آیا می توان کسب و کار را بدون نرم افزار اداره کرد؟  اگر بخواهیم به این سوال خیلی کوتاه پاسخ دهیم باید بگوییم: روی کاغذ بله ولی در عمل خیر.

بارها و بارها دیده ایم که کسب و کاری هزینه گزافی بابت خرید نرم افزار کرده است ولی حتی به یک ماه نکشیده نرم افزار را کنار گذاشتند و میلیون ها و بلکه میلیاردها تومان هدر رفته.

در این مطلب می خواهیم یکی از مهم ترین نرم افزارهای سیستم سازی را معرفی نماییم. پیش از پرداختن به معرفی این نرم افزار باید بگوییم که برخی از مهم­ترین و کاربردی‌­ترین نرم افزارهای سیستم سازی عبارتند از:

1. نرم افزار مدلسازی فرایندهای کسب و کار
2. نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
3. نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)
4. ربات ها خودکارسازی فرایندها (RPA)
5. اتوماسیون اداری یا سیستم گردش مکاتبات- نرم افزار نامناسب برای سیستم سازی
6. نرم ­افزارهای هوش تجاری

نرم افزاری که قصد داریم در این مطلب معرفی کنیم یکی از نرم افزارهای حوزه BPMS یا همان نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار است.

نرم افزار مدیریت فرایند یا BPMS چیست؟

معرفی نرم افزار سیستم‌ساز پروسس میکر

پروسس‌میکر بعنوان یکی از نرم‌افزارهای قدرتمند در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) و سیستم سازی است که طیف وسیعی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های منحصر به فردی را ارائه می‌دهد که می‌تواند بسیاری از نیازهای کسب و کارها را در زمینه بهبود و سیستماتیک کردن عملیات برآورده نماید. این نرم افزار سیستم ساز با طراحی، پیاده سازی و بهینه سازی کارآمد فرآیندهای تجاری، امکان پایش و مدیریت هوشمند فرآیندها را امکان‌پذیر می‌کند. با استفاده از قابلیت‌های پیشرفته این نرم‌افزار، کسب‌وکارها می‌توانند فرآیندها و ساختارهای عملیاتی خود را اتوماتیک و پیاده‌سازی نمایند، اقدامات دستی را که منجر به افزایش ضریب خطای انسانی است، کاهش دهند، روند انجام فرآیندها را پایش کنند و در نهایت ارائه خدمات خود را بهبود بخشند.

قابلیت‌های اصلی نرم‌افزار پروسس میکر

این ابزار سیستم‌ساز دارای ویژگی‌های متنوعی با هدف بهبود طراحی و مدیریت گردش کار است که آن را به گزینه انتخابی برتر برای مشاغلی تبدیل می‌کند که به دنبال خودکارسازی فرآیندهای پیچیده در کسب و کار خود هستند.

قابلیت‌های اصلی این نرم‌افزار متن باز عبارتند از:

 1) مدل‌سازی فرآیند

یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های پروسس میکر که امکان مدل‌سازی و طراحی فرآیندها به‌صورت بصری را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد بدون نیاز به دانش تخصصی در برنامه‌نویسی، با استفاده از قابلیت کشیدن و رها کردن  (drag-and-drop)، به‌راحتی فرآیندهای کسب‌وکار را طراحی و خودکار کنند. این امر به ساده‌سازی روند کار کمک شایانی می‌کند و بعلاوه، امکان ایجاد تغییرات و سفارشی‌سازی فرآیندها را به‌سرعت فراهم می‌سازد که ماحصل آن تجربه کاربری بهتر و عملکردهای سیستمی قوی تر می‌باشد.

2) فرم‌ساز

به کاربران امکان ایجاد فرم‌های سفارشی برای جمع آوری داده‌ها متناسب با فرآیندها را می‌دهد. این ابزار کاربرپسند یک رویکرد ساده طراحی فرم را برای تحلیلگران تجاری با هدف پیاده سازی گردش‌های کاری پیچیده‌ای متناسب با فیلدهای خاص کسب و کار ارائه می‌کند.

3) داشبورد گزارش

شامل ابزارهای گزارش‌دهی است که بینش‌هایی را در زمان واقعی از عملکرد فرآیند ارائه می‌دهد و به کسب و کار ها در شناسایی و پایش معیارهای کلیدی کمک می‌کند.

4) قابلیت‌های یکپارچه‌سازی

این پلتفرم یکپارچه‌سازی با برنامه های کاربردی و منابع داده موجود را فراهم می نماید این قابلیت برای کسب و کارهایی که به دنبال سیستماتیک نمودن تمامی ابزارهای عملیاتی خود هستند، بسیار حیاتی است.

5) مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری

مقیاس‌پذیری نرم‌افزار پروسس‌میکر شرکت‌ها و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا با سهولت و سرعت با نیازهای در حال تغییر کسب و کار خود سازگار شوند. کاربران می‌توانند به سرعت ایده‌ها را به برنامه‌های کاربردی تبدیل کنند و خروجی های اطلاعاتی را در هفته‌ها به جای ماه‌ها و سال ها ارائه دهند. این انعطاف‌پذیری، استفاده از نرم افزار پروسس‌میکر را برای صنایع مختلف از جمله درمانی و دارویی، خدماتی، صنعتی، مالی، تولید و آموزش، نرم افزاری و … مناسب می‌کند.

6) بینش عملی و تصمیم‌گیری با قابلیت‌هایی مانند پردازش اسناد

این ابزار قادر است داده‌ها را از منابع مختلف استخراج کرده و آن‌ها را به بینش‌های عملی تبدیل کند. این قابلیت به مدیریت‌ها در اتخاذ تصمیماتی مبتنی بر داده و اطلاعات، کمک می‌کند و کارایی و اثربخشی عملیاتی را افزایش می‌دهد.

7) پشتیبانی از استاندارد

BPMN 2.0 پشتیبانی پروسس‌میکر از استاندارد BPMN 2.0 تضمین می کند که کاربران می توانند فرآیندهایی را ایجاد کنند که در پلتفرم های مختلف قابل تشخیص و اشتراک گذاری باشد و همچنین کاربران می توانند با استفاده از این استاندارد وظایف خاصی را بر اساس نیازهای خود در یک گردش کار تعریف کنند تا فرآیندها به صورت پویا با سناریوهای مختلف سازگار شوند و پاسخگویی کلی سیستم افزایش یابد.

 در نتیجه، پروسس‌میکر با مجموعه ای از ویژگی های مذکور، منجر به بهبودهای قابل توجهی از جمله افزایش بهره وری عملیاتی، افزایش دقت و کاهش خطا، پایش و گزارش‌دهی بلادرنگ، تحقق شاخص های کلیدی عملکرد(KPIs) و … می‌شود.

مزایای استفاده از پروسس میکر برای کسب‌وکارها

1) افزایش بهره‌وری عملیاتی

با اتوماتیک کردن فرآیندهای دستی و حذف اقدامات زمان‌بر، بهره‌وری کارکنان افزایش می‌یابد و آن‌ها می‌توانند بر روی فعالیت‌های اصلی و ارزش‌افزوده تمرکز کنند.

2) کاهش خطا و افزایش دقت

با کاهش مداخلات انسانی در فرآیندها، خطاهای احتمالی ناشی از اشتباهات انسانی به‌طور قابل‌توجهی کاهش می‌یابد و دقت در اجرای فرآیندها افزایش پیدا می‌کند.

3) پایش و گزارش‌دهی بلادرنگ

پروسس میکر با ارائه داشبوردهای بلادرنگ، امکان مشاهده و تحلیل لحظه‌به‌لحظه عملکرد فرآیندها را فراهم می‌کند که به مدیران کمک می‌کند تصمیمات بهتری در زمان مناسب اتخاذ کنند.

4) تسهیل همکاری و ارتباطات

با توجه به قابلیت‌های یکپارچه‌سازی و گزارش‌دهی، پروسس میکر به اعضای تیم‌های مختلف این امکان را می‌دهد که به‌راحتی با یکدیگر همکاری کنند و از طریق یک بستر مشترک، اطلاعات و داده‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

5) تحقق شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPIs)

پروسس میکر به کسب‌وکارها کمک می‌کند که شاخص‌های کلیدی عملکرد خود را بهتر بشناسند و به تحقق این شاخص‌ها بپردازند. این ویژگی باعث می‌شود که شرکت‌ها بتوانند به اهداف استراتژیک خود نزدیک‌تر شوند و عملکرد بهتری نسبت به رقبا داشته باشند.

برای آموزش دانود و نصب نرم افزار پروسس میکر اینجا کلیک کنید.

بعد از اینکه نرم افزار پروسس میکر را دانلود و نصب کردید حالا می خواهیم کمی در خصوص نحوه ساخت فرایند در این نرم افزار توضیح دهیم.