایید
هر کاری که میبایست انجام دهید باید در چارچوب زمان و مدیریت زمان انجام شود. این بدان معنا نیست که شما باید هر کاری را که در حال حاضر وجود دارد در لیست کارهای خود در تقویم قرار دهید. اما باید زمانی برای انجام کارهایی که تصمیم گرفته اید در اولویت باشند اختصاص دهید. داستان معروفی از استفان کاوی در مورد قرار دادن صخره های بزرگ در یک شیشه وجود دارد که سنگ ها نشانه اولویت های زندگی اند. تقویم شما همان جایی است که باید سنگ های بزرگ را در آن جا دهید. باید قبل از آنکه زمانتان را به شخص دیگر و به چیز دیگری اختصاص دهید، کارهای مهم خود را در تقویم بگذارید.
یکی از مهمترین سارقین زمان شما، ایمیلهایتان هستند. ایمیل به صورت لیستی از کارهایی است که برای هر کسی میتواند ارسال شود. اما وقتی شخصی ایمیلی برای شما ارسال میکند و از شما میخواهد کاری انجام دهید، معمولا چه کاری انجام میدهید؟ اگر شبیه بیشتر مردم باشید، عکس العملتان احتمالاً چیزی شبیه این خواهد بود:
- به ایمیل نگاه میکنید و میفهمید که آن فرد از شما چه میخواهد.
- به تقویم خود نگاه میکنید تا ببینید که آیا باید از نظر فیزیکی در جای دیگری باشید.
- اگر اینطور نیست، میگویید “بله”.
- در پایان روز، از نداشتن وقت کافی استرس می گیرید.
قرار دادن مسئولیت های اصلی در تقویم، میتواند به شما کمک کند درمورد چیزهایی که برایتان مهم نیستند، اما برای سایر افراد ضروری هستند “نه” بگویید. به عنوان مثال، یکی از مواردی که به طور معمول از کنار آن رد میشویم، ایجاد وقتی برای ورزش کردن است. مثلا در حال حاضر برای یک نیم ماراتن در حال آموزش هستید و تاریخ مسابقات را در تقویم خود یادداشت نمودهاید. بنابراین اگر درخواستی دریافت نمایید که کمتر از نیم ساعت قبل از زمان برنامه ریزی شده برای دویدن به شما برسد، میتوانید با دیدن تقویم و دیدن برنامه زمانبندی شده خود، بر فشار گفتن “بله” غلبه نمایید. تقویمتان اولویتهایتان را به شما یادآوری میکند. وقتی زمان بندی دویدن را میبینید، مجبور میشوید از خود بپرسید:
آیا آنچه از من خواسته شده است به اندازه كافی مهم است كه بخواهم به خاطر آن به تعهدات قبلی خود “نه” بگویم؟
متوجه میشوید که این سوال چقدر متفاوت است؟ دیگراین سؤال به این صورت نیست که آیا من میخواهم با انجام کاری به کسی کمک کنم. در عوض، واقع بینانه است که بپرسید آیا من میتوانم با انجام کاری به کسی کمک کنم. و بعضی اوقات، جواب “بله” است. اگر این درخواست چیز مهمی است، خوشحالید که فرار نکردهاید و کمک میکنید. اما غالبا اینگونه نیست. بنابراین با یادآوری کردن به خودتان كه قبلا به چیز مهمی متعهد شدهاید، زمینه دیگری برای تصمیم گیری صحیح فراهم مینمایید.
حال ممکن است بپرسید برای چه مقدار از وقتتان باید برنامه ریزی ایده آل داشته باشید؟
باید گفت: برای تمام وقت.
قبل از اینکه این پاسخ را کمی عجیب بدانید، بگذارید یک سؤال از شما بپرسیم:
چه مقدار از وقتتان برای شما مهم است؟
پاسخ بسیاری از ما این است که همه آن مهم است. ما میخواهیم در مورد نحوه گذراندن هر ساعت از هر روز، آگاه و هدفمند باشم. برای هدفمند بودن در مورد نحوه گذراندن وقت باید آن را در تقویم خود ببینیم و برنامه ریزی کنیم.
کال نیوپورت (نویسنده کتاب Deep Work، یکی از کتابهای محبوب در زمینه بهرهوری) در مورد اهمیت برنامه ریزی هر دقیقه از روز یک پست، در وبلاگی نوشت. وی معتقد است که یک هفته کاری 40 ساعته با زمان مسدود و برنامه ریزی شده، همان خروجی را تولید میکند که یک هفته کاری 60 ساعته بدون چنین ساختاری تولید خواهد کرد.
بنابراین اگر واقعا میخواهید از وقت خود نهایت استفاده را ببرید، باید آن را از قبل هدایت کنید.
سخنی برای احتیاط
یک اشتباه که ما مردم مرتبا مرتکب میشویم تلاش برای پایبندی کامل به برنامهای است که ایجاد کردهایم. اما زندگی پر از اتفاقات است. فقط به این دلیل که شما تمام روز خود را برنامهریزی کردهاید تضمین نمیکند که روز شما کاملا تغییر ناپذیر باشد. در حقیقت، شما ممکن است هیچ وقت دقیقاً همانطور که برنامه ریزی کردهاید روز خود را سپری نکنید! اما اشکالی ندارد. رئیس جمهور سابق ایالات متحده، دوایت آیزنهاور یک بار گفت، “برنامهها بی فایده است، اما برنامه ریزی همه چیز است.” این برنامه یک روز کامل نیست که به شما کمک میکند تا بیشتر بهرهور باشید. بلکه تفکر و هدایت کردن توجه خود به مسیر مطلوبتان است که به شما کمک میکند.
سخنران و نویسنده برایان تریسی میگوید: “هر دقیقهای که برای برنامه ریزی صرف میکنید 10 دقیقه در اجرای برنامه صرفه جویی میشود.” اگر این گفته صحیح باشد، برنامه ریزی برای هر ساعت از روز، 1000٪ انرژی به شما بر میگرداند! مدیریت انرژی کلید اصلی بهرهوری است. اما باید این اصل را درک کنید: تنها در صورتی که در مورد نحوه گذراندن وقت خود برنامه ریزی کرده باشید، میتوانید انرژی خود را مدیریت نموده و تلاش نمایید از آن پیروی کرده و اقدامات مناسبی در جهت رسیدن به اهداف خود انجام دهید.
نتیجه گیری
تقویم شما در نهایت بازتاب اولویت های شماست. اگر حرف شما این است که کار کردن برای شما مهم است اما هرگز نمیتوانید در کنار آن وقتی برای رفتن به سالن ورزشی پیدا کنید، آن را در تقویم خود قرار دهید. نکته مهم در مورد تقویم این است که شما باید تصمیم بگیرید در آن چه میگذرد. حتی اگر میبینید گزینه های محدودی دارید، باز هم این شمایید که باید در مورد چگونگی گذراندن وقت خود به صورت گزینشی تصمیم بگیرید. اگر میخواهید به سطح بالایی از بهرهوری برسید، باید نحوه گذراندن وقتتان هدفمند و از پیش تعیین شده باشد.