ارزیابی عملکرد کارکنان ، نوعی ارزیابی و بررسی منظم در مورد عملکرد یک کارمند در هنگام کار است. مدیران معمولا، ارزیابیهای عملکرد کاملی را بطور سالانه انجام داده و چک های منظمی نیز در طول سال ترتیب میدهند. ارزیابی عملکرد به کارفرما اجازه می دهد انتظارات روشنی را مشخص کرده و بر اساس آن موفقیت کارمند را اندازه گیری کند. اطلاعات جمع آوری شده برای ارزیابی عملکرد می تواند به تصمیم گیری در مورد افزایش دستمزدها، ترفیعها و تعدیلها کمک کند.
ارزیابی عملکرد غالباً شامل بررسی عملکرد کارکنان توسط مدیر و همچنین یک خود ارزیابی انجام شده توسط خود کارمندان در مورد موفقیتهای خودشان است. ارزیابی عملکرد کارکنان باید در مقایسه با اهداف خاص و با استفاده از معیارهای واضح مورد قضاوت قرار گیرد.
ارزیابی عملکرد کارکنان اهداف زیادی را در ارتباط با عملکرد فردی و فرهنگ شرکت دنبال میکند. در اینجا برخی از مزایای ارزیابی حرفه ای کارمندان آورده شده است:
برای ارزیابی موثر عملکرد یک کارمند، شرکت ها باید یک چارچوب ارزیابی استاندارد در دست داشته و هر یک از کارمندان را در برابر این معیارهای استاندارد بررسی نمایند. در اینجا یک راهنمای گام به گام برای ارزیابی موثر کارکنان آورده شده است:
اولین و مهمترین مرحله این است که شما استانداردهای عملکرد روشنی را تنظیم کنید. این استانداردها مشخص میکند که یک کارمند در یک نقش خاص چه انتظاراتی را باید برآورده کند و کار چگونه باید انجام شود. همان استانداردها باید برای هر کارمندی که دارای همان موقعیت است، اعمال گردند. کلیه استانداردهای عملکرد باید قابل دستیابی باشند و مستقیماً به شرح وظایف شخص مربوط شوند.
بر خلاف استانداردهای ارزیابی عملکرد کارکنان که می تواند برای چندین کارمند اعمال شود، باید اهدافی خاص برای هر کارمند نیز تعیین کنید. اهداف خاص در مورد نقاط قوت و ضعف فردی کارمندان است و می تواند به آنها در بهبود مهارت هایشان و یادگیری موارد جدید کمک کند. برای هر کارمند زمانی اختصاص دهید تا اهدافی منطقی و منطبق با موقعیت او تعیین نمایید.
عملکرد کارمندان خود را در طول سال پیگیری کنید. برای هر کارمند یک فایل عملکرد ایجاد نمایید. سوابق مربوط به دستاوردها یا حوادث قابل توجه، چه مثبت و چه منفی را در آن ثبت نمایید. به یاد داشته باشید که اگر اتفاق برجستهای رخ داد، می توانید فوراً به کارمندان بازخورد دهید. لازم نیست که برای بیان ستایش یا انتقاد سازنده، تا بررسی پایان سال صبر کنید.
وقتی نوبت به ارایه ارزیابی کارمندان میرسد، بهتر است قبل از موعد مقرر برای جلسه آماده شوید. قبل از جلسه، مستندات مربوط به کارمندان را مرور کنید و آنچه را که می خواهید در مورد آن با کارمندان بحث کنید، یادداشت نمایید. ارزیابی عملکرد کارکنان بیشتر باید مربوط به عناصر مثبت عملکرد کارمندان باشد، به همراه برخی توصیه های مفید در مورد چگونگی بهبود در آینده. از این گذشته اگر عملکرد کارمند بیشتر منفی باشد، احتمالاً هنوز تمایلی به کار کردن برای شما ندارد.
اگر در ارزیابی عملکرد کارکنان نیاز به انتقاد دارید، در مورد نظرات خود صادقانه و صریح باشید. سعی نکنید که با خوب جلوه دادن وضعیت باعث سردرگمی کارمندان شوید. مثالهای واضح ارائه دهید و سپس راهنمایی های مفیدی در مورد چگونگی رشد و پیشرفت کارکنان در آینده ارائه دهید.
هدف از ارزیابی کارمندان بررسی عملکرد هر یک از کارمندان در مقایسه با مجموعه ای از معیارهای عملکرد استاندارد است. مقایسه عملکرد یک کارمند با دیگری مفید نیست و انجام این کار می تواند منجر به نارضایتی و رقابت ناسالم شود. همیشه به چارچوب ارزیابی خود برگردید، نه به عملکرد سایر کارمندان.
ارزیابی شما باید به جای تمرکز بر ویژگیهای شخصیتی فرد، بیشتر روی این باشد که او کار خود را چگونه انجام می دهد. وقتی در مورد شخصیت کارمندان قضاوت می کنید، آنها ممکن است احساس کنند به آنها حمله شده و مکالمه خصمانه شود. بنابراین، به عنوان مثال به جای دادن بازخورد در مورد اینکه یک کارمند نابالغ یا عاطفی است، ارائه مثالهایی در مورد اقدامات کارمندان در محل کار که نشان دهنده این خصوصیات باشد، مثمر ثمرتر است. انتقادات را شخصی نکنید، همیشه آن را به کار گره بزنید.
ارزیابی عملکرد کارکنان نباید همچون یک خیابان یک طرفه باشد که مدیر بازخورد بدهد و کارمند به آن بازخورد گوش کند. در عوض، ارزیابی کارآمد کارکنان باید به صورت گفتگو بین هر دو طرف باشد. به نگرانیهای کارمندان خود و اینکه دوست دارند چگونه حرفه آنها رشد کند گوش دهید. دریابید که چگونه شما و تیمتان می توانید به کارمند در رسیدن به اهداف شغلیشان کمک کنید. همچنین ممکن است از یک کارمند بخواهید که یک ارزیابی از خود انجام دهد و بگوید که در مورد چگونگی انجام وظایف خود در طول سال چه فکری میکند. بررسی عملکرد باید به کارمند اجازه دهد تا راجع به خود، محل کار و مدیران بازنگری کند و همچنین در مورد نحوه پیشرفت شغلی خود تأمل نماید.
برای داشتن مکالمه های موثر با کارمندان هنگام ارزیابی، می توانید با سؤالات مشخصی که می خواهید با کارمند در مورد آنها بحث کنید، وارد شوید. در اینجا چند سؤال وجود دارد که می توانید هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان آنها را پرسیده و مکالمه را آغاز کنید و بازخوردهای ارزشمند دریافت نمایید:
در حالت ایده آل ارزیابی عملکرد کارکنان یک روند مداوم در طول سال است و نه کاری که فقط یکبار انجام میشود. بازخورد در طول سال و تماس با کارمندان برای دیدن نحوه کار در راستای اهداف سالانه آنها می تواند به بهبود روحیه کارگران کمک نموده و کارمندان را پیگیر کارهای خود نگه دارد.
شما تمام فرایند ارزیابی عملکرد را می توانید به صورت مکانیزه و خود دکار پیش ببرید. برای این کار دو راه دارید یا نرم افزار آماده خریداری کنید یا خوتان فرایند متناسب با سازمان خود را طراجی کرده و مکانیزه کنید که در این صورت این فرایند و ارزیابی دقیقاٌ متناسب با شما و در هزینه های شما صرقه جویی قایل توجهی شکل می گیرد.
پیشنهاد می کنیم مقاله « خرید نرم افزارهای یا ساخت نرم افزار سفارشی کسب و کار » را مطالعه بفرمایید.
این شاخص ابتدایی ترین شاخص درمورد میزان عایدی شرکت از هر کارمند است. این شاخص شما را مطمئن خواهد کرد که نیروی کار شما بیشتر از سودی که برایتان دارد هزینه ایجاد نمی کند. این شاخص اغلب برای ارزیابی سودآوری شرکت ها استفاده می شود.
مشابه مورد قبلی، این KPI سودآوری خام را تجزیه می کند (بدون هزینه ها) که ممکن است برای شرکت هایی با کارمندان از راه دور یا آزاد که همان هزینه کارمندان داخلی را ندارند، مفید باشد.
این شاخص ارزیابی عملکرد کارکنان با نام “نرخ استفاده” نیز شناخته میشود و نسبت کلی کارهای سودآور را به هزینه داخلی که هر یک از کارمندان درگیر آن هستند به شما نشان می دهد. هنگام مشاهده آن باید ببینید که تیم شما چه مدت زمان غیرقابل پرداخت(زمانی که کار مفید انجام نمیشود) باید برای حفظ تعادلی سالم صرف کند.
این KPI نیز باید به عنوان راهنمایی برای آگاهی از کارایی کلی تیم مورد بررسی قرار گیرد. این شاخص ارزیابی عملکرد کارکنان برای فهمیدن اینکه مراحل مختلف یک پروژه معمولاً چه میزان از وقت کارکنان را میگیرد مفید خواهد بود. با توجه به آن میتوانید برآوردهای بودجه و قیمت را برای کارهای خود به صورت عادلانه بهبود بخشید.فرایند ارزیابی
معیار میانگین اضافه کاری را می توان به روشهای مختلف تفسیر کرد. برخی از شرکت ها از آن برای درک سلامت کارمندان خود استفاده می کنند(هم از نظر درگیری و هم از نظر سلامت جسمی). اما نباید آن را به عنوان شاخص تخصیص کارمندان دانست. زیرا تنها “حضور” به معنای “کیفیت کار” یا “اشتیاق” نیست. اگر کارکنان شما به طور مداوم اضافه کاری انجام دهند، در واقع ممکن است نیاز به افزایش نیروی کار خود داشته باشید. به نفع شرکت شما است که نگاهی به این شاخص داشته باشید.
ظرفیت کارمندان یک معیار عالی برای عملکرد تولید است. این معیار همچون اضافه کاری، به شما نشان می دهد که فشار کاری روی چه کسی زیاد است و چه کسی جایی برای کار بیشتر دارد. ظرفیت کارمندان برای توزیع یکنواخت کار در تیم و درک اینکه چه کسی به پشتیبانی بیشتری نیاز دارد، فوق العاده است.
این یک واقعیت است که همه مشاغل یکسان نیستند. بنابراین هنگام تحقیق برای یافتن با طراجی نرم افزار مناسب، بررسی این مسئله که تا چه اندازه نرم افزار مورد نظر برای ارائه ارزش به کسب و کار شما قابل تنظیم است، ضروری خواهد بود. شرکتهای توسعه نرم افزار معمولاً یک برنامه عمومی ایجاد می کنند و انتظار دارند کسب و کارها قوانین خود را برای مطابقت با نرم افزارها تغییر دهند. واقعیت این است که “یک اندازه برای همه مناسب نیست”. بنابراین پیدا کردن محصولی که با کسب و کار شما مطابقت داشته باشد بسیار سخت است و گزینه بهتر این است که در بستر bpms نرم افزار مطلوب خود را طراحی کنید.فرایند ارزیابی
بازخورد ۳۶۰ درجه، فرآیند دریافت بازخورد محرمانه و سازنده از افرادی است که با کارکنان و یا در اطراف آنها کار میکنند. شرکت کنندگان درگیر در این فرآیند معمولاً افرادی مانند مدیر کارمند، همکاران، گزارشگران مستقیم، مشتری و موارد دیگر را شامل می شوند. با استفاده از این ویژگی نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان، ذینفعان فرم بازخورد ناشناس را پر می کنند که طیف گسترده ای از صلاحیت های عملکردی را در بر می گیرد.
در صنعت توسعه نرم افزار بحثهای زیادی پیرامون قابلیت استفاده و رابط کاربری هر اپلیکیشن وجود دارد. فارغ از اینکه نرم افزار مبتنی بر وب یا مبتنی بر مشتری باشد. بحث اصلی در مورد امنیت داده ها است. نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان باید به آسانی از داده های مشتری استفاده و محافظت کند.
اتحادیه اروپا برای حفظ جنبه های امنیتی، اجرای برنامه GDPR (تنظیمات عمومی برای حفظ داده ها) را در تاریخ ۲۵ مه ۲۰۱۸ تصویب کرده است. بنابراین ، بررسی این نکته ضروری است که آیا نرم افزاری که شما انتخاب می کنید قوانین GDPR را اعمال کرده است یا خیر.
ویژگی اسکوربرد عملکرد به مشاغل اجازه می دهد تا عملکرد افراد را در تیمها جمع کرده و آنالیز کنند و عملکردهای استثنایی را به طور مؤثر برجسته نمایند.
ارزیابی عملکرد کارکنان معمولاً یک یا دو بار در سال اندازه گیری می شود. ارزیابی بیشتر از این به نوعی اتلاف وقت برای بیشتر کارمندان و مدیران محسوب می شود. KPI ها معمولاً عمومی هستند و مبتنی بر پروژه نیستند.
بنابراین امکان اندازه گیری عملکرد هر یک از کارکنان در هر پروژه، یکی از ویژگیهای مهم برای نرم افزار سنجش عملکرد است. این اندازه گیری ها میتواند (و باید) هم در حین انجام و هم در پایان هر پروژه انجام شود.فرایند ارزیابی
بسیار مهم است که نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان، توانایی ادغام یکپارچه با سایر برنامه های شخص ثالث مانند Google Apps ، Microsoft Office و سیستم های مدیریت پروژه را داشته باشد. در صفحات گسترده (گوگل و مایکروسافت) میتوان آمار را بر اساس پارامترهای مختلف وارد نمود. بنابراین بسیار مهم است که نرم افزار ارزیابی عملکرد کارکنان منتخب شما، توانایی واردات و صادرات داده های خام را داشته باشد.