یکی از چالش های مهم در سیستم سازی کسب و کار این است که شما اقدام به طراحی سیستم ها و فرایندهایی فوق العاده ای می کنید ولی این سیستم ها و فرایندها اجرا نمیشوند.
یکی از مهم ترین عوامل اجرایی نشدن سیستم ها و فرایندها، همسو نبودن اجزاء دیگر کسب و کار از جمله چارت سازمانی، شرح وظایف، نرم افزارها و… با سیستم ها و فرایندها است.
در این مطلب می خواهیم بطور مفصل در مورد ضرورت همسو بودن سیستم ها و فرایندها با چارت سازمانی و شرح وظایف و نحوه ایجاد این همسویی صحبت کنیم.
۱. تعریف ساده سه مفهوم فرایند، چارت سازمانی و شرح وظایف
شرح وظایف (Job Description): مشخص می‌کند هر فرد دقیقاً چه کاری انجام دهد، چه مسئولیت‌هایی دارد و در برابر چه کسی پاسخ‌گوست.
چارت سازمانی (Org Chart): نشان می‌دهد ساختار سلسله‌مراتب و ارتباطات بین افراد یا واحدها چگونه است.
فرایندها (Processes): مجموعه‌ای از فعالیت‌های به‌هم‌پیوسته که برای خلق ارزش (مثلاً تولید محصول یا ارائه خدمت) انجام می‌شود.
۲. چرا چارت سازمانی و شرح وظایف باید با فرایندها همسو باشند؟
اگر این سه بخش یعنی فرایندها، چارت سازمانی و شرح وظایف با هم هماهنگ نباشند، نتیجه می‌شود: ابهام، تداخل، تأخیر و اتلاف منابع. در واقع اگر این سه مقوله هم راستای همدیگر نباشند و هر ی
اما وقتی همسو هستند، سازمان منسجم، چابک و پاسخ‌گو عمل می‌کند و سیستم ها و فرایندها ضمانت اجرایی پیدا خواهند کرد.
۳. ضرورت‌ها و مزایای همسویی چارت سازمانی و شرح وظایف با فرایندها
در این بخش به ذکر چند دلیل می پردازیم تا ضرورت همسویی سیستم ها و فرایندها با چارت سازمانی و شرح وظایف را توضیح دهیم.
۱. جلوگیری از تداخل وظایف
وقتی شرح وظایف با فرایندها هم‌راستا نباشد، چند نفر ممکن است یک کار را انجام دهند یا هیچ‌کس مسئولش نباشد.
همسویی باعث می‌شود مسئولیت هر فعالیت در فرایند مشخص باشد.
۲. افزایش کارایی و حذف دوباره‌کاری
اگر ساختار سازمانی مطابق با جریان واقعی کار (فرایندها) طراحی شود، فرایندها سریع‌تر، ساده‌تر و با هماهنگی بیشتری پیش می‌روند. به‌جای اینکه کار از یک واحد به واحد دیگر “پرتاب” شود، جریان روانی بین نقش‌ها شکل می‌گیرد.
۳. تصمیم‌گیری سریع‌تر و شفاف‌تر
وقتی نقش‌ها و فرایندها مشخص باشند، معلوم است که در هر مرحله چه کسی باید تصمیم بگیرد.
این باعث کاهش بوروکراسی و بهبود پاسخ‌گویی می‌شود.
۴. بهبود ارتباطات بین واحدها
همسویی چارت و فرایند باعث می‌شود ارتباطات بین واحدها منطقی‌تر شود. مثلاً واحد فروش بداند چه زمانی باید اطلاعات را به واحد مالی یا تولید منتقل کند. در نتیجه، تعارض بین بخش‌ها کاهش پیدا می‌کند.
۵. ارزیابی عملکرد دقیق‌تر
وقتی فرایندها، نقش‌ها و شرح وظایف هم‌راستا باشند، مدیران می‌توانند عملکرد افراد را بر اساس خروجی واقعی فرایندها بسنجند، نه صرفاً فعالیت روزمره‌شان.
۶. پشتیبانی از بهبود مستمر (Continuous Improvement)
اگر ارتباط بین چارت و فرایند شفاف باشد، هر تغییری در فرایندها (مثلاً اتوماسیون یا بهینه‌سازی) می‌تواند سریع و مؤثر در ساختار سازمانی و وظایف منعکس شود.
۴. مثال واقعی
فرض کنید در یک شرکت خدماتی، فرایند «ثبت سفارش مشتری» شامل مراحل زیر است:
اگر در شرح وظایف مشخص نباشد چه کسی مسئول “تأیید فنی” است، یا در چارت سازمانی جایگاه او زیر واحد درستی نباشد، فرایند متوقف می‌شود، تأخیر به وجود می‌آید و مشتری ناراضی می‌شود.
۵. اگر چارت سازمانی و شرح وظایف با فرایندها همسو باشند:
✅ فرایندها روان اجرا می‌شوند
✅ هر فرد می‌داند در کدام بخش از جریان ارزش قرار دارد
✅ ساختار سازمان منعکس‌کننده‌ی واقعیت کاری است
✅ و داده‌های عملکردی دقیق‌تر برای تصمیم‌گیری فراهم می‌شود
پس در نتیجه همسویی شرح وظایف، چارت سازمانی و فرایندها یعنی هماهنگی انسان، ساختار و کار برای خلق ارزش. بدون این همسویی، سازمان شبیه ماشینی است که قطعاتش سالم‌اند، ولی درست با هم تنظیم نشده‌اند.
گام های اجرایی همسویی چارت سازمانی و شرح وظایف با فرایندها
در ادامه، به‌صورت گام‌به‌گام و عملی توضیح می دهیم که چطور میتوان فرایندها را با چارت سازمانی همسو کنیم. البته پیش از پرداختن به این مراحل، اندکی در مورد دو نگاه متفاوت به سازمان یعنی نگاه وظیفه گرا و نگاه ف رایندگرا توضیح خواهیم داد.
نگاه وظیفه‌محور (سنتی):
نگاه فرایندمحور (مدرن):
همسوسازی یعنی ایجاد تعادل بین این دو نگاه تا ساختار سازمانی پشتیبان فرایندها باشد، نه مانع آن.
گام ۱: مستندسازی و تحلیل فرایندهای موجود
🔹 خروجی: نقشه فرایندها + ماتریس نقش‌ها
گام ۲: تعیین نقش‌ها (Roles) در هر فرایند
هر گام از فرایند باید با یک نقش سازمانی مرتبط باشد.
در اینجا از ابزار معروف RACI Matrix استفاده میکنیم:
R (مسئول اجرا)
A (پاسخ‌گو)
C (مشاور)
I(مطلع)
🔸 این جدول پایه‌ی همسویی بین فرایند و ساختار است.
گام ۳: بازطراحی چارت سازمانی بر اساس جریان کار
در این مرحله بررسی میکنیم:
🔹 هدف این است که ساختار سلسله‌مراتبی، جریان افقی فرایند را پشتیبانی کند.
پیشنهاد:
گام ۴: بازنویسی شرح وظایف بر اساس فرایند
شرح وظایف سنتی معمولاً بر اساس وظایف روزانه نوشته می‌شود.
اما در مدل فرایندمحور باید شامل موارد زیر باشد:
🔸 مثال:
“کارشناس پشتیبانی مسئول اجرای مرحله سوم از فرایند خدمات پس از فروش است، شامل ثبت تیکت، تحلیل مشکل و ارجاع به بخش فنی. شاخص عملکرد: میانگین زمان پاسخ‌گویی.”
گام ۵: ایجاد «چارت فرایندی» در کنار «چارت سلسله‌مراتبی»
در بسیاری از سازمان‌های مدرن، دو نوع چارت وجود دارد:
چارت سلسله‌مراتبی (Hierarchical): مشخص کردن خط فرمان و مسئولیت اداری
چارت فرایندی (Process-Oriented): نشان دادن جریان کار و ارتباط نقش‌ها در فرایندها
🔹 هر فرد می‌داند که:
این دو چارت در کنار هم، ساختار سازمان را هم منعطف و هم منظم می‌سازند.
گام ۶: ایجاد کمیته یا دفتر مدیریت فرایندها (BPM Office)
برای حفظ و توسعه همسویی در آینده: تشکیل واحدی به نام دفتر مدیریت فرایند (BPM Office) یا کمیته فرایندها ضروری است.
این واحد وظیفه دارد:
گام ۷: آموزش و فرهنگ‌سازی
هیچ تغییری بدون تغییر در ذهنیت افراد پایدار نمی‌ماند.
آموزش دهید که:
نتیجه نهایی: همسوی ی واقعی یعنی…
وضعیت قبل از همسویی:
وضعیت پس از همسویی
نکته: استفاده از نرم افزارهای سیستم سازی مثل ویژوال پارادایم به انجام گام های فوق در زمینه همسویی فرایندها با چارت سازمانی و شرح وظایف، کمک شایانی خواهد کرد.
جمع‌بندی
همسوسازی فرایندها با چارت سازمانی یعنی «طراحی ساختاری که جریان کار را حمایت کند، نه متوقف.»
در سازمان‌های موفق، ساختار خادمِ فرایند است، نه حاکم بر آن.
تیم ما در آکادمی سیستم سازی در زمینه طراحی ساختار سازمانی شرکت ها و کسب و کارهای مختلف، تجربیات موفق زیادی داشته است و تاکنون توانسته است به بیش از 40 کسب و کار گوناگون، خدمات طراحی و تدوین چارت سازمانی و همچنین مشاوره طراحی نوع شراکت کسب و کار ارائه دهد.