سبد خرید0

هیچ محصولی در سبد خرید نیست.

4.7/5 - (4 امتیاز)

سیستم‌ سازی چیست؟

یک سیستم مجموعه‌ای از عناصر هماهنگ، همسو شده و به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص متمرکز شده‌­اند. در واقع سیستم و سیستم‌سازی مجموعه‌ای از فرآیندها و فعالیت‌های فعال است که بدون نیاز به مداخله انسان قابل اجرا بوده و همیشه در دسترس است. همه این تلاش‌ها در راستای رسیدن به هدفی خاص است.

بسیاری از کسب و کارها موفقیتشان را مدیون سیستم هایشان هستند و شکست بسیاری از کسب و کارهای ناموفق، نتیجه فقدان سیستم های مناسب است. چون که کسب و کارشان یک الگوریتم مناسبی دارد. یعنی حرف اول را الگوریتم سیستم سازی می‌زند.

الگوریتم سیستم سازی شامل 10 گام کلیدی است که به ترتیب ما برای شما خواهیم آورد:

  1. تعریف ارزش‌های کسب و کار
  2. تعیین اهداف کسب و کار
  3. کشف سیستم‌های وضع موجود
  4. مدلسازی سیستم‌های وضع موجود
  5. استخراج فرآیندهای وضع موجود هر سیستم
  6. مدلسازی فرآیندهای وضع موجود هر سیستم
  7. تحلیل و بهبود فرآیندهای وضع موجود
  8. استخراج فرآیندهای وضع موجود
  9. اجرا کردن سیستم‌ها و فرآیندها
  10. پایش و کنترل سیستم‌ها وفرآیندها

مطلب کامل درباره الگوریتم سیستم سازی را نیز بخوانید – مطالعه مقاله

برای درک بیشتر از بحث الگوریتم‌ های سیستم سازی می‌توانید وبینار آشنایی با الگوریتم سیستم سازی را مشاهده کنید. در این وبینار به مشکلات کسب وکارها، جایگاه سیستم سازی در چرخه عمر کسب و کار، معرفی پیش نیازهای سیستم سازی، معرفی گام‌های سیستم سازی و معرفی برخی از سیستم های مورد نیاز شما پرداخته می‌شود.

سیستم سازی داری 2 مرحله است:

اول: شناخت سیستم‌های موجود در سازمان؛ مانند سیستم فروش، بازاریابی، مالی، تولید محتوا، تولید و ...

دوم: شکستن هر سیستم به لایه‌‎های پایین‌تر یعنی رسیدن به فرایندهای موجود در سیستم

سیستم سازی چه چیزی نیست؟

  • سیستم‌ سازی بازاریابی و فروش نیست.
  • سیستم‌ سازی تنها خرید نرم افزار و اجرای چند فرایند در نرم افزار نیست.
  • سیستم سازی خودکارسازی کسب ‌و کار نیست.
  • سیستم سازی رسم نمودار جریان نیست.

هدف از سیستم سازی کنترل و راهبری درست کسب‌وکار است.

سیستم مجموعه‌ای از عناصر است که برای رسیدن به یک هدف با هم همسو شدند

عناصر عبارتند از منابعی که در سازمان استفاده می‌کنیم تا فعالیت‌ها را پیش ببریم (به عنوان مثال عناصر شرکت خدماتی: نیروی انسانی، تجهیزات الکترونیکی و …  /  عناصر شرکت تولیدی: نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات خط تولید، تجهیزات الکترونیکی و … )

طراحی سیستم‌‎های کسب و کار

برای درک بیشتر از بحث سیستم‌های کسب و کار و بازاریابی می‌توانید وبینار شناسایی و طراحی سیستم‌های کسب و کار را مشاهده کنید. یکی از پایه‌های اصلی مدیریت کسب و کار، شناسایی سیستم‌های کسب و کار است. در واقع سیستم‌های کسب و کار یکی از عواملی است که امکان اجرای صحیح فرایندها و همچنین مدیریت دقیق کسب و کار را فراهم می‌کند.

ما در سیستم سازی مشخص می‌نماییم

چه کسی

چه کاری را

به‌ چه صورت

و چه زمانی

انجام می‌دهد.

عناصر سازمان باید با اهداف کسب ‌و کار همسو باشند برای همسو سازی باید سیستم های موجود شناسایی و ارتباط بین سیستم ها مشخص شود.

برای مشخص کردن این ارتباط نیاز به مدلسازی فرایندهای آن سیستم داریم. برای انجام این مدلسازی باید زبان مشترکی وجود داشته باشد تا برداشت یکسانی توسط افراد مختلف صورت گیرد؛ یکی از استانداردهای موجود استاندارد BPMN است.

برای بهتر درک کردن ارتباط بین سیستم ها به مثال زیر توجه کنید:

در سیستم تامین پس از دریافت تاییدات خرید کالا یا خدمت نیاز به پرداخت مبلغ خرید داریم پس سیستم تامین باید به سیستم مالی مبلغ پرداختی را اعلام نماید.

 فرایند: دارای یک ورودی مشخص است که با دریافت این ورودی، افراد مشخص شده فعالیت‌های تعیین شده را (که هر کدام تولید کننده یک ارزش هستند) بر ورودی انجام می‌دهند تا خروجی مصوب (محصول / خدمت) به دست آید و این روال تکرار پذیر است.

ورودی می‌تواند الزامات مشتریان خارجی سازمان یا مشتریان داخلی آن باشد.

در زمان رسم فرایندهای سیستم های موجود، به وضعیت حال حاضر سازمان اشراف پیدا خواهیم نمود و پس از آن می‌توانیم در جهت بهبود این فرایندها و در نتیجه بهبود ارتباطات بین سیستم ها اقدام نماییم.

مشکلاتی که در وضع موجود شناسایی می‌شوند عبارتند از دوباره‌کاری‌هایی که در سازمان توسط واحدهای مختلف انجام می‌شوند، مشخص نبود متولی انجام فعالیت‌ها و … در نتیجه نیاز داریم مرز بین فرایندها مشخص شود تا ارتباط بین سیستم ها بهبود یابد.

مطلب کامل درباره مزایا و کاربرد فرآیندنویسی را نیز بخوانید – مطالعه مقاله

برای درک بیشتر از بحث فرایندها و نرم افزار BPMN می‌توانید وبینار استخراج و ترسیم فرآیندهای وضع موجود هر سیستم را مشاهده کنید. چراکه فرایندهای کسب و کار اگر به طور دقیق و به درستی استخراج و ترسیم شده باشد، یک ابزار قوی برای یکپارچگی و یک سنگ بنای اساسی برای سیستم سازی به عنوان ریشه محکم برای رشد و توسعه پایدار کسب و خواهند بود.

چگونه یک کسب و کار کوچک یا متوسط می­‌تواند تعداد زیادی از مشتریان را بدون تعداد بالای نیروی انسانی مدیریت کند؟

چه اتفاقی می‌افتد وقتی صد­ها مشتری جدید با درخواست خدمات پس از فروش و مشکلات تکنیکی محصول شما با شما تماس می‌­گیرند؟ با سیستم ­سازی، شما می­توانید سیستم­ هایی را تعریف کنید که مشتریان بیشتری را به کسب و کار وارد کرده و مهم­تر از آن فرآیند­هایی را اجرایی نمایید که کسب و کارتان را برای مدیریت رشد و افزایش رضایت مشتریان آماده کند.

سیستم سازی کمک می‌کند تا کارها را استاندارد و قاعده‌مند کنیم همچنین از وابستگی کارها به افراد جدا شویم. برای سیستم سازی:

  1. نگرش درست نسبت به سیستم نیاز است یعنی باید هر کاری که میخواهیم انجام دهیم را تصور کنیم قرار است به جای یک بار چندین بار انجام شود حال با این تعداد تکرار بررسی شود کار با چه سلسله مراتب و چه منابعی انجام شود در راستای اهداف سازمان خدمت می‌کند.
  2. با اصول سیستم سازی آشنا شویم یکی از این اصول استاندارد BPMN است، یعنی مشخص کنیم چه فردی، چه کاری را، چگونه و در چه زمانی انجام دهد.

مطلب کامل درباره استاندارد BPMN را نیز بخوانید – مطالعه مقاله

برای درک بیشتر از بحث اصول و فنون ساختار سازمانی می‌توانید وبینار دپارتمان‌بندی در شرکت‌های کوچک را مشاهده کنید.

نتیجه تحقیقات و مطالعات نشان دهنده این است که ساختار سازمانی به عنوان یکی از کلیدی‌ترین عوامل اثرگذار بر بهره‌وری سازمان‌ها، چه در حال و چه در گذشته می‌باشد

سیستم سازی مسیر کوتاهی نیست...

اما در هر قدم از آن با کمک اصل پل طلایی (ایجاد دستاوردهای در بازه زمانی کوتاه) می‌تواند به حفظ و افزایش انگیزه جهت ادامه مسیر سیستم سازی کمک کرد.

بدین صورت که از فرایندهای شناسایی شده، آن‌هایی را که دغدغه سازمان است را تا انتها پیش می‌بریم، یعنی فرایند وضع موجود را رسم می‌کنیم، با بررسی مشکلات فرایند و تحلیل‌های صورت گرفته بهینه می‌شود، فرایند را اجرا می‌کنیم (یا کاغذی یا مکانیزه) که نتایج بهبود برای سازمان و افراد مربوطه قابل مشاهده باشد.

برای مشخص‌‎سازی ورودی و خروجی هر سیستم می‌توان از استاندارد DFD استفاده نمود.

به این ترتیب که مشخص می‌نماییم یک سیستم چه ورودی را از چه سیستمی دریافت و چه خروجی را به چه سیستمی ارسال می‌کند.

مطلب کامل درباره استاندارد DFD را نیز بخوانید – مطالعه مقاله

آخرین مرحله از سیستم سازی (در صورت نیاز) تهیه نرم افزار است. زیرا در این صورت انتظارات سازمان از نرم افزار مشخص شده و در انتخاب نرم افزار موثر است.

بدون سیستم‌های با کیفیت در کسب و کار، شما در نهایت به خاطر کار سخت و بیش از حد طولانی خسته و ناامید می‌شوید. گاهی اوقات ممکن است تعجب کنید که صاحب کسب و کار با داشتن یک ایده خوب نیاز دارد تمام ساعت‌ها و زمان‌ها در حال کار کردن باشد. خوشبختانه اضافه کردن سیستم‌های تجاری مناسب باعث سهولت و آزادی بیشتری خواهد شد و زمان آزاد بیشتری در اختیار صاحبان کسب وکار قرار می‌دهد. z

برای درک بیشتر از بحث نرم افزارها می‌توانید وبینار چه‌طور سیستم‌ها را به‌صورت خودکار اجرا کنیم؟ را مشاهده کنید.

در این وبینار شما به صورت رایگان لینک دانلود نرم‌‎افزار خودکارسازی فرایندها در اختیار شما قرار خواهد گرفت، همچنین فایل فارسی‌سازی نرم‌افزار را نیز دریافت خواهید کرد.

مطلب کامل درباره نرم‌افزارهای سیستم سازی را نیز بخوانید – مطالعه مقاله

بیاید باهم 5 مزیت کلیدی‌ای که از سیستم سازی میتوانیم بدست بیاوریم را برشماریم

به کسب‌وکار شما اجازه رشد به‌صورت یکپارچه می‌دهد

سیستم‌ها فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه کسب و کار یا صنعت یا محل کار می‌کنند. سیستم‌ها به شما اجازه می­دهند رویه‌ها و کارهایی‌ را که در یک واحد سازماني يا کسب و کاري خاص انجام شده را کپی کرده و دقیقاً در نقاط مختلف دیگری انجام دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید.

در اين­صورت خواهيد توانست يک کار را چندين بار به گونه‌اي انجام دهيد که نتايج عالي مشابهي به دست آوريد.

وقتی کسب‌کارتان را بخواهید بفروشید، قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد

در کشور ما فروش کسب و کار موفق خیلی رواج ندارد ولی در این خصوص شاهد رشد فزاینده­ای هستیم منتها در مواردی که کسب و کار موفق به فروش رسیده است، متاسفانه افت قابل توجهی در عملکرد کسب و کار فروخته شده شاهد هستیم.

بسیاری از افراد به دنبال خرید کسب و کاری هستند که با یک کلیک (به سرعت)، عملیات کاری و تولید را شروع کنند. در واقع به دنبال سیستم‌هایی هستند که قبلاً اثبات کرده‌اند که سود مناسبی را تولید می­کنند.

در واقع کسب و کاری برای فروش ارزشمند است که پس از خروج صاحب فعلی و ایجاد کننده کسب و کار بتواند با قدرت و سرعت سابق بلکه بهتر به مسیر خود ادامه دهد.

پول را روی منابع ذخیره می‌کند

بسیاری از سیستم­‌ها برای شما کار می‌کنند. آنها جای کارکنان شما را می‌گیرند و پول شما را که برای حقوق و دستمزد، مالیات و مزایا باید صرف می‌شد، برای‌تان ذخیره می‌کنند.

به عنوان مثال ابزار CRM که ایمیل‌ها را ارسال می­کند، یک ابزار زمان‌بندی آنلاین است که در هزینه‌های کارمندان فروش صرفه‌جویی ایجاد می‌کند و خطای انسانی آن‌ها را تا حدود زیادی کاهش می­دهد.

سیستم‌ها را کافیست یکبار تنظیم کرده و پیکربندی آن را تعریف کنید، پس از آن کمتر نیاز به مداخله و انجام کاری جدید توسط شما را دارند.

نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند.

یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم‌ها، قابلیت اطمینان آن‌هاست. هنگامی­ که سیستم‌های اثبات شده‌ای دارید، در هر زمان نتایج مناسب، مطلوب و قابل اندازه‌گیری را به صورت مکرر به دست خواهید آورد.

در بسیاری از کسب و کارها که به عنوان مشتری با آنها تعامل داشته­‌ایم، شاهد نوسان در کیفیت ارائه محصولات یا خدمات­شان هستیم. در ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه می­کنند ولی به تدریج و به مجرد اینکه تعدادی مشتری پیدا کردند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات آنها دچار افت و نوسان شدید می­شود. 

در این کسب و کارها تولید محصول یا ارائه خدمت، قائم به افرادی است که آنرا انجام می­دهند نه سیستم! پس از نوسان در کیفیت محصول یا خدمت، کسب و کار به تدریج مشتریانی را که به دست آورده است از دست داده و درسراشیبی سقوط قرار خواهد گرفت.

می‌توانید ارّه کسب‌وکارتان را تیز کنید

لطفاً به داستان جالب زیر توجه کنید:

شخصی در حال اره کردن درختی بود و بسیار تلاش می کرد تا درخت را ارّه کند و به زمین بیندازد. فردی از راه رسید و گفت فلانی خیلی خسته شده‌­ای چند مدت است که در حال ارّه کردن هستی؟

فرد جواب می­دهد: از ۵ ساعت قبل. عابر به او می­گوید آیا بهتر نیست کمی بایستی و ارّه‌­ات را تیز کنی و بعد ادامه بدهی؟ ولی فرد که از بس درگیر ارّه کردن شده بود تمام هوش و حواسش فقط درگیر این مساله بود پاسخ داد خیر؛ ای عابر دخالت نکن زیرا من بسیار کار دارم و باید این درخت را ارّه کنم.

حتماً در این روایت متوجه شده‌اید اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته‌­ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.

برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیت‌­های روزمره مثل تولید و فروش می­‌شوند که فراموش می‌­کنند ارّه­‌شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت.

اگر ارّه کسب‌وکار خود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته‌­ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.

برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیت­‌های روزمره مثل تولید و فروش می­شوند که فراموش می­کنند ارّه­‌شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت.

 منظور از تیز کردن ارّه، انجام بهبود و امور توسعهای پایه‌ای در کسب و کار است.

برای درک بیشتر از بحث تصمیم‌گیری برای کسب و کار می‌توانید وبینار تصمیم گیری برای مدیران را مشاهده کنید.

تصميم گيري را مي‌توان طريقه عمل و يا حرکت در مسير خاصي تعريف کرد که با تأمل و به صورت آگاهانه، از بين روش‌هاي مختلف براي نيل به يک هدف مطلوب، انتخاب شده است. به طور کلي، «تصميم گيري» عبارتست از انتخاب يکي از راه‌حل‌هاي مختلف.

این جمله بسیار کلیدی از آقای ادوارد دمینگ را به خاطر بسپارید. آقای دکتر دمینگ کسی است که صنایع کشور ژاپن را اینگونه که الان هستند، متحول کرد و یکی از تاثیرگذاترین افراد در این زمینه است.

%85 مشکلات کسب‌وکارها نتیجه فرآیندها، ساختار و مکانیزم‌های کنترل و تنها 15% نتیجه عملکرد کارکنان است.

از سوی دیگر ایجاد سیستم بطور همزمان در همه بخش­‌های کسب و کار نیز یکی دیگر از اشتباهاتی است که اغلب کسب و کارها انجام می‌دهند.

ما همیشه برای ایجاد سیستم توصیه می‌کنیم ابتدا یک ارزیابی از وضع موجود کسب و کار انجام شود تا با کمک آن مشخص کنیم شرایط فعلی چگونه است و کدام بخش/ واحد کسب و کار اوضاع وخیم‌تری دارد و بدین ترتیب نقطه شروع را پیدا کنیم.

سیستم سازی به شما کمک می‌کند که:

اول: برای مالک و مدیر کسب و کار مشخص می‌شود چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کند.

دوم: کسب و کار را قادر می‌سازد تا تحت مدیریت، فعالیت‌ها را اجرا کند.

سوم: شما را قادر می‌سازد قبل از آنکه شرایط خیلی بد شود، مشکلات بالقوه را شناسایی کنید.

چهارم: شما را قادر می‌سازد تا چالش‌هایی که بخاطر مشکل در سیستم بوجود می‌آید را شناسایی کنید.

پنجم: همه در ارائه راهکارهای بهبود درگیر می‌شوند.

ششم: کمک می‌کند کارکنان جدید راحت‌تر وارد کسب‌وکار شده و در آن درگیر شوند.

هفتم: به کاهش هزینه آموزش و افزایش سرعت کسب و کار کمک می‌کند.

هشتم: به ارزش دارائی‌های سازمان اضافه می‌کند.

اهمیت سیستم سازی در کارآفرینی

سیستم ­سازی در کارآفرینی یکی از فرایندهای مهمی است که این روزها بیشتر از همیشه مورد توجه کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکارها قرار گرفته است.

بیشتر کارآفرینان، کارهای زیادی برای انجام دادن و زمان کمی برای آن دارند. اینجاست که اهمیت سیستم‌‌ سازی در کارآفرینی بیش از پیش خودنمایی می‌کند.

با ایجاد سیستم‌­های کارآمد و اتوماتیک کردن گردش کارها و سیستم‌­ها، کارآفرینان، فرصت بیشتری برای تمرکز بر توسعه کسب و کار دارند. به جای پرداختن به مسائل روزمره و وقت‌گیر، بر اهداف اصلی کسب و کار و کارآفرینی خود تمرکز می‌کنند.

گوگل، یکی از موفق‌ترین نمونه‌هایی است که اهمیت و قدرت سیستم‌­سازی در کسب‌وکار را نشان می‌دهد. هر بار که شما از موتور جست‌وجوی گوگل استفاده می‌کنید، هزاران کامپیوتر به طور اتوماتیک وارد این فرایند می‌شوند تا نتایج مطلوب را به شما ارائه کنند.

الگوریتم موتور جست‌وجوی گوگل که در واقع نامی است که به سیستم سازی این فرایند اطلاق می‌شود، مشخص می‌کند که این کامپیوترها چطور با هم کار می‌کنند که کارمندان گوگل به طور مداوم در حال تلاش برای بهبود عملکرد این سیستم­‌ها هستند.

این مجموعه بزرگ شامل بیش از ۳۶ هزار شعبه در ۱۱۹ کشور دنیا است. هر شعبه از این رستوران، توانایی این را دارد که یک محصول یکسان را مطابق با استانداردهای تعیین شده و خدمات یکسان در سراسر دنیا عرضه کند.

فرقی نمی‌کند که این شعبه در کجای دنیا قرار داشته باشد یا چه کسی مدیریت آن را بر عهده داشته باشد، در تمامی شعبه‌ها استانداردهای یکسانی رعایت می‌شود و محصولات و خدمات، کاملاً یکسان است.

این سطح از استاندارد بودن محصولات و خدمات چیزی نیست که صرفاً با آموزش به دست آمده باشد بلکه سیستم­‌ها هستند که در مک دونالد نتایج یکسانی را ایجاد می­کنند.

حتی اگر به تازگی کسب‌وکاری را راه‌اندازی کرده‌اید، در استفاده از سیستم‌ها تعلل نکنید.

وبینار برنامه ریزی استراتژیک

برای درک بیشتر از بحث برنامه‌ریزی استراتژیک برای کسب و کارها می‌توانید وبینار برنامه ریزی استراتژیک برای کسب و کارهای کوچک و متوسط را مشاهده کنید.

در این دوره آموزشی به سادگی به شما آموزش میدهیم که چگونه خودتان بتوانید بدون صرف هزینه زیاد برای کسب و کار خود برنامه ریزی استراتژیک تهیه کنید.

برای دریافت مشاوره پیام دهید.