هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
رهایی از مشکلات با 5 قدم تا سیستم‌سازی
قبل از اینکه به مراحل سیستم‌سازی بخواهیم بپردازید بهتر است مروری بر تعریف سیستم داشته باشیم و بررسی کنیم سیستم‌سازی چه مشکلاتی را حل خواهد نمود.
سیستم مجموعه‌ای از عناصر است که همه با هم برای تحقیق یک جمع شده و تلاش می‌کنند. همه این عناصر در رویه و فرایندی واحد قرار گرفته تا با انجام کارها و فعالیت‌ها آن رویه و فرایندی منجر به تحقیق هدف از پیش تعیین شده برای کسب و ا شوند. در این مسیر از سه منبع اصلی استفاده می‌کنیو بنابراین نیاز است سیستم‌سازی در سه سطح باید شکل گیرد:
- سرمایه‌های انسانی
- تجهیزات مورد استفاده
- رویه‌ها و فرایندهای انجام کار
برای آشنایی بیشتر با موضوع مقاله “سیستم چیست؟” را مشاهده بفرمایید.
سیستم‌سازی یک ضرورت است اگر با یکی از مشکلات زیر مواجه شده‌اید:
- آیا هر روز مجبور هستید بخشی از وقت، انرژی و تمرکز خود را صرف نظارت بر فعالیت‌های کارکنان و هدایت آن‌ها کنید؟!
- آیا همیشه بخشی از کارها را باید خوتان انجام دهید و نمی‌توانید آن‌ها را کارمندان واگذار کنید؟!
- آیا زمان کافی برای فکر کردن درباره توسعه کسب و کار خود را ندارید و درگیر امور اجرایی کسب و کارتان هستید؟!
- به نظرتان توان اجرایی کارکنانتان بیش از فعالیت‌های فعلی آن‌هاست و نمی‌دانید چه طور این ظرفیت را فعال کنید؟!
- آیا خود را پر مشغله می‌دانید و هیچ‌گاه زمان کافی ندارید؟!
- می‌خواهید کسب و کار دیگری را شروع کنید اما زمان ندارید؟!
- نمی‌دانید چه طور کسب و کار خود را به دیگران منتقل کنید؟!
- …..
در مقاله “چرا به سیستم‌سازی نیاز داریم” این موضوع کاملاً توضیح داده شده است.
سیستم‌سازی منجر می‌شود به:
- فعالیت‌های اصلی شرکت متکی به یک هیچ فردی نخواهد بود و با جابجایی و یا ترک کار کارکنان، کسب و کامان مسیر عادی خود را طی خواهد کرد.
- دستاوردهای سازمان، منطبق با اهداف تعیین شده پیش خواهد رفت و همه جریان‌های کاری و متعاقباً کارکنان همسو برای رسیدن به این اهداف خواهند بود.
- خطای انسانی در انجام رویه‌ها و فرایندهای کاری کاهش خواهد یافت.
- دانش بین کارکنان به مشارکت گذاشته می‌شود و بین آن‌ها گردش اطلاعات صورت می‌گیرد. بدین صورت این اطلاعات ثبت شده و دانش پنهانی وجود نخواهد داشت و از انحصار فعالیت‌ها در بین برخی از کارکنان جلوگیری می‌شود.
- گلوگاه‌ها، شناسایی شده و برای رفع آن‌ها اقدام می‌شود.
- با توجه رویه‌ها و فرایندای شناسایی شده و تحلیل آن‌ها، کسب و کار مداوم در حال بهبود خواهد بود.
- تغییرات و هماهنگی‌ها با شرایط جدید، تسهیل می‌شود.
- سازمان چابک شده و انعطاف بیشتری خواهد داشت.
- به مزیت رقابتی درخور توجه برای سازمان منجر می‌شود زیرا زمان و توانایی‌اش را برای مستندکردن، شبیه‌سازی و بهبود فرایندهای کسب‌وکار خود سرمایه‌گذاری کرده است.
- و مزایای بسیار دیگر مانند:
- کاهش هزینه‌های فرایند: 10 تا 15درصد؛
- افزایش کیفیت/کاهش تعداد خطاها: 20 تا 30درصد؛
- کاهش فاصلۀ زمانی خروجی فرایند: 10 تا 30درصد؛
- کاهش زمان‌های آموزشی: 10 تا 30درصد؛
- کاهش تعداد درخواست‌های پشتیبان: 15 تا 30درصد؛
- کاهش تعداد مرجوعیات مشتریان: 20 تا 30درصد؛
- افزایش درجۀ اطمینان پیش‌بینی: 15 تا 30درصد.
بهتر است به مقاله “5 دلیل سیستم سازی با نگاه مدیریت دانش” نگاهی بیاندازید.
- 5 قدم برای رهایی از مشکلات
راهکار تمام مشکلات ذکر شده و رسیدن به آن مزایا که در ادامه بیان شد یک چیز است : سیستم‌سازی.
برای سیستم‌سازی 5 مرحله زیر را باید انجام دهید:
- رویه‌ها و فرایندها سازمان شناسایی نموده و در اولین قدم وضع موجود را مستند کنید.
- در این مرحله از تکنیک BPM استفاده کنید. این تکنیک جدیدترین و کاربردی‌ترین تکنیکی است که از جوانب مختلف کمک شایان توجهی به سازمان می‌کنید. با کمک BPM یا همان مدیریت فرایندهای کسب و کار تمام رویه‌ها و فرایندهای کاری را شناسایی و ارتباط آن‌ها را با عناصر مختلف دیگر مانند ساختار سازمانی، استراتژی شرکت و … پیدا خواهید کرد. این تکنیک مشخص می‌کند چه کاری، توسط چه کسی، در چه زمان و مکانی و طی چه بازه زمانی باید انجام شود.
- قبل از طراحی وضع مطلوب به جایگاه و سطح خود نگاه کنید.
- بعد از شناسایی رویه‌ها و فرایندها باید به اندازه‌گیری وضع موجود بپردازید. برای این منظور باید شاخص‌ها را طراح کنید، شناسنامه‌ای برای فرایندها تدوین کنید و در بازه‌های زمانی مناسب اقدام به ارزیابی و اندازه‌گیری آن‌ها کنید. اقدام دیگری مه بهتر است انجام دهید تعیین سطح بلوغ سازمانی است که برای این منظور استاندارهای و مدل‌های خاصی وجود دارد.
- از بهترین‌های کسب و کار خود الگو بگیرید.
- حال نوبت به مقایسه شرایط فعلی کسب و کار شما با بهترین‌های حوزه خودتان است. برای این منظور از APQC (انجمن کیفیت و بهره‌وری امریکا) می‌توانید استفاده کنید. این انجمن طی مسال‌ها مطالعه و اجرای عملیات بر روی بیش از 500 شرکت در 40 صنعت، تمام رویه‌ها و فرایندهای موفق را شناسایی نموده است.
- حال با توجه به دو گام قبلی، شروع به طراحی وضع مطلوب کنید.
- با مقایسه انجام شده و شکاف و فاصله شما به وضع ایده‌آل مشخص شده است. طی یک برنامه‌ریزی اقدام به تعیین گام‌ها بعدی کرده و قدم بعدی یعنی وضع مطلوب را طراحی کنید.
- وضع مطلوب را مستنده کرده و وارد اجرا شود.
- برای اجرایی کردن و مستند کردن وضع مطلوب علاوه بر مدل‌هایی که بر اساس “نقشه راه مدیریت فرایندهای کسب و کار” طراحی کردده‌اید می‌توانید از به سیستمهای طراحی شده در “محصول سیستمی‌سازی کسب و کار“ جهان مدیر با اندکی تغییر، مطابق با سازمان و شرکت خودتان استفاده کنید.