همه ما از تأثیر محیط کار بر روی عملکرد افراد آگاهی داریم. یک محیط آشفته و به هم ریخته موجب کاهش بهرهوری، اتلاف وقت و حتی خستگی کارکنان میشود. داشتن نظم، انضباط و آراستگی محیط کار عاملی مهم برای افزایش بهرهوری، انگیزش و ایمنی است، در حالی که اجرای آن نیاز به هزینههای زیادی هم ندارد.از گذشته آراستگی در همه جوامع بخصوص ایران ما وجود داشته است اما بصورت نظام مند و روشمند نبوده، اولین بار ژاپنی ها در سال 1985 نظام آراستگی را بصورت نظام مند معرفی کردند، فردی بنام سوزوکی در کتاب کایزن عملی فصلی را به اصول نظام آراستگی بعنوان مبنایی برای بهره وری و کایزن معرفی نمود. ابتدا نظام آراستگی دارای 3 بند بود که پس از آن به 5 اصل تغییر یافت و نام 5S را به خود گرفت.
سامان دهی و مرتب سازی محیط اطراف ممکن است در زمانهای مختلف صورت پذیرد، اما بدون تکرار همیشگی، تأثیری در محیط کار ایجاد نخواهد شد. هدف از این نظام، حفظ، نگهداری و استانداردسازی است به نحوی كه از به هم خوردن دوباره نظم ايجاد شده جلوگيری به عمل آيد. از جمله المانهای لازم برای حفظ و نگهداری سیستم پیاده سازی شده، تعهد مدیریت، تخصیص بودجه لازم، کارگروه یا کمیتهای فعال، مشارکت پرسنل، سیستم انگیزشی و مکانیزم پاداش دهی، برنامه ترویج نظام آراستگی محیط کار5S و … است.
استفاده از نظام آراستگی محیط کار 5S عاملی مهم در کاهش زمانهای تلف شده به شمار می رود، به گونهای که زمان پاسخ گویی به درخواست کارها و زمان انجام کارهای تعمیراتی تقریباً ۲۰ درصد کاهش مییابند.
مزایای پیاده سازی 5S :
عوامل موثر در اجرای 5S :
عوامل متعددی بر اجرای این سیستم، تاثیر می گذارند. شدت اثر برخی از این عوامل به حدی است که اجرا یا عدم اجرای این سیستم، منوط به آن ها است. شدت این تاثیر وابسته به عوامل و شرایط و ماهیت خاص هر سازمانی است.
به طور کلی می توان این عوامل را در پنج دسته طبقه بندی نمود:
عبارت « پنج اس » 5Sبراساس حروف ابتدای پنج واژه ژاپنی انتخاب شده است:
ساماندهی Seiri عبارت است از نظم دادن به كلیه اجزای یك سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه « پنج اس » ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیرضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیرضروریها است.
– تفكیك اشیاء ضروری از غیر ضروی (مشخص كردن ملزومات اداری كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن ، تفكیك فرمهای از رده خارج و فرمهای در گردش).
– اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم (دور ریختن برگهای زائد).
5S Seiton یا مرتب کردن، فرآیندی است که پس از حذف اقلام مازاد بر روی اقلام مانده می بایست اجرایی نمود و آنها را با استفاده از اصول ارگونومیک به نحو موثری نظم بخشید تا جایی که این اطمینان حاصل شود که هر جنس یا کالا مکان مشخصی دارد و همه چیز در جای خودش قرار گرفته است. در این مرحله باید اقلام را دسته بندی کنیم تا به راحتی بدانیم که هر چیزی در کجا قرار دارد. مثل آن چه که یک تعمیرکار روی میز کارش دارد و به راحتی میداند که هر ابزاری را که نیاز دارد در کجا قرار دارد. هنگامی كه هر چیز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كیفیت و ایمنی كار در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود.
پاکیزه سازی Seiso در دیدگاه 5S پاکیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاکیزه کردن اشیاء از آلودگیها و مواد خارجی.
به عبارت دیگر پاکیزه سازی نوعی بازرسی است. بازبینی و پاکیزگی محیط کار برای حذف آلودگی مورد تأکید در این بخش از نظام «پنج اس»قرار دارد.
به عبارت دیگر پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن مداوم محیط، اموال و افراد و حذف و یا کنترل آلودگی و یادآوری این نکته که محل کار خود را همانند خانه خود بدانیم. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:
منظور از 5S Seiketsu یا استاندارد سازی، تضمین این است که آنچه که ما در سه مرحله اول از فرآیند 5S انجام داده این استاندارد شده است . این اصل باید توسط مدیریت اجرا شود، به گونهای که هر چیزی در جای خودش باشد، فرآیندها طبق روال خاصی انجام شوند و از علائم، نشانهها و برچسبها به خوبی استفاده شود .
از جمله اقدامات دیگری که در S چهارم بایستی انجام گیرد:
منظور از مرحله نهایی فرایند 5S ، حفظ ، پایداری و ثبات (Shitsuke) مراحل انجام شده قبلی می باشد تا این اطمینان حاصل شود که فرآیند 5S به طور مداوم جهت بهبود مراحل کار در سازمان اجرائیست. 5S باید بخشی از فرهنگ کسب و کار و مسئولیت هر فرد در سازمان باشد. اصل انضباط که حفظ و نگهداری هم گفته میشود، بر عادت کردن به حفظ روشهای صحیح کار تأکید میکند. محیط کار باید به نحوی باشد که کارکنان متعهد به اصول 5S باشند که نتیجه آن بالا رفتن بهرهوری و افزایش کیفیت خدمات و محصولات است. نادیده گرفتن این مرحله باعث میشود نتایج حاصل از رویکرد 5S پایدار نباشد و بعد از مدتی دوباره به وضعیت قبل از اجرای آن برگردیم. با اجرای درست این اصل عادت صحیح انجام فعالیتها در کارکنان شکل میگیرد و میتوان از دیدگاههای همه افراد سازمان برای یافتن نقایص و مشکلات و حل آنها استفاده کرد.
پیاده سازی 5S در دانش کار:
اگر فکر می کنید که 5S فقط برای موارد کار ملموس کاربرد دارد ، دوباره در مورد آن فکر کنید. این مفهوم یک طرز فکر است. حتی می تواند در دانش کار کاربرد داشته باشد.
به مثال زیر دقت کنید:
نگاهی به پرونده ها و ابزارهای نرم افزاری خود بیندازید. ممکن است از تعداد پوشه هایی که در سیستم عامل های ذخیره سازی خود نگهداری می کنید شگفت زده شوید. اشتراک ها یا مجوزهای نرم افزاری که دارید را مرور کنید. آیا از این ابزارها استفاده می کنید؟ آیا تیم شما قادر است ویژگی های این ابزارها را به حداکثر برساند؟ وقت بگذارید و در مورد مواردی که می توانید حذف کنید با تیم خود بحث کنید.
پس از حل این مسئله ، ارزیابی کنید که آیا فایل های شما به راحتی برای همه اعضای تیم قابل دسترسی و تشخیص است یا خیر. آیا دسته بندی آنها در پوشه های دیجیتال کمکی می کند؟ آیا همه می دانند ابزارهای نرم افزاری شما برای چیست و چگونه به آنها دسترسی پیدا کنید؟ آیا مستنداتی برای این کار وجود دارد؟ وقت بگذارید و مطمئن شوید که همه چیز مرتب است ، به طوری که هر فایل یا ابزار تا چند کلیک با دسترسی فاصله داشته باشد.
اکنون که این کار را انجام داده اید ، وقت آن است که همه چیز را مرتب نگه دارید. به طور مرتب پوشه های دیجیتالی را بررسی کنید تا مطمئن شوید که فایل ها به صد عدد دیگر ضرب نشده اند. به دنبال فایل های تکراری یا موارد قابل پاک شدن باشید. اسکنهای بدافزار را به طور منظم روی رایانه خود انجام دهید تا مطمئن شوید که از نظر ظاهری عالی است. اطمینان حاصل کنید که برنامه های شما به طور مرتب به روز می شوند تا مطمئن شوید که در حال کار بر روی نسخه ای هستید که دارای جدیدترین ویژگی ها و رفع اشکال است.
پیادهسازی نظام آراستگي محيط كار 5s در 3 فاز به اجرا خواهد رسید:
چند نکته نهایی برای حفظ 5S:
5 نکته که برای اجرای موفق باید بدانید:
برای اطلات بیشتر فیلم وبینار زیر مشاهده کنید