نرم افزارهای سیستم سازی

هزینه­ های نرم­ افزاری و سخت ­افزاری برای کسب و کارها به طور متوسط رو به افزایش است در حالی که نرخ رشد درآمد آنها به همان نسبت افزایش پیدا نمی­کند.

در دنیا شرکت ­های کوچک به طور متوسط سالانه 13.100 دلار برای هر کارمند در حوزه نم افزار هزینه می­کند. با بکارگیری برخی از گزینه ­های هوشمند، شرکت ­ها می­توانند این هزینه را به شدت کاهش دهند.

در مطلب قصد داریم در مورد برخی از نرم افزارهای سیستم سازی و سخت ­افزاری که با هزینه بسیار پایین در کسب و کارهای متوسط و کوچک قابل بکارگیری است را معرفی نماییم. دسته ­بندی نرم افزارهای سیستم سازی به شرح زیر است:

• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
• VoIP
• وب برندینگ
• ابزار گردش کار
• سوئیت ­های اداری
• ابزارهای مدیریت پروژه
• ابزارهای بازاریابی مبتنی بر ایمیل
• ابزارهای ارتباطی تیم
• فضای ذخیره­ سازی ابری
• ابزارهای مدیریت بانک اطلاعاتی
• ابزارهای ایمیل داخلی
• نرم افزارهای هوش تجاری
• و…

در دوره آموزشی جامع مدیریت کسب و کار / سیستم سازی، زیرساخت­ های مورد نیاز برای کسب و کارهای متوسط و کوچک بصورت کاربردی معرفی و آموزش داده خواهند شد.

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به شما کمک می ­کند تا مسیر تعامل هر یک از مشتریان کسب و کار کوچک خود را دنبال نموده و در مراحل گوناگون این مسیر، همراه‎شان باشید. کسب و کار شما با آگاهی از این که هر یک از خریداران در کدام نقطه از چرخه‎ فروش قرار دارند، قادر خواهد بود تا بازاریابی و تجربه‎ مشتری از فروش را به­ طور موثری سفارشی ­سازی نموده و با ایجاد حس رضایت در مشتریان، آن­ها را به سمت مذاکره و نهایتاً خرید سوق دهد. کسب و کار شما بدون بهره­ گیری از ابزار CRM به اطلاعات لازم و ضروری دسترسی نداشته و بازار رقابتی صنعت خود را از دست خواهد داد. این ابزار به شما کمک خواهد کرد تا برای تعامل با مشتریان خود، مسیری هموار و مطلوب فراهم نموده و به این ترتیب، از بازگشت آن ‎ها اطمینان یابید!

نرم­ افزارهای CRM در طی سال­ های اخیر پیشرفت زیادی کرده­اند و در حال حاضر دیگر فقط مربوط به عملیات بازاریابی و فروش نیستند بلکه دارای ماژول­ های مختلفی هستند که سیستم ­ها و فرایندهای مختلف کسب و کار شما را پوشش خواهند داد.

نرم­ا فزارهای CRM با راه کارهای سازنده خود طیف وسیعی از قابلیت ­های مربوط به فروش و بازاریابی را شامل می شود. البته موضوع به اینجا ختم نشده و این نرم­افزارها برای فعالیت ­های مربوط به مدیریت پروژه، انبارداری، سیستم مستندات و مدیریت اسناد، پرتال مشتریان و خدمات پس از فروش ماژول ­ها و قابلیت­های قابل توجهی ارائه می­کنند. در واقع از طریق این نرم ­افزارها، سیستم­ها و فرایندهای مختلف موجود در یک کسب و کار پوشش داده خواهد شد.

در نظر گرفتن این حقیقت که نرم­افزار CRM در جایی استفاده خواهد شد که تیم فروشتان بیشتر وقتش را در آنجا می­گذراند.

در ادامه سه نمونه نرم ­افزارهای CRM خوب معرفی برای کسب و کارهای کوچک و متوسط معرفی شده است اما محدودیت­ های خودشان را دارند مخصوصاً از نظر تعداد کاربر.

HubSpot

شرکت‌های کوچک و متوسط می­توانند بیشتر از 1.000.000 مشتری را با استفاده از CRM رایگان HubSpot مدیریت نماید. سپس با وارد کردن فعالیت فروش، بصورت خودکار نمایش گرافیکی با نمودارهای دایره‌ای، قیفی و لوله‌ای از فروش ایجاد نموده و درک عمیق و کاملی از پروفایل‌های تماس و مشتریان را ارائه می­دهد.

اگر بر توسعه کسب و کارتان با کمک ابزارهای Hubspot در آینده برنامه‌ریزی کرده‌اید، ‌می‌توانید با نسخه رایگان این نرم افزار برای ثبت و انتقال راحت داده‌ها شروع کنید.

Capsule

مدیریت ارتباط با مخاطبین، نقش ها، مشتریان و فروشندگان با Capsule امکان­پذیر است. این CRM آنلاین، همه اطلاعات یک شرکت یا تماس با یک مشتری بالقوه را ثبت نموده و به همه افرادی که به آن نیاز دارید با سطح دسترسی معین ارائه خواهد کرد. تیم های فروش و بازاریابی به راحتی می­توانند ببینند که تیمشان چه کارهایی انجام داده است، اطلاعات را متمرکز کرده و از ارسال دوباره ایمیل یا چک­ های دستی جلوگیری می­کند.

برای کسب و کارهای کوچک، Capsule امکان ایجاد دو کاربر، ثبت 250 تماس و فرصت را بصورت رایگان ارائه می­دهد.

Vitiger CRM

ویتایگر CRM یک نرم­افزار ارتباط با مشتری است که به همراه ماژول­ های قوی آن باعث بهبود فروش، بازاریابی، پشتیبانی و تجربه­ی ارتباطی اثر بخش و کارآمد با مشتری می­شود و از طریق افزایش فروش و صرفه­ جویی در زمان سبب رشد کسب و کار شما می شود. این نرم­افزار با راه­کارهای سازنده خود طیف وسیعی از ایمیل مارکتینگ و… را شامل می شود و همچنین برای فعالیت ­های مربوط به مدیریت پروژه، خدمات پس از فروش، انبارداری و… قابلیت ­هایی بیش از نرم­ افزار CRM ارائه می­دهد.

نرم­ افزار ارتباط با مشتری ویتایگر بصورت تحت شبکه و چند کاربری است، بدان معنی است که شما یا همکارانتان در هر نقطه از جهان و در هر زمانی می­توانید به آن دسترسی داشته باشید. هر کاربر می­تواند در یک نقطه از جهان رکورد یا فعالیتی را در نرم­افزار CRM ویتایگر به ­روزرسانی کند و کاربران دیگر در هر نقطه­ ای که باشند، می­توانند با دسترسی به سیستم این به­روزرسانی را ببیند.

با توجه به تجربیات بالای تیم ما در مشاوره انتخاب نرم ­افزار، به شما کمک خواهیم کرد تا بتوانید یک سیستم CRM مناسب که بیشترین انطباق با خواسته­ ها و نیازمندی­ های شما را دارد، برای کسب و کار خود با بهترین قیمت انتخاب نمایید. مشاوره در امر ارزیابی، انتخاب و خرید نرم ­­افزار امری شناخته شده و اجتناب­ ناپذیر در سطح دنیا محسوب می­گردد.

VOIP

VoIP بر گرفته از Voice over Internet Protocol که با نام IP تلفنی نیز از آن یاد می شود، امکان استفاده از اینترنت به منظور مکالمات تلفنی را فراهم می نماید. در مقابل استفاده از خطوط تلفن سنتی، VoIP از فن­ آوری دیجیتال استفاده می­نماید و نیازمند یک اتصال broadband نظیر DSL است. هم اکنون شرکت ­های متعددی سرویس فوق را در اختیار علاقه ­مندان قرار می­دهند.

در این بخش به ذکر 10 دلیل جهت استفاده از سیستم ­های نوین تلفن (VOIP) بجای سیستم ­های سنتی (سانترال) اشاره می­گردد.

1. نصب و راه اندازی ساده: سیستم های IP-PBX دارای رابط کاربری بر پایه وب هستند و از هر مکان روی شبکه می­توان با استفاده از یک مرورگر وب به سیستم دسترسی داشت و تنظیمات و تغییرات مورد نظر را اعمال نمود در حالی­که سیستم های تلفن سانترال باید از طریق نرم ­افزارهای خاص خود و یا شماره­گیری کدهای خاص از روی تلفن برنامه­ریزی شوند.
2. کاهش چشمگیر هزینه­ ها با استفاده از VoIP: با استفاده از سیستم ­های ویپ می­توان مکالمات بین شهری و بین­ المللی را از طریق خطوط داده مانند اینترنت و یا شبکه های WAN بین شعب یک سازمان انجام داد و صرفه جویی قابل ملاحظه­ای در هزینه ­های تلفن انجام داد.

3.عدم نیاز به سیم کشی اختصاصی برای شبکه تلفن: برخلاف تلفن سانترال که باید برای هر مشترک یک زوج سیم ارائه کرد و برای افزایش مشترکین و یا نصب سیستم سانترال، حجم قابل ملاحظه ­ای سیم­کشی انجام داد، سیستم ­های مبتنی برIP می­توانند از بستر شبکه موجود برای کاربران استفاده کند و نیاز به سیم ­کشی اختصاصی ندارند. برای مثال یک سیستم IP-PBX می­تواند از شبکه LAN متصل شده به رایانه کاربر برای خط تلفن نیز استفاده کند. همچنین از یک خط LAN می­توان به­ صورت همزمان برای تعداد زیادی کاربر استفاده نمود. از طرفی سیستم IP-PBX استفاده از شبکه بی سیم Wi-Fi در مکان ­هایی که امکان هیچ نوع سیم کشی وجود ندارد را ممکن می­سازد.

4. عدم محدودیت در بکارگیری یک برند خاص: در سیستم ­های سانترال برای حفظ کارایی سیستم معمولاً توصیه می­شود که اجزاء سیستم مانند گوشی کاربران و دیگر سیستم­ های مکمل، از برند مشابه سیستم سانترال انتخاب شوند. در سیستم های IP-PBX به این علت که تمام تجهیزات مرتبط بر اساس استاندارد SIP ساخته می­شوند، این محدودیت وجود ندارد و شما می­توانید از هر برند مورد علاقه خود استفاده نمایید و در عین حال، هیچ کاهشی در کارایی سیستم مشاهده نخواهید کرد.
5. توسعه­ پذیری: سیستم ­های ویپ در ظرفیت خطوط شهری و تعداد مشترکین بسیار انعطاف ­پذیر هستند. هرگاه به تعداد بیشتری از خطوط شهری نیاز باشد و یا بخواهید تعداد کاربران را افزایش دهید، می­توان به سادگی با افزودن Gateway مناسب این کار را انجام داد و محدودیتی در تعداد و یا برند Gateway وجود ندارد.
6. افزایش بازدهی و ارتقاء کیفیت خدمات به مشتریان: سیستم ­های ویپ به علت استفاده از بستر IP به راحتی می­توانند با سرورها و نرم­افزارهای دیگر ارتباط داشته باشند. به عنوان مثال سیستم­های ویپ امکان اتصالبه سرویس­های (CRM (Customer Relationship Management یعنی سرویس مدیریت ارتباط با مشتریان را دارند.
7. امکانات بیشتر با قیمت پایین­تر: سیستم های IP-PBX به همراه خود دارای طیف وسیعی از امکانات مانند پاسخگویی خودکار، منوی صوتی، پیغامگیر صوتی، امکان ارسال پیغام ­های دریافت شده به ایمیل کاربر، گزارش­گیری مفصل از تماس ­ها هستند که برای پیاده­ سازی این امکانات در تلفن سانترال می­بایست زیرسیستم ­های زیادی به آن اضافه نمود که در نهایت هزینه انجام شده چندین برابر قیمت یک ویپ خواهد بود.
8. امکان جابجایی و رومینگ: در سیستم ­های ویپ در صورتی­که کاربر بخواهد از مکان دیگری در درون سازمان از شماره داخلی خود استفاده کند تنها کافی است تلفن خود را به نزدیک­ترین سوکت شبکه روی دیوار متصل کند و مانند سیستم ­های سانترال نیازی به سیم ­کشی مجدد و یا انجام تغییرات در سیم­ کشی نیست. از طرفی کاربر می­تواند از خانه و یا هر محل دیگری از طریق شبکه داده به سیستم ویپ متصل شود و تلفن ­ها و پیغام ­های خود را از آن محل مدیریت کند.
9. امکان استفاده از Soft Phone : Soft Phone نرم­ افزاری است که بر روی رایانه کاربر نصب می­شود و امکانات یک تلفن را برای کاربر فراهم می­کند. کاربر می­تواند از روی رایانه خود با هر یک از کاربران داخلی و یا در صورت داشتن مجوز با خطوط شهری تماس تلفنی داشته باشد. مزیت Soft Phone این است که با افزایش کاربران سیستم و استفاده آن ها از Soft Phone، هیچ هزینه اضافی بر سازمان تحمیل نخواهد شد.
10. سهولت استفاده از تلفن: استفاده از تلفن های IP ساخته شده بر اساس استاندارد SIP بسیار ساده است. این تلفن ­ها دارای رابط کاربری ساده­ ای می­باشند.

وب برندینگ و نرم افزارهای سیستم سازی

یکی از مهم­ترین اقداماتی که در هر کسب و کار باید انجام شود برندینگ است. برندینگ شامل تمام روش­ هایی است که شما تصویری از محصول، خدمت و یا کسب و کارتان را در ذهن و چشم مخاطبانتان و یا مشتریان ایجاد می­کنید. برای ایجاد برند، ابزارهایی در اختیار کسب و کارها قرار دارد تا بوسیله آن با مشتریان ارتباط برقرار کرده و یک برند قوی در بازار بسازند. یکی از این ابزاها تبلیغات است.

با توجه به اینکه تبلیغات یکی از مهم­ترین ابزارهای برندینگ به شما می­رود و با عنایت به بالا بودن هزینه این کار یعنی تبلیغات، بسیاری از کسب و کارها به وب برندینگ یعنی برندسازی بر بستر وب روی آورده­اند. البته کم هزینه­ تر بودن وب برندینگ تنها دلیل استقبال به این رویکرد نیست بلکه افزایش روزافزون اینترنت و شبکه­ های اجتماعی در بین مردم باعث شده تا کسب و کارهای بزرگ نیز به این سمت گرایش پیدا کنند.

همه می­دانیم که در وب برندینگ، شبکه­ های اجتماعی حرف اول را می­زنند لیکن یکی از سردرگمی‌های دنیای دیجیتال امروز، تعدد شبکه‌های اجتماعی دوست‌داشتنی است و اینکه کسب و کارها باید در چندین شبکه اجتماعی حضور همزمان داشته باشد. طبیعی است مدیریت کردن چندین شبکه اجتماعی برای یک کسب و کار کوچک کاری زمانبر خواهد بود.

برای این منظور ابزارهایی وجود دارند که مدیریت شبکه­ های اجتماعی خود را می­توانید به آنها بسپارید. یکی از بهترین این ابزارها HootSutie است. HootSutie یکی از پیش‌خوان‌های مدیریت و حضور همزمان در چندین سرویس اجتماعی مختلف است. به کمک این وب‌سرویس شما قادر خواهید بود تا با صرفه‌جویی در زمان، چندین شبکه‌ی اجتماعی، از جمله لینکدین، توئیتر، فیس بوک، اینستاگرام، تلگرام و… را در کنار همدیگر مانیتور کنید و مطالب‌تان را تنها با یک کلیک در همه‌ی آن‌ها انتشار دهید.

همچنین به کمک این ابزار قادر خواهید بود، مطالب منتشره‌ی خود در رسانه‌های اجتماعی را ردگیری کنید و گزارش‌های آماری از آن‌ها استخراج نمائید.

زمان‌بندی کردن برای انتشار پیام در آینده، یکی دیگر از امکانات فوق‌العاده‌ی HootSutie است. بدین ترتیب و با این امکان شما مطمئن خواهید بود که ارسال هیچ پیامی را فراموش نخواهید کرد و آن‌لاین بودن و به روز بودن خود را تاحدودی تضمین خواهید نمود!

ابزارهای خودکارسازی

برخی از فرایندها در کسب و کار شما وجود دارند که میخواهیم آن ها را مکانیزه کنیم ولی به ازای آن ها نرم ­افزارهای آماده در بازار وجود ندارد. حال چه باید کرد؟

از سویی مکانیزه کردن فرایندها با روش­های برنامه­ نویسی به دلیل کند و پر هزینه بودن این روش ­ها سخت و دشوار است. در نتیجه بکارگیری نرم­افزارهای BPMS به عنوان زیرساخت نرم ­افزاری که فرایندها را با حداقل کدنویسی به برنامه و نرم­ افزار تبدیل می­کنند کاملاً ضروری است. پس اولین مزیت و ویژگی عمده سیستم­ های BPMS این است که از طریق آنها می­توان فرایندهای کسب و کار را با زمان بسیار کوتاه­­ تری نسبت به روش­ های برنامه ­نویسی مکانیزه نمود.

در ادامه چند نمونه نرم ­افزار BPMS معرفی شده ­اند.

Process Street

Process Street ایجاد، پیگیری و بهینه­ سازی سیستم ­ها با استفاده از چک­لیست ­های تکراری را برای کسب و کارها آسان می­نماید.

Process Street به شما امکان می­دهد فرایندهای کسب و کار خود را مستندسازی و پیگیری کنید و کارهای شخصی خود را در یک مکان مدیریت کنید.

ProcessMaker

نرم­ افزار پروسس میکر یک وسیله مدیریتی محبوب در زمینه خودکارسازی گردش کارها محسوب می‎شود. پروسس میکر به شما این امکان را می‎دهد که فرآیندهای کسب و کار و گردش­ های کاری خود را طراحی، مکانیزه و راه­ اندازی کنید.

برخی از ویژگی­ های منحصر به فرد پروسس میکر:

1. ویژگی منبع باز یا open source بودن

2.ویژگی on-premise بودن

3. ویژگی فضای ابری یا cloud

تعداد بسیار کمی از محصولات دیگر در این زمینه هستند که این سه مورد را با هم دارا باشند.

نرم افزار پروسس میکر توسط کسب و کارهای مختلفی مورد استفاده قرار می‎گیرد. در این نرم­ افزار طراحی فرآیند به وسیله نمادگذاری ‎های BPMN صورت می‎گیرد که برای اکثر مشاوران فرآیند آشنا است.

نرم ­افزار Bizagi

نرم افزار Bizagi از مقبولیت بالای در کشور ما برخوردار است و سازمان­ ها و شرکت ­های زیادی اقدام به پیاده ­سازی این نرم ­افزار می­کنند. نرم افزار Bizagi  در بین تمام نرم­ افزارهای مدیریت فرایند، جزء کاربرپسند ترین آن ها به شمار میرود. حتی به اعتقاد بسیاری از متخصصین، کاربرپسندترین نرم افزار BPMS دنیا است.

در نرم­ افزار Bizagi فرایندها در محیط استودیو طی 7 مرحله ساخته شده و به نرم افزار تبدیل می­شوند که در شکل زیر ملاحظه می­نمایید.

این نکته جالب است که بدانید، نرم ­افزار Bizagi جزء گران قیمت­ ترین نرم­ افزارهای BPMS در دنیا است ولی با توجه به اینکه قانون کپی رایت در کشور ما وجود ندارد، کسب و کارها می­توانند با هزینه نه چندان بالا و بسیار پایین­تر از قیمت محصول اصلی آنرا در شرکت خود راه ­اندازی نمایند.

سوئیت های اداری رایگان

در قلب هر مجموعه ابزارهای کسب و کار، یک مجموعه اداری است. سازماندهی اسناد، صفحات گسترده، مستندات مختلف، فیلم­ها، پادکست ­ها و سخنرانی ­ها جزء نیازمندی­ ها و الزامات روزمرئه هستند، بنابراین بهتر است مطمئن شوید که ابزار مناسب برای رسیدگی به این موضوع در کسب و کار شما وجود دارد. خوشبختانه گزینه ­های زیادی بطور رایگان وجود دارند.

G سوئیت

جمع آوری اسناد گوگل، اسلایدها، صفحات و تعدادی از ابزارهای تجاری مهم مانند ایمیل و فضای ذخیره سازی ابری و چندین قابلیت قابل توجه دیگر. این ابزار جامع­ترین ابزار مبتنی بر فضای ابری در اینترنت است.

چرا G Suite؟

بهتر از آن چیزی وجود ندارد و کامل و خوب بودن این مجموعه منجر شده تعداد زیادی افزونه و اسناد پشتیبانی برای آن ایجاد شود.

Quip

Quip یک ابزار مدیریت اسناد رایگان بحیط نوشتاری زیبا یک ما و قابل کنترل است. علاوه بر مستندسازی فایل­ ها، Quip به کاربران اجازه می­دهد تا فایل های Excel و CSV را باز کرده و ویرایش کنند، بنابراین هر تیم محتوا که با کلمات کلیدی یا داده ها کار می­کند نیز می­تواند از آن استفاده کند.

Quip برای تیم ­های تولید محتوا، نویسندگان فنی مستندات و تیم های نویسندگی در هر اندازه­ای عالی است.

LibreOffice

برخلاف سایر راهکارهای اداری، LibreOffice مبتنی بر ابر نیست. نرم ­افزاری است که مانند مایکروسافت آفیس بصورت داخلی نصب می­شود. بر خلاف مایکروسافت آفیس، این نرم­افزار آزاد و رایگان است. این نرم­ افزار شامل یک پردازشگر کلمه، صفحات گسترده، ابزار ارائه، ابزار پایگاه داده، یک ویرایشگر فرمول و یک مجموعه کامل از توسعه دهنده ­های رایگان است.

Dropbox Paper

Dropbox Paper یک پلت فرم ساده و متوسط برای ایجاد و مدیریت اسناد مشترک است همراه با فضای ذخیره سازی ابری Dropbox که شما می­توانید از طریق آن اسناد کنترل شده را مدیریت و ویرایش کنید.

ابزارهای مدیریت پروژه رایگان

اینجا پایان خط است. تنها 2.5 درصد از شرکت ­ها هر پروژه ای را که شروع می­کنند پایان می­دهند. گزارش Gartner نشان می دهد که تنها 5٪ از شرکت ­ها فقط از یک ابزار مدیریت پروژه استفاده می­کنند و بقیه از چندین ابزار مختلف برای همین موضوع استفاده می­نمایند. این نشان دهنده نیاز به یک راه حل «همه در یک» است که به کارمندان کمک می کند تا زمانی را که برای حرکت بین برنامه ها صرف می­کنند را کاهش دهند.

در اینجا سه راه حل عالی برای شروع کار شما وجود دارد.

Trello

Trello یک روش بصری برای همکاری در وظایف، پروژه ­ها، جریان ­های تصویب شده و موارد مشابه را می­دهد. این ابزار بر اساس یکی از کارآمدترین متدولوژی ­هایی است که تاکنون تصور شده است – Lean.

Lean و Kanban توسط تولیدکنندگان تویوتا برای مدیریت پروژه­ها در اوایل دهه 1990 مورد استفاده قرار می­گرفت. Trello برای بسیاری از کارت ­ها، لیست­ ها و توضیحات کاربرد دارد و همانطورکه شما دوست دارید، رایگان است.

Trello یک ابزار شناخته شده برای مدیریت پروژه بر حسب وظایف با تعداد زیادی از افزودنی و قابلیت است. کسب و کارهای بزرگتر ممکن است شروع به پیدا کردن محدودیت های این برنامه رایگان نماید اما برای شرکت­ های کوچک این کاملاً کاربردی است.

MeisterTask

در کنار رسیدگی به وظایف تیم خود، در پروژه­ها، نظرات و تکالیف همکاری کنید. MeisterTask از لحاظ بصری مشابه Trello است اما یکپارچگی با MindMeister را برای نقشه ­برداری سریع و آسان پشتیبانی می­کند. ادغام آن با Dropbox، GitHub، Zendesk، Box، Bitbucket و Google Drive به شما این امکان را می­دهد تا وظایف خود را یکی پس از دیگری ترسیم نمایید و از وارد کردن اطلاعات تکراری جلوگیری می­کند.

داشبورد قابل تنظیم در این ابزار یک طراحی بزرگ است و ویژگی­ های خودکار بودن گردش کار نیز در آن وجود دارد.

Avaza

Avaza یک ابزار مدیریت پروژه برای تیم ­های متمرکز بر مشتری است. چون این ابزار بر کسب و کارهای مشتری محور تمرکز کرده است، برای صدور صورت حساب، زمان ردیابی و مدیریت هزینه قابلیت ­های مناسبی دارد.

Avaza ترکیبی بین ابزار مدیریت پروژه و نرم­ افزار مدیریت حساب ­ها است. این ترکیب Avaza را برای ساخت ارتباط بین مشتری، وظایف، پروژه ­ها، صورتحساب ­ها و کاهش نیاز به اپلیکیشن ­های متفاوت برای انجام یک کار را عالی ساخته است.

ابزارهای ایمیل کسب و کار

در کسب و کار، مدیریت ایمیل ­های داخلی و خارجی با ابزارهای ایمیلی معمولی می­تواند سخت باشد. نداشتن ایمیل خوانده نشده اولویت است، اما سازماندهی ایمیل­ های ورودی برای ساده ­تر کردن این فرآیند، حیاتی است.

در این بخش دو ابزار مدیریت ایمیل رایگان را که احتمالاً با یکی از آنها آشنا هستید معرفی خواهیم کرد.

Gmail

کاربران می­توانند ایمیل­ های تبلیغاتی، اجتماعی و اولویت پایین را براحتی در یک بسته قرار دهند و تعداد ایمیل صندوق پستی را براحتی با استفاده از ابزار دسته­بندی هوشمند Inbox به صفر برسانند.

Gmail امکان مشاهده و ارسال ایمیل را بر روی موبایل شما فوق­العاده سریع انجام می­دهد. با این حال، رابط کاربری در موبایل می­تواند کندتر و محدودتر از Gmail در دسکتاپ باشد.

Boomerang

ایمیل یک اختراع فوق­ العاده است اما چند ویژگی کلیدی را از دست داده است. به­ عنوان مثال: قراردادن شروط روی ارسال ایمیل بر اساس واکنش مخاطب یا ارسال اطلاعیه ­ها در ایمیل­هایی که در انتظار پاسخ شما هستند. Boomerang به گردش ایمیل ­ها به داخل و خارج صندوق پستی تان، ایمیل ­های خوانده نشده و پیام هایی که شما فقط برای بعداً نگه داشته اید بجای آرشیو کردن آنها، کمک می کند.

Streak

Streak یک CRM است که در کنار صندوق پستی شما قرار می­گیرد. اگر شما به عنوان یک بازاریاب مکالمات متعدد داشته باشید می­توانید از عملکرد CRM این ابزار استفاده کنید تا تجسمی از وضعیت مکالمات داشته باشید بنابراین می توانید مطلع شوید چه چیزی در جریان است و چیزی تمام شده است.

Streak چیزی بین یک ابزار مدیریت ایمیل شخصی و یک CRM توسعه یافته است. اگر شما بودجه ­ای برای سرمایه گذاری در CRM ندارید، ابتدا با Streak شروع کنید.

نرم­ افزارهای هوش تجاری

کسب و کارها باید وضعیت خود را بطور مداوم مورد پایش و سنجش قرار دهند تا قبل از اینکه خطرات و ریسک­ ها آنها را مورد تهدید جدی قرار دهند، بتوانند آنها را شناسایی کرده و راهکارهایی برای مقابله با آنها اتخاذ نمایند. البته این موضوع فقط در مورد تهدیدها نیست بلکه در مورد فرصت ­ها نیز باید آن­ها را قبل از رقبا تشخیص داده و تصاحب کنند. بدیهی است برای این منظور نمی­توان بر اساس ذهن مدیران و صاحبان کسب و کار عمل کرد و باید بر مبنای گزارشات علمی و بر اساس روندهای گذشته اقدام به تصمیم ­گیری نمود.

تا پیش از این برای تهیه گزارشات مدیریتی نیاز به دانش برنامه نویسی وجود داشت. باید در مورد دیتابیس، ابزارهای گزارس ساز و مواردی از این دست تا حدود زیادی اطلاعات داشتیم تا بتوانیم گزارشات مورد نظر خود یا مدیریت شرکت و سازمان را تهیه کنیم ولی ابزارهای نوین هوش تجاری این قابلیت را دارند که به سادگی و با چند درک دراپ داشبوردها و گزارشات مورد نیاز خود را تهیه کنیم.

این امکان برای کسب و کارهای ایرانی وجود دارد که بدون پرداخت هزینه از این نرم ­افزارها بصورت به اصطلاح قفل شکسته استفاده کنند.

با استفاده از این نرم­ افزارها شما حدس زدن را متوقف نموده و تصمیمات تجاری خود را سریعتر و هوشمندانه تر عملی خواهید کرد.

فواید نرم ­افزارهای هوش تجاری:

• بهره­ وری و اثربخشی فرآیندها را در سازمان خود اندازه­گیری کنید.
• نقاط ضعف و قوت سازمان خود را شناسایی کنید.
• گردش اطلاعات مدیریتی را در سازمان خود روان تر کنید.
• اطلاعات مناسب در زمان مناسب و با سرعت مناسب در اختیار داشته باشید.
• فرآیندهای سودآور سازمان خود را تقویت کرده و فرآیندهای بدون توجیه اقتصادی را حذف کنید.
• توان رقابت سازمان خود را با سایر شرکت­ ها سنجیده و خود را در برابر حوادث آینده آماده سازید. باید بدانید نرم ­افزارهای هوش تجاری تجزیه و تحلیل را برای همه آسان می­کند.

پاور بی آی (power BI)

پاور بی آی (power BI) آخرین و بهترین ابزار هوش تجاری و مصورسازی داده شرکت مایکروسافت است. این ابزار شما را قادر می‌سازد با سرعت بسیار بالایی داشبورد‌های مدیریتی فوق­ العاده­ای طراحی کنید. پاور بی آی امکان تحلیل اطلاعات و داده ­ها را برای کارشناسان حوزه­ های مختلف حتی آنهایی که به برنامه­ نویسی مسلط نیستند، به راحتی فراهم می­کند و به ­عنوان یک ابزار قدرتمند برای پیاده­ سازی سیستم­ های هوش تجاری محسوب می­شود.

این نرم­ افزار می­تواند به منابع اطلاعاتی مختلف متصل شده و داده­ های مورد نظر را استخراج کنند. به­ عنوان مثال به سیستم ­هایی نظیر حسابداری، انبار، حقوق و دستمزد، احکام و کارگزینی، فروش و ارتباط با مشتریان، خدمات پس از فروش و سیستم های مدیریت فرایند و…

نرم ­افزار QlikView

کلیک ویو نوع جدیدی از نرم­ افزار هوش تجاری می­باشد که بصورت اساسی دنیای کسب و کار شما را متحول می­سازد

اين ابزار با ترکيب نمودن قابليت هايي همچون ارائه پويا، تجزيه و تحليل و به کارگيري آني داده ­ها، به کاربران توانايي اخذ تصميمات تجاري مبتکرانه را مي­دهد و به بهترين نحو داده­ها را به دانش تبديل مي­کند. هدف عمده اين نرم ­افزار يعني “سهولت در تصميم گيري براي همه، در همه جا” به بهره ­برداري از پتانسيل واقعي داده­ هاي بزرگ و کوچک و به کارگيري قدرت داده­ ها براي دگرگوني دنياي تجاري کاربران، مربوط مي­شود. بيش از صد هزار سازمان در سراسر دنيا کاربران خود را با استفاده از ابزار ساده کليک ويو قادر به يکپارچه سازي، جستجو و مشاهده بصري تمامي داده ­هاي خود کرده­اند تا بينش تجاري بي سابقه و منحصر به فردي داشته باشند.

ابزارهای بازاریابی ایمیلی رایگان

“من می­توانم فردا کسب و کارم را از دست بدهم، اما تا زمانی که لیست ایمیل­ هایم را داشته باشم، من خوبم”.

یک لیست ایمیل، یکی از ارزشمندترین دارایی ­هایی است که تیم بازاریابی می­تواند داشته باشد اما برای ذخیره لیست، ارسال پیام ­ها و پیگیری تعامل نیاز به یک ابزار قابل اطمینان خواهید داشت.

MailerLite

یک ابزار قدرتمند ارسال انبوه ایمیل که می‌توانید استراتژی‌های بازاریابی ایمیلی را به ساده‌ترین شکل ممکن در آن اجرا کنید. این ابزار دارای بخش‌های زیادی است که به شما این امکان را می‌دهد تا ایمیل‌های خودکار، ایمیل‌های زمان‌بندی شده با ظاهر زیبا برای کاربران ارسال کنید. همچنین می‌توانید کاربران را در گروه‌های متعددی تقسیم‌بندی کنید تا ایمیل‌ها را به‌صورت هدفمند ارسال شوند.پ

یکی از جذاب‌ترین بخش‌های میلرلایت، بخش اتوماسیون ارسال ایمیل ­ها است. از طریق قابلیت اتوماسیون، امکان ارسال ایمیل‌های خودکار، زمان‌بندی‌شده و هوشمند وجود دارد. به عنوان مثال می­توانیم تنظیم ‌کنیم هر زمان کسی محصول الف را خرید،‌ بعد از یک هفته، یک ایمیل برایش ارسال شود و محصول ب به او پیشنهاد شود.

برخی از وضعیت­ هایی که در آن به خوبی می­توان از قابلیت اتوماسیون استفاده کرد عبارتند از:

• اگر ایمیلی به گروه خاصی اضافه شد، یک ایمیل به‌صورت خودکار برای وی ارسال شود.
• اگر ایمیلی به گروهی اضافه شد، چند ایمیل به‌صورت زمان‌بندی‌شده ارسال شود.
• اگر شخصی محصولی را خریداری کرد، به فهرست یک گروه خاص اضافه شود.
• و…

MailChimp

MailChimp یک ابزار بازاریابی ایمیلی کاملاً برجسته برای همه، از کارآفرینان فردی و آزادکاران تا SMEها و شرکت ها می باشد. این بازاریابی خودکار رایگان، قالب ها، گزارش ها و فرم های ثبت نام برای 2000 کاربر و 12000 ایمیل ماهانه به صورت رایگان را بطور برجسته به نمایش می گذارد.

MailChimp به صورت رایگان گردش های کار ایمیل خودکار را ارائه می دهد، که یک ویژگی نادر در میان تامین کنندگان ایمیلی است. این یکی از بهترین سیستم ­های ارسال ایمیل است که تا 2000 ارسال ایمیل در آن بصورت رایگان پشتیبانی می­شود.

ابزارهای ارتباط تیمی رایگان

صندوق ورودی مشتری ممکن است مکان ایده آل برای جذب مخاطب شما باشد، اما هنگامی­که به ایمیل ­های داخلی می آید، یک راه بهتر وجود دارد. در طول سالیان گذشته، تعداد قابل توجهی از تیم ها تصمیم گرفتند که استفاده از ابزارهای تعاملی تیمی بر بستر ابر را جایگزین ایمیل­ های داخلی نمایند.

در اینجا سه ابزار برجسته وجود دارد:

Slack

Slack یک ابزار چت تیمی مبتنی بر ابر با ویژگی ­های جستجوی استثنایی و ویژگی­ های اشتراک­ گذاری سند است. اضافه کردن اسناد به کانال ­ها، ساخت گفتگوهای گروهی و نگهداری اطلاعات مهم در دسترس از قابلیت­ های مهم این ابزار است. Slack برای مکالمات در لحظه عالی است و به عنوان یک ابزار ارتباطی نامتقارن است.

Slack جزء اولین ابزارهای رایگان تعامل تیمی بود که بصورت موفقیت ­آمیزی عمل کرد، بنابراین تاثیر بزرگی در صنعت از خود برجای گذاشت. تعداد زیادی از اپلیکشین ­های slack وجود دارد بنابراین این احتمال وجود دارد که بتوانید ویژگی های جدیدی به slack اضافه نمایید و ابزارهای کسب و کار مورد علاقه خود را بومی کنید.

Ryver

Ryver یک محصول جالب با سبک Slack بصورت کاملا” رایگان است. این ابزار دارای جستجو قدرتمند، امکان تعریف گروه­ های شخصی، کانال­ های عمومی و… را دارد و با 10000 برنامه از طریق zapier ادغام شده است.

Ryver بعنوان رقیب Salck بوده و نسخه رایگان Ryver هر کاری را انجام می­دهد. اگرچه این یک محصول جدید و رایگان است اما محدودیت­ های بسیاری از برنامه ­های بومی را که می­توانند یکپارچگی را محدود کند ندارد.

Samepage

Samepage امکان اشتراک­ گذاری و کار تیمی بر روی سند در لحظه، ایجاد نمودار، اشتراک­ گذاری جملات، گفتگوی تیمی و موارد دیگر را ارائه می­دهد. در این برنامه رایگان امکان فیلتر بر اساس تاریخ گفتگو، اعضاء تیم و فضای ذخیره سازی وجود دارد.

Samepage برای تیم­ هایی است که می­خواهند به معنای واقعی کلمه تیم خود را در یک صفحه داشته باشند و از حرکت آنها بین ایمیل، ویدیو کنفرانس، تقویم ها، گفتگو و صفحات گسترده جلوگیری می­کند. Samepage همه این کارها را انجام می دهد و باعث بهبود بهره­ وری تیم می­شود.

فضای ذخیره­ سازی ابری رایگان

بدون فضای ذخیره ­سازی ابری کسب و کارها فایل هایشان را با USB یا ایمیل جابجا خواهند کرد. با در اختیار داشتن تمام فایل ­های مورد نیاز کسب و کارتان در فضای ابری با مجوزهای مدیریت شده، سهولت و امکان دسترسی به آنها در مواقع لزوم تسهیل خواهد شد.

Google Drive

اگر شما به گوگل بعنوان یک جایگزین برای مایکروسافت آفیس اعتماد دارید، Drive یک انتخاب هوشمندانه است زیرا بصورت یکپارچه با دیگر محصولات ادغام می­شود. هر چیزی که از منابع خارجی بارگذاری شده باشد و با رشته G ساخته شده باشد، نمایه شده و قابل جستجو از همان نوار ابزار است و این پیدا کردن آنچه را که نیاز دارید آسان کرده است. برای کاربران Google Drive فضای ذخیره سازی 10 گیگا بایتی را پیشنهاد داده است.

Google Drive 8 گیگا بایت فضای ذخیره ­سازی بیشتر از Drop Box در اختیار کاربران قرار می­دهد و مستقیماً با Google Docs، صفحات گسترده و اسلایدها ادغام می­شود.

Dropbox

در برنامه رایگان Dropbox فایل­ها و لینک ­های به اشتراک گذاشته شده، توضیحات، اسکن اسناد و توانایی کاربران برای دسترسی به فایل های مورد نیازشان در هر دستگاهی که به اینترنت وصل شود، امکان­ پذیر خواهد بود.

Dropbox بطور مشخص 4 برابر کمتر فضای ذخیره ­سازی نسبت به گوگل درایو ارائه می­دهد اما بدون هزینه با Dropbox paper ادغام می شود. ذخیره سازی پرونده ­های همکاری­تان در یک جا و قابلیت استفاده آسان در هر جا از ویژگی های آن است.

PCloud

در حالیکه استفاده از Pcloud در کسب وکار مانند دو ابزار دیگر که در بالا اشاره شد رایج نیست ولی این ابزار مقدار قابل توجهی فضای ذخیره­سازی ارائه می­دهد. جستجوی پیشرفته، دسته­بندی، فایل های به اشتراک گذاشته شده، مجوزهای عضویت و هماهنگ­سازی خودکار بین دستگاه­های متصل شده شما و فضای ذخیره­سازی ابری از ویژگی­های متمایز این ابزار است.

این ابزار 20 گیگ فضای ذخیره­ سازی رایگان برای استفاده شخصی در کوتاه مدت گزینه مناسب به نظر می رسد یعنی 2 برابر فضای Google Drive

ابزارهای یکپارچه ­سازی

Zapier

Zapier یک ابزار یکپارچه­ سازی است که از طریق آن می­توانید 1000 برنامه مختلف از جمله CRM های محبوب، ابزارهای ایجاد سند و… را به هم متصل کنید.

از Zapier برای اتصال بیش از 1000 برنامه (مانند Evernote، Gmail، مایکروسافت ورد، گوگل درایو و…) با قوانین ساده استفاده می­شود که بطور خودکار عمل کردن هرگونه گردش کار را ممکن می­سازد.

جایگزین­ های Zapier تا به حال تجربه این حجم از یکپارچگی را نداشته­ اند، بنابراین نمی­توانند تعداد اتصالاتی که برنامه Zapier برقرار می­کند را برقرار کنند.

چند ابزار فوق ­العاده دیگر در سیستم­ سازی

نقشه ذهن یا Mind Mapping

نقشه ذهن یا Mind Mapping در واقع یک ابزار نیست بلکه یک تکنیک است. این تکنیک در حوزه­ های مختلف کاربرد داشته و کلیه سیستم ­سازان باید این تکنیک را فرا بگیرید. البته یادگیری نقشه دهنی تنها در تحلیل کسب و کار کاربرد ندارد بلکه در بسیاری از شئون حتی زندگی شخصی نیز قابل بکارگیری است. در این بخش توضیحات مختصری در مورد نقشه ذهنی اشاره ارائه می­دهیم و در بخش بعدی یک ابزار خوب که با آن می­توان نقشه ذهنی را ترسیم کرد معرفی می­کنیم.

پس این نکته را در نظر داشته باشید که برای ترسیم یک نقشه ذهنی، هم میتوان از کاغذ استفاده کرد هم از نرم افزار. یکی از نرم افزارهایی که برای کاربردهای متنوع از جمله ترسیم نقشه ذهنی میتوان از آن استفاده کرد، نرم افزار ویژوال پارادایم است.

به عنوان مثال نقشه ذهنی در سخنرانی یا برگزاری جلسات بسیار پرکاربرد است. از آنجایی که ذهن انسان قابلیت ذخیره همه مطالب رو در خود ندارد، انسان مجبور می­شود که موادی رو یادداشت کند. برای سخنرانی بهتر است که مطالبی را آماده کرده تا از آن استفاده کنیم اما ممکن است که این مطالب هرچند که یادداشت کرده باشیم نیز موقع سخنرانی برای ما گیج کننده باشد. نقشه ذهنی به ما کمک می­کند تا در سازماندهی و ارائه مطالب دچار سردرگمی نشویم.

سایر کاربردهای نقشه ذهنی عبارتند از:

• برنامه­ ریزی فعالیت­ ها
• یادداشت برداری و خلاصه برداری کتب
• سازماندهی به تفکرات و ایده ها (بارش فکری)
• نوشتن متن سخنرانی
• تدریس و آموزش
• ارائه محتوا و دفاع و کنفرانس دانشجویی
• نوشتن جزوات و برداشت نکات کلاسی

نرم افزار ویژوال پارادایم

از نرم افزار ویژوال پارادایم می­توان در سیستم ­سازی استفاده­ های مختلفی کرد و نمودارهای مختلفی را با این نرم­ افزار ترسیم نمود که مورد نیاز است.

مثلاً در ترسیم نقشه ذهنی که در بند قبل توضیح داده شد یا ترسیم سیستم ­های موجود و مطلوب در کسب و کار یا نمودارهای فرایندی که در سیستم ­سازی بسیار مهم هستند. خلاصه اینکه این نرم­ افزار می­توان نقش یک آچار فرانسه را برای شما ایفا کند.

این نرم­ افزار که جزء گران قیمت­ ترین نرم­ افزارها در حوزه خود به شمار می­رود، در کشور ما بصورت رایگان قابل استفاده است.

پیشنهاد دیگری هم برای شما داریم. این کتاب فوق­ العاده را از دست ندهید. در این کتاب الگوریتم و مراحل کلیدی مورد نیاز در سیستم سازی با زبان بسیار ساده و کاربردی توضیح داده شده است. این کتاب کاملاً بر اساس تجربیات چندین ساله مولفانشان نوشته شده است که می­تواند برای شما هم بسیار مفید باشد.