هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
همانطورکه در مطلب مربوط به الگوریتم سیستم سازی اشاره شده، یکی از گام های مهم در سیستم سازی شناسایی و استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم است. این گام یعنی مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود یا به عبارت دیگر فرایند نویسی، علاوه بر اینکه یکی از گام های مهم در سیستم سازی به شمار می رود، خود دارای مزایای زیادی است که در این مطلب می خواهیم به آنها بپردازیم.
در این مرحله دو اقدام بسیار مهم باید انجام داد:
- مدلسازی فرایند و ترسیم مدل های فرایندی
- تکمیل شناسنامه فرایند
پس باید در فرایندنویسی هم نسبت به ترسیم مدل های فرایندی اقدام نموده و هم فرمت خاصی به اسم شناسنامه فرایند تکمیل کرد که در مورد جزئیات هر یک، مطالب جداگانه ای خواهیم نوشت لیکن تمرکز این نوشته بر روی مزیت های اصلی فرایندنویسی است.
یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است منتها در این بخش به برخی از مهمترین دلایلی که باید بر اساس آنها اقدام به مدلسازی فرایندها نمود را ارائه خواهیم کرد.
- مدل های فرایندی يك ابزار كمك آموزشي خوب هستند. وقتی فرایندها را مدل می کنیم، از آنها می توانیم برای آموزش پرسنل جدید استفاده کنیم. به این ترتیب صورت که وقتی نیروی کار جدیدی وارد کسب و کار ما شد، بجای اینکه زمان زیادی صرف کرده و مراحل انجام کارهای مختلف را به آنها بگوییم و آنها را فراموش کنند، می توانیم مدل های فرایندی که مربوط به شرح وظایف آنها است را در اختیارشان بگذاریم که مطالعه و مراحل انجام کار را متوجه شوند.
- مدلهای استاندارد توسط افراد مختلف درک یکسانی میشوند. این ویژگی که فهم یکسانی از مدل های فرایندی توسط افراد مختلف میشود ویزگی بسیار مهمی در فرایندنویسی است زیرا اگر فرایندها را در قالب متن مستند کرده باشیم و نموداری برای آنها ترسیم نکرده باشیم، این نوشته ها توسط افراد مختلف به صورت های مختلف تفسیر و درک شده و باعث میشود در مورد یک فرایند یکسان، دو یا چند اقدام توسط افراد مختلف انجام شود.
- مستندسازی روال ها و فرایندها منجر به تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و مستند شده و چرخه مدیریت دانش را در سطح سازمان تسهیل خواهد نمود. یکی از دغدغه های اصلی مدیران و صاحبان هر کسب و کاری از دست دادن پرسنل کلیدی شان است زیرا وقتی پرسنل کلیدی از کسب و کار جدا میشود، دانش و اطلاعات کسب و کار را در ذهن خود دارند و این دانش را با خود می برند. مستندسازی فرایندها باعث می شود دانش دیگر در ذهن افراد نباشد بلکه از ذهن افراد به فرایندهای مستند منتقل میشود. پس از این خیال صاحبان کسب و کار راحت تر از قبل خواهد بود زیرا دیگر دانش انجام کار در ذهن ها نیست و مستند و مکتوب شده است که می تواند به هر شخص دیگری منتقل شود.
- مدل‌ها انجام امور تجزيه و تحليل فرآيند وشبيه‌سازي آنرا تسريع مي‌نمايند. گام بعدی در الگوریتم سیستم سازی بعد از مدلسازی فرایندها، تحلیل و بهبود آنها است. روش های مختلفی برای تحلیل و بهبود فرایندها وجود دارد که یکی از مهم ترین آنها شبیه سازی است. شبیه سازی فرایندها یک اقدام بسیار موثر برای تعیین گلوگاه های فرایندها است. گلوگاه ها آنجایی هستند که باعث می شوند عملکرد کلی فرایند کاهش پیدا کند. حتما این ضرب المثل معروف را شنیده اید که قدرت یک زنجیر برابر است با قدرت ضعیف ترین حلقه. از طریق شبیه سازی قادر خواهید بود این موارد را در فرایندها شناسایی و نسبت به اصلاح و بهبود آنها اقدام نمایید و تنها زمانی می توان فرایندها را شبیه سازی و تجزیه و تحلیل کرد که آنها را مدلسازی کرده باشیم.
- مدل‌ها نسبتاً ساده و سريع هستند و براي تكميل نيازمند هزينه‌هاي زياد نيستند.
- مدل‌ها براي درك و تفهيم مناسب هستند.
- مدل‌ها سبب ايجاد يك بستر پايه جهت اندازه‌گيري مي‌شوند.
- و بسیاری دلایل دیگر.
به منظور مدلسازی فرایندها روش های مختلفی ایجاد شده که فلوچارت یکی از این روشها است. البته روش ها و استانداردهای دیگری برای مدلسازی فرایندها وجود دارد مثل BPMN2 که از فلوچارت کاملتر هستند. در نتیجه ما در این کتاب استاندارد BPMN2 را بصورت مختصر و مفید آموزش خواهیم داد. در نظر داشته باشید ما در این کتاب در نظر نداریم شما را به یک مدلساز حرفه ای فرایند با استاندارد BPMN2 تبدیل کنیم بلکه بخشهای مهم و پرکاربرد این استاندارد را برای مدلسازی وضعیت موجود معرفی خواهیم کرد.
البته اصراری به استفاده از استاندارد BPMN2 وجود ندارد و با استانداردهای دیگر مثل فلوچارت آشنایی دارید میتوانید از آن استفاده کنید ولی در مطالب بعدی در مورد مزیت های مدلسازی فرایندها با زبان BPMN2 توضیحات مهمی ارائه خواهیم کرد.