سبد خرید0

هیچ محصولی در سبد خرید نیست.

5/5 - (1 امتیاز)

پس از تجزیه و تحلیل، باید فرآیند جدید را مدل کنید. یعنی بر اساس تحلیل های صورت گرفته، اقدام به بازطراحی فرایندهای بهبود یافته نمایید.  اما چگونه می‎توانید این کار را انجام دهید؟ بهترین راه برای انجام این فرآیند به­طوری­که به سریعترین نحو و با استفاده از کمترین منابع، بتواند بهترین نتایج را بدست آورد چه خواهد بود؟

پس باید یک نمودار دیگر ترسیم کرده و ایده های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید! در این گام یعنی ترسیم فرایند جدید و بهبود یافته، سعی کنید به برخی از این سوالات پاسخ دهید و مواردی که در ادامه این بخش ارائه شده است را مدنظر قرار دهید.

  • هدف این فرآیند، گردش کار و یا فعالیت چیست؟
  • آیا بخش­های زائد وجود دارد؟
  • مشکلات و مسائل مربوط به کیفیت و رعایت اصول، چه هستند و چرا اتفاق می‎افتند؟
  • چرا این کار یا فرآیند ضروری است؟
  • چه کسی بهترین فرد واجد شرایط برای انجام آن است؟
  • آیا به اندازه کافی از نرم افزارهای مناسب استفاده شده است؟
  • مشکلات عمده آن چیست؟
  • چگونه می‎توان مشکلات را از میان برداشت؟
  • چگونه می‎توان ضایعات را حذف کرد؟
  • چطور می‎توانیم بر فعالیت نظارت کرده و اطمینان حاصل کنیم که اهداف عملکردی دنبال می‎شوند؟

اصول بهبود فرآیند

اصول و مواردی در رابطه با بهبود وجود دارد که می‎بایست مدنظر قرار گیرند:

  • بهبود تجربه مشتری: این اصل بیان می‎کند که حتی اگر فرآیندها پس از اعمال بهبود بسیار کارآمد باشند اما تجربه مشتریان رضایت بخش نباشد، تمام این کار بی‎فایده خواهد بود. بنابراین تمام نقاط تماس کسب و کار با مشتری، باید بتوانند بهترین تجربه ممکن را ارائه دهند.
  • توجه به فعالیت­هایی که ارزش افزوده تولید می‎کنند: یک اصل کلیدی که درک آن آسان است این است که آیا این فعالیت ارزشی به خدمات یا محصول اضافه می‎کند؟ اگر چنین است، باید توجه کامل خود را به آن معطوف کنیم به طوری­که در طول فرآیند، به بهترین نحو انجام شود. به همین ترتیب فعالیت­هایی که ارزش افزوده ایجاد نمی‎کنند، باید از فرآیند جدید حذف گردند که در خصوص توضیحاتی ارائه کردیم.
  • کاهش فعالیت­هایی که به احتمال زیاد موجب بروز خطا در فرآیند می‎شوند: هرگاه درون یک فرآیند، فعالیتی خطرآفرین موجود باشد، باید راهی برای از بین بردن یا ساده­سازی آن پیدا کنید. استفاده از فن­آوری مناسب­تر، اغلب راه­حل خوبی برای این وضعیت است.
  • بررسی قوانین کسب و کار: استفاده از قوانین ساده می‎توانند فرآیندهای بسیار زیادی را تسهیل کرده، باعث اجتناب از کارهای وقت گیر شده و روش­های پیچیده را تغییر می­دهند.

به یک مثال توجه کنید:

چک با مقدار کمتر از 1.000.000 تومان می‎تواند بدون تایید امضاء کننده برداشت شود. پس از تجزیه و تحلیل این فرآیند مشخص شد که بررسی تمام چک­ها، یک به یک، گرانتر از هرگونه برگشت خوردن به دلیل خطای امضا است. بنابراین تغییر قاعده کسب و کار می‎تواند بدون از دست رفتن ارزش، باعث چابکی فرآیند شود. به علاوه می‎تواند تجربه مشتری را بهبود ببخشد! به یاد داشته باشید که بهبود فرآیند تنها در صورت به دنبال داشتن بهترین تجربه برای مشتری، کارآمد و موثر خواهد بود.

  • انطباق: بخش­های مختلف صنعت دارای استانداردهای اندازه­گیری، رویه‎ها، گواهینامه‎ها و پارامترهای دیگر هستند که توسط دولت یا گروه‎های بازرسی نظارت می‎شوند. بدیهی است که بهبود فرآیند نمی‎تواند فراتر از این قوانین باشد.

در انتها باید گفت که فرآیند بهبود، یک فرآیند محدود به زمان نیست. در حقیقت این پروسه به صورت یک اقدام چرخه‎ای و مستمر است، چرا که هر چه بیشتر بهبود می‎یابیم، بیشتر متوجه می‎شویم که چگونه می‎توانیم بهتر حرکت کنیم. نهادینه کردن این ایده به صورت یک فرهنگ در کسب و کار دارای اهمیت زیادی است زیرا بهبود فرآیند باید یک پروسه همیشگی باشد و به طور مداوم اعمال شود.

با شرکت در کارگاه سیستم سازی، اصول و تکنیک های تحلیل و بهبود فرایند را تمرین خواهیم کرد.

نکات کلیدی برای کارآمد بودن پروسه بهبود

بهبود کسب و کار همیشه آسان نیست. شما یک ایده عالی معرفی می‎کنید که واقعا فرآیند‎های کاری را بهبود می‎بخشد. این طرح را با سرپرست خود درمیان گذاشته، تأیید گرفته و سپس اجرا می‎نمایید. پس از چند هفته متوجه می‎شوید که همه چیز به شیوه‎های قدیمی خود ‎بازگشته است. کارآمد بودن پروسه بهبود سیستم نیاز به مشارکت همه کارکنان، از جمله مدیران و کارگران خط مقدم دارد.

در ادامه نکات ویژه­ای جهت کمک به کسب و کارها برای کارآمد نمودن پروسه بهبود معرفی می‎شود:

پشتیبانی مدیریت

 مدیریت ارشد باید از ابتکارات مربوط به بهبود سیستم حمایت کند. بدون حمایت­های مادی و معنوی مدیریت، پروژه بهبود مطمئناً شکست خواهد خورد. زیرا با کمبود بودجه و انگیزه مواجه خواهد شد. اگر می‎خواهید ضمانت اجرایی برای پروژه خود خریداری کنید، باید بتوانید ارزش کارتان را به ریال و تومان نشان دهید. بنابراین پیش از اینکه ابتکارات مربوط به بهبود فرایند را به مدیریت ارائه دهید، بهتر است زمانی را صرف یافتن ارتباط میان انجام این فرایند و دستیابی به اهداف کسب و کار نمایید.

مشارکت سهامداران و کارکنان

همه سهامداران کسب و کار باید درگیر پروژه بهبود شوند. ایجاد جو همراه با همکاری همه اعضا، این اطمینان را به وجود می‎آورد که تمامی کارمندان و مدیران تحت تاثیر تغییرات حاصل از بهبود خواهند بود. یک سیستم و فرایند جدید اغلب باعث ایجاد عدم اطمینان در کارکنانی می‌شود که با سیستم فعلی کار می‎کنند زیرا چنین تصور می‎کنند که توطئه‎ای برای جایگزینی آنها وجود دارد. اگر آنها را بخشی از تیم بهبود ببینید، قادر خواهید بود به­طور موثری، مزایای حاصل از بهبود سیستم را دریافت نمایید.

بهبود فرهنگ کسب و کار

بین ایجاد برنامه بهبود و فرهنگ بهبود تفاوت بزرگی وجود دارد. ساختن فرهنگ بهبود مستمر شامل موارد ذیل است:

  • کارکنان همواره با پیشنهاد ایده‎ها و بحث در مورد پیشنهادات مشغول به کار‎ باشند.
  • همه کارکنان نقش خود را درک نموده و ارتباط آن با خروجی­های فرآیند‎ را بفهمند.
  • هر یک از کارکنان بطور مداوم روی بهبود فرایند کار خود متمرکز شود.
  • واریانسی در مورد شیوه انجام یک کار توسط کارکنان مختلف وجود نداشته باشد.

گره زدن بهبود به اهداف کلیدی

کارکنان نیاز دارند که ارتباط بین تلاش­های خود برای بهبود و اهداف کسب و کار را ببینند. با پیوند دادن استراتژی‌های بهبود‎ به اهداف سازمانی، بیشتر از هر زمانی حمایت کارکنان از بهبود را به دست خواهید آورد.

 درخواست فیدبک از کارکنان

کارکنان خط مقدم کسب و کار بیش از همه با سیستم‌ها و فرایندهای کسب و کار سروکار دارند. آنها هر روز وظایف مشابهی انجام می‎دهند و اطلاعات دست اولی در مورد نقاط قوت و ضعف فرایندها دارند. در زیر به برخی از استراتژی‌ها جهت تشویق کارمندان برای ارائه پیشنهادات و بازخوردهای وظایف روزانه‎شان اشاره شده است:

  • تنظیم یک آدرس ایمیل یا ارائه یک شماره تماس که کارکنان بتوانند پیشنهادات خود را به آن اعلام کنند.
  • وجود جعبه پیشنهادات در محل کار.
  • تشویق کارمندان برای به اشتراک‌گذاری ایده‎ها و پیشنهادات در طول جلسات.
  • حصول اطمینان از اینکه مدیران برای شنیدن بازخوردهای مثبت و منفی آماده هستند.              x

ارتقاء برنامه­ های آموزشی

تمرکز روی بهبود فرایند،‎ باید در فرآیند‎ استخدام کارکنان و پس از آن در طول سیستم‎ آموزش نیز مورد توجه قرار گیرد. آموزش کمک می‎کند تا فعالیت­های بهبود فرایند، به عملیات روزانه کارکنان تبدیل شوند. در ادامه به برخی از گام­های موثر در تحت پوشش قرار دادن مسئله آموزش کارکنان اشاره شده است:

  • به کارکنان آموزش دهید که چگونه نواقص و فرصت‌ها را برای بهبود مشخص کنند.
  • به کارکنان درباره مستندسازی نقش ها و وظایف تعیین شده آموزش دهید.
  • ضرورت انسجام را یادآوری نمایید.

استفاده از ابزارهای بهبود

بعضی از ناکارآمدی‌های عملیاتی به آسانی قابل حل می‎باشند. با این وجود درمورد مشکلات پیچیده‎تر استفاده از ابزارهای جدید برای پیشگیری از مشکلات و چالش‎های عملیاتی پیشِ رو بهتر جواب می‎دهد. برخی از رایج­ترین ابزارهای بهبود مورد استفاده کسب و کارها عبارتند از:

  • نمودارهای پراکندگی: یک گراف که دو متغیر در دو محور قرار می‎دهد تا نوعی همبستگی را نشان دهد.
  • هیستوگرام‌ها: تصاویر توزیع فراوانی‎ها
  • دیاگرام‎های علت و معلول
  • تجزیه و تحلیل پارتو: یک تکنیک آماری برای حل مشکلات که تحت این اصل عمل می‎کند که 80٪ از مشکلات ناشی از 20٪ علل است.

تمرکز بر موفقیت در درازمدت

موفق‌ترین پروسه بهبود روندی است که راه حل‏ها و گشایش‌های آینده را بر رفع کوتاه مدت مشکلات ترجیح می‎دهد. موفقیت در دراز مدت نیازمند صبر و تعهد بلندمدت است. این امر به شما اجازه می‎دهد جزئیات اجرا را بررسی نموده و تعیین کنید که فرآیند در چه زمانی و در کجا گیر می‎کند.

پاداش کارکنان

پیوند دادن انگیزه‌ها و پاداش‌ها به پروسه بهبود فرایند، یک راه­حل موثر برای تحریک علاقه کارمندان به پروسه بهبود است.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برای دریافت مشاوره پیام دهید.