آیا سیستم‌سازی کسب و کار، اتلاف وقت است؟

آیا سیستم‌سازی کسب و کار، اتلاف وقت است؟

وقتی شرکت‌ها شکست می‌خورند، ورشکسته می‌شوند، رشد نمی‌کنند تقریبا همیشه یک دلیل دارد. آن‌ها روی کارمندان، سیستم‌ها و فرایندهایی که نیاز دارند سرمایه‌گذاری نکرده‌اند.“(سیستم‌سازی کسب و کار)

متاسفانه بسیاری بر این عقیده ­اند که سیستم‌سازی کسب و کار، اتلاف وقت است و ارزش افزده‌ای برای شما ایجاد نمی‌کند!! اخیراً من در برخی از رویدادهایی که در جمع دوستان بوده‌ام، جایی که مدیران (و حتی برخی مديران بزرگ و شناخته شده) با تفکر سنتي حضور داشتند، متوجه شدم حمایت از سیستم‌ها و رویه‌ها واقعاً جایی در کسب و کارشان ندارد و این بی توجهی می­تواند توسعه کسب و کار آن‌ها را خفه کند. یا حتی کسب و کارهای خوبی هم در آن جمع حضور داشتند که بصورت سنتی و بدون دخالت سیستم­ها اداره می­شدند. این کسب و کارها ظاهراً موفق بودند و وقتی بیشتر آنها را مورد تحلیل و بررسی قرار می­دهیم متوجه خواهیم شد که این شرکت­های به ظاهر موفق به دور از سیستم، اگر سیستم­سازی انجام می­دادند، چندین برابر جایگاه فعلی­شان می­توانستند رشد کنند.

مساله اول در سیستم‌سازی کسب و کار، فرایندهای ناکارآمد است. سیستم‌ها قواعد و موازینی هستند که در کسب و کار باید دنبال شود. اگر شما در جایی باشید که سیستم‎‌ها وجود دارند، باید از سیستم‌های کسب و کار پیروی کنید. باید بدانیم سیستم‌های کسب و کار باید خطوط راهنما باشند و علاوه بر آن باید مکانیزمی طراحی و ایجاد شود که سیستم‌ها را به طور مداوم بررسی نمایند تا با ایده‌ها و راهکارهای جدید در مواقعی که نیاز است سیستم‌ها بهبود داده شوند.

از سوی دیگر در بسیاری از کسب و کارها زمان و تلاش زیادی برای طراحی و ساخت سیستم‌ها می‌شود. سپس سیستم­های شناخته و طراحی شده در یک پوشه در رایانه و یا در یک زونکن در یک قفسه قرار داده شده و استفاده نمی‌شوند. در واقع سیستم­ها فقط مدلسازی شده­اند. در این حالت سیستم‌ها به سرعت از رده خارج می‌شوند و تغییر می‌کنند بنابراین این سیستم‌های موجود منعکس کننده وضعيت قبلی کسب و کار هستند. سیستم‌ها و روش‌ها اسناد زنده‌ای هستند که به طور پیوسته باید به روز شوند تا منعکس کننده شرایط و وضعیت موجود کسب و کار باشند. از طرفی در اجرای سیستم­ها می­توان از تکنولوژی و فناوری اطلاعات کمک گرفت تا اجرای آنها را گارانتی کند. وقتی یک سیستم بصورت مکانیزه و نرم­افزاری باشد، ضمانت اجرایی بیشتری نسبت به حالت­های کاغذی پیدا خواهد کرد.

سیستم­ ها و رویه‌ها باید تقویت شود، تعریف واقعی سیستم چیست؟

روش‌های ثبت شده‌ای که کسب و کار به آنها عمل می‌کند، آنها بخشی از فرهنگ کسب و کار هستند. یک سیستم مجموعه ای از فرآیندهای فعال و بدون نیاز به مداخله و در دسترس است. در واقع سیستم مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته است که برای تحقق هدفی خاص متمرکز شده است.

همانطور که کسب و کار شما رشد می‌کند، شما باید سیستم‌ها و فرایندهایی را ایجاد کنید که تا حد امکان کسب و کار ما را به سمت خودکارشدن سوق دهد. ” سیستم ها در واقع قوانین، سیاست ها و رویه هایی هستند که افراد آموزش دیده  و متبحر می‌توانند با رشد شرکت شما به کسب و کارتان منتقل کنند و پس از آن کسب وکار شما مستقل از شما و سایر افراد کار کند. اسیستم هایی که از تکنولوژی استفاده می‌کنند، حتی می توانند جایگزین افراد شوند و با صرفه‌جویی در زمان و پول شما زمینه استفاده از آموزش برای رشد و تسعه کسب وکار را فراهم کنند.

اگر شما یک کسب و کار سیستمی ندارید، پس کسب و کار شما صرفاً متکی به افرادی است که برای شما کار می­کنند و سلیقه­شان را در کار وارد عمل خواهند کرد و این باعث ایجاد نوسان شده و همه ما می­دانیم که چنین کسب و کاری، چه سرانجامی دارد و چگونه به پایان می رسد!

اگر کسب وکار سیستم نداشته باشد، نمی‌توانید تعیین کنید که نتیجه کارها چه طور بدست آمده‌اند و نمی‌توانید نتایج خوب را دوباره به همان شکل به دست آورید. در واقع نتایج را افراد به دست آورده‌اند و این مشکل کسب وکار شماست.

سيستم‌سازي چه کمکی به شما می کند؟

  1. برای مالک و مدیر کسب و کار مشخص می‌شود چگونه هر بخش از کسب و کار را هدایت کند.
  2. کسب و کار را قادر می سازد تا تحت مدیریت، فعالیت‌ها را اجرا کند و صاحب کسب و کار مطمئن باشد که همه کارکنان درک کرده‌اند چه چيزي لازم است انجام دهند.
  3. شما را قادر می­سازد قبل از آنکه شرایط خیلی بد شود، مشکل يا مشکلات بالقوه را شناسایی کنید.
  4. شما را قادر می سازد تا شناسایی کنید که آیا چالش‌ها به خاطر مشکلی در سیستم رخ می‌دهد یا به خاطر کارکنان و افراد
  5. همه عناصر کسب و کار بر اساس یک روش عمل می‌کنند در نتیجه باید در برابر فعالیت‌هاشان پاسخگو باشند.
  6. همه در ارائه راهکارهای بهبود درگیر می‌شوند.
  7. کمک می‌کند کارکنان جدید راحت‌تر وارد کسب وکار شده و در آن درگیر شوند.
  8. به کاهش هزینه آموزش و افزایش سرعت کسب و کار کمک می‌کند.
  9. به ارزش دارائی‌های سازمان اضافه می‌کند.

دو دلیل برای ستایش سیستم‌ها!

دلیل اول) سیستم‌ها، داخل و پشت صحنه هستند مانند منابع انسانی و تامین و تدارکات، آن‌ها در یک صندلی عقب‌تر حامی فعالیت‌های اصلی و ارزش‌ساز مانند بازاریابی و فروش هستند که در بیرون کسب و کار دیده می‌شود.

دلیل دوم) برخی از صاحبان کسب و کار معتقدند که اندازه گیری ROI سیستم‌ها دشوار است؛ چرا که آنها مسیر آهسته‌تر و غیرمستقیم برای کسب سود هستند. سیستم‌ها و خودکارسازی‌هاا، سود را تولید می‌کنند، اما به شیوه‌ای غیر سنتی. خودرکارسازی‌ها زمان را برای شما ذخیره می‌کنند و این زمان در آینده برای شما پول را ایجاد خواهد کرد.

موفقیت شرکت شما بسیار وابسته به کیفیت سیستم‌هایی است که شما پیاده‌سازی می‌کنید. در اصل، در حال حاضر شمابرای سازماندهی کسب و کار خود تلاش میکنید سپس از زمان ذخیره شده و پول به دست آنده لذت خواهید برد.

اگر هنوز احساس می‌کنید سیستم‌ها، پیچیده، گران، غیر قابل انعطاف و فقط خسته کننده هستندو نمی توانند به شما و کسب و کارتان کمک کنند به  دلایلی که در ادامه برای تمرکز بر روی سیستم‌ها بیان خواهم کرد توجه کنید.

پنج مزیت کلیدی که از سیستم به دست می آورید

1.به کسب و کار شما اجازه رشد به صورت یکپارچه را می‌دهد

سیستم‌ها فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه شرکت یا صنعت یا محل انجام کار، کار می‌کنند. سیستم‌های شما اجازه می دهند رویه‌ها و کاری‌تان را در یک مکان خاص انجام مید‌دهید که کپی کرده و دقیقاً مطابق با همان را در بسیاری از نقاط مختلف انجام دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید. هر بار که شعبه جدید تاسیس می‌کنید یا مکان جدیدی را راه‌اندازی می‌کنید، نیاز به اختراع دوباره چرخ نیست! شما می‌توانید با کمک سیستم‌ها بی‌نهایت بار و به صورت نامحدود از روی کسب و کار خودتان تکثیر کنید.

2. وقتی قرار است کسب و کارتان را بفروشید،‌ قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد

در کشور ما فروش کسب و کار موفق خیلی رواج ندارد ولی در این خصوص شاهد رشد فزاینده­ای هستیم منتها در مواردی که کسب و کار موفق به فروش رسیده است، متاسفانه افت قابل توجهی در عملکرد کسب و کار فروخته شده شاهد هستیم.

بسیاری از افرادبه دنبال خرید کسب و کاری هستند که با یک کلیک، عملیات کاری و تولید را شروع کنند در واقع به دنبال سیستم‌هایی هستند که قبلاً اثبات کرده‌اند که سود مناسبی را تولید کرده‌اند. سیستم‌ها به یک شرکت ارزش می‌بخش و می‌تواند بدون مشارکت بنیانگذار آن ادامه یابد. با توجه به کارگزاران کسب و کار، این ارزش در مقایسه با سایر شرکت‌های غیر سیستمیک، زمانی که این کسب وکار برای فروش عرضه می شود، قیمت فوق العاده‌ای خواهد داشت. به خوبی برای سیستم‌سازی کسب وکارتان زمان تخصیص دهید تا در زمان فروش بتوانید بالاترین قیمت را ارائه دهید.

3. پول را روی منابع ذخیره می‌کند

بسیاری از سیستم ها برای شما کار می‌کنند. آنها جای کارکنان شما را می‌گیرند و پول شما را  که برای حقوق و دستمزد، مالیات و مزایا باید صرف می‌شد، برای‌تان ذخیره می‌کنند. به عنوان مثال، ابزار CRM که ایمیل‌های پاسخ دهنده را ارسال می کند و یک ابزار زمانبندی آنلاین، که در هزینه‌های یک کارمندی صرفه‌جویی که به عنوان دستیار یا اپراتور این حوزه فعالیت باید داشته باشد یا اجازه دادن به مشتریان خود برای پرداخت آنلاین از طریق درگاه‌های پرداخت الکترونیک بسیار کم‌هزینه‌تر از استخدام یک کارمند حسابداری تمام وقت برای انجام کارهای مربوط دریافت وجه و ثبت حساب می باشد. این سیستم‌ها را کافیست یکبار تنظیم کرده و پیکربندی آن را تعریف کنید، بعد از کمتر نیاز به مداخله و انجام کاری جدید توسط شما را دارند.

4. نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می‌کند.سیستم‌سازی کسب و کار

یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم‌ها، قابلیت اطمینان آنهاست. هنگامی­که سیستم‌های اثبات شده‌ای دارید، در هر زمان نتایج مناسب، مطلوب و قابل اندازه‌گیری را به صورت مکرر به دست خواهید آورد.

لطفاً دقت کنید. در بسیاری از کسب و کارها که به عنوان مشتری با آنها تعامل داشته ­ایم، شاهد نوسان در کیفیت ارائه محصولات یا خدمات­شان هستیم. در ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه می­کنند ولی به تدریج و به مجرد اینکه تعدادی مشتری پیدا کردند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات آنها دچار افت و نوسان شدید می­شود. علت این امر چیست؟

در این کسب و کارها تولید محصول یا ارائه خدمت، قائم به افرادی است که آنرا انجام می­دهند. پس از نوسان در کیفیت محصول یا خدمت، کسب و کار به تدریج مشتریانی را که به دست آورده است از دست داده و درسراشیبی سقوط قرار خواهد گرفت. در حالی­که اگر پشت تولید محصول یا ارائه خدمت بجای افراد، سیستم­ها مستقر بودند، کیفیت در یک سطح یکنواخت و استاندارد قرار می­گرفت و با تغییر یا جابجایی افراد دچار نوسان نمی­شد.

با اجرای چند سیستم، شما قادر به استفاده از توان بالقوه کسب و کار خود هستید و خود را از رقبا متمایز خواهید کرد. سیستم شما را به اولویت‌بندی و ايجاد تمرکز بر روی مهم‌ترین اقدامات لازم برای رشد کسب و کار هدايت می‌کنند.

5.می­توانید ارّه خود را تیز کرده و کسب و کارتان را توسعه دهید.

لطفاً به داستان جالب زیر توجه کنید.

شخصی در حال اره کردن درختی بود و بسیار تلاش می کرد تا درخت را ارّه کند و به زمین بیندازد. فردی از راه رسید و گفت فلانی خیلی خسته شده­ای چند مدت است که در حال ارّه کردن هستی؟ فرد جواب می­دهد: از ۵ ساعت قبل. عابر به او می­گوید آیا بهتر نیست کمی بایستی و ارّه‌­ات را تیز کنی و بعد ادامه بدهی؟ ولی فرد که از بس درگیر ارّه کردن شده بود تمام هوش و حواسش فقط درگیر این مساله بود پاسخ داد خیر؛ ای عابر دخالت نکن زیرا من بسیار کار دارم و باید این درخت را ارّه کنم.

حتماً در این روایت متوجه شده‌اید اگر ارّه کسب و کارخود را تیز نکنیم و همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته­ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم.

برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیت­های روزمره مثل تولید و فروش می­شوند که فراموش می­کنند ارّه­شان را تیز کنند. اگر ارّه خود را تیز نکنید مشغول امور روزمره شده و یک کسب و کار معمولی خواهید داشت.

 منظور از تیز کردن ارّه، انجام بهبود و امور توسعهای پایه‌ای در کسب و کار است.

 

جان سی.ماکسول(یکی از تاثیر گذارترین کارشناسان رهبری در جهان): در دراز مدت سیستم‌ها به شما اجازه می‌دهند که یک میراثی را ایجاد کنید که در غیبت شما با موفقیت‌های پیشین به کار خود ادامه دهد.

تا حالا حتماً متوجه شده اید با سیستم‌سازی کسب و کار، درآمد شما را به حداکثر می‌رسد و سیستم‌ها به شما کمک می‌کنند تا وقت ارزشمند خود را برای تمرکز بر آنچه که در کسب وکار و زندگی شما مهم است، صرف کنید.سیستم‌سازی کسب و کار

با سیستم‌سازی شما از غرق شدن در شلوغی‌ها و کاهش بهره‌وری شما جلوگیری می‌شود.