اگر بخواهیم به این سوال خیلی کوتاه پاسخ دهیم باید بگوییم: روی کاغذ بله ولی در عمل خیر.
در ادامه به این موضوع بیشتر خواهیم پرداخت زیرا همواره یکی از دغدغه های کسب و کارهای کوچک و متوسط بحث نرم افزارهای سازمانی است.
البته این را بگوییم که منظور ما از نرم افزار، نرم افزارهایی مثل ورد و اکسل نیستند بلکه نرم افزارهای سازمانی مثل نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان یا CRM، نرم افزار مالی، نرم افزار انبار، نرم افزار تولید، نرم افزار خرید و تدارکات و مواردی مثل این مدنظر است.
در ادامه به این موضوع بپردازیم که آیا میشه بدون نرم افزارهای سازمانی، کسب و کار را اداره کرد یا خیر؟
در واقع باز هم باید گفت میشه کسب‌وکاری رو بدون نرم‌افزار اداره کرد اما معمولاً نه به‌صورت پایدار، رقابتی یا کارآمد. بیایید با جزئیات بررسی کنیم.
۱. بله، در تئوری ممکن است
در گذشته، قبل از عصر دیجیتال، همه کسب‌وکارها بدون نرم‌افزار اداره می‌شدن:
دفاتر حسابداری با قلم و دفتر، ثبت سفارش با تلفن یا کاغذ، بازاریابی با تبلیغات چاپی و دهان‌به‌دهان.
بنابراین، در مقیاس خیلی کوچک یا در محیط‌های سنتی (مثلاً یک مغازه محلی یا کارگاه خانوادگی) هنوز هم میشه بدون نرم‌افزار فعالیت کرد اما الان دیگه اکثر کسب و کاترها اینطور نیستند.
۲. مشکل اصلی: کارایی و سرعت پایین است.
در دنیای امروز، رقبا از نرم‌افزار برای افزایش سرعت، دقت و کاهش هزینه‌ها استفاده می‌کنند.
اگر کسب‌وکار شما نرم‌افزار نداشته باشه:
مثال:
اگر شما یک فروشگاه دارید و سفارش‌ها رو روی کاغذ ثبت میکنید، ولی رقیب‌تان از نرم‌افزار فروش آنلاین استفاده می‌کنه، در مدت کوتاهی از شما جلو می‌زنه.
۳. هزینه‌های پنهان اداره‌ی سنتی
در نگاه اول ممکنه فکر کنید نرم‌افزار خرج اضافی به نظر برسد اما نداشتن نرم‌افزار خودش هزینه‌زاست.
۴. عدم دسترسی به داده و تحلیل
در مدیریت مدرن، تصمیم‌گیری بر پایه‌ی داده انجام میشود (Data-Driven Decision Making).
بدون نرم‌افزار، شما تصویر روشنی از وضعیت فروش، موجودی یا رضایت مشتریان ندارید. در نتیجه تصمیم‌ها بیشتر احساسی یا تجربی اتخاذ میشوند نه تحلیلی و هوشمند.
۵. محدودیت در رشد و رقابت‌پذیری
اگر بخواهید رشد کنید — مثلاً:
بدون نرم‌افزار عملاً غیرممکن است.
دنیای کسب‌وکار امروز دیجیتالی است و نرم‌افزار بخشی از زیرساخت رشد به شمار می‌آید.
۶. استثناها: چه زمانی هنوز میشود بدون نرم‌افزار کار کرد؟
پس تا اینجا میشود نتیجه گیری کرد:
نرم‌افزار الزامی مطلق نیست اما در دنیای امروز ضرورت عملیدارد.
بدون آن، کسب‌وکار شاید بقا پیدا کند، اما رشد نخواهد کرد.
حالا یک دغدغه مهم برای کسب و کارهایی که می خواهند اقدام به خرید نرم افزار کنند پیش می آید.
جمله معروفی است که می گوید اولین اشتباه در خرید نرم افزار آخرین اشتباه است. از طرفی بدون نرم افزار هم نمی توان کسب و کار را اداره کرد.
بارها و بارها دیده ایم که کسب و کاری هزینه گزافی بابت خرید نرم افزار کرده است ولی حتی به یک ماه نکشیده نرم افزار را کنار گذاشتند و میلیون ها و بلکه میلیاردها تومان هدر رفته.
انتخاب مناسب و هوشمندانه نرم افزار مهم است چرا که علاوه بر هزینه مالی که صرف میکنید، زمان استقرار نرم افزار را هم باید در نظر بگیرید. تصور کنید تمام این منابع و هزینه ها در جای اشتباهی صرف کرده باشید. معمولاً اولین اشتباه در خرید نرم افزار آخرین اشتباه است.
انتخاب و خرید مناسب نرم افزار از جنبه های مختلفی حائز اهمیت است که در ادامه به برخی از مهم ترین آنها خواهیم پرداخت و ضرورت حضور مشاور در این مسیر را بررسی خواهیم کرد.
۱. جنبه استراتژیک: نرم‌افزار باید با اهداف کسب‌وکار هماهنگ باشد
بسیاری از صاحبان کسب‌وکار، نرم‌افزار را صرفاً یک ابزار می‌دانند اما در واقع، نرم‌افزار بخشی از استراتژی کلی رشد است.
در این زمینه مشاور کمک می‌کند نرم‌افزار با چشم‌انداز، مدل درآمدی و فرآیندهای اصلی کسب‌وکار هماهنگ باشد.
مثال:
یک فروشگاه آنلاین کوچک اگر به‌جای نرم‌افزار فروشگاهی ساده، یک سیستم ERP سنگین انتخاب کند، نه تنها هزینه‌اش زیاد میشود بلکه باعث کندی کار هم خواهد شد.
در این زمینه مشاور تشخیص می‌دهد که در این مرحله، سیستم فروش و انبارداری سبک‌وزن‌تر مناسب‌تر است.
۲. جنبه فنی: انتخاب درست از بین گزینه‌های زیاد
بازار نرم‌افزارها پر از گزینه‌های متنوع است: ابری (Cloud)، محلی (On-Premise)، متن‌باز (Open Source)، یا اختصاصی (Proprietary).
هرکدام مزایا و محدودیت‌های خاصی دارند.
مشاور فنی می‌تواند بررسی کند:
نتیجه: انتخاب نرم‌افزاری که پایدار، قابل توسعه و سازگار با آینده باشد.
۳. جنبه مالی: مدیریت بودجه و بازگشت سرمایه
مشاوران نرم‌افزاری معمولاً با مدل‌های قیمت‌گذاری مختلف آشنا هستند (اشتراک ماهانه، خرید دائمی، ماژولار و غیره).
آنها می‌توانند به کسب‌وکار کوچک کمک کنند تا هزینه‌ها را:
مثال: نرم‌افزاری که در ابتدا گران‌تر است اما نیاز به استخدام نیروی اضافی را حذف می‌کند، در طول زمان سودآورتر است.
۴. جنبه انسانی: پذیرش فناوری در کسب و کار
بسیاری از پروژه‌های نرم‌افزاری شکست می‌خورند نه به‌خاطر مشکلات فنی، بلکه چون کاربران نمی‌خواهند از نرم‌افزار جدید استفاده کنند.
مشاور باتجربه این بُعد را هم در نظر می‌گیرد:
۵. جنبه یکپارچگی و امنیت داده‌ها
در کسب‌وکارهای کوچک معمولاً داده‌ها در چند نرم‌افزار جدا ذخیره میشوند (حسابداری، فروش، CRM، انبار و …).
مشاور کمک می‌کند تا راه‌حلی انتخاب شود که:
۶. جنبه رشد و آینده‌نگری
مشاور خوب فقط به نیاز امروز نگاه نمی‌کند، بلکه آینده را هم می‌سنجد:
جمع‌بندی
مشاوره در انتخاب نرم‌افزار یعنی: «سرمایه‌گذاری روی تصمیم درست قبل از صرف هزینه‌های بزرگ.»
کسب‌وکارهای کوچک معمولاً منابع محدودی دارند، پس تصمیم نرم‌افزاری آنها باید هوشمندانه، متناسب و آینده‌محور باشد و این دقیقاً همان چیزی است که مشاور فراهم می‌کند.
در دنیا این موضوع تقریباً جا افتاده است یعنی شرکت های مشاوره ای وجود دارند که به کسب و کارها در انتخاب و ارزیابی نرم افزار متناسب با نیازمندی آنها کمک می کنند.
آکادمی سیستم سازی نیز در زمینه مشاوره انتخاب نرم افزار سابقه طولانی و حرفه ای دارد و مشاورین ما با دانش روز از بازار نرم‌افزار، شما را با آخرین فناوری‌ها و نرم‌افزارهای موجود آشنا می‌کنند و می‌توانند نرم‌افزارهای مختلف را با هم مقایسه کرده و بهترین گزینه را بر اساس نیازهای شما پیشنهاد دهند. مشاورین و متخصصین با بررسی دقیق هر نرم‌افزار، مزایا و معایب آن را برای شما تشریح می‌کنند.
