بهبود فرآیند تعریف بسیار سادهای دارد. این امر شامل شناسایی، تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای فعلی و موجود در کسب و کار است. اگر بخواهیم سادهتر بگوییم یعنی اینکه نگاهی به سازمان خود بیاندازید و در جستجوی این باشید که چگونه میتوان کارها را بهتر انجام داد.
هدف از بهبود فرآیند، از بین بردن نقاط ضعف یا گلوگاهها در عملیات تجاری است. با شناسایی این نقاط ضعف، میتوانید به پیشرفت کسب و کار خود کمک کنید، چرا که مزایای زیر را برایتان به دنبال خواهد داشت:
در نهایت، بهبود فرآیند راهی است که باعث میشود کسب و کار شما به بهترین حالتی که قابلیت آن را دارد، تبدیل شود. بدون داشتن بهبود فرآیند، نوآوری تقریبا غیر ممکن خواهد بود.
چهار گام اساسی برای پیاده سازی بهبود فرآیند، در زیر شرح داده شده است:
گام 1 – درک فرآیندی که میخواهید آن را بهبود دهید: اولین گام و یکی از مهمترین گامها، تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار است. چگونه میتوان چیزی را که به طور کامل درک نشده است بهبود داد؟
قبل از شروع بهبود فرآیند، درک فرآیندهای فعلی و نحوه کار آنها بدون هیچ توهم یا سوء تفاهمی، دارای اهمیت زیادی است. در این مرحله میتوانید از یک متخصص حرفهای فرآیند کمک بگیرید. استفاده از این افراد توسط سازمانهای بزرگ به طور فزایندهای در حال افزایش است. آنها میتوانند بطور دقیق در زمینه تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای کسب و کار به شما کمک کنند.
همچنین میتوانید به کمک نمودار AS-IS، از فرآیند نقشه برداری کنید. با کشیدن یک نمودار از فرآیند و تمام مراحل آن، تصویر کاملی از آنچه که میتواند باعث تاخیر شود و گلوگاههای که نیاز به بهبود دارند، به دست خواهد آمد.
اما در اینجا یک راز مهم وجود دارد! صحبت کردن با افرادی که درگیر فرآیند هستند بسیار مهم است. هیچ کس بهتر از کسانی که هر روز با یک فرآیند سروکار دارند، نمیتوانند به شما بگویند که دقیقا مشکلات در کدام قسمت از فرآیند نهفته است.
گام 2 – پیدا کردن بهبودهایی برای فرآیند: پس از تجزیه و تحلیل، باید فرآیند جدید را مدل کنید. اما، چگونه میتوانید این کار را انجام دهید؟ بهترین راه برای انجام این فرآیند به طوری که به سریعترین نحو و با استفاده از کمترین منابع، بتواند بهترین نتایج را بدست آورد چه خواهد بود؟
یک نمودار دیگر ایجاد نموده و ایدههای خود را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید! در این گام از پروژه بهبود، سعی کنید به برخی از این سوالات پاسخ دهید:
گام 3 – پیاده سازی بهبودها: پس از مدل سازی فرآیند، زمان شروع پروژه است! اعمال نمودن موثر آنچه که مورد بحث قرار گرفته و وارد کردن همه افرادی که شامل فرآیند هستند، برای موفقیت بهبود فرآیند ضروری است. با بررسی بهبودهای پیاده سازی شده، میتوانید ببینید که آیا ایده های جدید کار میکنند و آیا بهبودها موفق هستند یا خیر.
گام 4 -کنترل اجرا و نظارت بر بهبودها: شما فقط قادر به بهبود چیزی هستید که میتوانید آن را مدیریت کنید، و فقط قادر به مدیریت چیزی هستید که میتوانید آن را ارزیابی نمایید و تنها قادر به ارزیابی چیزی هستید که واقعا میدانید چگونه باید آن را انجام دهید.
کنترل اجرا یک قدم مهم دیگر در چرخه بهبود شما است. یک راه خوب برای انجام این کار این است که فرآیند خود را توسط یک نرم افزار BPM پیکربندی کنید. به یک مثال در تصویر زیر نگاه کنید:
اجرایی کردن فرآیند، شاخصهایی را تولید خواهد کرد که برای ارزیابی کارایی بهبود، باید آنها را بررسی نمایید.
جدا از گامهای اساسی برای اجرای فرآیند بهبود، اصولی در رابطه با بهبود وجود دارد که میبایست مدنظر قرار گیرند:
بهبود تجربه مشتری: این اصل بیان میکند که حتی اگر فرآیندها پس از اعمال بهبود بسیار کارآمد باشند، اما تجربه مشتریان رضایت بخش نباشد، تمام این کار بیفایده خواهد بود. بنابراین تمام نقاط تماس سازمان با مشتری، باید بتوانند بهترین تجربه ممکن را ارائه دهند.
توجه به فعالیتهایی که ارزش افزوده تولید میکنند: یک اصل کلیدی که درک آن آسان است: آیا این فعالیت ارزشی به خدمات یا محصول اضافه میکند؟ اگر چنین است، باید توجه کامل خود را به آن معطوف کنیم، به طوری که در طول فرآیند، به بهترین نحو انجام شود. به همین ترتیب فعالیتهایی که ارزش افزوده ایجاد نمیکنند، باید از فرآیند جدید حذف گردند.
کاهش فعالیتهایی که به احتمال زیاد موجب بروز خطا در فرآیند میشوند: هر گاه درون یک فرآیند، فعالیتی خطرآفرین موجود باشد، باید راهی برای از بین بردن یا ساده سازی آن پیدا کنید. استفاده از فن آوری مناسبتر، اغلب راه حل خوبی برای این وضعیت است.
ابتدا فرآیند را دوباره طراحی کنید، سپس آن را به حالت خودکار درآورید: در این مرحله باید مراقب باشیم که بهبود یک فرآیند را تنها به اتوماسیون کردن آن محدود نکنیم. برای پیاده سازی بهبودهای مورد نظر و دستیابی به اهداف فرآیند، جایگزینی فعالیتهای انسانی و اتوماتیک کردن آنها همیشه یک راه حل نیست.
استاندارد سازی فرآیند: برخی از فرآیندها در طول زنجیره ارزش تکرار میشوند. اگر این فرآیندها به درستی مستند شده و در جایی با عنوان کتابخانه فرآیند نگهداری شوند، میتوانید به آنها و ویژگیهایشان دسترسی داشته باشید.
بنابراین، هنگام طراحی بهبودهای فرآیند، اینکه بتوانید آنها را در هر جا که ممکن است، به صورت اجزای قابل استفاده استاندارد کنید، دارای اهمیت زیادی است. این امر میتواند باعث چابکی مدیریت در شرکت شده و نیز ادغام کردن فرآیندها را تسهیل نماید.
بررسی قوانین شرکت: استفاده از قوانین ساده میتوانند فرآیندهای بسیار زیادی را تسهیل کرده، باعث اجتناب از کارهای وقت گیر شده و روش های پیچیده را تغییر دهند.
به یک مثال توجه کنید: چک با مقدار کمتر از 100.000 تومان میتواند بدون تایید امضاء کننده برداشت شود. پس از تجزیه و تحلیل این فرآیند، مشخص شد که بررسی تمام چکها، یک به یک، گرانتر از هرگونه برگشت خوردن به دلیل خطای امضا است. بنابراین تغییر قاعده کسب و کار میتواند بدون از دست رفتن ارزش، باعث چابکی فرآیند شود. به علاوه، میتواند تجربه مشتری را بهبود ببخشد! به یاد داشته باشید که بهبود فرآیند تنها در صورت به دنبال داشتن بهترین تجربه برای مشتری، کارآمد و موثر خواهد بود.
انطباق: بخشهای مختلف صنعت دارای استانداردهای اندازه گیری، رویهها، گواهینامهها و پارامترهای دیگر هستند که توسط دولت یا گروههای بازرسی نظارت میشوند. بدیهی است که بهبود فرآیند نمیتواند فراتر از این قوانین باشد.
در انتها باید گفت که فرآیند بهبود ، یک فرآیند محدود نیست. در حقیقت، این پروسه به صورت یک فرآیند چرخهای است، چرا که هر چه بیشتر بهبود مییابیم، بیشتر متوجه میشویم که چگونه میتوانیم حرکت کنیم. نهادینه کردن این ایده به صورت یک فرهنگ در شرکت دارای اهمیت زیادی است، زیرا بهبود فرآیند باید یک پروسه همیشگی باشد و به طور مداوم اعمال شود.
https://www.lucidchart.com/blog/what-is-process-improvement
https://www.heflo.com/blog/process-optimization/what-is-process-improvement/