هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
معمولاً روند رشد در کسب و کارهای کارآفرینی به اینصورت است که ابتدا کارآفرین با استفاده از تخصص و ایده خود، کسب و کارش را راه اندازی میکند و اغلب فعالیت‌ها از طراحی و تولید تا بازاریابی و فروش را خود انجام می‌دهد و در تمام این فعالیت‌ها نقش مهمی را ایفا میکند. بدین ترتیب وقت، تمرکز و توجه زیادی را صرف راه‌اندازی کسب و کار خود میکنند. سود
پس از موفقیت در این مرحله و فروش اولین محصولات خود، سعی در جذب افراد جدید برای ایجاد فروش بیشتر دارد اما با افزایش کارکنان و جذب افراد جدید نه تنها مشغله و میزان کار کارافرین و صاحب کسب و کار کمتر نمی‌شود بلکه برعکس باید زمان بیشتری را نیز صرف کسب و کار خود، آموزش و نظارت مستقیم بر نحوه انجام کار توسط کارکنان نماید. این موضوع تا جایی ادامه می‌یابد که او دیگر وقت بیشتری برای انجام کارها (به طور مستقیم یا غیر مستقیم) ندارد. حال با دو مشکل مواجه است: سود
- چه طور میتواند کسب وکار خود را توسعه دهد وقتی حتی زمان بیشتری را برای نظارت بر فعالیتهای کارکنان جدید ندارد؟
- مهم‌تر اینکه اصلاً چه زمانی قرار است به توسعه کسب وکار فکر کند و برای آن برنامه‌ریزی کند درحالیکه تمام وقت خود را صرف فعالیتهای جاری و مرتبط با تولید و فروش کرده است؟!
راهکار آن ساده است: سیستم سازی
در واقع شما باید الگوهایی از چگونگی انجام کارها ایجاد کنید و آن الگوها را به صورت رویه‌ها و سیستم‌های انجام کار مدون کنید. هر زمان نفر جدید به جمع شما اضافه شد این سیستمها را در اختیار او قرار دهید و با آموزشی خیلی مختصر و کوتاه از او بخواهید تا مطابق با آن سیستم، فعالیتهای خود را انجام دهد به این صورت دیگر نگران این نخواهید بود که آیا کسی میتواند مانند شما آن کار را انجام دهد یا خیر.
برای اطمینان بیشتر کافی است فرایند یا سیستم (و نه افراد) را ارزیابی کنید و رفتار و عملکرد آن را اندازه‌گیری کنید. این اندازه‌گیری شامل اندازه‌گیری کارائی (تناسب منابع استفاده شده در راستاي انجام کار و همچنین مسیر انجام کار) و اندازه‌گیری اثربخشی (میزان تحقق هدف و تناسب برنامه و بودجه) می‌باشد.سود
این جمله بسیار کلیدی از آقای ادوارد دمینگ را به خاطر بسپارید. آقای دکتر دمینگ کسی است که صنایع کشور ژاپن را اینگونه که الان هستند، متحول کرد و یکی از تاثیرگذاترین افراد در این زمینه است.
از سوی دیگر ایجاد سیستم به طور همزمان در همه بخشهای کسب و کار نیز یکی دیگر از اشتباهاتی است که اغلب کسب و کارها انجام می‌دهند. ما همیشه برای ایجاد سیستم توصیه می‌کنیم ابتدا یک ارزیابی از وضع موجود کسب و کار انجام شود تا با کمک آن مشخص کنیم شرایط فعلی چگونه است و کدام بخش/ واحد کسب و کار اوضاع وخیم‌تری دارد و بدین ترتیب نقطه شروع را پیدا کنیم.
معمولاً بررسی وضعیت موجود کسب و کار و تعیین نقطه شروع در قالب یک خدمت ویژه از آکادمی سیستم سازی یعنی چکاپ کسب و کار ارائه میگردد . سود
آيا سیستم‌سازی یک کسب و کار، اتلاف وقت است!!
متاسفانه بسیاری بر این عقیده اند که سیستم‌سازی کسب و کار، اتلاف وقت است و ارزش افزده‌ای برای شما ایجاد نمی‌کند!! اخیراً من در برخی از رویدادهایی که در جمع دوستان بوده‌ام، جایی که مدیران (و حتی برخی مديران بزرگ و شناخته شده) با تفکر سنتي حضور داشتند، متوجه شدم حمایت از سیستمها و رویه‌ها واقعاً جایی در کسب و کارشان ندارد و این بی توجهی میتواند توسعه کسب و کار آنها را خفه کند. یا حتی کسب و کارهای خوبی هم در آن جمع حضور داشتند که بصورت سنتی و بدون دخالت سیستم ها اداره میشدند. این کسب و کارها ظاهراً موفق بودند و وقتی بیشتر آنها را مورد تحلیل و بررسی قرار میدهیم متوجه خواهیم شد که این شرکت های به ظاهر موفق به دور از سیستم، اگر سیستم سازی انجام میدادند، چندین برابر جایگاه فعلیشان میتوانستند رشد کنند.
مساله اول در سیستم‌سازی کسب و کار، فرایندهای ناکارآمد است. سیستمها قواعد و موازینی هستند که در کسب و کار باید دنبال شود. اگر شما در جایی باشید که سیستمها وجود دارند، باید از سیستم‌های کسب و کار پیروی کنید. باید بدانیم سیستم‌های کسب و کار باید خطوط راهنما باشند و علاوه بر آن باید مکانیزمی طراحی و ایجاد شود که سیستمها را به طور مداوم بررسی نمایند تا با ایده‌ها و راهکارهای جدید در مواقعی که نیاز است سیستمها بهبود داده شوند.
از سوی دیگر در بسیاری از کسب و کارها زمان و تلاش زیادی برای طراحی و ساخت سیستمها می‌شود. سپس سیستم های شناخته و طراحی شده در یک پوشه در رایانه و یا در یک زونکن در یک قفسه قرار داده شده و استفاده نمی‌شوند. در واقع سیستم ها فقط مدلسازی شدهاند. در این حالت سیستمها به سرعت از رده خارج می‌شوند و تغییر میکنند بنابراین این سیستم‌های موجود منعکس کننده وضعيت قبلی کسب و کار هستند. سیستمها و روش‌ها اسناد زنده‌ای هستند که به طور پیوسته باید به روز شوند تا منعکس کننده شرایط و وضعیت موجود کسب و کار باشند. از طرفی در اجرای سیستمها میتوان از تکنولوژی و فناوری اطلاعات کمک گرفت تا اجرای آنها را گارانتی کند. وقتی یک سیستم بصورت مکانیزه و نرمافزاری باشد، ضمانت اجرایی بیشتری نسبت به حالت های کاغذی پیدا خواهد کرد.
سیستم ها و رویه‌ها باید تقویت شود، آنها واقعا عبارتند از:
روش‌های ثبت شده‌ای که کسب و کار به آنها عمل میکند، آنها بخشی از فرهنگ کسب و کار هستند. سود
اگر شما یک کسب و کار سیستمی ندارید، پس کسب و کار شما صرفاً متکی به افرادی است که برای شما کار میکنند و سلیقه شان را در کار وارد عمل خواهند کرد و این باعث ایجاد نوسان شده و همه ما میدانیم که چنین کسب و کاری، چه سرانجامی دارد و چگونه به پایان می رسد!
اگر کسب وکار سیستم نداشته باشد، نمی‌توانید تعیین کنید که نتیجه کارها چه طور بدست آمده‌اند و نمی‌توانید نتایج خوب را دوباره به همان شکل به دست آورید. در واقع نتایج را افراد به دست آورده‌اند و این مشکل کسب وکار شماست.
سيستم‌سازي به شما کمک مي‌کند:
- برای مالک و مدیر کسب و کار مشخص می‌شود چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کند.
2.کسب و کار را قادر می سازد تا تحت مدیریت، فعالیت‌ها را اجرا کند و صاحب کسب و کار مطمئن باشد که همه کارکنان درک کرده‌اند چه چيزي لازم است انجام دهند.
- شما را قادر میسازد قبل از آنکه شرایط خیلی بد شود، مشکل يا مشکلات بالقوه را شناسایی کنید.
- شما را قادر می سازد تا شناسایی کنید که آیا چالش‌ها به خاطر مشکلی در سیستم رخ می‌دهد یا به خاطر کارکنان و افراد
- همه عناصر کسب و کار بر اساس یک روش عمل میکنند در نتیجه باید در برابر فعالیت‌هاشان پاسخگو باشند.
- همه در ارائه راهکارهای بهبود درگیر می‌شوند.
- کمک میکند کارکنان جدید راحت‌تر وارد کسب وکار شده و در آن درگیر شوند.
- به کاهش هزینه آموزش و افزایش سرعت کسب و کار کمک میکند. سود
- به ارزش دارائی‌های سازمان اضافه میکند.
بهترین فرصت برای اینکه بتوانید گام به گام کسب و کارتان را سیستم سازی کنید، شرکت در دوره آموزشی بلند مدت سیستم سازی است.
