در زیر یک نمونه عملی از چگونگی اجرای تکنیک GTD به صورت روزمره آورده شده است.
یک مثال در زندگی واقعی:
تام یک کارآفرین جوان است که به تازگی از دانشگاه فارغ التحصیل شده است. او چندین ایده خوب داشته است اما مدت زیادی است که قادر به تمرکز بر روی هر یک از آنها نیست، بنابراین او در حال آزمایش سیستم GTD است به این امید که در واقع بتواند برخی از ایدههای خوب خود را پیگیری و اجرا کند. آخرین ایده او که معتقد است بهترین ایده او (خدمات تحویل مواد غذایی) است، بنابراین تصمیم میگیرد کمی بیشتر آن را پیگیری کند:
اول، او از خود می پرسد “این چیست؟”
این یک ایده تجاری است که او برای ادامه کار هیجان زده است. سوال بعدی این است که “آیا عملی است؟”
همانطور که گفته شد، – فقط یک ایده است – بنابراین او آن را دوباره به این صورت تعریف میکند “شروع کسب و کار تحویل مواد غذایی” اکنون که قابل اجرا است، سوال بعدی این است که “اقدام بعدی چیست؟”
در این مرحله، تام متوجه میشود که شروع یک کار تحویل مواد غذایی کاملاً تلاش میخواهد، زیرا این یک اقدام یک مرحله ای نیست و او آن را به یک پروژه در سیستم مدیریت وظایف خود تبدیل می کند.
او به سرعت چندین وظیفه را که باید انجام دهد شناسایی میکند، مانند:
شناسایی رقبای محلی
خرید یک وسیله نقلیه تحویل
محاسبهی هزینههای کسب و کار
انتخاب یک نام تجاری و غیره.
وی به جای تلاش برای انجام یکباره همه كارها، یك وظیفه را برای شروع مشخص میكند (“شناسایی رقبای محلی”). سوال بعدی که وی باید بپرسد این است که “آیا انجام این کار کمتر از 2 دقیقه طول میکشد؟”
ممکن است بیشتر طول بکشد، اما تام فکر میکند که میتواند آن را فقط در عرض چند دقیقه کامل کند بنابراین با جستجوی سریع Google در “خدمات تحویل مواد غذایی” در منطقه خود:
تام جستجوی گوگل را انجام میدهد و تمام رقبایی را که نشان میدهد، یادداشت میکند.
برنامهها و ابزارها برای کاربران GTD
رمز کار ) GTD یا هر روش مدیریت کار) این است که مطمئن شوید میتوانید به سیستم خود اعتماد کنید. یکی از جنبههای آن این است که بدانید از چه برنامههایی استفاده میکنید و چه نقشی را پر میکنند.
حداقل برنامههای مورد نیاز:
برنامهای برای ذخیرهسازی
برنامهای برای ردیابی پروژهها
برنامهای برای ردیابی اقدامات بعدی
برنامهای برای موارد مرجع
یک تقویم
نکات عمومی GTD