احتمالا در کسب و کار شما هم زمان زیادی را صرف کارهای تکراری و زمانبری می شود که ارزش افزوده‌ی چندانی برای کسب و کارتان ندارد. یا احتمالاً کارمندان زیادی در شرکت دارید که اغلب وقت خود را صرف امور روتین می‌کنند. مثلا وارد کردن داده ها از یک فایل اکسل به سیستم نرم افزاری را در نظر بگیرید. یک کارمند داده‌های مشتریان را وارد نرم افزار CRM می کند و ممکن است زمان زیادی صرف کپی و پیست کردن این اطلاعات شود. اگرچه این کار (کپی کردن تک تک داده ها و قرار دادن در جای مناسب) کار ساده ای است اما به دلیل حجم زیاد داده‌ها و تکرار شدن در طول زمان‌های مختلف بسیار زمانبر و خسته کننده می‌شود. طبیعتاً با ازای انجام اینگونه کارهای تکراری باید هزینه های زیادی نیز صرف دستمزد نیروی انسانی شود.
از این نوع کارها در اغلب کسب و کارها به مقدار زیادی یافت می‌شود. برای نمونه می توان به استخراج داده‌ها از سندهای مالی، وارد کردن داده‌ها از یک فایل داخل سیستم، تایید داده‌ها (میزان سفارش، فاکتور و ..)، محاسبه حقوق و دستمزد و پرداخت، صدور فاکتور و ارسال برای مشتریان، صدور گواهی نامه آموزشی برای شرکت کنندگان در دوره و… اشاره کرد.
این نوع کارها علاوه بر هزینه بر بودن، کارمندان را خسته می‌کنند باعث کاهش بهره‌وری و بازداشتن افراد برای فکر کردن به کارهای مهم تر می‌گردند. همچنین امکان وقوع خطای انسانی نیز وجود دارد که منجر به کاهش کیفیت
در حال حاضر در دنیا، فناوری به نام اتوماسیون فرآیند رباتیک (ربات نرم افزاری) (RPA) معرفی شده است که توانسته هزینه ها و کارایی کسب و کارها را به طرز قابل توجهی متحول کند.
اتوماسیون فرآیند رباتیک در واقع یک سیستم نرم افزاری است که به شما کمک می کند که کارهای تکراری، روتین و زمانبر را از طریق این نرم افزارها (یا همان ربات) انجام دهید.
در واقع شما به کمک این نرم افزارها، ربات های نرم افزاری (نه فیزیکی) می‌سازید و به آن ها دستور می دهید که چه کاری انجام دهند. این ربات ها می توانند فعالیت‌های بسیاری زیادی انجام دهند. تقریباً می توان گفت هرکاری که شما در ارتباط با سیستم ها، نرم افزارها و … انجام می‌دهید را این ربات ها تقلید کرده و به بهترین وجه انجام می دهند. این ربات ها می توانند دستیار شما باشند و بخشی از فعالیت های زمانبر خسته کننده و روتین شما را به عهده گیرند.
نرم افزارهایی که به کمک آنها می توان اینگونه ربات های نرم افزاری رو ساخت ابزارهای اتوماسیون جریان کار (اتوماسیون فرآیند رباتیک) نام دارند. یکی از مهم‌ترین و رو‌به‌رشدترین حوزه‌ها در دنیای نرم‌افزار و هوش مصنوعی کاربردی.
ابزارهای اتوماسیون جریان کار (Workflow Automation Tools) نرم‌افزارهایی هستند که به شما اجازه می‌دهند فرآیندها و وظایف تکراری را به‌صورت خودکار انجام دهید، بدون نیاز به کدنویسی یا با حداقل کد.
به زبان ساده‌تر، این ابزارها کاری می‌کنند که سیستم‌ها، سرویس‌ها و برنامه‌های مختلف با هم حرف بزنند و کارها را خودشان انجام دهند بجای اینکه اینکارها رو نیروی انسانی انجام بدهد که هم پرهزینه است و همراه با خطای انسانی.
هدف این ابزارها سه چیز است:
اغلب ابزارهای اتوماسیون جریان کار از سه جزء اصلی تشکیل شده‌اند:
1- Trigger (محرک شروع): چیزی که باعث شروع فرآیند می‌شود.
مثلاً:
2- Action (عمل یا واکنش): کار یا کارهایی که باید بعد از محرک انجام شود.
مثلاً:
3- Logic (منطق جریان): میتوان شرط‌ها، حلقه‌ها و فیلترها تعریف کرد.
مثلاً:
اگر ایمیل شامل عبارت “فوری” بود، پیام در کانال “مدیریت” ارسال شود وگرنه در کانال عمومی.
ابزارهای اتوماسیون جریان کار را میتوان در چند دسته قرار داد:
برای اتصال سرویس‌های مختلف SaaS (نرم‌افزارهای ابری) طراحی شده‌اند.
مثل:
ابزارهای فوق مناسب برای: تیم‌های بازاریابی، پشتیبانی، منابع انسانی، فروش و کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط هستند.
این ابزارهای برای شرکت‌های بزرگ با فرآیندهای پیچیده و داده‌های داخلی مناسب هستند.
مثل:
نرم افزارهای فوق براری سازمان‌هایی با فرآیندهای چندبخشی و نیاز به کنترل دقیق جریان داده مناسب هستند.
برای کسانی طراحی شده‌اند که می‌خواهند خودکارسازی را با کدنویسی ترکیب کنند.
مثل:
ابزارهای فوق برای تیم‌های فنی و پروژه‌های داده‌ای یا DevOps مناسب هستند.
تیم بازاریابی شما از فرم تماس در وب‌سایت یا تبلیغات گوگل (Google Ads / Meta Ads) سرنخ‌هایی جمع می‌کند.
اما اعضای تیم فروش وقت ندارند هر روز همه‌ی سرنخ‌ها را دستی وارد CRM کنند و پیگیری کنند.
میتوان کاری کرد که وقتی یک سرنخ جدید (Lead) ثبت شد، سیستم به‌صورت خودکار:
حتی براحتی می توان همین جریان را گسترش داد و کامل کرد:
آکادمی سیستم سازی برای اولین بار اقدام به ارائه خدمت اتوماسیون فرایند رباتیک یا ساخت ربات های نرم افزاری به کسب و کارهای ایرانی نموده است.