بر اساس الگوریتم سیستم سازی، مرحله تحلیل و بهبود فرایندها درگام هفتم الگوریتم و بعد از مدلسازی فرایندها(فرایند نویسی) قرار دارد. در این مرحله باید فرایندها را به صورت دقیق و سیستماتیک مورد تحلیل قرار دهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف کنیم.
البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
برخی از شرایطی که تحت آنها بهتر است فرایندها را تحلیل کنیم عبارتند از:
- وقتی مسائل ناشناخته بروز میکنند، مانند تاخیرهای مداوم یا افزایش شکایات مشتریان.
- افراد درک واضحی از نحوه انجام فرآیند ندارند.
- قبل از مکانیزاسیون فرایندها و برای اطمینان از اینکه فرآیندها بهینهسازی شدهاند.
- وقتی یک تیم میخواهد فرآیندی را با یک نسخه جدید جایگزین کند.
در این مرحله ممکن است تصمیم بگیریم:
- فرایندی را حذف کنیم.
- فرایندی را بهبود دهیم.
- فرایندی را حفظ کنیم.
- فرایندی را ایجاد و طراحی کنیم. (فرایند جدید)