هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
این مطلب به مرور کامل می‌گردد.
در این مقاله قرار است به این مسئله بپردازیم که الگوریتم سیستم سازی به صورت کلی به چه معناست و شامل چه قدم‌هایی می‌باشد. الگوریتم سیستم سازی شامل 10 مرحله کلیدی و حیاتی می‌باشد که شامل موارد زیر است:
- تعریف ارزش‌های کسب و کار
- تعیین اهداف کسب و کار
- کشف سیستم‌های وضع موجود
- مدلسازی سیستم‌های وضع موجود
- مدلسازی سیستم‌های وضع موجود
- استخراج فرایندهای وضع موجود هر سیستم
- مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
- تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
- استخراج فرایندهای مطلوب
- اجرا کردن سیستمها و فرایندها
- پایش و کنترل سیستمها و فرایندها
حالا به ترتیب به هرکدام از این قدم‌ها می‌پردازیم و آن را توضیح میدهیم.
در تصویر زیر الگوریتم سیستم سازی را می توانید مشاهده کنید.
اما یک کسب و کار برای مدیریت و هدایت نیاز به تجهیزات دیگری دارد. برخی از اصول و مبانی‌ای را که به عنوان یک مدیر باید به آن مجهز باشید در ادامه بیان شده است.
البته بهتر است بدانیم آکادمی سیستم سازی برای پاسخ به این دغدغه سلسه وبینارهایی را تدارک دیده است که به منظم برگزار خواهد شد و پیگیری اجرای این تکنیک ها و اصول ها از شما خواهد بود تا ما نیز بتوانیم نقشی موثر در رشد و توسعه کسب و کارهای داشته باشیم.
گام اول: تعریف ارزش های کسب و کار
تعریف ارزش‌های کسب و کار یکی از اولین و مهمترین گام‌های سیستم‌سازی کسب و کار است. منظور از ارزش‌های کسب و کار در واقع نحوه و چگونگی تعریف یک کسب و کار از اصول خود و ستون‌های اصلی هویتش است.
این تعاریف بر نحوه رفتار کسب و کار تاثیر میگذارد. هر کسب و کار دارای مجموعهای منحصر به فرد از ارزش‌های اصلی است و این ارزشها از چشم‌انداز آتی و فرایندهای تصمیم‌گیری درون کسب و کار حمایت میکنند. آنها الهام بخش بهترین تلاش‌های کارکنان بوده و از طرفی اقدامات آنها را نیز محدود میکنند.
ارزشها واقعاً مهم هستند و نیرویی ضروری و دستورالعمل‌هایی برای رشد کسب و کار شما هستند. به همین دلیل تحقیقات زیادی در مورد بهترین شیوه‌های تعریف ارزش‌های سازمان انجام شده است و دو برداشت اصلی در این مورد وجود دارد:
- هیچ راه مشخص و درستی برای انجام وجود ندارد. با اینکه یک‌سری از دستورالعمل‌های کلی وجود دارند اما هر کسب و کاری برای تعریف ارزش‌های خود دارای داستان شخصی خودش است.
- موضوع فقط اسم بردن از ارزشها نیست. بلکه باید آنها را زندگی کرد.
گام دوم: تعیین اهداف کسب و کار (اهداف استراتژیک)
اهداف کسب و کار، اهداف استراتژيكي هستند كه مديريت شركت براي مشخص كردن پيامدهاي مورد انتظار و هدايت كاركنان تنظیم میكند. مزایای زیادی برای ایجاد اهداف استراتژیک وجود دارد. از جمله اینکه اهداف استراتژیک، وظایف کارکنان را هدایت میکنند، فعالیت ها و وجود کسب و کار را توجیه میکنند، استانداردهای عملکرد را تعریف نموده و محدودیت هایی را برای پیگیری اهداف غیرضروری و ایجاد انگیزه های رفتاری فراهم مینمایند.
گام سوم: کشف سيستم‌های وضع موجود
هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است و هر سیستم از تعدادی زیرسیستم یا فرایند. در ابتدای راه و پس از تعیین ارزش ها و اهداف، لازم است وضعیت موجود سیستم ها را مشخص کنید. در واقع شناسایی وضع موجود و دانستن اینکه در حال حاضر کجا قرار داریم و کسب و کار ما از چه سیستم هایی تشکیل شده است یک گام کلیدی است.
لطفا توجه کنید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که سیستمها در کسب و کار شما وجود دارند حتی اگر در مورد آنها کار خاصی انجام نداده باشید. در واقع سیستم ها زیرپوست کسب و کار شما جریان دارند.
یک نکته مهم دیگر که باید به آن توجه کنید این است که سیستمها در انواع کسب و کارها با ابعاد مختلف وجود دارند. از یک کسب و کار کوچک چند نفره تا یک کسب و کار بزرگ چند هزار نفره. در همه کسب و کارها سیستم ها هستند ولی امکان دارد در یک کسب و کار کوچک یک نفر متولی و مسئول چندین سیستم باشد ولی در یک کسب و کار بزرگ چندین نفر مسئول یک سیستم باشند. مثلاً در یک کسب و کار کوچک یک نفر مسئول تولید است و همان نفر مسئول خرید مواد اولیه، انبارداری و حمل و نقل ولی در یک کسب و کار بزرگ یک سیستم مثل خرید، خود دارای چندین متولی است.
پس اگر کسب و کارتان خیلی بزرگ نیست، نگران نباشید، حتماً در کسب و کار شما نیز تعدادی سیستم وجود دارد که بصورت نامرئی هستند و در واقع کسب و کار شما از این سیستم ها تشکیل شده است فقط باید بتوانید آنها را شناسایی و مرئی کنید. حتی اگر در مورد سیستم های کسب و کار کار خاصی انجام نداده و تاکنون سیستم سازی نکرده اید باید بدانید هر کسب و کاری از تعدادی سیستم تشکیل شده است.
گام چهارم: مدلسازی سيستم‌های وضع موجود
در گام بعدی پس از استخراج لیست سیستم های موجود بهتر است آنها را مدلسازی کنید. در واقع هدف از مدلسازی در این مرحله این است که ارتباط این سیستمها با یکدیگر (ورودی و خروجی های هر سیستم) و با موجودیت های خارجی نمایش داده شود.
منظور از موجودیت خارجی عناصر خارج از کسب و کار است که سیستم های ما با آنها ارتباط دارند. مثلاً سیستم منابع انسانی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان تامین اجتماعی یا سیستم مالی ما با یک موجودیت خارجی به اسم سازمان امور مالیاتی، سیستم زنجیره تامین ما با تامین کنندگان و کسانی که از آنها خرید میکنیم، سیستم فروش و بازاریابی ما با مشتریان بیرونی در ارتباط است.
برای مدلسازی ارتباط سیستم ها با یکدیگر و با موجودیت های خارجی میتوانید از نموداری تحت عنوان DFD یا نمودار جریان داده استفاده کنید.
گام پنجم: استخراج لیست فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله باید به سراغ جزئیات هر سیستم برویم یعنی فرایندهای هر سیستم را مشخص کنیم. برای این کار ابتدا یکی از سیستمها را انتخاب کنید و آن را به مراحل اصلی تقسیم کنید. مثلاً سیستم زنجیره تامین متشکل از فرایندهای درخواست کالا، خرید کالا، خرید خدمت، منبع‌یابی و ارزیابی تامین‌کنندگان است.
این عمل را برای تمام سیستم‌های خود انجام دهید تا لیستی از تمام فرایندهای موجود در آن سیستم را استخراج کنید.
برای اینکه راحت تر بتوانید تشخیص دهید هر سیستم معمولاً شامل چه فرایندهایی است، در ادامه لیست انواع فرایندهایی که در هر کسب وکار میتواند وجود داشته باشد به تفکیک سیستم ارائه شده است. البته نگران نباشید قطعاً شما به عنوان یک کسب و کار کوچک یا متوسط به همه این فرایندها نیاز ندارید.
گام ششم: مدلسازی فرایندهای وضع موجود هر سیستم
در این مرحله بر اساس لیست فرایندهای استخراج شده در مرحله قبل باید فرایندهای کسب و کار خود را مدل کنید.
یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است منتها در این بخش به برخی از مهمترین دلایلی که باید بر اساس آنها اقدام به مدلسازی فرایندها نمود را ارائه خواهیم کرد.
- مدلهای فرایندی يك ابزار كمك آموزشي خوب هستند.
- مدل‌ها نسبتاً ساده و سريع هستند و براي تكميل نيازمند هزينه‌هاي زياد نيستند.
- مدل‌ها براي درك و تفهيم مناسب هستند.
- مدل‌ها سبب ايجاد يك بسترپايه جهت اندازه‌گيري مي‌شوند.
- مدل‌ها انجام امور تجزيه و تحليل فرآيند و شبيه‌سازي آن را تسريع مي‌نمايند.
- مدل های استاندارد توسط افراد مختلف درک یکسانی میشوند.
- مستندسازی روالها و فرایندها منجر به تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح و مستند شده و چرخه مدیریت دانش را در سطح سازمان تسهیل خواهد نمود.
- و بسیاری دلایل دیگر.
گام هفتم: تحلیل و بهبود فرایندهای موجود
در این مرحله فرایندها را مورد تحلیل قرار میدهیم و فرایندهای دارای مشکل را بهبود داده و مشکلات آنها را برطرف خواهیم کرد. البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای کسب و کار نیاز به بهبود دارند و ممکن است وضعیت فعلیشان قابل قبول باشد. البته بهبود یک چیز نسبی است و انتها ندارد ولی باید بتوانیم بین وضعیت همه فرایندها از نظر بهبود تعادل ایجاد کنیم.
گام هشتم: استخراج فرایندهای مطلوب
در این بخش مشخص می‌شود کدامیک از سیستمها و فرایندهای مطلوب که برای رشد کوانتومی کسب وکار شما نیاز است هنوز در کسب و کارتان شکل نگرفته است. در این گام باید فرایندهای مطلوبی که در حال حاضر در کسب و کار شما وجود ندارد شناسایی کرده و سپس بر اساس تکنیک اشاره شده در خصوص مدلسازی فرایندها (استاندارد BPMN2) نسبت به طراحی آنها اقدام کنید. فرایندهای مطلوب از چند منبع مختلف قابل استخراج هستند.
- استراتژی هایی که فرایند چندانی از آنها حمایت نمیکند.
- الگوبرداری از کسب و کارها مشابه که پیشگام هستند.
گام نهم: اجرا کردن سیستمها و فرایندها
در طی مراحل قبل سیستم ها و فرایندهای وضع موجود را شناسایی کردیم، آنها را تحلیل نمودیم و مواردی که نیاز به بهبود داشتند را نیز بهبود دادیم. در گام بعدی فرایندهایی که در کسب و کار ما لازم بودند ولی هنوز وجود نداشتند طراحی و مدل کردیم. حالا باید به این موضوع بپردازیم که چطور میتوانیم این فرایندها را در کسب و کارمان جاری نماییم. البته به این معنی نیست که فرایندها در حال حاضر در کسب و کارمان جاری نیستند زیرا کسب و کار در حال ادامه دادن به حیات خود از طریق همین فرایندها است ولی اجرای این فرایندها کند بوده و با لختی زیادی و خطای انسانی مواجه هستند.
چند روش برای اجرای فرایندها و سیستم ها وجود دارد. روش اول تدوین روش اجرایی و دستورالعمل (راهنما) برای هر فرایند است. یعنی برای هر فرایند یک راهنما تدوین خواهیم کرد و از پرسنلی که در اجرای آن فرایند درگیر هستند میخواهیم راهنما را مو به مو مطالعه کرده و بر آن اساس، فعالیتهای خود را انجام دهند.
گام دهم: پایش و کنترل سیستمها و فرایندها
با طراحی شاخص و تعیین دوره‌های پایش، باید به اندازه‌گیری کارایی و اثربخشی فرایندها و سیستم ها در دوره‌های زمانی تعیین‌شده پرداخت. با اندازه‌گیری کارایی، ورودی و مسیر اجرای فرایندها را پایش میکنیم و با اندازه‌گیری اثربخشی خروجی، و تأثیرات بلندمدت فرایند را ارزیابی میکنیم. این اندازه‌گیری مطابق فرمول شاخص که در شناسنامۀ فرایند تعریف شده است، صورت می‌گیرد و نتیجۀ اندازه‌گیری ثبت می‌شود. در مورد شناسنامه فرایند در گام ششم همین فصل توضیحاتی ارائه کردیم. در واقع شاخصهای کلیدی عملکرد هر فرایند را در مرحله مدلسازی فرایندهای وضع موجود استخراج میکنیم ولی در این مرحله اقدام به سنجش و پایش شاخص های استخراج شده خواهیم کرد.
یک سوال مهم
آیا با مشکلات زیر مواجه شده‌اید؟
- نمی دانید با کارکنان چه طور رفتار کنید؟
- در مدیریت مالی، برنامه ریزی و … مشکل دارید؟
- کارهایتان را فراموش می کنید و نیاز به یادآوری دارید؟
- برای انجام امور مدیریتی نیاز به راهنمایی و نمونه های مشابه دارید؟
- آیا هر روز مجبور هستید بخشی از وقت، انرژی و تمرکز خود را صرف نظارت بر فعالیتهای کارکنان و هدایت آنها کنید؟!
- آیا همیشه بخشی از کارها را باید خودتان انجام دهید و نمی‌توانید آنها را کارمندان واگذار کنید؟!
- اغلب مواقع درگیر پاسخگویی به کارمندان هستید که چه کاری را به چه صورتی انجام دهند؟
- آیا زمان کافی برای فکر کردن درباره توسعه کسب و کار خود را ندارید و درگیر امور اجرایی کسب و کارتان هستید؟!
- به نظرتان توان اجرایی کارکنانتان بیش از فعالیتهای فعلی آن‌هاست و نمی‌دانید چه طور این ظرفیت را فعال کنید؟!
- آیا خود را پر مشغله می‌دانید و هیچ‌گاه زمان کافی ندارید؟!
- می‌خواهید کسب و کار دیگری را شروع کنید اما زمان ندارید؟!
- نمی‌دانید چه طور کسب و کار خود را به دیگران منتقل کنید؟!
- آیا هر روز مجبور هستید بخشی از وقت، انرژی و تمرکز خود را صرف نظارت بر فعالیتهای کارکنان و هدایت آنها کنید؟!
- آیا همیشه بخشی از کارها را باید خودتان انجام دهید و نمی‌توانید آنها را کارمندان واگذار کنید؟!
- آیا زمان کافی برای فکر کردن درباره توسعه کسب و کار خود را ندارید و درگیر امور اجرایی کسب و کارتان هستید؟!
- به نظرتان توان اجرایی کارکنانتان بیش از فعالیتهای فعلی آن‌هاست و نمی‌دانید چه طور این ظرفیت را فعال کنید؟!
- آیا خود را پر مشغله می‌دانید و هیچ‌گاه زمان کافی ندارید؟!
- می‌خواهید کسب و کار دیگری را شروع کنید اما زمان ندارید؟!
- نمی‌دانید چه طور کسب و کار خود را به دیگران منتقل کنید؟!
این شرایط فعلی در کسب و کارهای کوچک در کشور ماست. جالب است بدانیم بر اساس آمار اغلب این کسب و کارها کمتر از ده سال عمر می کنند!!
این علائم نشان می دهند شما نیاز به:
- یک همراه با تجربه
- یک نفر متخصص بتواند بعضی کارهای شما را انجام دهد
- و یک فرد یادآوری کننده
دارید. اما خوب هزینه تامین نیروی انسانی با این شرایط زیاد است و احتمال اینکه ما انتخاب های اشتباهی داشته باشیم نیز بر این هزینه ها می افزاید.
پس چاره چیست؟!
کافیست شما نقشه راه سیستم سازی را بدانید، تمپلیت ها و نمونه ها را در اختیار داشته باشید و زمان مناسب والبته نه طولانی و زیاد برای مثال 90 دقیقه در یک روز را به این موضوع تخصیص دهید.
با کمک این موارد شما باید سیستمها و الگوهای داخلی از چگونگی انجام کارها توسط خود ایجاد کنید و آن الگوها را به صورت رویه‌ها و فرایندهای انجام کار مدون کنید. هر زمان نفر جدید به جمع شما اضافه شد این فرایندها را در اختیار او قرار دهید و با آموزشی خیلی مختصر و کوتاه از او بخواهید تا مطابق با آن فرایند فعالیتهای خود را انجام دهد به این صورت دیگر نگران این نخواهید بود که آیا کسی میتواند مانند شما آن کار را انجام دهد یا خیر؟
بعد از آن کافیست کافیست سیستمها و الگوهای ایجاد شده (و نه افراد) را ارزیابی کنید و رفتار و عملکرد آن را اندازه‌گیری کنید. این اندازه‌گیری شامل اندازه‌گیری کارایی (تناسب منابع استفاده شده و همچنین مسیر انجام کار) و اندازه‌گیری اثربخشی (میزان تحقق هدف و تناسب برنامه و بودجه) می‌باشد.
شما به عنوان مدیر کسب وکار باید جعبه ابزار مخصوص به خود را داشته باشیم یعنی خودتون را به مهارتهای مختلف تجهیز کرده باشید و در زمان مناسب از ابزار مناسب برای رشد، توسعه و مدیریت استفاده کنید همچنین این اصل را در ذهن داشته باشید. ابتدا شما بر روی سیستم ها کار می کنید، سپس این سیستم ها هستند که برای شما کار می کنند. در نتیجه سیستم سازی را باید بیاموزید و در زندگی و کسب و کار خود پیاده کنید.
در همین راستا تصمیم گرفتیم تا با برگزاری یک وبینار صمیمی و عالی، مدیران و هم‌بنیانگذاران کسب و کارها را برای حضور هر چه موثر در فضای رقابتی امروز در سال 1400 یاری رسانیم و مسیر شفاف و مشخصی برایشان ترسیم کنیم. در این وبینار نقشه راه سیستم سازی بیان خواهد شد و شما نسبت به این مسیر و کم و کیف آن آگاه خواهید شد.
تمام این مطالب چکیده‌ای از کتاب سیستم سازی کسب و کار است که اولین کتاب تالیفی در حوزه سیستم سازی در ایران هست. شما میتوانید با کلیک روی تصویر زیر به صفحه کتاب دسترسی پیدا کنید.
