پس از تجزیه و تحلیل، باید فرآیند جدید را مدل کنید. یعنی بر اساس تحلیل های صورت گرفته، اقدام به بازطراحی فرایندهای بهبود یافته نمایید. اما چگونه میتوانید این کار را انجام دهید؟ بهترین راه برای انجام این فرآیند بهطوریکه به سریعترین نحو و با استفاده از کمترین منابع، بتواند بهترین نتایج را بدست آورد چه خواهد بود؟
پس باید یک نمودار دیگر ترسیم کرده و ایده های خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید! در این گام یعنی ترسیم فرایند جدید و بهبود یافته، سعی کنید به برخی از این سوالات پاسخ دهید و مواردی که در ادامه این بخش ارائه شده است را مدنظر قرار دهید.
اصول و مواردی در رابطه با بهبود وجود دارد که میبایست مدنظر قرار گیرند:
به یک مثال توجه کنید:
چک با مقدار کمتر از 1.000.000 تومان میتواند بدون تایید امضاء کننده برداشت شود. پس از تجزیه و تحلیل این فرآیند مشخص شد که بررسی تمام چکها، یک به یک، گرانتر از هرگونه برگشت خوردن به دلیل خطای امضا است. بنابراین تغییر قاعده کسب و کار میتواند بدون از دست رفتن ارزش، باعث چابکی فرآیند شود. به علاوه میتواند تجربه مشتری را بهبود ببخشد! به یاد داشته باشید که بهبود فرآیند تنها در صورت به دنبال داشتن بهترین تجربه برای مشتری، کارآمد و موثر خواهد بود.
در انتها باید گفت که فرآیند بهبود، یک فرآیند محدود به زمان نیست. در حقیقت این پروسه به صورت یک اقدام چرخهای و مستمر است، چرا که هر چه بیشتر بهبود مییابیم، بیشتر متوجه میشویم که چگونه میتوانیم بهتر حرکت کنیم. نهادینه کردن این ایده به صورت یک فرهنگ در کسب و کار دارای اهمیت زیادی است زیرا بهبود فرآیند باید یک پروسه همیشگی باشد و به طور مداوم اعمال شود.
با شرکت در کارگاه سیستم سازی، اصول و تکنیک های تحلیل و بهبود فرایند را تمرین خواهیم کرد.
نکات کلیدی برای کارآمد بودن پروسه بهبود
بهبود کسب و کار همیشه آسان نیست. شما یک ایده عالی معرفی میکنید که واقعا فرآیندهای کاری را بهبود میبخشد. این طرح را با سرپرست خود درمیان گذاشته، تأیید گرفته و سپس اجرا مینمایید. پس از چند هفته متوجه میشوید که همه چیز به شیوههای قدیمی خود بازگشته است. کارآمد بودن پروسه بهبود سیستم نیاز به مشارکت همه کارکنان، از جمله مدیران و کارگران خط مقدم دارد.
در ادامه نکات ویژهای جهت کمک به کسب و کارها برای کارآمد نمودن پروسه بهبود معرفی میشود:
پشتیبانی مدیریت
مدیریت ارشد باید از ابتکارات مربوط به بهبود سیستم حمایت کند. بدون حمایتهای مادی و معنوی مدیریت، پروژه بهبود مطمئناً شکست خواهد خورد. زیرا با کمبود بودجه و انگیزه مواجه خواهد شد. اگر میخواهید ضمانت اجرایی برای پروژه خود خریداری کنید، باید بتوانید ارزش کارتان را به ریال و تومان نشان دهید. بنابراین پیش از اینکه ابتکارات مربوط به بهبود فرایند را به مدیریت ارائه دهید، بهتر است زمانی را صرف یافتن ارتباط میان انجام این فرایند و دستیابی به اهداف کسب و کار نمایید.
مشارکت سهامداران و کارکنان
همه سهامداران کسب و کار باید درگیر پروژه بهبود شوند. ایجاد جو همراه با همکاری همه اعضا، این اطمینان را به وجود میآورد که تمامی کارمندان و مدیران تحت تاثیر تغییرات حاصل از بهبود خواهند بود. یک سیستم و فرایند جدید اغلب باعث ایجاد عدم اطمینان در کارکنانی میشود که با سیستم فعلی کار میکنند زیرا چنین تصور میکنند که توطئهای برای جایگزینی آنها وجود دارد. اگر آنها را بخشی از تیم بهبود ببینید، قادر خواهید بود بهطور موثری، مزایای حاصل از بهبود سیستم را دریافت نمایید.
بهبود فرهنگ کسب و کار
بین ایجاد برنامه بهبود و فرهنگ بهبود تفاوت بزرگی وجود دارد. ساختن فرهنگ بهبود مستمر شامل موارد ذیل است:
گره زدن بهبود به اهداف کلیدی
کارکنان نیاز دارند که ارتباط بین تلاشهای خود برای بهبود و اهداف کسب و کار را ببینند. با پیوند دادن استراتژیهای بهبود به اهداف سازمانی، بیشتر از هر زمانی حمایت کارکنان از بهبود را به دست خواهید آورد.
درخواست فیدبک از کارکنان
کارکنان خط مقدم کسب و کار بیش از همه با سیستمها و فرایندهای کسب و کار سروکار دارند. آنها هر روز وظایف مشابهی انجام میدهند و اطلاعات دست اولی در مورد نقاط قوت و ضعف فرایندها دارند. در زیر به برخی از استراتژیها جهت تشویق کارمندان برای ارائه پیشنهادات و بازخوردهای وظایف روزانهشان اشاره شده است:
ارتقاء برنامه های آموزشی
تمرکز روی بهبود فرایند، باید در فرآیند استخدام کارکنان و پس از آن در طول سیستم آموزش نیز مورد توجه قرار گیرد. آموزش کمک میکند تا فعالیتهای بهبود فرایند، به عملیات روزانه کارکنان تبدیل شوند. در ادامه به برخی از گامهای موثر در تحت پوشش قرار دادن مسئله آموزش کارکنان اشاره شده است:
استفاده از ابزارهای بهبود
بعضی از ناکارآمدیهای عملیاتی به آسانی قابل حل میباشند. با این وجود درمورد مشکلات پیچیدهتر استفاده از ابزارهای جدید برای پیشگیری از مشکلات و چالشهای عملیاتی پیشِ رو بهتر جواب میدهد. برخی از رایجترین ابزارهای بهبود مورد استفاده کسب و کارها عبارتند از:
تمرکز بر موفقیت در درازمدت
موفقترین پروسه بهبود روندی است که راه حلها و گشایشهای آینده را بر رفع کوتاه مدت مشکلات ترجیح میدهد. موفقیت در دراز مدت نیازمند صبر و تعهد بلندمدت است. این امر به شما اجازه میدهد جزئیات اجرا را بررسی نموده و تعیین کنید که فرآیند در چه زمانی و در کجا گیر میکند.
پاداش کارکنان
پیوند دادن انگیزهها و پاداشها به پروسه بهبود فرایند، یک راهحل موثر برای تحریک علاقه کارمندان به پروسه بهبود است.