سیستم‌سازی کسب و کار از کتاب پرفروش مایکل ای گربر به نام افسانه کارآفرینی، که در سال 1986 منتشر شد، شهرت پیدا کرد. در سال 2011، این کتاب پیشگام توسط وال استریت ژورنال به عنوان کتاب شماره 1 سیستم‌سازی کسب و کار در همه زمان ها انتخاب شد. در افسانه کارآفرینی گربر توضیح می‌دهد که چگونه کسب و کار معمولاً توسط افرادی که محتوای یک کسب و کار را می‌دانند – به اصطلاح “تکنسین”، افرادی که می‌دانند چگونه کارهای فنی مربوط به یک شرکت را انجام می‌دهند، شروع می‌شود. کسانی که خود سیستم سازی کسب و کار را می‌شناسند به اصطلاح “کارآفرینان” هستند.

سیستم یک فرایند گام به گام است، از ابتدا تا انتها که شما برای اطمینان از ثبات و عملکرد قابل اعتماد در هر زمینه استفاده می‌کنید.

هر کسب و کار یا فعالیت کسب و کار جدید برای یادگیری و توسعه برای اولین بار به زمان، تلاش، هزینه و حتی “نبوغ” فوق العاده‌ای نیاز دارد. اما هنگامی که این سیستم برای اولین بار توسعه یافت، از طریق آزمون و خطا سرانجام می‌تواند سیستماتیک شود تا جایی که فعالیت‌های کسب و کار توسط افراد عادی انجام شود.

تا زمانی که یک فعالیت کسب و کار سیستماتیک نشود، عمدتا در ذهن فرد تکنسین که می‌داند چگونه آن را انجام دهد وجود دارد. در نتیجه، نمی‌توان آن را کپی یا تکثیر کرد. اگر فرد تکنسین در آن‌جا نباشد، تجارت می‌تواند در نهایت متوقف شود

برای پیشرفت یک شرکت یا کسب و کار، باید فراتر از اتکا به اصطلاح “تکنسین” که اکنون نیز مالک شرکت است، پیش روید. گربر از مدل فرانشیز (شعب مختلف یک کسب و کار) برای نشان دادن چگونگی انجام این کار توسط یک کسب و کار استفاده می‌کند: فرانشیزها نمونه‌های اولیه کسب و کار هستند که با سیستم‌های کاملاً مستند اداره می‌شوند، به عنوان مثال، کتابچه‌هایی وجود دارد که جزئیات نحوه مدیریت مشاغل را شرح می‌دهند. گربر معتقد است که کارآفرین باید وقت خود را صرف ایجاد مشاغلی کند که بتواند به تنهایی و بدون حضور کارآفرین اداره شود و این از طریق سیستم سازی کسب و کار حاصل می‌شود.

سیستم‌های مهم در کسب و کارها

گربر بر اساس قابلیت پیش بینی و سازگارتر ساختن فرآیندهای کسب و کار، سه سیستم مهم برای کسب و کارها را بیان می‌کند: سیستم‌های سخت، ابزارهای فیزیکی هستند که یک شرکت را کارآمدتر می‌کنند. سیستم‌های نرم، روش هایی هستند که کارکنان برای انجام وظایف به کار می‌گیرند و سیستم‌های اطلاعاتی آن دسته از فرآیندهای فناوری اطلاعات هستند که داده ها را در مورد کسب و کار و فعالیت‌های آن جمع می‌کنند تا امکان مقایسه و انتخاب بهترین روش ها را فراهم کند.

مدل‌های سیستم‌سازی کسب و کار

بیشترین مثال ذکر شده از سیستم سازی موفقیت آمیز در کسب و کار، تجارت مک دونالد است، که بیش از 34000 رستوران در 119 کشور دارد و هر شخصی که امتیاز شعب آن را دارد قادر است همان استانداردها را در محصولات و خدمات ارائه شده تکرار کند، صرف نظر از این‌که در کجای جهان واقع شده باشد. مک دونالد و سایر شعب آن الگویی را برای مشاغل موفق ارائه داده‌اند که طبق سیستم‌هایی کار می‌کنند که احتمال انحراف را از بین می‌برند. هنگام خرید حق امتیاز مک دونالد، در برنامه آموزش آن شرکت می‌کنید و نحوه راه اندازی رستوران مک دونالد با استفاده از یک دفترچه راهنما به شما آموزش داده می‌شود.

سیستم‌سازی اساساً به این معنی است که شما خود را با یک سیستم جایگزین می‌کنید. در حالی که سیستم؛ کسب و کار شما را اجرا می‌کند، شما در گسترش نام کسب و کار یا ایجاد شعبه دوم به همان روش فرانشیز مشغول هستید.

امروزه سیستم سازی بیش از هر زمان دیگری منطقی است.

در بیش از 25 سال از زمان نوشتن افسانه کارآفرینی توسط گربر، پیشرفت های زیادی در توسعه فناوری و فناوری اطلاعات وجود داشته است. امروزه برنامه های نرم افزاری در مرکز بیشتر فعالیت‌های کسب و کار مانند CRM، تقویم دیجیتال، جایگزینی ایمیل، مجموعه‌های بهره وری، ذخیره سازی ابر و مدیریت عملکرد وجود دارد. به همین دلیل است که امروزه سیستم سازی کسب و کار شما حتی بیشتر از سال 1986 معقول است.

سیستم سازی کسب و کار به شما این امکان را می‌دهد تا سیستم‌های قابل تکرار برای مدیریت فعالیت‌های کسب و کار خود ایجاد کنید، به طور مداوم روندهای کسب و کار خود را ساده کرده و بهبود ببخشید و در نهایت رشد کسب و کار خود را امکان پذیر کنید.

دوست دارید کسب و کاری داشته باشید که سیستم سازی شده و بدون شما فعالیت کند؟ اولین کاری که باید انجام دهید این است که تعهد دهید تا کسب و کار خود را به چیزی شگفت انگیز تبدیل کنید. سیستم سازی یک کسب و کار به روش صحیح زمان بر است، اما نتایج نهایی برای شما و کسب و کار شما به معنای “تغییر زندگی” است.

چگونه سیستم‌سازی کنیم؟

اولین قدم در سیستم سازی کسب و کار شما تهیه لیستی از دسته فعالیت‌هاست که به طور منظم انجام می‌دهید. به طور معمول این موارد شامل بازاریابی، فروش، تولید، خدمات به مشتری و حسابداری است.

بعد، لیستی از کارهای منظم خود در هر یک از این دسته‌ها تهیه کنید. آن‌ها را به وظایفی که روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه یا سالانه انجام می‌دهید تقسیم کنید. این چارچوبی برای سیستم شما است.

هنگامی که لیست خود را تهیه کردید، هر کار را یکی یکی انجام دهید و مراحلی را که برای تکمیل آن بر انجام می‌دهید، لیست کنید. روش های بی شماری برای انجام این کار وجود دارد. ممکن است برای شما راحت تر باشد که پشت کامپیوتر بنشینید یا با یک کاغذ  تجسم جریان کار معمول خود را، در واقع آن‌چه را که انجام می‌دهید بنویسید. یا ممکن است آسان‌تر باشد که در طول روز کاری خود یک ضبط کننده صدا با خود داشته باشید و درباره آنچه انجام می‌دهید، ضبط کنید.

اکنون که مراحل بالارا انجام دادید، آن‌ها را در یک لیست شماره‌گذاری شده مرتب کنید. اینجاست که ممکن است روش‌هایی برای مرتب سازی مجدد یا ترکیب مراحل بهبود کارایی مشاهده کنید. اطمینان حاصل کنید که آن‌چه را که واقعاً انجام می‌دهید مستند کرده و سپس تغییرات و بهبودهایی را که مشاهده می‌کنید ایجاد کنید. اگر با نوشتن لیست راحت نیستید، سعی کنید این سند را به صورت فلوچارت یا نقشه ذهنی ایجاد کنید.

برای هر سیستم یک سند جداگانه ایجاد کنید و با نام مشخصی که محتوای آن را مشخص می‌کند برچسب گذاری کنید. این به شما کمک می‌کند تا در صورت نیاز سیستم‌های مختلف را پیدا کنید و محتویات آن را برای هر کارمند یا پیمانکاری که سند را دریافت می‌کند نشان دهید. ممکن است مفید باشد که همه آنها را در یک پوشه در رایانه خود ذخیره کنید و آن‌ها را در یک سرویس اشتراک مبتنی بر ابر مانند Google Archive یا Dropbox بارگذاری کنید. با این کار می‌توانید اسناد را مورد نیاز به سرعت پیدا کرده و به اشتراک بگذارید. همچنین ممکن است بخواهید آن‌ها را چاپ کنید و برای عنوان در یک زونکن نگه دارید.

با رشد کسب و کار خود، کارهای جدیدی اضافه کنید و مراحل کارهایی را که انجام می‌دهید را اصلاح کنید. شما ممکن است از فناوری استفاده کنید که برخی از مراحل شما را تسریع یا جایگزین می‌کند. اطمینان حاصل کنید که سیستم های خود را به طور منظم به روز می‌کنید تا همیشه چگونگی انجام کارها را توصیف کنند. بسیاری از صاحبان کسب و کارها برای اطمینان از مطابقت اسناد و مدارک با عملیات فعلی، یک بار در سال تمام یک سیستم را مرور می‌کنند.

سیستم‌ها دوست صاحبان کسب و کار هستند و کمک می‌کنند کار خود را روان و کارآمد ادامه دهید، حتی با رشد و پیشرفت کسب و کار. در حالی که به نظر می‌رسد سیستماتیک کردن کار یک فرآیند دلهره‎‌آور و وقت‌گیر است، در پایان شما فقط کارهایی را که قبلاً انجام داده‌اید ضبط می‌کنید و دانش و تجربه خود را به گونه‌ای جمع آوری می‌کنید که تجزیه و تحلیل و به اشتراک گذاری آن را آسان کند. شاید الان کمی طول بکشد اما شما برای سال‌های آینده از مزایای این کار بهره‌مند خواهید شد! system