هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
شاخص‌های عملکرد کلیدی فرایند (KPI) معیارهایی هستند که عملکرد فرایند شما را اندازه گیری می‌کنند. آن‌ها به شما کمک می کنند بفهمید که آیا فرایند با اهداف خود مطابقت دارد و آیا فرایند به درستی کار می‌کند یا خیر. بدون KPI، در نهایت حدس می زنید که فرایند خود چگونه عمل می کند. اما انتخاب شاخص های مناسب همیشه ساده نیست. زیرا در صورت انتخاب اشتباه شاخص مسیر فرایند –براساس آماری که در دوره اندازه گیری از آن فرایند دریافت میکنیم– تغییر می‌کند.
- از ذینفعان، کسب‌وکار و اهداف فرایند برای انتخاب KPI مناسب استفاده کنید
برای انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد یا KPIهای مناسب، باید در مورد ذینفعان و کسب‌وکار که فرایند در راستای تحقق اهداف آن‌ها فعالیت می‌کند، آگاه باشید. اگر فرایند شما مستقیماً درآمد ایجاد می کند، برای مثال درآمد احتمالاً یک شاخص کلیدی است. اگر مطمئن نیستید که این اهداف چیست، از مالک فرایند بپرسید که این فرایند چه سودی برای ذینفعان و شرکت دارد. چرا این فرایند برای ذینفعان اهمیت دارد و چرا کسب‌وکار روی آن سرمایه‌گذاری می‌کند؟ سپس گام بعدی را بردارید و اهداف را با استفاده از، به‌عنوان مثال، proccess Vision Board به دست آورید.
- اهداف را مشخص کنید
دانستن اهداف فرایند شما، پیش نیاز انتخاب KPIهای مناسب است. اما این کافی نیست. برای اعمال موثر شاخص‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌های حاصل و انجام اقدامات صحیح، اهداف باید مشخص و واقع بینانه باشند. ایجاد چنین اهدافی می‌تواند چالش برانگیز باشد، به ویژه برای فررایندهای جدید و جوان. شاخص
- از نسبت‌ها و محدوده‌ها استفاده کنید
به گفته Alistair Croll و Benjamin Yoskovitz در کتاب Lean Analytics توصیه می‌شود، با نسبت‌ها و محدوده‌ها برای توصیف اهداف خود کار کنید. به جای بیان اینکه یک فرایند جدید باید x مقدار درآمد در سال ایجاد کند، می‌توانید بگویید که فرایند باید 5 تا 10 درصد درآمد شرکت را طی یک سال پس از راه اندازی افزایش دهد. در حالی که ممکن است مطمئن نباشید که هدف مورد نظر محقق خواهد شد، حداقل یک خط روی شن کشیده‌اید که می‌توان پیشرفت را با آن اندازه‌گیری کرد. اگر معلوم شد که هدف خیلی بلندپروازانه است، خط را حرکت داده و هدف را کاهش و تنظیم می‌کنید.
- از معیارهای بیهودگی اجتناب کنید
از معیارهای بیهودگی دوری کنید، اقداماتی که باعث می‌شود فرایند شما خوب به نظر برسد اما ارزشی به سازمان اضافه نمی‌کند. به عنوان مثال تعداد دانلودهای یک برنامه را در نظر بگیرید. در حالی که تعداد زیادی از مردم ممکن است محصول را دانلود کنند، این به شما اطلاعات کمی در مورد موفقیت آن می دهد. به جای اندازه‌گیری دانلودها، باید یک معیار مرتبط و مفید، مانند میزان استفاده فعال روزانه یا نرخ ارجاع را انتخاب کنید. شاخص
- هر چیزی را که می توان اندازه گرفت، اندازه گیری نکنید
همه چیزهایی را که می‌توان اندازه گیری کرد اندازه‌گیری نکنید و کورکورانه به یک ابزار تحلیلی برای جمع‌آوری داده‌های مناسب اعتماد نکنید. در عوض، از اهداف تجاری برای انتخاب مقدار کمی از معیارها استفاده کنید که واقعاً به شما در درک عملکرد فرایندتان کمک می‌کند. در غیر این صورت ریسک هدر دادن زمان و تلاش را برای تجزیه و تحلیل داده‌هایی که بینش کمی ایجاد می‌کنند یا اصلاً ایجاد نمی‌کنند، می‌پذیرید. در بدترین حالت، تحلیل داده‌های نامربوط را انجام می‌دهید و تصمیمات اشتباه می‌گیرید. d
- از KPIهای کمی و کیفی استفاده کنید
همانطور که از نام آن‌ها پیداست، شاخص‌های کمی، مانند کاربران فعال روزانه یا درآمد، کمیت عدد و مقدار را اندازه‌گیری می‌کند تا کیفیت آن. این مزیت جمع‌آوری داده‌های “سخت” و معرف آماری را دارد. شاخص‌های کیفی، مانند بازخورد کاربر، به شما کمک می‌کند تا بفهمید چرا اتفاق نامناسبی افتاده است، به عنوان مثال، چرا مشتریان آن طور که انتظار می رود از خروجی یا عملکرد فرایند راضی نیستند. ترکیب این دو نوع به شما یک دیدگاه متعادل در مورد عملکرد فرایند شما می‌دهد. شاخص
- از شاخص های عقب مانده و پیشرو استفاده کنید
شاخص‌های عقب مانده، مانند درآمد، سود و هزینه، معطوف به عقب هستند و به شما در مورد نتیجه اقدامات گذشته می‌گویند. شاخص‌های پیشرو به شما کمک می‌کنند بفهمید که چقدر احتمال دارد فرایند شما در آینده به هدفی برسد. استفاده از شاخص‌های معطوف به عقب و جلو به شما این امکان را می‌دهد که به شما بگویید آیا به اهداف تجاری دست یافته‌اید یا خیر و به شما کمک می‌کند پیش‌بینی کنید که آیا فرایند احتمالاً اهداف را در آینده برآورده می‌کند یا خیر.